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第二、做好前期准备 根据领导批示，由有关领导召集参与接待工作的各个方面进行工作协调，集中各方面意见预排接待方案，接待方案初步排定以后，各参与接待的部门按照各自的工作分工，明确职责，逐项落实。同时还要组织有关部门对汇报会、座谈会的会场及视察考察的点位和路线进行踩点、细化每一个细节，并对接待涉及到的每一个部门提出具体要求，做到严谨、细致、周到。各个岗位由各个不同的人员具体负责，分工明确，自己落实自己的事。 安排参观考察路线的时候，一定要记住突出重点，点面结合，选准角度，以便给客人留下深刻的印象，记住了切记走回头路和千篇一律的看。 第三部分就是撰写接待安排方案。一次接待任务的实际效果如何，是否圆满，首先应该制定一个比较好的接待方案。接待方案的具体内容一定要周密，尽可能包含所有涉及到的因素，在安排的时候通盘考虑，突出重点。具体内容包括来访领导或团组来访的主要情况。简要的情况如食宿安排、迎宿迎侯、企业领导会见宴请、活动内容、考察地点、以及有关领导的陪同、或者出席活动的建议以及新闻报道、安全保卫、生活服务等任务的分工建议等等。 具体安排的时候，一方面要尽量满足来宾的愿望和要求，但是要根据有限的时间尽可能的多安排。另一方面还要注意接待对象的年龄、身体状况，例如有些来宾身体状况不是很好，半个小时1个小时需要上一次卫生间，卫生间在参观游览过程中也很重要，这都要考虑周到。 安排的内容尽可能的与接待对象的工作性质和工作范围相称，总体的原则就是：内容相宜，路线得当，时间充裕，衔接周密。 第四部分就是方案的报批。方案草拟完以后，要按层次规格分别上报有关领导审批，如果有资料也要一并附在后边，例如相关介绍、接待对象背景资料、来宾简历，有些外省市来宾情况，也要有当地情况简介等这些资料一并要附在接待安排的方案后面。有时候领导参加某些宴请会见或者媒体活动，我们还要提供一份《谈话提纲》，就是需要领导要说些什么。便于领导在不同场合中转换角色做出正确的判断。 第五部分就是接待方案的实施。接待方案一经审批以后要严格按照日程安排和程序具体的组织和实施。接待人员要与参与接待的人员保持密切的联系，大家既有工作分工又有相互协作。如果活动内容临时变化或调整的时候，要及时向领导报告，并根据调整的内容相应的做出安排，在最短的时间内相关涉及到的人员要立即打电话通知。 第六部分是汇总留存资料。接待任务完成以后要将有关的资料进行汇总留存，包括来宾领导讲话、照片、新闻报道稿以及来宾领导的工作生活习惯和有关背景材料、接待安排方案等都要汇总留存。做接待工作的人员都应该做有心人，长时间搞接待要逐步建立起资料库，凡是接待过的内宾，根据所了解的情况，分别按照地方、部门、层次、接待的时间、次数等，甚至吃饭的菜单都可以存进去，因为菜单有可能反映某位领导的饮食习惯，生活习惯、饮食禁忌等这些都要有一个记录，存到我们的资料库中。下一次这位领导来的时候，我们就把资料调出来，我们就能顺利更好的完成接待工作了。例如有的导再次到访的时候，我们能够把这位领导过去来访看到的一些趣事啊、或者到过什么地方、看到过哪些事情，我们能够通过资料库中的资料把那些事情与领导再次沟通，领导会感觉到非常亲切，觉得我们接待的水平非常高，对我们企业的形象认识就有很大的提升了。 - H2 C5 C5 N$ r# ^% R
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