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文：马晶晶（北京市道成律师事务所） 出处：劳动派公众号' E" V- K: N% }, L7 z
+ Q. Z7 U8 z+ Z3 r6 ?0 l4 j. i最近很多HR朋友们咨询有员工企业通知其续签劳动合同，而他在《通知》上就是不签字，有意造成存在事实劳动关系的状况，为将来向企业索赔双倍工资创造条件，HR应该怎么办呢？ 3 m/ M- O0 _7 J L
; N$ D+ }4 U- n6 V企业在运作过程中，还存在一种比较特殊的情况，就是企业通知员工签订劳动合同，员工不明确表示拒绝签署。经企业多次通知签订合同拒绝签订，对于企业书面《通知》拒绝签字，企业最终也没有办法，往往得过且过，结果等项目结束，员工离职了，反过来告企业未签订（或续订）劳动合同，索要双倍工资，针对这种情况，我们提出以下建议：
! e+ d7 O) O8 s+ V首先，对于员工不与企业续签书面劳动合同是有法可依的。 ! a8 Z9 \! X6 x: _/ O" Y2 V/ i
根据《劳动法》有规定，自用工之日起一个月内，经用人单位书面通知后，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系，无需向劳动者支付经济补偿，但是，应当依法向劳动者支付其实际工作时间的劳动报酬。
0 k p6 ^8 {2 ~( v ~1 }其次，对于员工不与企业续签书面劳动合同，有催告的义务，保留相应的证据。
- p/ I% y4 J! i" o8 b9 M但在实践操作中，有的员工由于个人原因不愿意签订劳动合同，法律法规也赋予了企业因此而单方解除劳动合同的权利，但是，企业依然要尽到及时催告的义务。否则，如果企业HR处理不当的话，将承担不利的后果。导致由于企业不与员工续签劳动合同，员工要求支付二倍工资（在北京地区，未续订劳动合同，企业自续订当月起支付员工二倍工资，最长为12个月），并且，以此为由员工提出解除劳动合同要求用人单位支付经济补偿金。
: v) y, n1 r) i& h3 j5 Y企业处理与员工劳动合同期满终止或续订的程序不要违法，根据《北京市劳动合同规定》规定：劳动合同期限届满前，用人单位应当提前30日将终止或者续订劳动合同意向以书面形式通知劳动者，经协商办理终止或者续订劳动合同手续。因此，员工劳动合同到期前，企业要提前两个月做出是否续约的决定。如果续约，应提前30日通知员工，并签订书面劳动合同；如果决定不续约，也应提前30日通知员工，并签订书面终止劳动合同及办理相关离职手续，且支付相应的经济补偿金。 # ]' Q' N% b/ ^
最后，对于员工不与企业续签书面劳动合同，在实务操作中要按部就班。 - B1 G+ Y* I! t3 Z0 ]9 M
1、完善入职前的相关信息
7 {9 a( r# v( @1 \2 f（1）《员工名册》，如劳动者姓名、性别、公民身份号码、户籍地住址、居住地住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容；由员工在核实名册内容后签字确认，并存档留存备查。且明确“本人保证提供的信息等资料真实，如有虚假，公司可立即解除劳动合同，并不予支付经济补偿。” % j, I1 @8 `; p% j9 R' ~
（2）《员工入职信息登记表》，如户籍地地址、现居住地地址，以及紧急状态下联系人的通讯地址与电话，由员工签字，存档妥善保管。并在《劳动合同》中也将此信息作为必备条款，且明确“上述三个地址为本企业向员工送达各类法律文书或工作文书的送达地址”，企业以EMS方式向上述地址快递文件，即视为该文件已向员工本人送达。 " D5 C# F; C6 @; t
（3）《规章制度》里明确约定，“员工要限期签订劳动合同，如果员工不签订劳动合同，视为公司企业通知员工签订劳动合同，员工拒绝签订”。 . u* s1 |. f8 d# ^8 S+ h
2、如何设计签订劳动合同通知书 , k2 K" A8 ?: Q E) G" F
《通知》是非常重要的，如果《通知》写的不好，反而会弄巧成拙。比如，企业通知员工签署劳动合同，一般都有回执，回执中如果仅仅有收到通知的内容，将来员工在庭审中会说，“我们去签署合同，但是，企业拒绝与我们签署”，法庭仍旧会根据举证责任倒置的原则要求企业举证，证明是由于员工的原因而非企业的原因，导致合同无法签署。这就需要我们在《通知》中要用心设计，将举证责任转移到对方身上。
; X/ Y' |: |5 {5 t（1）《续订劳动合同通知书》，内容可如下：
9 o% V7 q% Y+ y1 D# R单位与*****于____年____月____日签订的《劳动合同》的期限将于____年____月____日届满，单位决定继续与你续订劳动合同，如同意续订合同，请于____月____日上/下午____时到____（部门）办理续订劳动合同手续。如不同意续订合同，请于____月____日前以书面方式答复单位。 通知方（签名或盖章） **年**月**日 ! l* G" h5 d+ D/ `
（2）《签订劳动合同的通知》，内容可如下： 1 b+ k' U! f$ l
各位员工： 你们好！ 现根据《中华人民共和国劳动合同法》的规定，公司与劳动者建立劳动关系必须签订劳动合同，凡是本公司的员工，请于**年**月**日前到各服务中心办公室办理劳动合同的签订手续。过期未办理劳动合同签订手续者，将视为单方面解除劳动关系，责任自负，公司将按有关劳动法规处理。 **********有限责任公司 人力资源部 **年**月**日 （3）《终止劳动合同通知书》，内容可如下：
! K" _! m- k6 L% D1 E, ?***** 您好！ 自 年 月 日收到《续订劳动合同通知书》，未于 年 月 日前以书面方式答复单位，视为你提出不再续签劳动合同，鉴于您与公司签订的劳动合同有效期截止至 年 月 日，请您于 年 月 日前将离职手续办理完毕，并到人力资源部结算工资。 同时，也非常感谢您一直以来辛勤的工作。希望您在新的工作岗位上取得更大的成绩！ 本通知书一式两份，人力资源部门和终止劳动合同的员工各执一份。 **********有限责任公司 人力资源部 **年**月**日 3、员工拒签劳动合同的应对措施
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（1）要在劳动合同信息管理中加入合同到期提示，可以设置提前一个月提醒。 8 |. P. ]. V0 O6 q& R1 q
' e% k. a' u" Q# t' k（2）企业一定要将拒绝签订劳动合同的相关证据资料予以保留，并且保留期限不得少于员工离职后的一年，防止员工离职后的一年内随时主张双倍工资。
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（3）企业可以召开全体员工会议，以会议的形式通知全体员工续订劳动合同，并将会议记录由每位参会员工进行签字确认，特别是未签订劳动合同的员工，公司做好备案。同时，将《签订劳动合同的通知》以公示的方式通知全体员工续订劳动合同。 % b% f3 `! \4 `: H* Z n Q0 e
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（4）对于拒绝接收《续订劳动合同通知》的员工，可以采取EMS送达的方式进行通知。在快递送达的备注栏目中明确写明“书面送达签订合同通知书”的字样，以备将来进行诉讼时可以有回旋余地。这也使得为什么要最前面，用大量的文字来阐述完善入职相关信息的重要性。
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（5）企业也可以同步的采用面谈的方式与员工协商续签劳动合同事宜，同时，在这个过程中要录音录像，保留相关证据。
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' v- G4 r v, W0 D! C' N（6）建议企业对于不签订劳动合同的员工，最好是解除劳动关系。只有这样，企业的风险才可以将到最低。当然，因为拒绝签订劳动合同，双方解除劳动关系的，企业仍旧需要支付劳动报酬，但是，企业可以不用支付经济补偿金。 6 Q& A; ~; E0 a. P9 v" o
（7）通知过其续签劳动合同的事实，同时，在通知中明确要求其三个工作日内作出决定，如果不续签，请于收到该通知之日起第四个工作日前往公司相关部门办理离职手续。
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（8）企业采取EMS的方式将《终止劳动合同通知书》送达至员工。
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（9）留存所有EMS送达回执单，作为企业日后有利的证据。
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