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162期：案例解读有关劳动合同的劳资纠纷 - 法规 - 中国人力资源开发网

本期案例：企业如何有效防范、处理员工旷工行为

　　案例：

　　王某于2010年4月11日入职北京某公司，月工资标准2400元，并签订有书面劳动合同，2012年3月1日至2012年3月31日期间王某未履行任何请假手续，旷工多达11天，当月实际出勤11天。旷工事实发生之后，公司人力资源部门准备着手对王某进行处分，但由于该公司采取电子打卡的方式记录考勤，考勤记录证明效力不高，人力资源部门特意找王某就缺勤情况进行了当面了解，并将整个谈话过程进行录音。谈话过程中，王某确认自己存在未去单位上班的行为，但是是请假回家看望生病的亲人，并且公司也一直未提醒自己办理请假手续。拿到此证据后，公司经过讨论决定于2012年4月1日以王某存在严重旷工行为违反了公司的规章制度为由解除劳动合同，并且拒绝支付王某2012年3月份的工资。该公司的规章生效日期为2007年11月19日，其中规定旷工3天需扣发当月薪水，并且月累计旷工3次或一年内累计旷工3天的，公司可以严重违纪解除劳动合同。王某在入职时，在规章制度签领单上签了字，并且确认已知晓规章制度的内容。

　　公司做出辞退处理决定之后，王某不服，诉至北京市某仲裁委员会，在审理过程中，职工一方面否认录音是其本人说话录音以否认旷工事实，一方面重点指出公司的规章制度未经民主程序应属无效，最后仲裁委裁决认为，《劳动合同法》已经实施近5年，公司一直未补正规章制度制定的民主程序，因此不能作为处理员工的依据，公司依据无效的规章制度解除劳动合同属于违法行为，因此支持了王某所主张的违法解除劳动关系经济赔偿金及2012年3月份出勤期间的工资。后公司聘请律师起诉至某区人民法院。

　　问题：

　　1、企业如何有效防范旷工行为的发生？

　　2、企业如何有效处理已经发生的旷工行为？

　　3、企业如何应对因旷工处理而产生的诉讼纠纷？

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法律专家点评

点评答案由法律专家北京义贤律师事务所律师合伙人朱茂林律师提供

北京义贤律师事务所律师合伙人朱茂林律师

    中国人民大学劳动人事学院人力资源管理专业硕士、首都师范大学政法学院法学硕士。
    主要业务领域：
    长期从事劳动法、侵权法、房地产法律实务与研究工作；
精通劳动人事争议、侵权赔偿、合同纠纷、房地产建筑纠纷等案件的仲裁诉讼业务；
    擅长公司法律顾问、单位规章制度设计、HR管理风险防范体系设计、各类合同设计、公司运营过程中的风险防控等非诉讼业务。

　　这个案件是一起旷工处理的典型案例，从案件中我们可以看出，对于一个旷工行为的处理，从有效管理、防范风险的方面来看，企业需要把握的主要是三个阶段的工作，第一个是防范违纪行为发生的工作，第二个是违纪行为发生后的处理工作，第三个是争议发生后的诉讼工作。

　　1、企业如何有效防范旷工行为的发生？

　　考勤管理是企业进行人事管理的基础性工作，对规范员工的行为、对员工的评价、工资发放等方面均有非常重要的作用。如何防范旷工行为的发生，这是企业需要首先考虑的问题。
具体到考勤管理工作主要可以从如下方面入手：
        第一，要有合法有效、明确具体的考勤管理制度。考勤管理制度首先是合法有效，这主要体现在两个方面，一是制度本身是否有效，根据《劳动合同法》第4条规定，直接涉及员工切身利益的规章制度在制定过程中需要经过民主程序，因此，作为企业对员工进行管理的一项重要制度的考勤管理制度，在制定的过程中也需要经过民主程序，否则无效。二是，制度的内容不存在违法的情况，违反法律强制性规定的内容也都是无效的。其次，考勤管理制度要明确具体，所谓明确具体，是指企业在制定考勤管理制度时需要明确考勤的具体监督人、请假的流程、旷工的认定、旷工的处理方式等，并在设置考勤的处罚措施时做到适当的原则，一味的强调处罚，也并不能达到预期的效果，可以对旷工的行为做累积制处罚方式，如，当每年旷工达到多少天，或者某月连续达到多少天时即可以解除劳动关系。本案中由于公司的规章制度在制定过程中未经过民主程序以及扣款条件有违最低工资标准的规定，因此对于该公司规章制度的效力产生了很大争议。
      第二，有效执行考勤管理制度。考勤管理制定后，企业应该按照考勤管理制度严格执行考勤管理，考勤制度的执行主要分为两类人，一类是遵守者，另一类是管理监督者，有时候同一个人可能既是遵守着也是管理监督者。那么如何使考勤管理制度得到有效执行呢，首先是让大家都了解制度，组织大家学习考制度、对制度进行宣讲，同时保存相关证据，因为制度让员工知晓也是制度对员工产生约束力的一项重要条件，企业是不能依据一个员工不知道的制度对其进行管理、处分的。其次是明确管理分工，及时发现问题、处理问题，制度制定出来之后，只有得到有效执行才能发挥作用，因此，那么执行就离不开管理与监督，否则制度也就仅仅是纸面上的制度。在有效执行方面，可以采用专门部门或专人监督考勤的方式，并明确直属领导负责监督检查等内容，让考勤管理落到实处。本案中，对于王某是否知晓制度的问题也存在争议，尤其是在王某一个月中存在11天的旷工行为的情况下，公司事后才知道，没有一个及时采取有效措施，避免旷工情况的严重化。
        第三，选择合适的考勤方式。企业应该根据自身的特点选择合适的考勤方式，尽量采用证据较高的考勤记录方式，如手签考勤，但这种一般适合规模较小的企业。目前大部分企业都采用卡片打卡、指纹打卡甚至出现了视网膜打卡的电子考勤方式，不论是哪种电子考勤方式，其从诉讼证据角度来说，效力都是比较低的，所以从证据保全的角度来说，建议不得不采取电子考勤方式的企业定期对考勤情况进行汇总，并由员工签字确认，如果此方法工作量仍较大的话，那么可以采取定期汇总考勤异常情况，由考勤出现异常情况的员工签字确认。本案中公司便是采取电子打卡的考勤记录方式，不过公司已经认识到这种记录方式的弊端，采取了其他的措施，从而避免了举证方面的风险。

　　小贴士：2008年之前的规章制度未经过民主程序制定是否有效？

　　在本案中，涉案公司的规章制度未经过《劳动合同法》第4条所规定的民主程序，那么是否有效呢？下面针对此问题做一分析。
《劳动合同法》颁布后，各省市结合自身的司法实践，出台了相应的司法性文件，对该规定做了相应的变通。特别是在《北京市高级人民法院、北京市劳动争议仲裁委员会关于劳动争议案件法律适用问题研讨会会议纪要》第36条规定："企业在《劳动合同法》实施前制定的规章制度，虽未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序，但内容未违反法律、行政法规及政策规定，并已向员工公示或告知的，可以作为企业用工管理的依据。"在本案中，公司的规章制度，虽未经过民主程序，但是因生效时间是在2007年，故依目前的司法实践，该规章制度仍具有法律效力。同时，最高院正在征求意见的《最高人民法院审理劳动争议案件司法解释（四）（征求意见稿）》第一条规定："企业在劳动合同法施行前制定的规章制度，虽未经过劳动合同法第四条第二款规定的民主程序，但内容不违反法律、行政法规及政策规定，并已向员工公示或者告知的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。"从司法解释的趋势来看，也是倾向于认定为有效的。
所以，在该案中，公司的规章制度因为是在2008年《劳动合同法》实施之前制定并实施的，故仍具有法律效力。因王某在入职时填写了相应的确认书，公司也履行了相应的告知程序，故公司的规章制度无需再进行补正民主程序，能够作为管理员工的依据。最后，人民法院亦采信了公司系合法解除的主张。需要注意的是，2008年之后制定或修改规章制度的，应按照《劳动合同法》的规定通过相应的民主程序制定。

　　2、企业如何有效处理已经发生的旷工行为？

　　如果员工出现了旷工行为，企业又该如何处理了。建议可以从如下方面处理。

　　   首先，确认旷工事实的证据是否有效、充分。如果证据充分，那么可以直接以员工严重违反公司规章制度为由进行处理，包括解除劳动关系，履行相应的送达手续后，双方的劳动关系即解除。
        如果证据不充分，则应尽可能多的搜集证据。主要可以从以下方面：第一，让员工口头承认旷工事实或缺勤事实，并录音，在做此工作时先不考虑是否处分员工，仅就确认事实的角度与员工进行谈话，有时候员工出现旷工也并非出于故意，此时员工的警惕性一般较低，会如实陈述事实。第二，尽量收集书面证据，在口头沟通之后，可以要求员工就此问题出具一份书面的检讨材料或书面说明，以解释旷工或缺勤的原因。第三，企业也可以采用考勤统计表签字确认的方式或考勤异常后签字确认的方式确认员工的旷工事实。
        其次、处理程序合法。确认员工的旷工事实后，可以按照公司的规章制度作出相应的处理，不需要或未达到解除劳动关系的，可以给予相应的警告，需要解除劳动关系的，如果企业有工会的，则还应将解除理由通知工会，若未通知，则属于程序违法；解除劳动合同的通知应该当面书面送达员工，如果员工拒签的，可以采用邮寄的方式送达，邮寄无法送达的，则可以采用公告的方式送达。
本案中，公司通过电子打卡的方式记录考勤，所以公司通过电话录音的方式取证员工存在旷工的行为，并在电话中进行确认，这为处理员工提供了事实依据。

　　3、企业如何应对因旷工处理而产生的诉讼纠纷？

　　因旷工处理而产生诉讼纠纷后，企业应该积极应诉，因为按照《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第六条的规定："在劳动争议纠纷案件中，因企业作出开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算员工工作年限等决定而发生劳动争议的，由企业负举证责任。"故企业需要对员工因旷工而违反公司规章制度而解除劳动合同承担举证责任。企业需要证明如下事项：第一，规章制度或考勤制度合法有效，即上文所提到的民主程序以及告知员工的程序；第二，员工存在旷工的事实；第三；处理决定送达程序合法，已有效送达。如果企业未证明上述标准，则可能被仲裁或人民法院认定为违法解除，而员工则可以要求继续履行劳动合同或要求企业支付违法解除劳动合同的经济赔偿金。所以，如果企业在制定规章制度、确认违纪事实、送达解除决定的时候已经做到合法有效了，那么也就能经得起法律的考验。

　　本案中，因为公司在仲裁阶段未提起声音鉴定，而录音证据的效力有比较低，仲裁委未采信公司的主张。但在法院阶段，因为律师的介入，提出声音鉴定而最终确认了王某的旷工事实，而扭转了败局。