一小时学会PPT——如何巧用图表来表达您的成功思想

华氏书虫 发表于 2009-7-20 11:11:00

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    随着商务交往越来越多，企业之间商务合作、下级向上级汇报工作都少不了使用PPT，如何能用最短的时间掌握PPT的商务表达技巧，成为很多成功人士渴望学习的必修之课。围绕这个问题，笔者经过总结和回顾，分享一些方法给大家，希望能够对读者有帮助。<o:p></o:p>
首先，我们要明确一个好的PPT有什么特点，这样才能更好地学习。我们认为一个好的商务PPT有以下三个特征：一、好的PPT能够准确表达撰写者的核心思想；二、一个好的PPT能够将所有题目连起来形成一篇精彩的文章；三、好的PPT干净利落，没有废话。所谓好的PPT有一个核心思想指的是PPT准确反映了撰写者的心声，通过明确的数据和相关的论证，表达有深度的思想，让阅读者一看，“啊，想的真深刻啊！”。其次，好的PPT能能够将题目连贯起来，也就是将每页PPT题目连起来念一遍，能否感到是一篇层次递进、逻辑清晰的好文章，清晰的表达了撰写者的观点。最后PPT要“干净利落”，表达内容绝无废话，让人读起来，痛快淋漓，观点清晰，论证严密。当然这些心得让您先树立起好的PPT的标杆样子，这样围绕这个PPT的目标，结合自身的长项与短板才能更快地提高。<o:p></o:p>
其次，如何做才能将您的PPT快速提升呢，华恒智信顾问公司经常为客户提供专业的商务报告，总结出三点：<o:p></o:p>
第一：报告准确表达你的观点，只为你的目标客户服务。<o:p></o:p>
一定要避免APK综合症。其典型症状就是报告者更关心的是他把什么东西放到了图表中，而不是听众可以从中获取什么。使用图表做报告，很多人都会犯一个通病，那就是我要把尽量多的信息都放到图表中，图表看似信息很多，但是却因为使用了一系列根本无关和难以理解的图表信息，反而使得图表的价值大大降低。为了做好报告，我们前期的准备工作肯定是会采集大量的原始数据和信息，但是这些没有经过加工的原始信息是杂乱无章的，是没有多大意义和价值的。我们产生价值的地方，就是通过自己的思考，把这些杂乱无章的信息进行整合，提炼出有价值的东西，这才会是对方感兴趣的东西。做报告，一定不是一味的“给予”，做报告是要给听众传达信息，只有你传达的是他想要获取的信息和他最关心的信息时，才会起到更好的效果。因此，一定要首先想清楚对方想要听的是什么。<o:p></o:p>
第二，多用各种图形、图表来表达和印证你所要表达的观点。<o:p></o:p>
选择图表的逻辑顺序是：在弄清楚听众感兴趣的东西之后，首先要做的就是结合其关注点，决定自己想要表达的信息。然后根据信息来确定相对关系，进而确定恰当的图表形式。<o:p></o:p>
（一）图表的五种基本形式：饼状图、条形图、柱形图、折线图和散点图。<o:p></o:p>
（二）其中根据数据分析出的相对关系，最常见的类型一共有五种：<o:p></o:p>
1.成分相对关系：显示各部分占整体的比重，即每一部分所占的百分比。其所要表达的关键词是：份额、百分比、预计将要达到的百分之多少。例如：2007年A公司的市场份额占到整个行业中的40%，主要采取的图表表达形式是饼状图。<o:p></o:p>
2.项目相对关系：显示各项目的排列顺序，我们想要比较事物的排列方法是差不多，还是一个比另一个多。其所要表达的关键词是：大于、小于或者大致相当。例如：4月份A产品的销售额相当于B、C两个产品的销售总和；在各项指标中，顾客满意度排名第二。主要采取的图表表达形式是条形图。<o:p></o:p>
3.时间序列相对关系：这是一种最为常见的相对关系，展示随时间推移所产生的变化。即所占的比例或者额度随着每年、每月、每天的变化趋势是怎样的。其所要表达的关键词是：变化、增长、下降、上下波动等。例如：投资回报在过去的5年里急剧下跌；员工满意度从2006年以来逐年提升。主要采取的图表表达形式是柱状图和折线图，更多时候是两者的相互结合。<o:p></o:p>
4.频率分布相对关系：展示各有多少项归入一组数值范围之内，即各数值范围内包含了多少个项目。其所要表达的关键词是：从X到Y, 集中、频率与分布等。例如：某公司月收入从3000元到5000元有多少人。主要采取的图表表达形式是柱状图和折线图。<o:p></o:p>
5.相关性相对关系：展示两个变量的关系是否符合预期的模式。其所要表达的关键词是：…随…而增长，随…而下降，与…有（无）关等。例如：订单的大小与客户的收入成正比；员工满意度高与业绩没有直接关系。主要采取的图表表达形式是条形图和散点图。<o:p></o:p>
第三：必要的文字说明、简单的箭头和框图来传递你所表达思想的逻辑关系。<o:p></o:p>
1. 运用箭头、直线、阴影或者各种颜色等图解强调特殊情况。例如：在大量的数据中，有一两个数据是我们要特别强调的，可以采用变换不同的颜色或加深字体、变大字号。也可以利用箭头来表示数据的增加趋势等。<o:p></o:p>
2. 运用“视觉性比喻”形象表现想要阐明的信息。视觉性比喻包括日常能够看到的事物，比如用两只紧握的双手表示合作与共赢，用迷宫表示不知道路在何方等。这些形象的表达都可以增强想要表达含义的形象性，从而加深听报告者的印象。<o:p></o:p>
3. 重要图表下要配以文字说明。图表要简要直观，但对于重要图表下的文字可以详细一些。因为听众可能在听报告的时候没能来得及看你的文字说明，但事后可能会再仔细去看，如果图表下有比较详细的备注的话，会有利于他理解图表并看懂报告。<o:p></o:p>
4. 制作多重图表来演示用一个图表不能表达的复杂信息，不要企图用一张幻灯片或者图表表达出你所有的观点。而且“用1张幻灯片中陈述5个观点与在5张幻灯片中陈述1个观点所花的时间相同。” 将信息细分还会有利于读者或听众吸收，并使其将注意力集中在一个观点上，增加易读性。<o:p></o:p>
总之，善于思考和总结、有思想和善于表达的人才能把PPT学会学好，借用专业的顾问公司，华恒智信曾经有这样一个观点分享给大家：没有思想的PPT是废纸一张，你的PPT中你要明白什么时候是在打太极，什么时候是一招制敌。漂亮的PPT本质上是打太极，真正要表达和印证的还是你的核心思想。<o:p></o:p>
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资料来源：华恒智信人力资源顾问公司<o:p></o:p>
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想肥的猪 发表于 2009-7-20 11:43:00

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学习了！
我的工作经常会用到PPT，我总结到的心得就是：能用图表达就用图，否则就用表，最后的选择才是文字。:)

emily901 发表于 2009-7-20 14:31:00

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用图来表达会更加直观些！

bir112 发表于 2009-7-20 17:13:00

jordan shoes

OOPS! My jordan shoes wore out in today’s match. So great game I think. Unfortunately, I should take an new jordan shoes though we won the game or I should play the game in slipper..Another good news is my mother will go shopping tomorrow, she want to buy ugg boots for my sister, my sister always like UGGS and she also want to buy Silver Jewelry for herself, Tiffany is her favorite. Maybe she will buy a pair jordan shoes for me. She knew my size and undertood which Air Jordan shoes fit for me. She had bought pairs of Nike Shoes for me before, I think she wont let me down this time. If not, I should go out with her and pay for air jordans myself. I’m not rich, but a pair of air jordans is not hard for me. So, see you in the nike shoes store tomorrow.

花蛋蛋 发表于 2009-7-20 17:38:00

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学习了，的确是，利用图表和图像来代替文字表达，更能吸引阅读者，看起来更加活泼，增加了阅读的趣味性。

阳光婧婧 发表于 2009-7-20 17:43:00

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谢谢楼主的分享，看到楼主的帖子让我想到之前看的一个帖子，趁此拿出来也和大家分享一下

PPT中的10/20/30法则
Guy Kawasaki是位老道的风险投资家，出席过不计其数的推介会，在那里人们向他推荐潜在的投资项目。
　　基于这些经验，Guy总结出了PPT制作的10/20/30法则：演示使用的PPT不应超过10页，时间不应多于20分钟，而字体则应大于30号。
　　正文：
　　我得了一种叫Ménière’s的病——别担心，读我的blog并不会被传染。Ménière’s的症状有：听力衰退、耳鸣、头晕目眩等等。医生对此的解释是：吃得太咸、摄入过多咖啡因、酗酒、压力太大、过敏等等。他让我注意这些问题。
　　但我有不同见解。身为一名风险投资者，我出席过成千上百场演示会，听过各式各样的企业家高谈阔论他们的“蓝海”，努力争取我们的投资。老实说，大多数演示里说的都是废话。比如花60页PPT篇幅谈“专利权未决”问题，或者谈“先发优势”，要么就是“只要1%的中国人购买我们的产品……”诸如此类。这些演示如此令人生厌，乃至一听就让我感到天旋地转，耳鸣不已。
　　为了防止Ménière’s病的进一步流行，我决定传播福音，向各位介绍一下演示的10/20/30法则。它很简单：演示使用的PPT不应不多于10页，时间不应长于20分钟，而字体则应大于30号。根据我的经验，这个法则在许多类型的演示中都适用，例如筹集资本、推销产品、建立伙伴关系等等。
　　10页是演示PPT的最佳页数。要知道，常人一口气能接受和理解的概念不超过10个，风险投资家也如此。如果你非得用超过10页的PPT去说明问题，那么就等着碰壁吧。风险投资家最关心的10个话题是：
　　1. 问题
　　2. 解决方案
　　3. 商业模式
　　4. 技术方案
　　5. 市场和销售
　　6. 竞争情况
　　7. 你的团队
　　8. 启动时间和里程碑
　　9. 状况和日程表
　　10.总结并且号召行动
　　你该在20分钟内完成演示。或许他们给了你1小时的时间，但别忘了启动电脑、打开软件、调试投影仪等琐事完全可能占去10分钟，即使这些一切就绪，出席人员也可能迟到或者早退，留给你的时间其实很少。所以，妥当的方案是用20分钟演示，留下40分钟和与会者做讨论。
　　大多数演示者会在PPT里大量填塞文字，密密麻麻，然后就照着读。然而一旦听众察觉到这点，他们会抛下你直接去看PPT，因为读得可没有看得快。你和听众的进程将变得无法同步。
　　人们在PPT中使用小字体的原因通常有2个：
　　其一，他对演示的内容不够熟悉，堆砌许多资料备忘；
　　其二，他以为文字越多越具有说服力。
　　完全错误！
　　强迫自己使用30号以上的字体吧，我保证这将令你的演示更出色！它会迫使你去提炼演示重点，并设计好表达方法。如果你认为完全照这个规则做太过教条，那么还有一个方法：找出听众中最年长的人，把他的岁数除以2，所得的数值就是PPT的最佳字体大小。
　　请在演示中遵循10/20/30法则吧，它将助你成功！至少，下回要是再有人抱怨耳鸣、头晕、听力衰退，你该知道问题出在哪儿了。

表面处理 发表于 2009-7-20 18:09:00

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感谢楼主的分享！
:)

IvyJK 发表于 2009-7-21 08:48:00

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现在还很少用到，不过还是要学习啊！

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