一小时学会PPT——如何巧用图表来表达您的成功思想

华氏书虫

 

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    随着商务交往越来越多，企业之间商务合作、下级向上级汇报工作都少不了使用PPT，如何能用最短的时间掌握PPT的商务表达技巧，成为很多成功人士渴望学习的必修之课。围绕这个问题，笔者经过总结和回顾，分享一些方法给大家，希望能够对读者有帮助。

首先，我们要明确一个好的PPT有什么特点，这样才能更好地学习。我们认为一个好的商务PPT有以下三个特征：一、好的PPT能够准确表达撰写者的核心思想；二、一个好的PPT能够将所有题目连起来形成一篇精彩的文章；三、好的PPT干净利落，没有废话。所谓好的PPT有一个核心思想指的是PPT准确反映了撰写者的心声，通过明确的数据和相关的论证，表达有深度的思想，让阅读者一看，“啊，想的真深刻啊！”。其次，好的PPT能能够将题目连贯起来，也就是将每页PPT题目连起来念一遍，能否感到是一篇层次递进、逻辑清晰的好文章，清晰的表达了撰写者的观点。最后PPT要“干净利落”，表达内容绝无废话，让人读起来，痛快淋漓，观点清晰，论证严密。当然这些心得让您先树立起好的PPT的标杆样子，这样围绕这个PPT的目标，结合自身的长项与短板才能更快地提高。

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其次，如何做才能将您的PPT快速提升呢，华恒智信顾问公司经常为客户提供专业的商务报告，总结出三点：

第一：报告准确表达你的观点，只为你的目标客户服务。

一定要避免APK综合症。其典型症状就是报告者更关心的是他把什么东西放到了图表中，而不是听众可以从中获取什么。使用图表做报告，很多人都会犯一个通病，那就是我要把尽量多的信息都放到图表中，图表看似信息很多，但是却因为使用了一系列根本无关和难以理解的图表信息，反而使得图表的价值大大降低。为了做好报告，我们前期的准备工作肯定是会采集大量的原始数据和信息，但是这些没有经过加工的原始信息是杂乱无章的，是没有多大意义和价值的。我们产生价值的地方，就是通过自己的思考，把这些杂乱无章的信息进行整合，提炼出有价值的东西，这才会是对方感兴趣的东西。做报告，一定不是一味的“给予”，做报告是要给听众传达信息，只有你传达的是他想要获取的信息和他最关心的信息时，才会起到更好的效果。因此，一定要首先想清楚对方想要听的是什么。

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第二，多用各种图形、图表来表达和印证你所要表达的观点。

选择图表的逻辑顺序是：在弄清楚听众感兴趣的东西之后，首先要做的就是结合其关注点，决定自己想要表达的信息。然后根据信息来确定相对关系，进而确定恰当的图表形式。

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（一）图表的五种基本形式：饼状图、条形图、柱形图、折线图和散点图。

（二）其中根据数据分析出的相对关系，最常见的类型一共有五种：

1.成分相对关系：显示各部分占整体的比重，即每一部分所占的百分比。其所要表达的关键词是：份额、百分比、预计将要达到的百分之多少。例如：2007年A公司的市场份额占到整个行业中的40%，主要采取的图表表达形式是饼状图。

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2.项目相对关系：显示各项目的排列顺序，我们想要比较事物的排列方法是差不多，还是一个比另一个多。其所要表达的关键词是：大于、小于或者大致相当。例如：4月份A产品的销售额相当于B、C两个产品的销售总和；在各项指标中，顾客满意度排名第二。主要采取的图表表达形式是条形图。

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3.时间序列相对关系：这是一种最为常见的相对关系，展示随时间推移所产生的变化。即所占的比例或者额度随着每年、每月、每天的变化趋势是怎样的。其所要表达的关键词是：变化、增长、下降、上下波动等。例如：投资回报在过去的5年里急剧下跌；员工满意度从2006年以来逐年提升。主要采取的图表表达形式是柱状图和折线图，更多时候是两者的相互结合。

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4.频率分布相对关系：展示各有多少项归入一组数值范围之内，即各数值范围内包含了多少个项目。其所要表达的关键词是：从X到Y, 集中、频率与分布等。例如：某公司月收入从3000元到5000元有多少人。主要采取的图表表达形式是柱状图和折线图。

5.相关性相对关系：展示两个变量的关系是否符合预期的模式。其所要表达的关键词是：…随…而增长，随…而下降，与…有（无）关等。例如：订单的大小与客户的收入成正比；员工满意度高与业绩没有直接关系。主要采取的图表表达形式是条形图和散点图。

第三：必要的文字说明、简单的箭头和框图来传递你所表达思想的逻辑关系。

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1. 运用箭头、直线、阴影或者各种颜色等图解强调特殊情况。例如：在大量的数据中，有一两个数据是我们要特别强调的，可以采用变换不同的颜色或加深字体、变大字号。也可以利用箭头来表示数据的增加趋势等。

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2. 运用“视觉性比喻”形象表现想要阐明的信息。视觉性比喻包括日常能够看到的事物，比如用两只紧握的双手表示合作与共赢，用迷宫表示不知道路在何方等。这些形象的表达都可以增强想要表达含义的形象性，从而加深听报告者的印象。

3. 重要图表下要配以文字说明。图表要简要直观，但对于重要图表下的文字可以详细一些。因为听众可能在听报告的时候没能来得及看你的文字说明，但事后可能会再仔细去看，如果图表下有比较详细的备注的话，会有利于他理解图表并看懂报告。

4. 制作多重图表来演示用一个图表不能表达的复杂信息，不要企图用一张幻灯片或者图表表达出你所有的观点。而且“用1张幻灯片中陈述5个观点与在5张幻灯片中陈述1个观点所花的时间相同。” 将信息细分还会有利于读者或听众吸收，并使其将注意力集中在一个观点上，增加易读性。

总之，善于思考和总结、有思想和善于表达的人才能把PPT学会学好，借用专业的顾问公司，华恒智信曾经有这样一个观点分享给大家：没有思想的PPT是废纸一张，你的PPT中你要明白什么时候是在打太极，什么时候是一招制敌。漂亮的PPT本质上是打太极，真正要表达和印证的还是你的核心思想。

 

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资料来源：华恒智信人力资源顾问公司

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想肥的猪

学习了！ 我的工作经常会用到PPT，我总结到的心得就是：能用图表达就用图，否则就用表，最后的选择才是文字。:)

emily901

用图来表达会更加直观些！

bir112

OOPS! My [url=http://www.jordandi.com/]jordan shoes[/url] wore out in today’s match. So great game I think. Unfortunately, I should take an new jordan shoes though we won the game or I should play the game in slipper..Another good news is my mother will go shopping tomorrow, she want to buy [url=http://www.uggsky.co.uk/]ugg boots[/url] for my sister, my sister always like UGGS and she also want to buy Silver Jewelry for herself, Tiffany is her favorite. Maybe she will buy a pair jordan shoes for me. She knew my size and undertood which Air Jordan shoes fit for me. She had bought pairs of Nike Shoes for me before, I think she wont let me down this time. If not, I should go out with her and pay for air jordans myself. I’m not rich, but a pair of air jordans is not hard for me. So, see you in the [url=http://www.nikempire.com/]nike shoes[/url] store tomorrow.

花蛋蛋

学习了，的确是，利用图表和图像来代替文字表达，更能吸引阅读者，看起来更加活泼，增加了阅读的趣味性。

阳光婧婧

谢谢楼主的分享，看到楼主的帖子让我想到之前看的一个帖子，趁此拿出来也和大家分享一下 / w$ r2 o/ H5 B& a0 ` 7 o t5 I% h) dPPT中的10/20/30法则 , Z. S2 \) T3 A( ^2 [- q, DGuy Kawasaki是位老道的风险投资家，出席过不计其数的推介会，在那里人们向他推荐潜在的投资项目。 5 }7 L9 s L. j! Z　　基于这些经验，Guy总结出了PPT制作的10/20/30法则：演示使用的PPT不应超过10页，时间不应多于20分钟，而字体则应大于30号。 　　正文： 　　我得了一种叫Ménière’s的病——别担心，读我的blog并不会被传染。Ménière’s的症状有：听力衰退、耳鸣、头晕目眩等等。医生对此的解释是：吃得太咸、摄入过多咖啡因、酗酒、压力太大、过敏等等。他让我注意这些问题。 ' O& M+ l/ |' a4 ]0 y　　但我有不同见解。身为一名风险投资者，我出席过成千上百场演示会，听过各式各样的企业家高谈阔论他们的“蓝海”，努力争取我们的投资。老实说，大多数演示里说的都是废话。比如花60页PPT篇幅谈“专利权未决”问题，或者谈“先发优势”，要么就是“只要1%的中国人购买我们的产品……”诸如此类。这些演示如此令人生厌，乃至一听就让我感到天旋地转，耳鸣不已。 　　为了防止Ménière’s病的进一步流行，我决定传播福音，向各位介绍一下演示的10/20/30法则。它很简单：演示使用的PPT不应不多于10页，时间不应长于20分钟，而字体则应大于30号。根据我的经验，这个法则在许多类型的演示中都适用，例如筹集资本、推销产品、建立伙伴关系等等。 　　10页是演示PPT的最佳页数。要知道，常人一口气能接受和理解的概念不超过10个，风险投资家也如此。如果你非得用超过10页的PPT去说明问题，那么就等着碰壁吧。风险投资家最关心的10个话题是： 0 O( W4 P+ `8 `6 u4 y　　1. 问题 　　2. 解决方案 　　3. 商业模式 % V5 R4 X! N3 o0 G4 Z　　4. 技术方案 $ a& K2 S% k' A- b+ _$ Y Y　　5. 市场和销售 　　6. 竞争情况 : l7 u8 ^. _2 R! F$ R- G　　7. 你的团队 $ [ J$ z) A8 j7 g& C3 W　　8. 启动时间和里程碑 　　9. 状况和日程表 + V/ M. P. ~. N0 |$ A8 Y, V　　10.总结并且号召行动 　　你该在20分钟内完成演示。或许他们给了你1小时的时间，但别忘了启动电脑、打开软件、调试投影仪等琐事完全可能占去10分钟，即使这些一切就绪，出席人员也可能迟到或者早退，留给你的时间其实很少。所以，妥当的方案是用20分钟演示，留下40分钟和与会者做讨论。 0 N& r# B8 c. x2 G　　大多数演示者会在PPT里大量填塞文字，密密麻麻，然后就照着读。然而一旦听众察觉到这点，他们会抛下你直接去看PPT，因为读得可没有看得快。你和听众的进程将变得无法同步。 　　人们在PPT中使用小字体的原因通常有2个： 3 {* {1 H* u* Q& ~　　其一，他对演示的内容不够熟悉，堆砌许多资料备忘； 　　其二，他以为文字越多越具有说服力。 8 Y# E! s( S) ~6 p　　完全错误！ " l/ n$ j% u/ q; Y- ~　　强迫自己使用30号以上的字体吧，我保证这将令你的演示更出色！它会迫使你去提炼演示重点，并设计好表达方法。如果你认为完全照这个规则做太过教条，那么还有一个方法：找出听众中最年长的人，把他的岁数除以2，所得的数值就是PPT的最佳字体大小。 　　请在演示中遵循10/20/30法则吧，它将助你成功！至少，下回要是再有人抱怨耳鸣、头晕、听力衰退，你该知道问题出在哪儿了。 , [& w! I6 ^. k

表面处理

感谢楼主的分享！ * @' p1 {' C$ O% Y! j# D( y:)

IvyJK

现在还很少用到，不过还是要学习啊！