如何处理日常办公事务

引用 陌上雪 2011-2-14 07:42

沙发终于是我的了

上海防忽悠公司的一枝花：秘书花花正在打印文件，电脑上显示的正是《给**局的请求报告》。
这样的文件要注意保密，打印完毕立即关掉。

桌上电话铃声响起，花花立即接起电话：“你好，这里是防忽悠公司。”



对方：“我是财务部的乖巧猫猫。”
花花：“哦，是猫总啊。”
乖巧猫猫：“我想知道公司的组织机构代码证号。”
花花：“你稍等，我马上就查。”她挂了电话转身在文件柜中翻找。
首先批评猫猫，组织机构代码证这样的复印件财务部一定要有最新版存档；
再次批评花花，这样的请求肯定被问及多次，建议在笔记本首页记下来，下次回答就可以很迅速。
一时找不到，应该告诉对方一会回电再挂电话。
由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，花花找了几个文件夹都没有找到。
档案管理问题很多，文件怎么可能没有索引标签呢？
这时，传来了敲门声，花花头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。
客人进来，站在门口等待。
花花没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”
参见之前发得接待礼仪，来人应礼貌接待，头都不抬，这很失礼。应先放下手头工作予以接待先。
对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，相关公文仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访哈欠猪副总。”
电脑文件还没有关掉，此乃大忌。
花花双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是东南亚骗子集团公司人力资源总监字母先生。你与猪总有预约吗？” ;
我认为这样回应也没有问题，不过可以直接称呼为字母先生，哈哈，是不是吹毛求疵呢？~:
字母：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
花花：“很抱歉，猪总出去办事了。”
字母：“那人力资源部大尾巴鱼总监在吗？”
花花：“我给你打个电话问问。”
花花提起电话正要打，人力资源部专员hrlizhigang敲门。
花花便将话筒搁在桌上，说：“请进。”
花花问：“hrlizhigang，你们鱼总在吗？”
Zhrlizhigang：“鱼总外出了。”
首先没有预约的客人，要先私下询问被访者是否愿意接待客人。
电话不能搁在桌上，总机不能一直被占线。

（字母心想：我难道来动物园吗？怎么不是猪总就是鱼总，还有别的正常一点的总吗，哈哈）
（乖巧猫猫：有啊，还有俺娇羞的猫总）
r字母 ）
花花对字母说：“要不你和hrlizhigang谈谈？这是我们人力资源的专员hrlizhigang。” *
这样的建议不要主动提出。最好等客人提出。

字母沉吟片刻说：“你还是把哈欠猪副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。” .
花花立即说：“猪总的手机号码是13808888888。”
转述别人电话，首先要取得本人的同意。我本人最讨厌这个。
字母记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”
花花说：“我送送你。”
花花送客去了。hrlizhigang发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。
猫猫的电话呢？难道花花桌上2部？哈哈，不过也有可能。
即使是未播出的电话，也不太好，至少占用了一条线路。





本帖最后由 陌上雪 于 2011-2-14 08:06 编辑

引用 lmc0726 2011-2-14 07:44

这种秘书性质事务性工作一般比较难预计和规划，因此要平时做好自己的文件及时间管理，可以把重要需要集中精力做的事情放在下班时闭关做，以便提高效率。

引用 风雨竹 2011-2-14 08:10

回复 2楼 陌上雪 的帖子


    我想回答的你都回答了！我就不罗嗦了

引用 yolanda_lu 2011-2-14 08:26

回复 2楼 陌上雪 的帖子


    你说的比我还全面，我就不说了。

引用 skyforever 2011-2-14 08:28

秘书临时性工作特别多，这时应该划分紧急而重要、紧急不重要、重要不紧急、不重要不紧急先后处理，还有就是基本的礼仪一定要掌握，毕竟秘书是一个形象窗口！

引用 危机宝宝 2011-2-14 08:32

感谢安爸的辛勤导演！支持一下
哎呀，要说的都被陌上雪筒子说完了
总结一下一枝花犯得错误主要有以下几大方面：
1.做事条理性差；
2.保密意识差；
3.日常接待礼仪需要恶补。

引用 Mark.Yao 2011-2-14 08:38

作为行政工作的担当人员，日常在处理事务过程中最重要的一个原则就是：
必须分清重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急的处理方式。
很忌一件事情处理过程中分心去处理另一件事情。

引用 幸福飞娃娃 2011-2-14 08:39

回复 2楼 陌上雪 的帖子


    概括的太全了，我只能慢慢学习啦

引用 忘羽 2011-2-14 08:41

学习              

引用 乖巧猫猫 2011-2-14 08:43

安爸，这大好日子滴给咱放点喜庆滴音乐~~
本来就一个人过，还这么伤感~~

引用 陌上雪 2011-2-14 08:44

我给自己屏蔽了，试下还能发言不？

引用 摇曳的葵 2011-2-14 08:45

雪的回答直接杀死了楼下的所有人
1.做事要有始有终 越是突发问题越要处理清晰
2.分清轻重缓急 合理处理事件顺序
3.猪总电话号码很犀利

引用 摩云1 2011-2-14 08:51

1、档案管理工作差，没有分类存档
2、接待工作方式欠妥，哪能背对着就应答呢？（前台干嘛去了，访客至少要在前台登记吗，第一关就没做好，还是这么大的一个公司）
3、领导的联系方式怎么能擅自给访客呢？应该留下访客的联系方式。
4、没有提前弄清楚访客的意图，也没有搞清楚接待要对等。


把花花弄到一个地方好好培训培训，操练操练，教育教育。 本帖最后由 摩云1 于 2011-2-14 08:53 编辑

引用 anjingdeying 2011-2-14 08:52

第一个，公司的营业执照和组织机构代码都是属于公司的重要机密资源，作为花花应该首先了解财务部需要的原因
第二个，有人来拜访公司的领导，应该首先把客人引导到会议室，而不是办公区域。
第三，如果是拜访公司的高层领导，领导不在的情况下，要问明事由，如果是重要的事情，应该由本人联系领导，而不应该叫他人来接待。同时也不能随便把公司领导的联系方式给外人

引用 xuefairy 2011-2-14 08:56

工作计划与安排要分轻重缓急；在公司里做事对外要口严，绝不能说不该说的；

引用 hongmeizou99 2011-2-14 08:59

有道理

引用 那米走车草 2011-2-14 09:01

学习了

引用 海娜 2011-2-14 09:08

首先感谢和佩服安爸将无形知识化于有形的幽默案例中，真是用心良苦啊！本人对案例建议如下：HR部门组织对行政相关岗位人员进行上岗培训并考核，培训及考核内容建议参考“英国NVQ行政管理及文秘标准体系丛书”，该体系将行政管理及文秘标准分为五个等级，上述主人公学习了1级的内容，就不会出现上述问题了。相关内容了解可参看http://wenku.baidu.com/view/baf3baeb998fcc22bcd10dd7.html

引用 笑笑豆 2011-2-14 09:17

有意思哈。花花有公主做家务的风范。缺乏必要的职业素养。

查看全部评论(114)