如何处理日常办公事务

安安的爸爸

先插播条广告，安爸的新博文：年休假常见问题解答，请前往捧场，灰常谢谢！

上海防忽悠公司的一枝花：秘书花花正在打印文件，电脑上显示的正是《给**局的请求报告》。
桌上电话铃声响起，花花立即接起电话：“你好，这里是防忽悠公司。”
! q( G2 x) x! j( J对方：“我是财务部的乖巧猫猫。”
花花：“哦，是猫总啊。”
  F( [% C% l  Y5 g, a3 q乖巧猫猫：“我想知道公司的组织机构代码证号。”
4 |' Z% d5 H" [. B1 c花花：“你稍等，我马上就查。”她挂了电话转身在文件柜中翻找。
由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，花花找了几个文件夹都没有找到。
这时，传来了敲门声，花花头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。
客人进来，站在门口等待。
4 A/ ]0 g' ~7 z2 z. Q/ B$ \2 Z花花没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”
  l2 x" o$ F: B6 f+ o, K* s对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，相关公文仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访哈欠猪副总。”
花花双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是东南亚骗子集团公司人力资源总监字母先生。你与猪总有预约吗？”
# r/ K7 M# D; e) D字母：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
/ Y5 ?0 G/ j' j0 d花花：“很抱歉，猪总出去办事了。”
( A' C, }9 [; n4 n: R' v) I% z字母：“那人力资源部大尾巴鱼总监在吗？”
  c0 R( ]% @. j% S6 W花花：“我给你打个电话问问。”
花花提起电话正要打，人力资源部专员hrlizhigang敲门。
花花便将话筒搁在桌上，说：“请进。”
- ?1 J7 s+ e5 W$ P  c8 u花花问：“hrlizhigang，你们鱼总在吗？”
hrlizhigang：“鱼总外出了。”
6 W$ j( s% `+ m7 P6 I) B（字母心想：我难道来动物园吗？怎么不是猪总就是鱼总，还有别的正常一点的总吗，哈哈）
（乖巧猫猫：有啊，还有俺娇羞的猫总）
字母 ）
! A! V3 I$ |5 g, h7 g8 C花花对字母说：“要不你和hrlizhigang谈谈？这是我们人力资源的专员hrlizhigang。”
: X* m+ F% ^; `) F字母沉吟片刻说：“你还是把哈欠猪副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。”
花花立即说：“猪总的手机号码是13808888888。”
, D5 {1 e* n) f% k$ v, F字母记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”
4 P/ k( g( W; A8 n' X8 [8 M花花说：“我送送你。”
2 y9 ]( O' _. y! U花花送客去了。hrlizhigang发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。

: J5 I6 C$ ?; }1 c) }5 o亲爱的各位筒子索子，请问花花在工作中犯了哪些错误，应该怎样处理日常办公事务呢？
& X. Z% z% `6 a: ^3 f积极解答者沉沦筒子和小雪筒子将积极加积分奖励，围观奖5分起，视解答精彩程度另有重奖！
1 y$ b( E- Q; X/ W. B
$ ?6 V( e2 j; R6 d7 N! {(PS：花花和hrlizhigang强烈要求在案例中出现，即使是作为反面人物或跑龙套人物。满足上述筒子的愿望，呵呵，感谢上述筒子的盛情表演）
---------------------------------------------------------------
1 V4 E! ~: f0 z% Z你有没有见过这样的水，
从遥远的地方来到这里，
她流淌过的地方发出些静谧隐喻的声音，
就在你的耳边，
/ @# X4 z9 @% q0 i2 Q2 V: M( a她的声音就在你的耳边。
" F. _/ I! y+ h" W* [; Z. b虽然她走了，
/ H1 d/ o6 ]9 Y" Z- R# d5 E& z# Z落满花瓣飘于水中。
$ }( s7 t! U7 I2 _她只是一条河流，
% G9 V1 N4 S3 b( E0 z" P她流过你的面前，
她永不回头。

你有时候会想她是否真的存在过，
7 s( P! P2 p- `1 ^0 v她还在不在，
' Z' f  }( D; g6 z+ y6 x你问自己，
她真的在过吗？
# u: D6 _. o& H/ ~' ]4 M- R她爱过你吗？
4 R6 V' C# D: M: ]. H3 S现在她还在爱吗？
, m, q  t* X# V8 ?- f或是她已经忘怀？
4 K# F$ W1 l# v5 u9 o或是从不曾存在想念与依赖？
5 H  ^6 c  Q  l3 n' Q5 t
你是永远坐在岸上的人，
你点燃的烟火明明暗暗闪烁像夜空中的萤火虫，
你一直坐在岸边，
天完全黑了夜风拂过，
你看不见她的脸
她的眼睛
. Z, _4 Y; |+ l2 i3 `0 p) t( H美丽的眼睛
! `$ v4 L& [0 G) ^& l4 d嘴唇和话语
! [& s% M8 P! U" F0 ?( Q她已经消失不见
; \/ v5 A# ?+ e& e- a2 M她是夜晚黯蓝色的眼泪，
+ K- W( U+ I5 {1 N/ l一直流淌过你的心。



* Q8 E5 p% V8 V2 q) ^7 j冷漠新作《我还爱着你》
1 c' F5 f. @$ _
好久没有你的电话和消息
亲爱的你现在到底在哪里
寂寞的夜里 心痛无法呼吸
我还深深爱着你

( w8 N  s' Z$ Q- M" o, B7 I5 L所有一切都已经变成回忆
让我最后一次说声我爱你
是我不够认真 伤了你的心
还是你已爱上别人
! s8 s1 @7 L! Q& y% M' U
我还在爱着你 深深的爱着你
你却冷言冷语轻描淡写的逃避
9 D3 e4 S" F% T! U你说我并不是你的唯一
要我放弃 收下这结局
" B" G) C1 Q/ v+ e( Z0 R
4 K& ?$ k3 s- E/ R  F( k) O  z我还在爱着你 深深的爱着你
' W" _% N  g% E- X/ ]却只能换来一句请你原谅对不起
3 ?/ }' Q% z% W  H3 e- A难道爱情注定就是这样的结局
为何还要去留恋 去珍惜


6 f; x: H, {% k2 q

陌上雪

沙发终于是我的了

上海防忽悠公司的一枝花：秘书花花正在打印文件，电脑上显示的正是《给**局的请求报告》。
这样的文件要注意保密，打印完毕立即关掉。

桌上电话铃声响起，花花立即接起电话：“你好，这里是防忽悠公司。”

' {8 V, |/ ^+ T, o4 {

- [3 k6 L1 e# K+ r3 y对方：“我是财务部的乖巧猫猫。”
8 W) H4 X( F6 C& _* }5 }1 {花花：“哦，是猫总啊。”
% F) _& c) a0 d2 N7 ?0 d乖巧猫猫：“我想知道公司的组织机构代码证号。”
8 n3 O, q5 D# U) y4 W5 t花花：“你稍等，我马上就查。”她挂了电话转身在文件柜中翻找。
) n) k, P, M5 j首先批评猫猫，组织机构代码证这样的复印件财务部一定要有最新版存档；
再次批评花花，这样的请求肯定被问及多次，建议在笔记本首页记下来，下次回答就可以很迅速。
; {/ `+ P& a# k' _% g' j一时找不到，应该告诉对方一会回电再挂电话。
由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，花花找了几个文件夹都没有找到。
档案管理问题很多，文件怎么可能没有索引标签呢？
这时，传来了敲门声，花花头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。
客人进来，站在门口等待。
. Z. L% E$ \# Y' m' A花花没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”
参见之前发得接待礼仪，来人应礼貌接待，头都不抬，这很失礼。应先放下手头工作予以接待先。
对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，相关公文仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访哈欠猪副总。”
9 [$ R$ i: E- M电脑文件还没有关掉，此乃大忌。
花花双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是东南亚骗子集团公司人力资源总监字母先生。你与猪总有预约吗？” ;
我认为这样回应也没有问题，不过可以直接称呼为字母先生，哈哈，是不是吹毛求疵呢？~:
字母：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
花花：“很抱歉，猪总出去办事了。”
. c4 N/ X0 L* i6 Z字母：“那人力资源部大尾巴鱼总监在吗？”
8 q. E; @: w# W# h花花：“我给你打个电话问问。”
& F2 b; n, `5 \( r+ K% P' T花花提起电话正要打，人力资源部专员hrlizhigang敲门。
7 H  z2 c; i8 W1 `% C# L% D2 T/ R花花便将话筒搁在桌上，说：“请进。”
花花问：“hrlizhigang，你们鱼总在吗？”
Zhrlizhigang：“鱼总外出了。”
首先没有预约的客人，要先私下询问被访者是否愿意接待客人。
, [1 w7 M0 C6 y% g5 B" |电话不能搁在桌上，总机不能一直被占线。
" \8 J) G$ f4 n# A) t
6 k7 i7 E. n+ [5 T' z（字母心想：我难道来动物园吗？怎么不是猪总就是鱼总，还有别的正常一点的总吗，哈哈）
（乖巧猫猫：有啊，还有俺娇羞的猫总）
r字母 ）
. E+ A1 I1 X' o, p2 ~花花对字母说：“要不你和hrlizhigang谈谈？这是我们人力资源的专员hrlizhigang。” *
这样的建议不要主动提出。最好等客人提出。

% k4 g1 d, W) x, _5 A1 t字母沉吟片刻说：“你还是把哈欠猪副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。” .
花花立即说：“猪总的手机号码是13808888888。”
转述别人电话，首先要取得本人的同意。我本人最讨厌这个。
字母记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”
: {. W3 d- d' K花花说：“我送送你。”
花花送客去了。hrlizhigang发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。
猫猫的电话呢？难道花花桌上2部？哈哈，不过也有可能。
& c8 m8 a0 d4 j! x即使是未播出的电话，也不太好，至少占用了一条线路。

1 `2 J4 D$ P0 H. q8 Y2 R( u) J% A: f

7 a. ^0 v9 p. V" E# E
$ m6 g3 n; J9 L! N) C

2 ^. q( A$ R  k+ p6 m+ o- J2 `

lmc0726

这种秘书性质事务性工作一般比较难预计和规划，因此要平时做好自己的文件及时间管理，可以把重要需要集中精力做的事情放在下班时闭关做，以便提高效率。

风雨竹

回复 2楼 陌上雪 的帖子


6 B5 q) M9 |6 W% n5 P' f    我想回答的你都回答了！我就不罗嗦了

yolanda_lu

回复 2楼 陌上雪 的帖子
& x' I3 ?* a/ Y
  r- V8 K6 |2 k" s! _1 ?# e1 v
3 R( f$ `4 v4 _! K+ B/ q7 L7 _9 D7 H    你说的比我还全面，我就不说了。

skyforever

秘书临时性工作特别多，这时应该划分紧急而重要、紧急不重要、重要不紧急、不重要不紧急先后处理，还有就是基本的礼仪一定要掌握，毕竟秘书是一个形象窗口！

危机宝宝

感谢安爸的辛勤导演！支持一下
6 P4 O/ s4 S* V9 l+ j哎呀，要说的都被陌上雪筒子说完了
总结一下一枝花犯得错误主要有以下几大方面：
1.做事条理性差；
5 f* R( e3 ~! [$ Y- g; t" E2.保密意识差；
3.日常接待礼仪需要恶补。
5 L. J3 D+ B2 z* m9 L' d

Mark.Yao

作为行政工作的担当人员，日常在处理事务过程中最重要的一个原则就是：
必须分清重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急的处理方式。
: S! F  i0 A8 L$ B6 ]4 F很忌一件事情处理过程中分心去处理另一件事情。

忘羽

学习