如何处理日常办公事务

安安的爸爸

先插播条广告，安爸的新博文：年休假常见问题解答，请前往捧场，灰常谢谢！
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) n% @+ U6 y0 L' v上海防忽悠公司的一枝花：秘书花花正在打印文件，电脑上显示的正是《给**局的请求报告》。
6 ?2 d! u5 Y9 M1 E7 n桌上电话铃声响起，花花立即接起电话：“你好，这里是防忽悠公司。”
对方：“我是财务部的乖巧猫猫。”
花花：“哦，是猫总啊。”
5 I% L& ^4 \, Z. |) _$ B8 r乖巧猫猫：“我想知道公司的组织机构代码证号。”
0 O% z. A/ C% @# b/ T花花：“你稍等，我马上就查。”她挂了电话转身在文件柜中翻找。
由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，花花找了几个文件夹都没有找到。
; z9 y- V- ~* e" \! Y. A这时，传来了敲门声，花花头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。
. P- C2 e' R( Y9 R客人进来，站在门口等待。
% p' N1 x9 ^# n0 q2 i. K花花没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”
; G, \8 n- }' `9 w* k6 R对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，相关公文仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访哈欠猪副总。”
/ u) b" W8 b; H2 w, h, N6 z花花双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是东南亚骗子集团公司人力资源总监字母先生。你与猪总有预约吗？”
' W% T' W9 j6 i$ F3 E/ ?4 f* g) D2 Y字母：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
/ u) E& r2 ?: v1 Q* a. u$ p( N花花：“很抱歉，猪总出去办事了。”
9 ?, W7 V% J! ~/ X3 u3 F2 V字母：“那人力资源部大尾巴鱼总监在吗？”
花花：“我给你打个电话问问。”
3 H& ?# {! C% k花花提起电话正要打，人力资源部专员hrlizhigang敲门。
花花便将话筒搁在桌上，说：“请进。”
花花问：“hrlizhigang，你们鱼总在吗？”
hrlizhigang：“鱼总外出了。”
（字母心想：我难道来动物园吗？怎么不是猪总就是鱼总，还有别的正常一点的总吗，哈哈）
（乖巧猫猫：有啊，还有俺娇羞的猫总）
% y( G9 T$ y" g+ B字母 ）
花花对字母说：“要不你和hrlizhigang谈谈？这是我们人力资源的专员hrlizhigang。”
字母沉吟片刻说：“你还是把哈欠猪副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。”
7 D1 W  e; f0 W$ E8 @; C. s花花立即说：“猪总的手机号码是13808888888。”
  }" X8 K  R& Y3 x5 w- a4 [字母记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”
花花说：“我送送你。”
3 H# B0 y( X) D. n7 U+ s4 I2 O; h花花送客去了。hrlizhigang发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。
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亲爱的各位筒子索子，请问花花在工作中犯了哪些错误，应该怎样处理日常办公事务呢？
' J7 e6 F4 N7 N/ ?1 r积极解答者沉沦筒子和小雪筒子将积极加积分奖励，围观奖5分起，视解答精彩程度另有重奖！
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(PS：花花和hrlizhigang强烈要求在案例中出现，即使是作为反面人物或跑龙套人物。满足上述筒子的愿望，呵呵，感谢上述筒子的盛情表演）
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你有没有见过这样的水，
从遥远的地方来到这里，
她流淌过的地方发出些静谧隐喻的声音，
就在你的耳边，
, Z% x! _. B, M  X' b她的声音就在你的耳边。
; }: }3 e9 K9 S3 W% d/ Y虽然她走了，
" u; v  e6 P4 q$ a落满花瓣飘于水中。
她只是一条河流，
她流过你的面前，
# z9 V: c3 c1 ^+ G+ A3 ?: @/ ^8 n4 F她永不回头。
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你有时候会想她是否真的存在过，
5 q: W0 X" v  g$ d3 B她还在不在，
你问自己，
6 \3 z0 H3 x- `5 k% [9 [1 ~4 M她真的在过吗？
) k, k* N: Y1 Z5 L她爱过你吗？
现在她还在爱吗？
4 P" |7 w. {3 ~/ ?/ s* d1 T  S4 t或是她已经忘怀？
或是从不曾存在想念与依赖？
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你是永远坐在岸上的人，
你点燃的烟火明明暗暗闪烁像夜空中的萤火虫，
' ^$ D; ?' j. A) F. s你一直坐在岸边，
1 k* `; z" }0 R3 R天完全黑了夜风拂过，
) k3 v. D# E4 C- V4 F& Q你看不见她的脸
9 |, l( z; s: i, L* J( r她的眼睛
美丽的眼睛
嘴唇和话语
4 I5 Q' M  T) `; o她已经消失不见
  M. H1 ?0 s1 t% N7 l/ h她是夜晚黯蓝色的眼泪，
一直流淌过你的心。

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8 m1 r3 Z  {4 d5 T: L/ [7 Y: h冷漠新作《我还爱着你》

好久没有你的电话和消息
2 ]* K* a' |9 H6 ~0 o" u亲爱的你现在到底在哪里
寂寞的夜里 心痛无法呼吸
5 a+ ^" H* Z2 F2 B" l2 ^我还深深爱着你
% u5 x: l) a( y5 w1 n) t
所有一切都已经变成回忆
% {3 D7 @% n1 |. b让我最后一次说声我爱你
是我不够认真 伤了你的心
还是你已爱上别人
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我还在爱着你 深深的爱着你
# |+ D$ X' [" F你却冷言冷语轻描淡写的逃避
) N' @. l+ d$ Q9 @7 G& {; W2 T你说我并不是你的唯一
要我放弃 收下这结局
( c- [7 Z0 j& o, j  P7 v8 F
0 J/ F" I9 w, O% o+ C3 K我还在爱着你 深深的爱着你
却只能换来一句请你原谅对不起
难道爱情注定就是这样的结局
为何还要去留恋 去珍惜

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陌上雪

沙发终于是我的了
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$ A* \. v+ k/ I) d上海防忽悠公司的一枝花：秘书花花正在打印文件，电脑上显示的正是《给**局的请求报告》。
  I! b( K# o8 V4 V2 A这样的文件要注意保密，打印完毕立即关掉。
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桌上电话铃声响起，花花立即接起电话：“你好，这里是防忽悠公司。”
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* V/ j5 a& p4 H! ]: O/ m; b对方：“我是财务部的乖巧猫猫。”
花花：“哦，是猫总啊。”
' |! x4 G, @' F! ^% k/ \乖巧猫猫：“我想知道公司的组织机构代码证号。”
' ~9 v7 ?4 M, D花花：“你稍等，我马上就查。”她挂了电话转身在文件柜中翻找。
首先批评猫猫，组织机构代码证这样的复印件财务部一定要有最新版存档；
$ d3 ]7 a# Z5 Z+ q& Q. E再次批评花花，这样的请求肯定被问及多次，建议在笔记本首页记下来，下次回答就可以很迅速。
! n% i9 v8 a1 L# h  F% b一时找不到，应该告诉对方一会回电再挂电话。
% M  {# ?% O# n4 W0 O由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，花花找了几个文件夹都没有找到。
档案管理问题很多，文件怎么可能没有索引标签呢？
这时，传来了敲门声，花花头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。
客人进来，站在门口等待。
) F, Q: z, T" g3 Y花花没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”
4 ^& I( ?+ K& j( v) E参见之前发得接待礼仪，来人应礼貌接待，头都不抬，这很失礼。应先放下手头工作予以接待先。
对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，相关公文仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访哈欠猪副总。”
6 f1 D" G( B3 C电脑文件还没有关掉，此乃大忌。
花花双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是东南亚骗子集团公司人力资源总监字母先生。你与猪总有预约吗？” ;
我认为这样回应也没有问题，不过可以直接称呼为字母先生，哈哈，是不是吹毛求疵呢？~:
, D+ f% a/ c6 V4 I" ?字母：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
花花：“很抱歉，猪总出去办事了。”
字母：“那人力资源部大尾巴鱼总监在吗？”
花花：“我给你打个电话问问。”
花花提起电话正要打，人力资源部专员hrlizhigang敲门。
花花便将话筒搁在桌上，说：“请进。”
6 s2 M+ ^+ W/ W. {' p2 g: ^/ F* a8 R) A花花问：“hrlizhigang，你们鱼总在吗？”
Zhrlizhigang：“鱼总外出了。”
# d4 l( E8 o* V. [' O) p7 R首先没有预约的客人，要先私下询问被访者是否愿意接待客人。
$ C- u, |/ z+ y! g: H7 _电话不能搁在桌上，总机不能一直被占线。
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; U# m- |( V- ^* T0 M' i. {$ J7 c3 f（字母心想：我难道来动物园吗？怎么不是猪总就是鱼总，还有别的正常一点的总吗，哈哈）
（乖巧猫猫：有啊，还有俺娇羞的猫总）
4 Y( I9 S$ `" t4 S2 O6 Lr字母 ）
花花对字母说：“要不你和hrlizhigang谈谈？这是我们人力资源的专员hrlizhigang。” *
: M# K, V6 A3 q. s6 D" C这样的建议不要主动提出。最好等客人提出。

2 ^, t  f5 Z9 W2 y字母沉吟片刻说：“你还是把哈欠猪副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。” .
花花立即说：“猪总的手机号码是13808888888。”
! k1 A( Z% @) V) ~" w. l( z! O4 V转述别人电话，首先要取得本人的同意。我本人最讨厌这个。
字母记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”
花花说：“我送送你。”
花花送客去了。hrlizhigang发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。
猫猫的电话呢？难道花花桌上2部？哈哈，不过也有可能。
即使是未播出的电话，也不太好，至少占用了一条线路。



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lmc0726

这种秘书性质事务性工作一般比较难预计和规划，因此要平时做好自己的文件及时间管理，可以把重要需要集中精力做的事情放在下班时闭关做，以便提高效率。

风雨竹

回复 2楼 陌上雪 的帖子

0 w: t) T0 l8 j; b0 d& s
. z$ X4 l% ]0 `: P    我想回答的你都回答了！我就不罗嗦了

yolanda_lu

回复 2楼 陌上雪 的帖子


/ C+ e/ S, r/ ]! K. y- ~    你说的比我还全面，我就不说了。

skyforever

秘书临时性工作特别多，这时应该划分紧急而重要、紧急不重要、重要不紧急、不重要不紧急先后处理，还有就是基本的礼仪一定要掌握，毕竟秘书是一个形象窗口！

危机宝宝

感谢安爸的辛勤导演！支持一下
6 ~7 e( S4 h1 s$ r哎呀，要说的都被陌上雪筒子说完了
) ~$ {! O1 k+ @' k) h5 Y总结一下一枝花犯得错误主要有以下几大方面：
4 o6 L! K7 [+ ^4 k1.做事条理性差；
2.保密意识差；
' O3 v; i, P" f1 Z# ]3.日常接待礼仪需要恶补。
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Mark.Yao

作为行政工作的担当人员，日常在处理事务过程中最重要的一个原则就是：
5 M8 R" b8 B6 l: Q. D6 f必须分清重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急的处理方式。
4 S; z- [6 R* h  t4 L! `9 h  e6 p很忌一件事情处理过程中分心去处理另一件事情。

忘羽

学习