如何处理日常办公事务

安安的爸爸

先插播条广告，安爸的新博文：年休假常见问题解答，请前往捧场，灰常谢谢！

( M. W$ K* Z$ k# A; l上海防忽悠公司的一枝花：秘书花花正在打印文件，电脑上显示的正是《给**局的请求报告》。
& |5 v1 L% J  T' \6 L桌上电话铃声响起，花花立即接起电话：“你好，这里是防忽悠公司。”
/ ?7 q. e$ ^+ c$ o) ~对方：“我是财务部的乖巧猫猫。”
6 E5 W4 t0 Z: ^, b& o花花：“哦，是猫总啊。”
& t& P7 y* @% }% J, T% `; a乖巧猫猫：“我想知道公司的组织机构代码证号。”
) [  w3 q; _5 Y花花：“你稍等，我马上就查。”她挂了电话转身在文件柜中翻找。
由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，花花找了几个文件夹都没有找到。
4 R9 A& k, Y' t- o& _& P这时，传来了敲门声，花花头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。
( d, _/ y7 I& ~! N) q8 [客人进来，站在门口等待。
) ?* ~8 v1 v6 g1 {9 v; Z花花没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”
: z9 A) V; W- b# z) o* k6 [; s对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，相关公文仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访哈欠猪副总。”
花花双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是东南亚骗子集团公司人力资源总监字母先生。你与猪总有预约吗？”
字母：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
花花：“很抱歉，猪总出去办事了。”
字母：“那人力资源部大尾巴鱼总监在吗？”
- [1 w" v6 h' s8 U  |: |4 p* \花花：“我给你打个电话问问。”
花花提起电话正要打，人力资源部专员hrlizhigang敲门。
$ w# M/ }" A6 M  n" T花花便将话筒搁在桌上，说：“请进。”
花花问：“hrlizhigang，你们鱼总在吗？”
hrlizhigang：“鱼总外出了。”
（字母心想：我难道来动物园吗？怎么不是猪总就是鱼总，还有别的正常一点的总吗，哈哈）
（乖巧猫猫：有啊，还有俺娇羞的猫总）
4 q& x* ]1 v" t8 x/ F字母 ）
6 y# T% ^1 E# ?, C: ]花花对字母说：“要不你和hrlizhigang谈谈？这是我们人力资源的专员hrlizhigang。”
字母沉吟片刻说：“你还是把哈欠猪副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。”
花花立即说：“猪总的手机号码是13808888888。”
# j4 c$ b' e9 ~# g. ~/ |9 p4 h字母记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”
花花说：“我送送你。”
花花送客去了。hrlizhigang发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。

亲爱的各位筒子索子，请问花花在工作中犯了哪些错误，应该怎样处理日常办公事务呢？
积极解答者沉沦筒子和小雪筒子将积极加积分奖励，围观奖5分起，视解答精彩程度另有重奖！

(PS：花花和hrlizhigang强烈要求在案例中出现，即使是作为反面人物或跑龙套人物。满足上述筒子的愿望，呵呵，感谢上述筒子的盛情表演）
# q! d* V# t; A  Z* v, a2 t---------------------------------------------------------------
你有没有见过这样的水，
从遥远的地方来到这里，
她流淌过的地方发出些静谧隐喻的声音，
就在你的耳边，
/ ~6 X6 c( E' u她的声音就在你的耳边。
$ {3 @: j* B* e/ j3 o/ H$ f4 v虽然她走了，
落满花瓣飘于水中。
她只是一条河流，
( J  M: s# y: J0 D. P3 J8 ~) E# K她流过你的面前，
5 ?, x  J+ R( F. V& d; o她永不回头。
; |' g( B& r9 l6 K8 g
你有时候会想她是否真的存在过，
! ~( _* Z( {+ W  u9 X她还在不在，
你问自己，
( e& Q# [8 _; S& g: ?9 h3 M她真的在过吗？
' z+ |; o  ~. ^  J2 C她爱过你吗？
现在她还在爱吗？
  A- ]6 d$ v! W- M8 x或是她已经忘怀？
或是从不曾存在想念与依赖？

: A. d. J) ~( b4 V1 z- p! r6 K你是永远坐在岸上的人，
( j% v/ t+ U  I" F4 l你点燃的烟火明明暗暗闪烁像夜空中的萤火虫，
你一直坐在岸边，
+ K# `! Q# _. A; i0 P天完全黑了夜风拂过，
你看不见她的脸
她的眼睛
' a2 y& A) Q  J& g* s美丽的眼睛
2 Q$ ^! L* p# w* m" G5 d嘴唇和话语
她已经消失不见
她是夜晚黯蓝色的眼泪，
! F$ z9 X  }& G) [3 M$ W一直流淌过你的心。

$ w* u* F/ m+ |9 ^- ]

$ P9 U" O: }# T' l5 e8 D* v冷漠新作《我还爱着你》
  p5 z; c1 n; a' p' U
好久没有你的电话和消息
8 w% v; @% F/ P  {, S* m+ u亲爱的你现在到底在哪里
寂寞的夜里 心痛无法呼吸
' N+ f" |" G9 ?3 s0 r$ s, y. m/ C我还深深爱着你
0 K% R: D: H/ R2 ~# h5 @
" V3 c5 j" b( a( f& m3 D1 N0 u所有一切都已经变成回忆
让我最后一次说声我爱你
( z1 L7 N6 h8 x. e& x是我不够认真 伤了你的心
8 i% I; `( H) ^: t' u3 i$ H! Y还是你已爱上别人

; e, W! F0 U; K' l0 V; j6 F我还在爱着你 深深的爱着你
你却冷言冷语轻描淡写的逃避
你说我并不是你的唯一
' y. p' h+ |* T9 H, M要我放弃 收下这结局

) l& c* U, V6 Q: r; c3 c  g6 R我还在爱着你 深深的爱着你
却只能换来一句请你原谅对不起
9 T! I$ b* [6 h' `# j# f# G* @2 [难道爱情注定就是这样的结局
为何还要去留恋 去珍惜
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( D' u) k- m  L0 n) z

陌上雪

沙发终于是我的了
" x% {8 L7 B4 m" B
上海防忽悠公司的一枝花：秘书花花正在打印文件，电脑上显示的正是《给**局的请求报告》。
这样的文件要注意保密，打印完毕立即关掉。

- u: k7 E4 Z3 U5 `; N桌上电话铃声响起，花花立即接起电话：“你好，这里是防忽悠公司。”
  e$ r3 j3 P* b) _" ^

! x2 u! E( A0 N" u7 I3 U5 ?: a+ I9 f
& v  e4 X( ?' j0 E3 n对方：“我是财务部的乖巧猫猫。”
; I5 b1 O  Y8 `1 n: f3 H: f8 c花花：“哦，是猫总啊。”
, D7 g) x- K) n9 h; ^' `乖巧猫猫：“我想知道公司的组织机构代码证号。”
" a3 M! B6 W  b* S/ @花花：“你稍等，我马上就查。”她挂了电话转身在文件柜中翻找。
首先批评猫猫，组织机构代码证这样的复印件财务部一定要有最新版存档；
8 A" r, p& w2 M$ `( Q再次批评花花，这样的请求肯定被问及多次，建议在笔记本首页记下来，下次回答就可以很迅速。
. f9 `' f/ q/ \! {2 p' v- U9 u一时找不到，应该告诉对方一会回电再挂电话。
" U% n% ~: O) h' G4 t由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，花花找了几个文件夹都没有找到。
档案管理问题很多，文件怎么可能没有索引标签呢？
这时，传来了敲门声，花花头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。
  C: K: u; p! `" w- q  u客人进来，站在门口等待。
花花没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”
( j5 N& k3 u  W! h/ O6 \1 W' ?0 S参见之前发得接待礼仪，来人应礼貌接待，头都不抬，这很失礼。应先放下手头工作予以接待先。
对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，相关公文仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访哈欠猪副总。”
电脑文件还没有关掉，此乃大忌。
花花双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是东南亚骗子集团公司人力资源总监字母先生。你与猪总有预约吗？” ;
% T) N$ `' a6 L( u5 _# P# N我认为这样回应也没有问题，不过可以直接称呼为字母先生，哈哈，是不是吹毛求疵呢？~:
字母：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
/ r: o4 W0 Q# d' [) _) t花花：“很抱歉，猪总出去办事了。”
9 W8 N9 |# K6 J  m字母：“那人力资源部大尾巴鱼总监在吗？”
花花：“我给你打个电话问问。”
2 M. S7 c0 a+ Z) e& u" C花花提起电话正要打，人力资源部专员hrlizhigang敲门。
花花便将话筒搁在桌上，说：“请进。”
! |" Q" G+ P, ?* H4 o! f! D8 F花花问：“hrlizhigang，你们鱼总在吗？”
  A! d4 w6 |7 F* \8 ~, k- r, YZhrlizhigang：“鱼总外出了。”
首先没有预约的客人，要先私下询问被访者是否愿意接待客人。
电话不能搁在桌上，总机不能一直被占线。

1 u. E  \6 e$ j4 A2 }; Z! W' D5 r（字母心想：我难道来动物园吗？怎么不是猪总就是鱼总，还有别的正常一点的总吗，哈哈）
（乖巧猫猫：有啊，还有俺娇羞的猫总）
r字母 ）
花花对字母说：“要不你和hrlizhigang谈谈？这是我们人力资源的专员hrlizhigang。” *
, Z8 Y. D+ A6 i! I7 O3 M3 }; f这样的建议不要主动提出。最好等客人提出。

字母沉吟片刻说：“你还是把哈欠猪副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。” .
: ?* u% \. r$ J, Y花花立即说：“猪总的手机号码是13808888888。”
转述别人电话，首先要取得本人的同意。我本人最讨厌这个。
: T# ~; z/ C1 L/ ^7 W. X! L字母记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”
8 z, N6 F5 J8 `( d, q花花说：“我送送你。”
+ l  @" j0 k* S5 C4 E( w1 m6 \花花送客去了。hrlizhigang发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。
猫猫的电话呢？难道花花桌上2部？哈哈，不过也有可能。
3 z# F. k, V0 h% |: l4 }- ]3 j- P. S即使是未播出的电话，也不太好，至少占用了一条线路。


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. J  F7 [6 d. ^1 V

lmc0726

这种秘书性质事务性工作一般比较难预计和规划，因此要平时做好自己的文件及时间管理，可以把重要需要集中精力做的事情放在下班时闭关做，以便提高效率。

风雨竹

回复 2楼 陌上雪 的帖子

8 S+ r9 Z" `! O. H3 k* I* J
    我想回答的你都回答了！我就不罗嗦了

yolanda_lu

回复 2楼 陌上雪 的帖子
5 {% a+ @$ P6 v+ L5 p! z8 I8 n% d
$ x3 f8 o4 c; i' @8 F
    你说的比我还全面，我就不说了。

skyforever

秘书临时性工作特别多，这时应该划分紧急而重要、紧急不重要、重要不紧急、不重要不紧急先后处理，还有就是基本的礼仪一定要掌握，毕竟秘书是一个形象窗口！

危机宝宝

感谢安爸的辛勤导演！支持一下
哎呀，要说的都被陌上雪筒子说完了
总结一下一枝花犯得错误主要有以下几大方面：
, h% p! L. {* Q! p$ Y' }1.做事条理性差；
2.保密意识差；
/ ?$ M2 w# l! Z  T1 L3.日常接待礼仪需要恶补。
3 A1 J9 s" Z* m0 X  O% U" s% E

Mark.Yao

作为行政工作的担当人员，日常在处理事务过程中最重要的一个原则就是：
必须分清重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急的处理方式。
很忌一件事情处理过程中分心去处理另一件事情。

忘羽

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