如何处理日常办公事务

安安的爸爸

先插播条广告，安爸的新博文：年休假常见问题解答，请前往捧场，灰常谢谢！

上海防忽悠公司的一枝花：秘书花花正在打印文件，电脑上显示的正是《给**局的请求报告》。
0 |4 \+ S/ a/ e- h桌上电话铃声响起，花花立即接起电话：“你好，这里是防忽悠公司。”
对方：“我是财务部的乖巧猫猫。”
8 t- u2 F; j+ d  U8 q! j& L花花：“哦，是猫总啊。”
: ]/ c9 `, o1 T4 X' h( ~! b- e$ D乖巧猫猫：“我想知道公司的组织机构代码证号。”
6 B1 i. C$ G  s! {7 v) \* G# z花花：“你稍等，我马上就查。”她挂了电话转身在文件柜中翻找。
1 ^0 f9 Q  v& }& V由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，花花找了几个文件夹都没有找到。
这时，传来了敲门声，花花头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。
客人进来，站在门口等待。
% A( f- Q- G4 o" P& a花花没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”
对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，相关公文仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访哈欠猪副总。”
; d1 U# R5 s$ G# C花花双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是东南亚骗子集团公司人力资源总监字母先生。你与猪总有预约吗？”
3 |' _  R3 U1 U- I5 d字母：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
4 j! z+ B, u- _0 m4 h花花：“很抱歉，猪总出去办事了。”
字母：“那人力资源部大尾巴鱼总监在吗？”
花花：“我给你打个电话问问。”
花花提起电话正要打，人力资源部专员hrlizhigang敲门。
花花便将话筒搁在桌上，说：“请进。”
花花问：“hrlizhigang，你们鱼总在吗？”
hrlizhigang：“鱼总外出了。”
; M* v- c. v6 e- y' ~（字母心想：我难道来动物园吗？怎么不是猪总就是鱼总，还有别的正常一点的总吗，哈哈）
（乖巧猫猫：有啊，还有俺娇羞的猫总）
字母 ）
花花对字母说：“要不你和hrlizhigang谈谈？这是我们人力资源的专员hrlizhigang。”
8 c6 K/ I7 a9 l& E3 F字母沉吟片刻说：“你还是把哈欠猪副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。”
花花立即说：“猪总的手机号码是13808888888。”
$ Y1 r  @& Q5 s/ Y字母记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”
. n  J1 Y: Z8 K0 b* V4 {9 v花花说：“我送送你。”
花花送客去了。hrlizhigang发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。
  R3 R  i# O: I) M$ \5 D; [8 y7 o
, ?1 [; m& h4 u' ~亲爱的各位筒子索子，请问花花在工作中犯了哪些错误，应该怎样处理日常办公事务呢？
: l5 v: T5 u9 \* e积极解答者沉沦筒子和小雪筒子将积极加积分奖励，围观奖5分起，视解答精彩程度另有重奖！
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(PS：花花和hrlizhigang强烈要求在案例中出现，即使是作为反面人物或跑龙套人物。满足上述筒子的愿望，呵呵，感谢上述筒子的盛情表演）
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你有没有见过这样的水，
% `$ m. h$ c' I从遥远的地方来到这里，
+ L9 K6 W* R  U她流淌过的地方发出些静谧隐喻的声音，
就在你的耳边，
她的声音就在你的耳边。
虽然她走了，
9 d$ V$ U* `6 m8 F5 f5 Z# k; j落满花瓣飘于水中。
她只是一条河流，
% L- i( S1 N/ i1 N& O她流过你的面前，
% V2 o4 W5 x  C# w1 w* \她永不回头。
+ L, ~& C3 Q* D* L4 ]
. C$ m1 V3 V, r你有时候会想她是否真的存在过，
  [' v6 T) J. t/ C! _, m8 E6 {- ~她还在不在，
+ X/ M2 M- ]$ S* y你问自己，
她真的在过吗？
) s: u% }, j* n0 t8 J; _她爱过你吗？
) T# x2 ?, Y' ^现在她还在爱吗？
或是她已经忘怀？
或是从不曾存在想念与依赖？
7 `6 t/ b/ m" t: W- ?2 L( H' i
8 \' U$ b1 f! h9 C1 l% Z& W: L你是永远坐在岸上的人，
9 |8 B5 `2 ]7 Q3 R你点燃的烟火明明暗暗闪烁像夜空中的萤火虫，
你一直坐在岸边，
8 T' `6 V5 B" p  L: Z  z% Z天完全黑了夜风拂过，
你看不见她的脸
她的眼睛
% l% U/ {4 d; O美丽的眼睛
嘴唇和话语
) ^; I) m) h  Z她已经消失不见
她是夜晚黯蓝色的眼泪，
一直流淌过你的心。
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* r) x# a2 f7 K
, W$ \- b( x5 n冷漠新作《我还爱着你》
2 O4 n7 n& a% z! x
好久没有你的电话和消息
! v& k" c) e% b. {+ N- T亲爱的你现在到底在哪里
寂寞的夜里 心痛无法呼吸
我还深深爱着你

所有一切都已经变成回忆
- y+ S* E  N6 N" I  O让我最后一次说声我爱你
是我不够认真 伤了你的心
还是你已爱上别人
# m5 z& [6 @+ I( ~
3 ], K3 Y0 ^+ ^8 H3 U我还在爱着你 深深的爱着你
你却冷言冷语轻描淡写的逃避
7 i+ F& @3 J( k# W% j你说我并不是你的唯一
要我放弃 收下这结局
1 _1 ~# ]" x6 J' x6 ^, }# z  g* \( J
我还在爱着你 深深的爱着你
却只能换来一句请你原谅对不起
难道爱情注定就是这样的结局
7 L' s+ ^- ]- ^# z! n% N8 d为何还要去留恋 去珍惜

8 M, l  {( R* C5 M" p
7 Y5 g+ _% G3 G$ q# @- z

陌上雪

沙发终于是我的了

/ X& p, T+ v. v6 N' l+ v上海防忽悠公司的一枝花：秘书花花正在打印文件，电脑上显示的正是《给**局的请求报告》。
; M0 ~/ a% k  [3 v% w# X这样的文件要注意保密，打印完毕立即关掉。
" @9 N% C/ ]& s$ e7 @; q7 ?+ b
; x/ U4 G: h; x/ b2 p1 [0 z桌上电话铃声响起，花花立即接起电话：“你好，这里是防忽悠公司。”
! Z0 S* T8 X6 F( a
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+ P. k6 S) Z4 |# t
对方：“我是财务部的乖巧猫猫。”
) j" k9 v0 R$ H0 a2 g: \3 x花花：“哦，是猫总啊。”
; l# r( v5 R& Q2 ?, m4 F8 K, e" r1 v5 B乖巧猫猫：“我想知道公司的组织机构代码证号。”
; h6 r4 c5 e; f+ T: M0 M; M花花：“你稍等，我马上就查。”她挂了电话转身在文件柜中翻找。
' P/ r  L4 I/ {. L0 X! s6 S首先批评猫猫，组织机构代码证这样的复印件财务部一定要有最新版存档；
  E, q/ c6 }4 `再次批评花花，这样的请求肯定被问及多次，建议在笔记本首页记下来，下次回答就可以很迅速。
一时找不到，应该告诉对方一会回电再挂电话。
) ~% O+ e) g+ t0 D! c$ x由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，花花找了几个文件夹都没有找到。
档案管理问题很多，文件怎么可能没有索引标签呢？
这时，传来了敲门声，花花头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。
5 W  K6 ^! z& {* X) C0 n客人进来，站在门口等待。
. D; |. s4 t5 s& f- S: H: T花花没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”
4 v, n& L+ k2 C3 W参见之前发得接待礼仪，来人应礼貌接待，头都不抬，这很失礼。应先放下手头工作予以接待先。
; C  {9 I# D. d( p对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，相关公文仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访哈欠猪副总。”
# d6 D3 F) n' t5 g电脑文件还没有关掉，此乃大忌。
花花双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是东南亚骗子集团公司人力资源总监字母先生。你与猪总有预约吗？” ;
我认为这样回应也没有问题，不过可以直接称呼为字母先生，哈哈，是不是吹毛求疵呢？~:
字母：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
花花：“很抱歉，猪总出去办事了。”
字母：“那人力资源部大尾巴鱼总监在吗？”
花花：“我给你打个电话问问。”
( s, o9 W9 F6 A+ q花花提起电话正要打，人力资源部专员hrlizhigang敲门。
" b/ f' g+ K! K7 {花花便将话筒搁在桌上，说：“请进。”
花花问：“hrlizhigang，你们鱼总在吗？”
Zhrlizhigang：“鱼总外出了。”
首先没有预约的客人，要先私下询问被访者是否愿意接待客人。
电话不能搁在桌上，总机不能一直被占线。

$ o' p" `- {: \（字母心想：我难道来动物园吗？怎么不是猪总就是鱼总，还有别的正常一点的总吗，哈哈）
（乖巧猫猫：有啊，还有俺娇羞的猫总）
7 U9 X- v8 e$ S) R5 Rr字母 ）
花花对字母说：“要不你和hrlizhigang谈谈？这是我们人力资源的专员hrlizhigang。” *
; t9 X5 W8 _( E5 t1 }这样的建议不要主动提出。最好等客人提出。

字母沉吟片刻说：“你还是把哈欠猪副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。” .
0 L0 Y% @0 O- h. T! D花花立即说：“猪总的手机号码是13808888888。”
转述别人电话，首先要取得本人的同意。我本人最讨厌这个。
2 n; j. @, ^: e" }, J3 u字母记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”
* N2 q+ w: y) B* r# c& q花花说：“我送送你。”
花花送客去了。hrlizhigang发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。
4 n( E. n) s! s# V猫猫的电话呢？难道花花桌上2部？哈哈，不过也有可能。
' p7 f6 E/ a" E- W2 e即使是未播出的电话，也不太好，至少占用了一条线路。
) T2 W# d# c! w- G0 A

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lmc0726

这种秘书性质事务性工作一般比较难预计和规划，因此要平时做好自己的文件及时间管理，可以把重要需要集中精力做的事情放在下班时闭关做，以便提高效率。

风雨竹

回复 2楼 陌上雪 的帖子


, R/ @* ?% {( F: B    我想回答的你都回答了！我就不罗嗦了

yolanda_lu

回复 2楼 陌上雪 的帖子

; W9 ]; K1 x& |8 _5 H5 A
    你说的比我还全面，我就不说了。

skyforever

秘书临时性工作特别多，这时应该划分紧急而重要、紧急不重要、重要不紧急、不重要不紧急先后处理，还有就是基本的礼仪一定要掌握，毕竟秘书是一个形象窗口！

危机宝宝

感谢安爸的辛勤导演！支持一下
哎呀，要说的都被陌上雪筒子说完了
总结一下一枝花犯得错误主要有以下几大方面：
9 T( a9 t2 @4 _! h9 ~( o8 x( s1.做事条理性差；
2.保密意识差；
, }: h6 A  L3 \3.日常接待礼仪需要恶补。

Mark.Yao

作为行政工作的担当人员，日常在处理事务过程中最重要的一个原则就是：
+ M. n) k0 p$ Q; \必须分清重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急的处理方式。
很忌一件事情处理过程中分心去处理另一件事情。

忘羽

学习