如何处理日常办公事务

安安的爸爸

先插播条广告，安爸的新博文：年休假常见问题解答，请前往捧场，灰常谢谢！

. Y  ^2 ?- m3 f上海防忽悠公司的一枝花：秘书花花正在打印文件，电脑上显示的正是《给**局的请求报告》。
1 }- [5 t' T, d& l, m0 s7 M3 p9 @桌上电话铃声响起，花花立即接起电话：“你好，这里是防忽悠公司。”
9 e8 c# K# }/ P对方：“我是财务部的乖巧猫猫。”
花花：“哦，是猫总啊。”
乖巧猫猫：“我想知道公司的组织机构代码证号。”
花花：“你稍等，我马上就查。”她挂了电话转身在文件柜中翻找。
/ F7 y0 v3 _! G/ ^9 M由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，花花找了几个文件夹都没有找到。
这时，传来了敲门声，花花头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。
# W' n1 G8 k$ Q' F, Z客人进来，站在门口等待。
花花没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”
对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，相关公文仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访哈欠猪副总。”
花花双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是东南亚骗子集团公司人力资源总监字母先生。你与猪总有预约吗？”
4 u5 `. i. C0 g5 {字母：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
花花：“很抱歉，猪总出去办事了。”
- o7 F0 ^' H: T$ U字母：“那人力资源部大尾巴鱼总监在吗？”
9 U; U& b' e% p5 r5 r花花：“我给你打个电话问问。”
花花提起电话正要打，人力资源部专员hrlizhigang敲门。
花花便将话筒搁在桌上，说：“请进。”
花花问：“hrlizhigang，你们鱼总在吗？”
( \3 ]( u: W6 y- E& p$ @2 z/ Nhrlizhigang：“鱼总外出了。”
  f' L3 Y( W: S+ X9 ~（字母心想：我难道来动物园吗？怎么不是猪总就是鱼总，还有别的正常一点的总吗，哈哈）
& T/ n7 K( T5 _& x% n, }# U9 A（乖巧猫猫：有啊，还有俺娇羞的猫总）
0 u; ?- t% Z2 z字母 ）
花花对字母说：“要不你和hrlizhigang谈谈？这是我们人力资源的专员hrlizhigang。”
  @/ x6 l+ q; ^  K2 S# e字母沉吟片刻说：“你还是把哈欠猪副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。”
/ f8 {6 r. L$ k9 c4 M: {花花立即说：“猪总的手机号码是13808888888。”
字母记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”
花花说：“我送送你。”
  i) l3 f# y6 T7 V% S花花送客去了。hrlizhigang发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。

亲爱的各位筒子索子，请问花花在工作中犯了哪些错误，应该怎样处理日常办公事务呢？
. W6 U1 v, E# B+ C$ p, o积极解答者沉沦筒子和小雪筒子将积极加积分奖励，围观奖5分起，视解答精彩程度另有重奖！
( X, x- k- o" O0 w
; W4 F7 l  p! _: v7 A2 @(PS：花花和hrlizhigang强烈要求在案例中出现，即使是作为反面人物或跑龙套人物。满足上述筒子的愿望，呵呵，感谢上述筒子的盛情表演）
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你有没有见过这样的水，
从遥远的地方来到这里，
" G- A9 J2 L+ h" u她流淌过的地方发出些静谧隐喻的声音，
就在你的耳边，
+ I; q9 t" J! ^2 z( u! \她的声音就在你的耳边。
( d+ J$ r2 M1 A1 u( A, l! D2 G  Y- ~虽然她走了，
2 s9 d/ a$ @, W1 `* D, i3 a; j落满花瓣飘于水中。
( R' e: l5 v( a2 ~0 U' b她只是一条河流，
她流过你的面前，
她永不回头。
0 b5 C; G# F1 y* K, Q* Y% U
) n2 i8 b8 u( Z你有时候会想她是否真的存在过，
她还在不在，
8 D  ]: x/ `! x你问自己，
) ^. n; M/ l- \! \' l( t" r' b她真的在过吗？
* b( p/ U" \& c4 `3 c) @- u, Q她爱过你吗？
8 }8 G% M9 Z! @现在她还在爱吗？
或是她已经忘怀？
4 a. t5 P* q6 G  k& G5 h或是从不曾存在想念与依赖？
5 b, m; W& ]5 |. P# @$ \+ A
' e. X& h- E, d2 ^( t你是永远坐在岸上的人，
你点燃的烟火明明暗暗闪烁像夜空中的萤火虫，
* d7 }8 `# r" h% X8 a7 h  s" N你一直坐在岸边，
天完全黑了夜风拂过，
你看不见她的脸
4 T0 F& y2 \4 s' k3 M她的眼睛
美丽的眼睛
嘴唇和话语
她已经消失不见
) C3 o/ L- k8 W2 B1 R她是夜晚黯蓝色的眼泪，
一直流淌过你的心。
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冷漠新作《我还爱着你》
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9 |, a* _: [* B; t! _好久没有你的电话和消息
亲爱的你现在到底在哪里
2 K& x, X4 w7 P! E/ ?( h寂寞的夜里 心痛无法呼吸
' @3 ^/ Q, d, T我还深深爱着你

所有一切都已经变成回忆
让我最后一次说声我爱你
是我不够认真 伤了你的心
还是你已爱上别人

我还在爱着你 深深的爱着你
7 [6 e! W! N! {8 ]6 L你却冷言冷语轻描淡写的逃避
你说我并不是你的唯一
+ f+ g: P* r3 o2 \( W8 Z3 n要我放弃 收下这结局

4 r4 f5 g+ |; E# Q我还在爱着你 深深的爱着你
却只能换来一句请你原谅对不起
" s' C; C, E/ n* r难道爱情注定就是这样的结局
为何还要去留恋 去珍惜
( @; d7 G8 L5 t) B& O# n

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陌上雪

沙发终于是我的了
/ [+ c0 @; ?( S
上海防忽悠公司的一枝花：秘书花花正在打印文件，电脑上显示的正是《给**局的请求报告》。
8 m$ b4 O, z8 `% o: w这样的文件要注意保密，打印完毕立即关掉。
7 S8 B$ e9 |: A9 o
& Y$ h0 o8 W( ?. h* q' z桌上电话铃声响起，花花立即接起电话：“你好，这里是防忽悠公司。”



. F' P: r. M4 K对方：“我是财务部的乖巧猫猫。”
  I3 j- S3 D0 N花花：“哦，是猫总啊。”
乖巧猫猫：“我想知道公司的组织机构代码证号。”
花花：“你稍等，我马上就查。”她挂了电话转身在文件柜中翻找。
首先批评猫猫，组织机构代码证这样的复印件财务部一定要有最新版存档；
再次批评花花，这样的请求肯定被问及多次，建议在笔记本首页记下来，下次回答就可以很迅速。
# Q: Z( i# H8 I# W& L( k8 {# ~( s一时找不到，应该告诉对方一会回电再挂电话。
' \/ M0 e0 H, A. [+ c) Q5 f由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，花花找了几个文件夹都没有找到。
; s# D, V+ T. G# [+ E6 h8 `& c档案管理问题很多，文件怎么可能没有索引标签呢？
这时，传来了敲门声，花花头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。
客人进来，站在门口等待。
花花没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”
3 ^2 @! n3 x  o( @5 B8 m9 b参见之前发得接待礼仪，来人应礼貌接待，头都不抬，这很失礼。应先放下手头工作予以接待先。
* T( q9 b8 K, k* e6 r$ ~6 ^1 {对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，相关公文仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访哈欠猪副总。”
/ Y1 W' z! i2 O( P* _电脑文件还没有关掉，此乃大忌。
  D9 a, h/ w! S" o1 n花花双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是东南亚骗子集团公司人力资源总监字母先生。你与猪总有预约吗？” ;
我认为这样回应也没有问题，不过可以直接称呼为字母先生，哈哈，是不是吹毛求疵呢？~:
- X) I5 v" M, g$ f! M# o3 w! H6 P字母：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
花花：“很抱歉，猪总出去办事了。”
. k  ?' C8 M' H0 P, q  V' R6 W字母：“那人力资源部大尾巴鱼总监在吗？”
花花：“我给你打个电话问问。”
1 i# H) ]6 F5 N! f: u) B9 [花花提起电话正要打，人力资源部专员hrlizhigang敲门。
花花便将话筒搁在桌上，说：“请进。”
花花问：“hrlizhigang，你们鱼总在吗？”
Zhrlizhigang：“鱼总外出了。”
0 q( V9 g; r  L5 R5 m  N首先没有预约的客人，要先私下询问被访者是否愿意接待客人。
; z+ Q) U# X+ X/ v电话不能搁在桌上，总机不能一直被占线。

: b- e, H: K; f) J; e8 h（字母心想：我难道来动物园吗？怎么不是猪总就是鱼总，还有别的正常一点的总吗，哈哈）
% m+ G" h! C. _* l% G# r+ d) n（乖巧猫猫：有啊，还有俺娇羞的猫总）
: l1 S2 W1 h3 U  ~4 x$ Y: Ur字母 ）
花花对字母说：“要不你和hrlizhigang谈谈？这是我们人力资源的专员hrlizhigang。” *
4 D" {" v$ z6 z, _4 r, p: t5 ^这样的建议不要主动提出。最好等客人提出。
' Y% a8 P. G7 P; T' `7 {0 O' n
字母沉吟片刻说：“你还是把哈欠猪副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。” .
& P+ t) d$ E1 Z花花立即说：“猪总的手机号码是13808888888。”
/ @$ q+ c% y( e" [8 K! w* j2 ]转述别人电话，首先要取得本人的同意。我本人最讨厌这个。
字母记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”
; @% l' Y1 t+ X( W  @- v% ~花花说：“我送送你。”
花花送客去了。hrlizhigang发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。
猫猫的电话呢？难道花花桌上2部？哈哈，不过也有可能。
' S: A6 W% \& H, z1 H$ n' n( E) |& |即使是未播出的电话，也不太好，至少占用了一条线路。
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lmc0726

这种秘书性质事务性工作一般比较难预计和规划，因此要平时做好自己的文件及时间管理，可以把重要需要集中精力做的事情放在下班时闭关做，以便提高效率。

风雨竹

回复 2楼 陌上雪 的帖子

/ `. V4 ?! c6 H
: {2 _- U" c* }    我想回答的你都回答了！我就不罗嗦了

yolanda_lu

回复 2楼 陌上雪 的帖子
, Y( n' H/ r1 B3 a2 u
: _# [# ]3 ?8 m% X
9 ~9 A6 t8 D) s7 u) h" M    你说的比我还全面，我就不说了。

skyforever

秘书临时性工作特别多，这时应该划分紧急而重要、紧急不重要、重要不紧急、不重要不紧急先后处理，还有就是基本的礼仪一定要掌握，毕竟秘书是一个形象窗口！

危机宝宝

感谢安爸的辛勤导演！支持一下
: }4 ^0 ]/ m/ d% ~! C; q哎呀，要说的都被陌上雪筒子说完了
! n1 u. f# e  Z- C0 \, |总结一下一枝花犯得错误主要有以下几大方面：
1 g$ b( Z7 M  [; ?) h# [2 F5 E1.做事条理性差；
! ^( e7 V7 z0 C$ d2.保密意识差；
3.日常接待礼仪需要恶补。
- w  i7 m+ x& ]  N

Mark.Yao

作为行政工作的担当人员，日常在处理事务过程中最重要的一个原则就是：
% X* G" p3 r9 j3 m  s) j! H必须分清重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急的处理方式。
很忌一件事情处理过程中分心去处理另一件事情。

忘羽

学习