如何处理日常办公事务

安安的爸爸

先插播条广告，安爸的新博文：年休假常见问题解答，请前往捧场，灰常谢谢！
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上海防忽悠公司的一枝花：秘书花花正在打印文件，电脑上显示的正是《给**局的请求报告》。
桌上电话铃声响起，花花立即接起电话：“你好，这里是防忽悠公司。”
对方：“我是财务部的乖巧猫猫。”
2 n3 f% |9 ]) g花花：“哦，是猫总啊。”
/ h9 s" t" ^. d5 L; n, }5 d乖巧猫猫：“我想知道公司的组织机构代码证号。”
( q, o6 g, R& u  i% u  _花花：“你稍等，我马上就查。”她挂了电话转身在文件柜中翻找。
由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，花花找了几个文件夹都没有找到。
3 T% \0 D7 H4 D: M8 b# C6 {* n这时，传来了敲门声，花花头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。
客人进来，站在门口等待。
花花没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”
! I9 R; J, {6 ~6 e对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，相关公文仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访哈欠猪副总。”
( V. a& B9 L% |7 |9 U; m8 s' u7 p花花双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是东南亚骗子集团公司人力资源总监字母先生。你与猪总有预约吗？”
字母：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
花花：“很抱歉，猪总出去办事了。”
6 r& J2 d3 B4 e字母：“那人力资源部大尾巴鱼总监在吗？”
2 P; E4 b& {, o' T- v花花：“我给你打个电话问问。”
花花提起电话正要打，人力资源部专员hrlizhigang敲门。
" U# ?4 C$ M$ B! c% D! x( w花花便将话筒搁在桌上，说：“请进。”
花花问：“hrlizhigang，你们鱼总在吗？”
hrlizhigang：“鱼总外出了。”
5 |* v9 C: C0 Q2 d0 H8 G（字母心想：我难道来动物园吗？怎么不是猪总就是鱼总，还有别的正常一点的总吗，哈哈）
1 E  U" Y  y, M/ Y! H（乖巧猫猫：有啊，还有俺娇羞的猫总）
字母 ）
0 V* \/ `$ V6 f# Y" N! ]花花对字母说：“要不你和hrlizhigang谈谈？这是我们人力资源的专员hrlizhigang。”
字母沉吟片刻说：“你还是把哈欠猪副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。”
花花立即说：“猪总的手机号码是13808888888。”
字母记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”
, f6 C7 r7 E/ C/ p3 c花花说：“我送送你。”
, D+ o4 f, f# f: w$ }- V花花送客去了。hrlizhigang发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。
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3 k" E; G6 g8 j. ^0 r/ h亲爱的各位筒子索子，请问花花在工作中犯了哪些错误，应该怎样处理日常办公事务呢？
1 {: ^7 ?: f$ Y$ ~: |  D6 M( X积极解答者沉沦筒子和小雪筒子将积极加积分奖励，围观奖5分起，视解答精彩程度另有重奖！

9 c: `( E# O" s- }  ]3 N(PS：花花和hrlizhigang强烈要求在案例中出现，即使是作为反面人物或跑龙套人物。满足上述筒子的愿望，呵呵，感谢上述筒子的盛情表演）
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你有没有见过这样的水，
1 Z0 a, @# \3 j# @从遥远的地方来到这里，
  D' C. H, }; K% f; ^3 w; X% I她流淌过的地方发出些静谧隐喻的声音，
, u- i; I' T2 }( A5 [9 {就在你的耳边，
她的声音就在你的耳边。
9 V. L5 X: ^( i$ u+ }4 p虽然她走了，
落满花瓣飘于水中。
她只是一条河流，
& k6 j( \  r% {2 ~% z7 L- y* u7 w7 K: d她流过你的面前，
8 F7 p/ J6 M& T+ M) r: {6 W她永不回头。

, k; t. f; I/ }0 _0 ~( @  r1 O你有时候会想她是否真的存在过，
- w( |, S" B& j, l8 N, H% p她还在不在，
你问自己，
1 |  K# H% m5 F她真的在过吗？
$ J8 r) v" T; D' T: ^她爱过你吗？
  h4 L3 O# l! d1 O1 k: |3 P3 y: u现在她还在爱吗？
或是她已经忘怀？
或是从不曾存在想念与依赖？
$ ]- i  }& s, I# b) _" |
你是永远坐在岸上的人，
你点燃的烟火明明暗暗闪烁像夜空中的萤火虫，
& I  Q3 p# Z8 J, I你一直坐在岸边，
% H; W4 U4 _: ]& a+ J天完全黑了夜风拂过，
你看不见她的脸
! d. S( T% A3 Y& Y她的眼睛
美丽的眼睛
+ r# {. |& n7 r, M% ~1 Z% `8 K+ N嘴唇和话语
她已经消失不见
她是夜晚黯蓝色的眼泪，
- J4 v- G* C4 I# c4 \$ m一直流淌过你的心。

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1 h) o5 j/ f! m  I* z( c7 c
4 T- X. s- i& j4 @( H7 c& {1 z冷漠新作《我还爱着你》

好久没有你的电话和消息
  \0 F1 p- Q0 j( z8 N' X0 p) c亲爱的你现在到底在哪里
寂寞的夜里 心痛无法呼吸
4 ]9 Z  q/ n$ \$ w$ s我还深深爱着你

# @+ X6 i7 R5 H, R4 w, j所有一切都已经变成回忆
让我最后一次说声我爱你
是我不够认真 伤了你的心
还是你已爱上别人
/ ?4 s& A, ]% k
我还在爱着你 深深的爱着你
你却冷言冷语轻描淡写的逃避
你说我并不是你的唯一
8 q. R" R( m% B) C! s# {/ ^要我放弃 收下这结局

我还在爱着你 深深的爱着你
却只能换来一句请你原谅对不起
# x7 j& _) Z3 O, f) Q难道爱情注定就是这样的结局
  B. ]8 O' U; }  W3 D% Z0 m为何还要去留恋 去珍惜
5 y) h. m; s1 @# i4 u3 q4 X
& V; i; e# d; @& m: y8 q' @
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陌上雪

沙发终于是我的了
+ ^7 y+ A; A* [& |. z
上海防忽悠公司的一枝花：秘书花花正在打印文件，电脑上显示的正是《给**局的请求报告》。
8 p- @  W, J9 z! m0 @' y$ {8 g8 U这样的文件要注意保密，打印完毕立即关掉。

6 |2 ~8 X0 i% S" ]& }( z5 W, l6 F8 V* B桌上电话铃声响起，花花立即接起电话：“你好，这里是防忽悠公司。”
5 v: S5 o; W5 Z4 ^% D3 h

  s: b* }+ Y6 q$ ~4 D
对方：“我是财务部的乖巧猫猫。”
花花：“哦，是猫总啊。”
4 H! X1 r. x/ }( B! e乖巧猫猫：“我想知道公司的组织机构代码证号。”
0 a  c8 V$ H5 k8 V花花：“你稍等，我马上就查。”她挂了电话转身在文件柜中翻找。
3 Y2 y# p- e3 Z首先批评猫猫，组织机构代码证这样的复印件财务部一定要有最新版存档；
再次批评花花，这样的请求肯定被问及多次，建议在笔记本首页记下来，下次回答就可以很迅速。
一时找不到，应该告诉对方一会回电再挂电话。
; _, K7 \; @# k7 j" V6 }由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，花花找了几个文件夹都没有找到。
; s! h& G" g8 l档案管理问题很多，文件怎么可能没有索引标签呢？
% }# d2 q) v( G5 \( p* v这时，传来了敲门声，花花头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。
7 A. x) C. Z; \' W3 E客人进来，站在门口等待。
花花没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”
参见之前发得接待礼仪，来人应礼貌接待，头都不抬，这很失礼。应先放下手头工作予以接待先。
- n5 d: [' y+ @" g4 r对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，相关公文仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访哈欠猪副总。”
电脑文件还没有关掉，此乃大忌。
' ^5 x0 k# C5 P花花双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是东南亚骗子集团公司人力资源总监字母先生。你与猪总有预约吗？” ;
! P0 I0 s  V3 r2 k9 }6 q我认为这样回应也没有问题，不过可以直接称呼为字母先生，哈哈，是不是吹毛求疵呢？~:
; A( v/ ^# Q; X: D$ O字母：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
花花：“很抱歉，猪总出去办事了。”
( V' \* a1 z, ^3 `字母：“那人力资源部大尾巴鱼总监在吗？”
花花：“我给你打个电话问问。”
花花提起电话正要打，人力资源部专员hrlizhigang敲门。
花花便将话筒搁在桌上，说：“请进。”
花花问：“hrlizhigang，你们鱼总在吗？”
2 U9 M; o: B7 iZhrlizhigang：“鱼总外出了。”
4 Y" z& N% Q& W: a" u首先没有预约的客人，要先私下询问被访者是否愿意接待客人。
电话不能搁在桌上，总机不能一直被占线。

7 i# j: G( b: g/ d" g（字母心想：我难道来动物园吗？怎么不是猪总就是鱼总，还有别的正常一点的总吗，哈哈）
（乖巧猫猫：有啊，还有俺娇羞的猫总）
r字母 ）
花花对字母说：“要不你和hrlizhigang谈谈？这是我们人力资源的专员hrlizhigang。” *
& Y/ u7 i! e  O这样的建议不要主动提出。最好等客人提出。

6 V; E1 m; b  d! o( d4 S字母沉吟片刻说：“你还是把哈欠猪副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。” .
% B. I# i: Q% c5 x1 c/ _花花立即说：“猪总的手机号码是13808888888。”
0 `4 O1 Z) W8 {' n7 p$ s4 j转述别人电话，首先要取得本人的同意。我本人最讨厌这个。
字母记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”
花花说：“我送送你。”
; l- I0 t9 j6 q9 h* Q" }0 i- E) q5 P花花送客去了。hrlizhigang发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。
( P8 a  s: u) _3 J猫猫的电话呢？难道花花桌上2部？哈哈，不过也有可能。
即使是未播出的电话，也不太好，至少占用了一条线路。
! Y. a# z0 l$ ]5 `9 s# y
6 Z: I4 e& y! \; Z* R' R3 _3 R$ M




1 B2 J) u$ q. b2 T4 N' M& U

lmc0726

这种秘书性质事务性工作一般比较难预计和规划，因此要平时做好自己的文件及时间管理，可以把重要需要集中精力做的事情放在下班时闭关做，以便提高效率。

风雨竹

回复 2楼 陌上雪 的帖子


    我想回答的你都回答了！我就不罗嗦了

yolanda_lu

回复 2楼 陌上雪 的帖子
' _+ D& I( y0 ?- e4 p! B

0 R: L/ t9 A/ p" k/ ?    你说的比我还全面，我就不说了。

skyforever

秘书临时性工作特别多，这时应该划分紧急而重要、紧急不重要、重要不紧急、不重要不紧急先后处理，还有就是基本的礼仪一定要掌握，毕竟秘书是一个形象窗口！

危机宝宝

感谢安爸的辛勤导演！支持一下
哎呀，要说的都被陌上雪筒子说完了
总结一下一枝花犯得错误主要有以下几大方面：
1.做事条理性差；
' E$ O& I& ^) q4 k" p" ~2.保密意识差；
8 T( k7 x0 N/ h3 _/ b# @8 N3.日常接待礼仪需要恶补。
0 T1 |6 ^* \+ k. H

Mark.Yao

作为行政工作的担当人员，日常在处理事务过程中最重要的一个原则就是：
必须分清重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急的处理方式。
  W) [8 T3 R( K0 m3 [很忌一件事情处理过程中分心去处理另一件事情。

忘羽

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