如何处理日常办公事务

安安的爸爸

先插播条广告，安爸的新博文：年休假常见问题解答，请前往捧场，灰常谢谢！

上海防忽悠公司的一枝花：秘书花花正在打印文件，电脑上显示的正是《给**局的请求报告》。
' z% y4 `  ]- d2 J% V# S+ x桌上电话铃声响起，花花立即接起电话：“你好，这里是防忽悠公司。”
对方：“我是财务部的乖巧猫猫。”
花花：“哦，是猫总啊。”
: v/ u+ Q4 z) b( @8 f0 p# B乖巧猫猫：“我想知道公司的组织机构代码证号。”
5 N2 e( q0 `( b% [花花：“你稍等，我马上就查。”她挂了电话转身在文件柜中翻找。
由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，花花找了几个文件夹都没有找到。
1 E/ t$ K, d; `9 Q: k+ M! Y# U这时，传来了敲门声，花花头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。
  o5 u2 L( M4 B; _( X6 `+ H客人进来，站在门口等待。
- v) F/ I* p  i花花没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”
对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，相关公文仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访哈欠猪副总。”
花花双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是东南亚骗子集团公司人力资源总监字母先生。你与猪总有预约吗？”
字母：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
1 o2 s, e* b- P; G( _花花：“很抱歉，猪总出去办事了。”
字母：“那人力资源部大尾巴鱼总监在吗？”
% q+ M0 N: f+ e! q8 V8 J& x: ~花花：“我给你打个电话问问。”
花花提起电话正要打，人力资源部专员hrlizhigang敲门。
花花便将话筒搁在桌上，说：“请进。”
花花问：“hrlizhigang，你们鱼总在吗？”
7 h4 X+ u* t& L6 G! S5 ~, u9 K4 P! uhrlizhigang：“鱼总外出了。”
: T. R; _4 h; N7 N8 V& ?3 ^. X（字母心想：我难道来动物园吗？怎么不是猪总就是鱼总，还有别的正常一点的总吗，哈哈）
) I$ {- Q0 f9 g/ l  _（乖巧猫猫：有啊，还有俺娇羞的猫总）
字母 ）
花花对字母说：“要不你和hrlizhigang谈谈？这是我们人力资源的专员hrlizhigang。”
字母沉吟片刻说：“你还是把哈欠猪副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。”
/ {0 X, Y8 ^( V7 }& z5 X花花立即说：“猪总的手机号码是13808888888。”
字母记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”
花花说：“我送送你。”
花花送客去了。hrlizhigang发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。

, `6 t8 M! S" U: U; S9 i& G0 O亲爱的各位筒子索子，请问花花在工作中犯了哪些错误，应该怎样处理日常办公事务呢？
- S0 P$ x# |( q# f$ U积极解答者沉沦筒子和小雪筒子将积极加积分奖励，围观奖5分起，视解答精彩程度另有重奖！

' \) b' d; Y5 K7 D* C% K5 g(PS：花花和hrlizhigang强烈要求在案例中出现，即使是作为反面人物或跑龙套人物。满足上述筒子的愿望，呵呵，感谢上述筒子的盛情表演）
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8 R8 R: Y* c. [. t你有没有见过这样的水，
; W. u3 N$ h& W从遥远的地方来到这里，
她流淌过的地方发出些静谧隐喻的声音，
2 Q7 ~/ U* C# Y5 K8 ?' R  F就在你的耳边，
) ^8 A* i- h$ x她的声音就在你的耳边。
4 n- A! d$ \- O, P- n虽然她走了，
落满花瓣飘于水中。
$ {0 c" o$ p: a她只是一条河流，
+ A2 h( R. d1 N% n她流过你的面前，
她永不回头。
2 m) ]% e  s7 l  W# D9 F
+ h7 {" O- B/ |你有时候会想她是否真的存在过，
她还在不在，
你问自己，
她真的在过吗？
她爱过你吗？
现在她还在爱吗？
或是她已经忘怀？
或是从不曾存在想念与依赖？
! a$ [/ ]0 A7 Z, H
你是永远坐在岸上的人，
6 V4 u+ _" X* L6 J7 C你点燃的烟火明明暗暗闪烁像夜空中的萤火虫，
你一直坐在岸边，
天完全黑了夜风拂过，
你看不见她的脸
$ `" G0 c8 n( }9 A: ~2 ~6 I5 x她的眼睛
+ h% H- j6 Z2 O1 O3 ^: [( i) U, Z美丽的眼睛
嘴唇和话语
' q6 q1 S5 {! t( q2 t# M她已经消失不见
/ S3 l# x7 f8 B' Q她是夜晚黯蓝色的眼泪，
一直流淌过你的心。
: x5 |5 `; D. @4 ?
( k! w4 b/ V% H" n

. u0 w6 g. l  G+ ^3 g3 h3 ^0 `, Z# S4 _$ w冷漠新作《我还爱着你》
: s4 D  D" r' O. `6 D5 @
好久没有你的电话和消息
5 z4 K0 U, `$ U8 S3 Y" P$ E亲爱的你现在到底在哪里
寂寞的夜里 心痛无法呼吸
& M( G7 T& f) j, w; b3 H我还深深爱着你

4 I3 l% ^- _* O; U; s; a3 Z2 y所有一切都已经变成回忆
) w0 T' [3 p: R3 Q) W: t让我最后一次说声我爱你
是我不够认真 伤了你的心
& u% Y: }5 e0 E7 ]+ I4 C; k4 N: L还是你已爱上别人

5 D1 |* |- T1 q# b. F我还在爱着你 深深的爱着你
, |/ N1 T  _, q6 f: K& l6 x8 ^你却冷言冷语轻描淡写的逃避
! h5 I/ W8 J  S* M" Z. p你说我并不是你的唯一
要我放弃 收下这结局
) U6 u  v$ f: }2 M% J9 y8 Y
% |/ m, l$ [0 P我还在爱着你 深深的爱着你
) K# n. r2 r$ o7 F6 y却只能换来一句请你原谅对不起
$ ^% F3 ^7 u, k# V% [难道爱情注定就是这样的结局
为何还要去留恋 去珍惜
9 o% `' J8 E8 I- F$ x

陌上雪

沙发终于是我的了

上海防忽悠公司的一枝花：秘书花花正在打印文件，电脑上显示的正是《给**局的请求报告》。
这样的文件要注意保密，打印完毕立即关掉。
. @7 N$ i4 q2 ?' n! G" L
1 k3 e3 s- }8 y, d桌上电话铃声响起，花花立即接起电话：“你好，这里是防忽悠公司。”
2 i+ r  P, h: \( r3 A

. P+ J8 o/ D% d$ ~' p3 j1 [0 j
对方：“我是财务部的乖巧猫猫。”
花花：“哦，是猫总啊。”
乖巧猫猫：“我想知道公司的组织机构代码证号。”
花花：“你稍等，我马上就查。”她挂了电话转身在文件柜中翻找。
首先批评猫猫，组织机构代码证这样的复印件财务部一定要有最新版存档；
再次批评花花，这样的请求肯定被问及多次，建议在笔记本首页记下来，下次回答就可以很迅速。
一时找不到，应该告诉对方一会回电再挂电话。
1 T* _& j& f( o# B7 \由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，花花找了几个文件夹都没有找到。
档案管理问题很多，文件怎么可能没有索引标签呢？
" J, Y5 a# N' I8 B$ m这时，传来了敲门声，花花头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。
客人进来，站在门口等待。
花花没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”
参见之前发得接待礼仪，来人应礼貌接待，头都不抬，这很失礼。应先放下手头工作予以接待先。
对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，相关公文仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访哈欠猪副总。”
电脑文件还没有关掉，此乃大忌。
花花双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是东南亚骗子集团公司人力资源总监字母先生。你与猪总有预约吗？” ;
我认为这样回应也没有问题，不过可以直接称呼为字母先生，哈哈，是不是吹毛求疵呢？~:
字母：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
花花：“很抱歉，猪总出去办事了。”
字母：“那人力资源部大尾巴鱼总监在吗？”
花花：“我给你打个电话问问。”
. V* S6 H+ f: Q8 S0 q( _) x/ u! s# _花花提起电话正要打，人力资源部专员hrlizhigang敲门。
花花便将话筒搁在桌上，说：“请进。”
花花问：“hrlizhigang，你们鱼总在吗？”
Zhrlizhigang：“鱼总外出了。”
首先没有预约的客人，要先私下询问被访者是否愿意接待客人。
* X* Y7 ^9 X2 A电话不能搁在桌上，总机不能一直被占线。

. H& t0 Z: v1 A3 o, I8 e（字母心想：我难道来动物园吗？怎么不是猪总就是鱼总，还有别的正常一点的总吗，哈哈）
( f. r1 i. j7 ?* U  Z( y（乖巧猫猫：有啊，还有俺娇羞的猫总）
& F: a) C0 B: Z6 yr字母 ）
# ^& {! g9 q+ E, a. {' p花花对字母说：“要不你和hrlizhigang谈谈？这是我们人力资源的专员hrlizhigang。” *
这样的建议不要主动提出。最好等客人提出。
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字母沉吟片刻说：“你还是把哈欠猪副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。” .
花花立即说：“猪总的手机号码是13808888888。”
转述别人电话，首先要取得本人的同意。我本人最讨厌这个。
字母记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”
花花说：“我送送你。”
花花送客去了。hrlizhigang发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。
猫猫的电话呢？难道花花桌上2部？哈哈，不过也有可能。
* r% \- {) D: h% D即使是未播出的电话，也不太好，至少占用了一条线路。
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lmc0726

这种秘书性质事务性工作一般比较难预计和规划，因此要平时做好自己的文件及时间管理，可以把重要需要集中精力做的事情放在下班时闭关做，以便提高效率。

风雨竹

回复 2楼 陌上雪 的帖子


    我想回答的你都回答了！我就不罗嗦了

yolanda_lu

回复 2楼 陌上雪 的帖子

: p" S4 _5 [5 H0 j/ r9 s& [* r
    你说的比我还全面，我就不说了。

skyforever

秘书临时性工作特别多，这时应该划分紧急而重要、紧急不重要、重要不紧急、不重要不紧急先后处理，还有就是基本的礼仪一定要掌握，毕竟秘书是一个形象窗口！

危机宝宝

感谢安爸的辛勤导演！支持一下
- W3 `' V. Z( V. N" q哎呀，要说的都被陌上雪筒子说完了
/ i: ~/ X* x8 |% K% E8 {- \* X总结一下一枝花犯得错误主要有以下几大方面：
1.做事条理性差；
2.保密意识差；
3 E% S7 p; c  P3.日常接待礼仪需要恶补。

Mark.Yao

作为行政工作的担当人员，日常在处理事务过程中最重要的一个原则就是：
必须分清重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急的处理方式。
0 ^$ w5 `4 V3 ]/ y2 F" u! s很忌一件事情处理过程中分心去处理另一件事情。

忘羽

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