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7楼
发表于 2009-11-25 20:12:00
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|楼主
回复:第一次做总经理
第四章 启动改革
& J8 Y7 m3 x/ F$ F' W一、 拟定改革计划(1)& L/ @7 }2 F3 d: @7 x
在了解发现这些情况后,李卫不是感到沉重,而是不禁佩服起林总:这样的企业都能活下来,厉害!
; E( W7 ]; X* z7 A( {/ | 不过李卫倒不感到忧虑,虽然他发现的问题一大堆,心理素质差的人乍一看挺容易被吓倒,但他认为世间万事万物只要抓到事物的本质,解决本质性的几个问题,很快就能扭转乾坤,至于其他细枝末节的问题在之后的过程中将逐步会得到解决。每当在剪不断,理还乱的时候,李卫往往不是去理,而是快刀斩乱麻,杂七杂八的大事小事纠集在一起的时候,如果理下去,会陷进微观的细枝末节里出不来,最后导致迷失方向,从而无法宏观掌控事务的轻重缓急。李卫其实是个非常注重细节的人,但随着职务越高,特别是做到了中高层管理者,应该做到:把握宏观,选择性地关注微观,但不能每次都一头钻在微观出不来,否则容易走火入魔,关键是要在宏观与微观之间把握适度,宏观是掌握方向,微观是反映执行落实的结果,二者能够起良性循环的作用,“战略决定成败”和“细节决定成败”都没有错,大源于战略,强源于执行,企业做强做大必须是正确的战略加有力的执行一个都不能少,战略反映方向性问题,细节反映执行力问题,角度不同,如何合理地把握适度原则,这就是“中庸”之智慧。
: r* u0 X( @5 U9 Y, J 世间万事万物都是矛盾的统一体,黄金分割、8020原理,李卫认为这些都是中庸之道的自然或社会表现形式。月亮离地球太近就会因凝聚力过强而坠落到地球上成为一块大陨石,离地球太远就会因离心力过大脱离地球引力而飘走,而38万公里的距离就是地月之间合理适度的平衡点,中庸之道绝不是一般人认为的和稀泥的意思,而是驾驭矛盾的高级技巧。, `) i; v0 H0 N7 g1 X7 @* W7 E
当前利风的本质问题是:
6 _" I( H. G) j O, Q8 H: Y6 b; N • 计划混乱( R3 v' p& _6 w; H( r) z! ]- s) d
销售没计划、生产没计划、人员没计划、资金没计划……总之一切都是跟着感觉走,缺少预测性,而当前最紧要的是把主生产计划(MPS)、周生产计划、外协计划、出货计划做起来。在订单型企业中,所有的材料计划、人员计划、设备计划、资金计划,都是以生产计划大纲或主生产计划(MPS)为龙头。
4 Y% M$ N! y5 R' }9 z7 t+ W 把滞线、滞仓的半成品逐步清理完,盘活资产,将呆滞物品转成现金流。
, |" Y5 [) C5 f) ]( D4 a6 i3 ` • 组织结构不合理/ X% |/ R! H9 q1 n0 C p
清理呆滞品的同时,组织结构重新进行调整,将业务功能相近的板块合并,扁平化组织结构,明晰部门职能、岗位职责和权限。 P# _8 u; q) A3 C4 R, l
将这两项作好后,再来整合管理体系及优化企业文化。李卫认为只需三个月左右的时间,他就可以制止住这种恶性循环,扭转过来往良性的轨道上走。/ y- r& |! D0 q/ H0 B, i' ^0 [" |7 M
通过初步的了解,除了张晓杰的技能素质勉强可以担任品质主任,以及马祥安对产品的熟悉程度勉强可以担任技术主任外,其他人则达不到部门经理的要求,这些人的思维观念之陈旧,技能之缺乏让人吃惊,李卫明白,必须引进活水进来,搅活这潭缺乏生命力的死水。李卫明白,这时候他最需要的就是人才,能帮上手的人才。
; | _; V/ s9 ~: G/ } 李卫打算如下设计组织结构(见下页附件,注:下图组织结构中的厂长是珠三角三来一补企业在一定历史条件下一个比较独特的岗位,与一般企业的生产厂长意义不同):6 t( B7 W) K, E4 `8 @
对于马副总,从这段时间对他的了解,以及李卫和他打的交道看来,他自律性太差,缺乏管理魄力,过份会“做人”而不会“做事”,什么都一种无所谓的态度,而且满脑子的国营企业思维,无论技能还是综合素质,他做个部门经理都不称职,李卫打算让他只负责业务部,但林总交待过,马副总沟通能力还可以,技术理论也行,就让他管理技术和业务两个部门,李卫刚来,也不能一下弄得太过火,毕竟人家还是个副总,就依林总的意见。9 ^9 v. w( B' @0 {4 _9 Y7 m1 v
对于马总监,本来李卫开始打算让他负责生产和品质两个部门,但从这几天的沟通面谈,以及培训上的表现来看,他的能力不会很高,责任心也不强,在培训上非常消极地参与,缺乏组织能力,而且从沟通面谈的情况来看,他的思维观念陈旧,也是满脑子的内地国营企业观念,他不够格担任一个部门经理,李卫看过他的简历,他前面工作的三家企业都是国有企业,而且和铸造毫无关系,仅仅是在大学学过铸造专业而已,他毕业已经10年,如果大学的知识在毕业后不继续使用并且不断更新的话,他大学学的那点铸造知识基本已经折旧完毕(后来的工作中证明了这一点),可能机械方面的知识还懂一些。他在前三家公司,主要担任电子产品工艺工程师和电子厂生产课长(主管)。但既然林总招了他做生产总监,那就凑和着当生产经理用吧,只不过生产总监下面不设经理罢了。
$ b% N! ^9 U2 z, k3 _. u 至于老板娘,只有初中毕业,老板认为她已经不能全盘管理财务部,需要一个财务经理协助她,想让她退,又不想让她全退下来。李卫打算让她负责审计,放在总经办,将来给她配个审计员教教她审计,监管并审计公司的财务,这样让老板也放心。
* A9 D$ x( l4 \' y* `1 ~第四章 启动改革
. e% S/ r+ C- a, Z# H) X# {3 k一、 拟定改革计划(2)
4 I/ t7 n$ i" a' x1 H! D 当前需要招聘行政人资经理、生产计划和物料控制(PMC)经理以及财务经理三个职位,李卫做过人力资源经理,非常了解一些中小企业根本不重视人力资源,或者只是嘴上重视但实际上根本不重视或者不知道如何重视。他非常佩服华为的任正非,他认为华为是中国第一家把人力资源置于战略的高度来对待的。而很多企业,把开创性的人力资源与事务性的人事混为一谈。人力资源方面必须要有一个专业一点的人来做,而且不是等到企业发展大了才重视,而是一开始就要重视,我们不能做到像华为一样,但至少也要先学形式,经常学形式慢慢就会学到实质神韵。) l* z8 Z: I1 m- |5 A
至于PMC经理,公司当前的瓶颈就在于整个PMC部门的缺位,所以非常紧急。7 R8 s* E& X R. Q% C/ R
财务经理也需要到位,现在都2005年4月了,可是财务账目连2004年10月的还没做完,真不知道财务部那些人在干什么,李卫还以为是成本核算非常麻烦,一了解,发现没有成本会计,根本不需要成本核算,那就真搞不懂为什么半年前的账目还没完成。# N6 r T9 t6 |, x( e/ X/ J
生产主任王兴国:高中毕业,比较夜郎自大,对生产管理系统不熟,缺乏基本的生产管理技能,对PE、IE这一块更是茫然。因此,让他做回加工主管。而且加工部200多人,里面搅和成一团粥,现在又没有数据报表,外人根本弄不明白他们里面在干什么,根据楼层不同,拆分成加工一部和二部。9 l3 e, p, T& Y, S) ~/ }
厂务副主任(相当于行政副经理,厂务主任胡越在李卫加入前被老板炒掉了)张新江:中专毕业,50多岁,平时也只是负责厂房修缮等事务,对人力资源管理可谓一窍不通,让他做总务主管吧。$ e) X: P- R" h: f
物控主任黄胜:高中毕业,实际上负责的仅是仓库这一块。就做仓库主管吧。' k& X a0 D" ]9 S
业务主任秦立章:大专毕业,原来在内地国营企业做工程师,刚进利风时是做技术副主任,后来调到业务部做主任。据老板和老板娘讲,他的沟通能力很差,脾气很大,得罪了很多客户。他现在实际上负责的工作主要是报价而已。让他做销售兼报价工程师。业务部就改成营销部,由马副总兼任营销经理。: a! @+ X' h# w
财务主任方朴风因为月底辞职就不用降职了。
2 r8 n% Z% A" e; k6 r2 u8 q 财务总监助理张涛,让他担任往来会计,负责应收和应付这一块。
" H0 p, I( V* ^* K- j3 m1 u# f N 人事主管许庆功,高中毕业,40多岁,人比较老实,主要负责是一些社保、暂住证等外勤事务性的工作,对人力资源肯定不熟,让他做副主管。
\: b, e0 P& n3 ~ 人事副主管靳茜,28岁,大专毕业,人看起来比较勤快,学习能力也还不错,虽然不懂人力资源,但只要上司会培训,应该还是有发展的潜力,让她做人力资源主管,许庆功负责一些外勤事务性的工作。4 ^0 m2 Y6 R4 J( H3 G: x! h
所有的技术都集中在技术部,技术部集中在技术主任一人身上,必须加强生产部和品质部的现场技术能力,招聘生产工程师、工业工程师(PE/IE)和品质工程师(QE),技术和管理分两条线,免得官本位的思想让员工在职业发展通道上打架而导致人才流失。* n7 f' j) M. l R
将这些主任降职还只是打算,在没招到几个经理之前,不能让他们知道,但可以先进行组织结构的设计。
5 t2 ] _. B6 s9 W) N 如果按照以上组织结构,李卫初步拟定这两个月的工作,李卫明白,现在还不能去搞品质管理体系文件和行政管理体系文件,手下得力的人都没有,搞这些“虚”的东西只有死路一条,只有先将货做出去,满足客户需求才是上上之策。
) x3 t8 P* |- B6 q! E! Y 初步的计划李卫不想拟得太细,只拟一个框架,李卫根据以往的经验,对一个企业细节的情况真正全部摸熟,最起码要有3~6个月的时间,今天认为这是一个大问题,可能过几天自己会发现一个更大的问题,或者因为人员的变动而需要调整计划,所以,变革初期的工作计划最好只做三个月内的工作计划,三个月情况熟悉后再做更长期的计划。+ M# \& ~% G6 q
第四章 启动改革5 C- F' C0 \5 ?3 A; }" L
二、 改革组织结构) S. N ]) g- y4 V2 q k! ~
李卫没想到反对这个组织结构最激烈的就是马总监,李卫将组织结构图交给林总、马副总和马总监一份,马总监看完后,马上表示反对,他认为自己只管一个生产部门太少了,他应该管技术、生产、品质、PMC,而且,他认为PIE应是独立于生产的一个部门。当天的讨论,争执得很激烈。
4 _& E3 T- X5 g) j 当天的讨论没有结果,林总让大家再考虑一两天后再讨论,讨论完后,马总监马上到马副总办公室,关起门来商量什么。, N0 N" g: W8 a1 d- S
过了两天,第二次讨论,马总监和马副总的意见出奇的一致,马总监同意马副总管技术和业务两块,但马总监认为自己有能力管技术、生产、PMC三个部门,老板娘担任财务总监,下设财务经理。李卫看到自己处于弱势,组织结构调整,涉及权力的重新分配,李卫知道要适当妥协,于是同意马总监管理生产和品质两个部门。老板也认为既然马总监表示有能力,就让他管三个部门。
- ^5 D/ g5 c: U3 N& D1 a 组织结构不能妥协太多,马副总管营销和技术部,如果生产总监管生产、品质、PMC三个部门,老板娘担任财务总监下设财务经理管财务部,那么总经理岂直接管的只有行政人资部?岂不是把总经理架空了,这样就没必要设立总经理了。话一挑明,老板就明白了,马上同意李卫的方案。+ R$ z7 e0 c7 L# F4 r) x1 b
最后决定,马副总管技术和营销两部门,下设技术和营销经理;生产总监管生产和品质两部门,下设生产和品质经理;老板娘仍然担任财务总监,下设财务经理,等以后财务经理熟悉了之后,退出来负责审计,不直接管财务。至于PIE,生产总监和李卫还在争执,生产总监坚持PIE独立出来。+ R% x/ \% V$ O' z
第三次讨论组织结构,李卫发现马总监和马副总完全站在同一战壕上,马副总说的马总监马上支持,马总监说的马副总立马支持,李卫已经明显看到他们是在联合攻击自己,李卫不想和他们继续耗费精力:一个400人的小企业,有必要单独设立PIE部门吗?
/ I6 @7 Y! z) v9 n. k 最后林总还是觉得李卫的话有道理,同意了李卫的意见。但马总监提出,技术部马祥安和品质部张晓杰还不具备经理的能力,只能做副经理。于是第一次组织结构就变成:- M) N$ _% @& p5 ?2 e
! O2 P& v2 i/ t# ]- ^; W 这次组织结构的调整,将助理、组长等层次取消掉,组织结构从7个层次精减为5个层次,李卫决定等几个部门经理招到后,再正式宣布组织结构的变动。 h1 }5 C* G9 f' D6 G3 K
4月底组织结构公布后,张晓杰就上来找李卫抱怨:- A& f$ }5 D$ d& ]% u
“李总,您上次讲的《组织结构的设计》课程,中小企业组织结构尽量要扁平化,一个管理者的管理幅度根据工作性质的不同,一般在3~8个直接下属,哪有管2个直接下属的呀,很明显是因人设岗嘛!”
2 o$ h, c3 _) D/ h2 \2 D% e: e8 q 不管张晓杰是否猜到,李卫不能告诉他内幕,只能用“这是老板、老板娘、我、副总、总监五个人商议多次的结果”来堵住他的嘴,过多的话,也没必要去解释。
: j3 {" ^& W, U. S3 p第四章 启动改革
/ U8 B$ `! w# Q! B6 K3 [三、 建立改革队伍(1)
8 N7 u) b, S% Z; U 大型企业与中小企业招聘经理人的要求是不同的,大企业的各种系统已经建立,不管是总经理、经理还是工程师,都只是这个机器系统当中的一颗螺丝钉,所起的作用是锦上添花的细节完善工作。而中小企业不同,它缺乏系统平台支持,他需要一帮经理人能为之建立一套系统,ISO9000、TS16949、ERP、营销体系、人力资源体系、技术管理体系、生产体系等等,是属于发动机而不是螺丝钉的工作,需要的是根据中小企业的现实,参考一些优秀大中型企业的管理,对中小企业进行量体裁衣的创造性工作。一个是管理工作,一个是管理变革工作,一个侧重稳定,一个侧重变化,这是完全两种不同性质的工作。
! X# u, Z2 D7 v% F. L/ v0 b 大公司有完善的制度、流程,只要熟悉这些规则就知道进行日常的管理,而中小企业没有这种管理平台。打个简单的比方:首先要搭台,然后才能唱戏,这与在别人搭好的台上唱戏是两码事,有的人只有唱戏的本领,却未必有搭台的本领,或者有的人根本不想搭台,只想唱戏。
0 e! @ I1 U8 S 举个例子:在中小企业,大家的经验都存在自己脑中,数据的收集是缺少系统支持的,如果招一个生产计划及物料控制经理(PMC经理)进来,在缺少数据支撑的情况下,他会根据初步了解的一些粗略信息来做生产计划和物料需求计划,这样的计划是生产部门接受不了的,因为准确率肯定不高,于是生产部门就会指责PMC经理只懂得理论,实际操作起来瞎搞一通,甚至还不如自己做的好,乃至不断向高层投诉,高层也不懂其中的因果关系,问题多了就批评PMC经理。PMC经理在多次受指责后就会抱怨:公司以前管理基础太差,产能数据缺乏、仓库数据不准、采购前置期无法确知、生产周期不稳定、标准损耗数据缺乏、甚至BOM表都没有。这些数据缺乏是导致计划不准的原因,于是他开始亲自收集各种数据,却把本职工作丢在一边,结果花了几个月,数据也没收集好,其他地方问题又一大堆;或者逼着其他部门要数据,却不知道如何指导他们建立数据体系以取得数据,于是双方互相指责,结果满腔激情进来,一腔怨气离去。就如胡润做中国富豪榜,因为中国不像西方一样,企业和个人的税收数据都是公开透明的,自然其中国富豪榜的准确性大打折扣,但不能说胡润做的方法是错的,随着国内各种信息的一步步透明,他的富豪榜肯定会越来越准确。因此有变革经验、懂系统的PMC经理,他不会自己去收集数据,他会指导各部门建立收集数据的流程、制度、报表体系,指导各部门如何收集数据,并寻求上司支持,根据主生产计划逼迫各部门有计划有步骤的收集完善各种数据,随着数据的完善,他的计划准确率则越来越高,产值不断上升,他的业绩也就一步一步展现出来。如果讲到如何做生产计划和物料需求计划,相信一般的PMC经理都懂,但在没有数据一片混乱的情况下如何找准切入点,有条理有步骤有组织的建立生产计划和物料需求计划系统,则是另一门课题,也就是说:在资源最缺乏、最糟糕的状态下如何组织开展工作,则不是每个PMC经理都懂的。懂得如何在缺粮少弹的情况下组织战斗并且取得胜利,这就是一般管理者与管理变革者的区别,这就需要丰富的经验和应变能力,因为每个战斗环境都是不一样的。; [- o7 L( R% W6 B: G$ z
有的经理人在大中型企业有较完善系统支持的平台下能很好地工作,但到中小企业变革建立一套系统,则不是强项,招到一个缺乏创造力,对系统不熟,只懂管理而不懂管理变革的经理人,他会生搬硬套不分阶段、不分时空将大中型企业的制度和流程全部搬过来,只有那种大中型企业和中小企业都工作过的人,非常了解中小企业异同的人,深谙中小企业文化的人,有系统思维,适应能力强的人,才是中小企业经理人的优秀人选,这种人知道什么时候该穿什么衣服,知道如何对诊下药。这就是中小企业的人到大中型企业容易适应,大中型企业的管理者到中小企业难以适应的原因之一,而且在大中型企业借助一个系统平台成功的经理人较多,但到中小企业进行管理变革成功的经理人比例就少很多了,李卫看过有一些大中型企业的经理人一到中小企业,特别是缺乏中基层工作经验的,面对一大堆问题,很多人根本就找不着北,无法一眼洞察问题的本质,结果没几个月就被迫离开,其中不乏一些有优秀学历和大公司背景的职业经理人。即使学过组织变革方面的课程,但管理变革过程中可变性因素太多了,实践起来可能捉襟见肘,因此,到中小企业的经理人所具有的素质要更全面,不仅要懂大中型企业的管理,而且还要懂如何变革,不仅要懂理论还要有实践,最好参与过中小企业的改革,而且不但要目光远大,还能从脚下做起。
9 Q/ C# i5 }5 I. U第四章 启动改革; Y) p' K$ ]) Y/ z
三、 建立改革队伍(2)6 m T$ e4 x3 v$ ]& J
小公司没有职务说明书,更没有建立素质模型和任职资格评价体系,自然没有什么结构化面试之类的,李卫只是根据自己的经验和企业的现状决定几个部门经理的招聘条件,李卫根据这些条件列了几十个问题。
( V0 o p& L6 ]- G" G+ b 在一边讨论组织结构的时候,李卫的招聘工作就已经开始进行了,李卫白天在几个信息网站收集应聘资料,晚上就打电话进行面试。
1 |, m5 U% G' o' E% ~+ M 李卫通常电话面试或直面面试的时间控制在30~60分钟,因为以他的面试经验,两个人谈到一个小时后,一般会出现移情效应,影响自己的判断力。
6 I0 {; s1 J& U L$ |1 `" R" n' Q 李卫每天从应聘资料中挑选,以及自己搜索一些简历,每个职位从中挑选5~8份简历,准备晚上电话面试。李卫经常晚上抱着电话,从晚上6点多一直打到10点多。有面试者很奇怪,问李卫为什么晚上打电话面试,而不是白天?李卫解释白天大家很忙,或者在车上不方便,而晚上比较安静,适合电话面试,而且电话面试合格后,再来公司面试,可以降低双方的时间成本。
7 A [; r# \/ ?( K 李卫每个职位各挑了5、6个人到公司面试,为了方便,李卫尽量安排在周末面试。行政人资经理有两个候选人不错,两个人经验等都比较丰富,技能素质也还不错,李卫从两人的眼神中,感觉一个叫陈远鸿的人比较正直一些,而另一个江湖习气看起来浓些,李卫心里还是比较钟意陈远鸿。
r0 w, q2 T1 A# Z( Y" t7 t! n 李卫在电话面试时,他通常会花八到十分钟将公司的优势、缺点、困难,以及老板的想法以及自己的一些战略设想都给他们说了,他们很感兴趣,他们以前在应聘过程中,主考官大都会隐瞒公司的问题,一般是谈公司如何如何好,而一加入后,才发现这也是问题那也是问题,根本没有主考官说的那样好,于是有一种被欺骗的感觉。从来没有一个总经理会把企业的优点、缺点,所面临的困难以及将来的打算告诉他们。他们听完李卫的描述后,心里有一种冲动,期盼着和总经理一起共同打天下,他们心里有一个心理底线,知道公司有问题,自己来了需要来解决这些问题,如果自己没把握就不敢加入,甚至不敢来公司面试。李卫后来才知道,当时陈经理有两家公司可以选择,他选择了利风,就是因为总经理能把心里的想法如实的告诉他。
- Z: |; R+ o$ q1 A* v 李卫把这两人都推荐给林总,由林总最后选择。2 J# l3 C* v" |. E& M. S4 K6 ~
最后,林总选择了刘晓慧和陈远鸿担任了PMC经理和行政人资经理,林总认为刘晓慧冲劲足、属于那种风风火火型的女性,适合做PMC部经理。陈远鸿非常好学,一个不断学习的人才能与时俱进,这一点李卫倒非常认同,后来有一次李卫到陈远鸿家里,发现他宿舍满满两个书柜,主要是人力资源、法律、英语等方面的书,据他说,他看完了130本人力资源管理的书籍。李卫也非常爱看书,不过,陈经理的书都比较专业,而李卫看的书则面比较广。李卫看书的观点是:读万卷书,还得行万里路,光读万卷书的人太理想化,光行万里路的人太现实江湖气浓,只有一边读,一边行,将读的理论在行中实践,才能事半功倍,有理想又能基于现实从脚下做起。$ {2 J5 S0 w: k: H! |$ s
面试财务经理,理想的人选不多,有理想的人选要价又太高,利风的财务是一片混乱,财务经理要能根据中小企业现状逐步建立财务内控系统,对ISO9000流程也应该熟悉,如果对ISO9000运作流程不熟,对于流程中的一些漏洞就无法监控到位,而很多财务经理通常就财务论财务,对周边部门的运作根本不熟。《华为基本法》第七十二条规定:没有周边工作经验的人,不能担任部门主管。是非常有道理的。没办法,只好矮子里面拔高子选了几个人呈给林总和老板娘,可惜林总满意的,老板娘不满意,总之三人难达成统一意见,不过,李卫和老板娘倒倾向于一个叫叶胜萍的,老板认为她魄力不够,李卫倒认为她魄力一点都没问题,她的思路非常清晰,看问题也能一眼看到本质,只是感觉她的计划性条理性差一点。(后来录用了她,真的发现她有粗心的毛病,粗心的人计划性条理性比较差,犯了用财务人员的大忌。)继续招了一断时间,一直难找到合适的,最后林总同意李卫和老板娘的意见,录用叶胜萍。
/ d8 N8 J5 i+ I- R U第四章 启动改革, B3 G! d# i; W3 u
三、 建立改革队伍(3): [# g3 q0 x, H5 A
将来复合型的管理人才会越来越吃香。比如20世纪90年代做销售的,能拉客户吃饭把产品卖出去就行了,而现在做一个营销管理人员,必须懂得供应链。李卫有个朋友在国内一家较为知名的电子企业工作,这家企业开发了一款新电子产品,营销部门在做市场预测时,凭感觉多预测了30000台库存,结果积压在仓库没卖出去,一台成本就算700元,也就是2000多万,一个季度的利润可能就没有了。他们的企业上了ERP系统,但很多人不熟,如果懂得利用了ERP或CRM系统,每天根据市场终端的需求数据,及时汇总分析,反馈给生产,加快产品周转,绝不至于积压如此多的库存。这就是单一技能的人才将来会逐步被淘汰,复合型人才将来更受欢迎的原因。6 _8 ]) C s# c& U! J
李卫在前几年就一直学习研究生产运营管理和人力资源管理,对生产运作系统的熟悉,可以使他非常熟悉流程,加上他对人力资源的学习和实践,所以任何一个点上的问题,他马上可以追根溯源知道是哪里出了问题,是人为问题还是体制问题,体制问题是制度流程出了问题还是企业文化出了问题,如何治标及如何治本等。而且他在钻研这两个部门管理的同时,还不忘经常看些战略、营销等方面的书,以丰富自己的管理知识面,从专才往通才的方向走。李卫值得骄傲的两个事例是:! I) R4 W7 X5 f1 o6 J
一次李卫一个亲戚办厂,想买一家企业的一套进口旧设备,亲戚请李卫帮他谈判,李卫的朋友说能21万买下就非常满意了,李卫花了两天进行调查摸底,掌握了大量的行业信息和此设备的数据资料,包括国产新设备的性价比与此旧设备的性价比,李卫找出此旧设备的诸多毛病,并通过各种分析使卖主相信这种旧设备现在不卖,以后很难找到买主,结果李卫一人对付三个人,卖方在李卫组织严密的紧逼下不断让步,以为李卫是这方面的行家,最后17.5万就拿下了此设备,而实际上这套旧设备价值不低于24万。
- U. i) n A X# i 还有一次,李卫有个在民营医院做医生的朋友,想转行做市场,求助于李卫,李卫网上搜集了其医院以及其医院竞争对手各种资料后,以他的名义针对他们医院写了一份市场分析报告,结果他把报告交给老总和院长后,老总和院长非常惊讶,一是惊讶这份报告如此具有广度和深度,二是没想到公司卧虎藏龙,这么一个人才居然潜藏了几年没被人发现,于是招集全院的中高层集中学习。老总和院长想调他去市场部,李卫则怂恿他做市场部经理,李卫用了三个月的时间,通过电话和邮件指导这位朋友,李卫吸收了某知名保健品公司的一些市场拓展策略,独创了一套针对医院的营销方法,结果这位朋友做出非常不错的市场业绩,而且越做越自信,在行业内也开始小有名气。珠三角S市的其他民营医院只知道打电视报纸广告,从没听过这种低成本高效的市场拓展方法,导致其竞争对手都想办法来偷他们的方案和资料。这位朋友按李卫培养他的方法来培养部属,结果培养的部属也被行业第一的竞争对手挖走了。一年后,李卫发现S市的其他的民营医院也开始采用类似的策略,他们怎么都没想到,这种市场策略居然是一个外行引进来的,只可惜这些医院只学到点皮毛。" @9 h% L, R& e* S; j, ~
这两件事让李卫知道了自己在营销和谈判方面的天赋。李卫相信,将来的经理人,单一技能的经理终将被淘汰,复合型的管理通才更有发展空间。) g1 E) S7 l7 b8 L# V
陈远鸿和刘晓慧确定在中旬来上班,厂里的宿舍不够,李卫让人事主管许庆功去找找房子,找了两天,李卫去看了都不太满意,这几天下雨,李卫下了班还是和许庆功一起去找,终于在第三天找到合适的住房,李卫松了口气。 h7 P H7 n; t& t- B
刘经理暂时还不想将所有的行李物品搬过来,陈经理打算搬过来,李卫安排公司的货车,并叫许庆功安排两个员工去帮陈经理把行李搬过来。陈经理和刘经理都很感动,第一次见到公司派车派人去帮他们搬行李过来。而且,床和办公桌都帮他们配备好了,虽然桌子是公司旧的办公桌,李卫也和他们解释了一下:“小公司,先用着,等我们做出了成绩再换好的。”但陈经理和刘经理依然很满足,他们满足的也许并不是公司提供的这些物品,而是公司对他们的一种态度、一种重视的态度。6 T+ @2 x, @9 @: f2 C, t
第四章 启动改革
5 m- D r' R( i三、 建立改革队伍(4)
) J& t1 F7 D4 E8 x5 g+ U0 ~ 陈经理和刘经理不知道而已,李卫以前找工作的时候,应聘过一些公司,还是一些大公司,包括一些所谓的高科技企业,给部门经理、主管提供的宿舍,居然只有一张铁架床,李卫怎么都无法将这些公司的形象和铁架床联系起来,虽然李卫不怕吃苦,打地铺也能睡,学生时代睡了多年的铁架床,可这体现了一个企业高层对人才是否重视,如果一个总经理说重视人才,但只开八百一千元工资,无论他嘴上说得天花乱坠,估计没有人会相信。李卫相信很多公司的老板和总经理都很少到员工宿舍去看,所以,李卫在这种“以人为本”的企业呆了一天就跑了。李卫正是因为很少受到这种重视,所以对重视人才更有深刻的体会,特别是开头,好的开头等于成功了一半。
0 {9 V ]! H8 U( b. O “以人为本”是根据马斯洛五层次需求论演化而来,在中国几千年封建专制思想影响下,别说以人为本,能像墨家、佛家那样平等兼爱、尊重别人人格尊严的都极少,人格尊严上的平等是以人为本的基础,可在现在似乎家家企业都争着说自己是“以人为本”的企业,而实际上一些企业员工工作条件、生活福利极差。- ^/ Q% b! b6 C9 k2 S9 b! Q. \
李卫以前也看到一些企业大谈供应链,可是到企业一看,连仓库的账目都混乱,呆滞物料一大堆,MPS、BOM表、库存信息三大基础数据都一团糟,ISO9000流于形式主义,这些扎马步的基础工作没做好,什么“以人为本”、什么“供应链”都是空话,李卫绝对相信,金庸笔下那种主人公没有任何武术根基,凭掉下悬崖捡到一本武功秘笈就练成武林绝技是不可能的,那怕他悟性奇高,基础的训练还是必须要的。' N* r: m9 @9 I: X0 y% N+ ^' V
招聘的这段时间,李卫把人事调整的想法也给林总讲了,林总支持他的想法。现在4月下旬,三个经理都到位了,可以正式颁布新的组织结构了。不过,在颁布之前,还是先做做那些主任的思想工作,如果他们都对着干,也会比较麻烦。
/ j; K/ c: p8 L4 o 李卫一一找生产主任王兴国、业务主任秦立章、物控主任黄利、厂务副主任张新江、人事主管许庆功、财务总监助理张涛、生产主任助理钱云等人一一谈话。李卫对他们说:
2 X1 n) ^ c( g3 H9 |/ |3 N “利风去年这种状况,客户对交期、品质投诉非常严重,很多客户失去信心,公司成本高企,上次沟通,我感觉大家对利风的前途也很渺茫,这里肯定有老板的因素,但是我们不能将所有的责任都怪在老板的头上,我们每个人肯定也有一定的责任,现在引进一批大、小企业都工作过的人进来担任部门经理,你们先委屈一下,把职位让出来,做个主管,别在乎一个“官职”的虚名,现在一个主任才2000来块钱,这点工资实在拿得没意思,如果将来一个主管拿4000,你们是愿意要主任的虚名声,还是要实惠?在外面打工,你去摆个地摊,封你个董事长又如何呢?工资才是实惠的,所以先学习他们的经验和技能,今年扭转这种局面,大家加工资。以后你们学到了经验,也不是没有升职的机会,邓小平三起三落受尽磨难成为一代伟人,我们不能和邓小平比,我们成不了伟人,但心胸放宽点,下来一下也没什么,并不代表将来没机会上去。”- T j. f0 L/ N7 i+ p5 U' W1 a
第四章 启动改革
1 Z( o. C: ]! u7 k. Q三、 建立改革队伍(5)) f6 X4 M M5 U0 H. C7 d
反正先礼后兵,政治思想工作先走在前面,道理先给他们讲通,他们能否都理解接受就不得而知了。许庆功人老实,只要工资没变怎么安排都无所谓,张新江比较圆滑一点,也没看出什么,业务主任秦立章、物控主任黄利、生产主任王兴国、财务总监助理张涛等人虽然嘴上说:我服从公司安排!但是明显言不由衷,不过林总几次在会议上说过,坚决支持李总的改革。所以,他们知道反对也没用,因为林总一直认为公司没做大做强就是管理水平不行,而管理水平上不去的根源在于这帮管理人员的素质不够,因此公开的对抗可能会被林总拿来儆旗。8 i$ ?1 S' }4 n- E6 R# W0 J
至于钱云,以前她做生产主任助理,也是负责计划,但她觉得根本学不到东西。因为要成立PMC部,让她担任PMC,她还是比较乐意的。
' V, j3 B3 n Y' a9 {+ ~% S8 m 刚好李卫上家公司的PMC主管章冬梅,她感觉她现在的上司经常欺上瞒下,她跟着他也学不到什么东西,也做得太辛苦了,她写了辞职书,4月底离开公司,李卫对她说:
4 C! O) @3 y; S: `# _6 ^ 如果你离开中光顺,就到我这里吧,别再去找工作了,同样的位置,工资一开始可能会更低点,但肯定能学到东西,过上三个月最多半年,工资福利等应该会好转。7 Y m) h* ~% O2 P5 g
于是章冬梅决定5月初加入利风,李卫对于章冬梅还是比较欣赏的,她人聪明,有冲劲,好学上进,大气,虽然性格急臊些,但工作对事不对人,有一股百折不挠的韧劲,李卫以前做她的直属上司时,她学得非常快,也顶了不少力。当时用她时,还出现一点小插曲,章冬梅以前在另外一个分厂负责计划,李卫加入中光顺时,薛副总向李卫推荐章冬梅,其他的部门经理(股东)都劝李卫别用章冬梅,说她个性太强、不把别人放在眼里、不好用,李卫倒不觉得,李卫后来就用了她,开始她总不认同李卫的方法,李卫花点耐心教了她,或适当妥协后让她先试试看,后来她慢慢发现李卫教的方法表面上似乎平淡无奇,但实际上非常有效,于是从被动教变成主动学,成了李卫的得力助手,而且她学以致用,之后公司推行ERP,在考试中还拿了个满分。后来薛副总对李卫说,章冬梅很聪明爱学习,个性也强,公司只有两个经理能够把她用好,一个是游厂长(后来成为副总),一个是李卫。$ U3 u' {. @' R# X# b) D* z
李卫在原来公司,认同的人不多,对章冬梅还是比较认同的,本来李卫加入利风,不打算介绍任何原来公司的人进来,不想被员工说“用自己的人”,但他认为章冬梅是个特例,她比较自律不会有那种特权思想,后来也证明李卫的判断是对的。1 E) X3 d- C/ g7 _9 Q% {
4月下旬,三个经理都到了,组织结构可以正式颁布下去,颁布前,李卫召开了一次全体员工会议,对降职的几个人表示感谢,感谢他们顾全公司大局的精神,号召大家向他们学习,让他们也有点面子吧,中国人把面子、虚名看得和生命一样重要。
4 |. x. `/ S' Z) p' V% Q 组织结构颁布后几天,张涛找到李卫,他看到还有一个PMC主管的空缺,他希望能担当PMC主管,他表示他以前在别的公司做过几个月的PMC。李卫从和他聊天当中感觉他对PMC还是门外汉,而且发现他沟通能力很差,加上已有人选,所以婉拒了他。
- }& ]9 h6 l, W8 J第四章 启动改革
* E/ H" f) y* T: \四、 实施改革
5 U1 l" h& M+ E% k5 ? 三个部门经理都到齐了,改革正式实施。- o, e& Y6 D7 P1 C6 b5 u
李卫将编制好的《部门工作职能表》和《岗位权限表》交给行政人资部陈经理修改后,随同组织结构图一起张贴出去。 K5 t* J) ~; J5 f
/ }. }# A+ b( o4 W 《部门工作职能表》节选:营销部
. c$ F; ?( R+ |) p7 t 部门 车间/科室 主要职能 职能细分 配套程序和制度(节选)
: R$ y7 Q# Q7 e 营 销 部 销 售 科 市场调研 广告宣传及参展 广告管理办法4 L& `( v% S/ G. Y+ x1 g. z4 Q
网站宣传资料提供 # t+ a9 }4 b N$ j1 p5 F! z
竞争对手调研 市场调查管理办法
) i n: ]" R4 z( t 客户关系管理 客户档案管理 客户服务控制程序
o8 T9 u$ a: h+ K 客户沟通与拜访
I& i4 B( K+ \) q/ q 客户意见收集
- O h. c4 s1 R- y r8 R 协助项目/品质工程师处理及回复客诉 * p* L+ X6 J- ?* c4 H& O
客户满意度调查分析
7 ?0 l$ J$ x. D! c$ ^: [( c 销售管理 新客户评估开发 新客户开发管理办法$ _$ [; _2 G' M! J
产品报价和议价 报价议价管理办法- h3 R; G0 Y5 Q) t# ?% m6 v& ^
主导合同签订 合同评审程序 j6 W! Y. v! O2 N; y9 Z
货款回收 ) ^% J. R2 h; L+ _- e/ X( m
跟 单 科 跟单管理 发出订单评审表 订单评审程序
/ S h( X1 G; g( ^" ^ 订单进度跟踪
: l2 `/ a' `7 w( V& i; ^5 A! P 打印送货单(提货)
' L/ I3 G j# v/ Q. L% o 与客户对账目
; K2 \7 S7 T! Q; {% r 船务单证 8 x# Z% F& C( O& \- n% p3 B
出货车辆安排 7 @3 h- L; A& Z& b2 D- q' d( j
协助回款 % x! Z7 o4 c9 x# Q8 E& Y' e
协助项目/品质工程师处理及回复客诉
]- Y! i8 z4 \! l: b0 T 内部管理 薪酬分配机制 " y; i% B5 i- P9 o! q0 S
考核激励机制 & `# P* D; h) ?" f" s- C' ]2 i
团队建设 ( ?/ [$ D: o3 P; }9 s; Q+ U3 [5 T, |
内部培训
1 F7 Y( L9 N+ R$ d+ p4 k2 v
! v0 L2 z0 {7 G, K部门工作职能表》节选:品质部. m. B2 x9 g9 \9 L$ ^/ r
部门 车间/科室 主要职能 职能细分 配套程序和制度3 F! G, I% v1 D( v. S: x
品质部 品质工程科 品质工程 国际/国家/行业标准收集执行
; \$ J# C: r/ `6 D8 o, ] 检验标准制订与培训 k0 z/ |1 D% i6 G; z
参与新产品导入品质策划与试样跟进
/ H. S: J) I/ i 主导供应商品质辅导工作 供应商辅导管理规范
+ U" c( |% Z& s( \# e 协助采购对供应商进行考核评估
8 u' g7 Z3 b* n4 ~: e2 b 品质问题的主导分析
+ b8 O; w3 d, I5 } 客诉原因分析/跟踪回馈 ) E m& Q+ O7 r U2 c9 b
ROHS.WEEE管理 ROHS管理规范
* T" @0 ?3 C; {$ ?* Y 品质成本的信息搜集
+ b% Z7 |, t" ~% `, }8 f$ _" M _ 失效成本的控制 ( c4 V F9 m9 F+ J& T* n8 G. b1 X
实验室管理 实验室管理规范! k' d! k* j. m6 ]. I
样品/小批量试产的检测 & J! ~6 ]+ f' O, s5 P
制程产品的测量 , f2 |% e" N5 [9 A
主导量具设计 计量管理规范
$ }( N# w7 Z4 t0 A: [6 ? 量具请购
) ]* L3 d3 b0 D0 N! a 计量器具配置 1 g. J, z& p8 w* m# ~; k R: |
计量器具台账
; W3 D' b! H5 M# r 计量器具的周期检定
; S g% _2 k A5 i, k4 `" Z 品质检验科 品质检验 进料检验 进料检验控制程序8 ?7 ?, `6 {1 e' b% H2 m& r- S* Z
制程检验 制程检验控制程序, q4 U4 W. q; b- y$ w$ _/ k$ j+ l
成品检验 成品检验控制程序
! X, K# B5 x1 J8 E/ P3 y6 @ O 判断铸造与模具问题责任
0 o2 @+ q" g8 S$ q& M# ^5 y) o8 v 内部品质问题分析与纠正预防措施的跟进 纠正预防措施控制程序
$ B& e7 B5 d# @! s 退货原因分析/跟踪回馈
4 u& V6 Y+ O9 d 文控中心 文控 品质手册和程序文件 文件与资料控制程序
3 i( `8 Z% ]/ |8 C+ a& z6 t9 \7 n 文件或记录控制 品质记录控制程序
* H( O: o* S) L) |' w# ~ B/ Z 国际/国家/行业标准的归档
) B! ~$ F/ F1 x9 I( X+ ]' t 客户确认样品管理 样品管理规范 @7 c9 r! ^# M, \5 j
设备档案管理
& l0 U# v1 F6 r0 S 网络电脑资料管理
$ j, X) R8 g% n, y* N 水电气路档案管理
8 b$ _: E2 S1 D: K- ? ISO文档管理 , B+ m x1 }, t. I- B
工艺文件及图面管理 工程文件管理规范
2 k' X' t8 X# y! B# Q3 r a* |2 w s 客户工程变更图纸管理
3 ~9 i- s2 H0 K: d 客户技术规范管理
7 G$ {' d. I d H 内部管理 薪酬分配机制
/ u! O* j2 X% S4 P1 ? 考核激励机制 2 P# q. [# C# E0 X
团队建设 " m6 L" L$ T; m! Y8 |8 I3 N& \
内部培训
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- w6 W. a- S9 [4 _8 E+ y' x8 k新编制的《部门工作职能表》,李卫要求各部门相互自行沟通,从5月1日开始,在两个月内将工作交接完毕,有争议可提交上级裁决。为防止部门间扯皮,李卫规定,在交接的这两个月中,如果出了问题,原单位应承担主要责任(60%以上责任),两个月后,原单位才不负任何责任。3 ?( Q) z: l: a" N
生产计划方面,以前计划是业务部(现改为营销部)做的,现从业务部调一人给刘经理,加上原生产主任助理钱云,组成PMC部的PMC科,李卫要求刘经理充分利用好他们两人,搜集产能资料和数据,要求她一周内熟悉情况,5月1日正式实施主生产计划(MPS)和周生产计划,运行两周后再编制周外协计划和周出货计划。李卫要求刘经理查清仓库有多少呆滞半成品以及生产现场有多少滞线产品,将这些滞线滞仓产品都列入生产计划中,两个月必须清理完这些呆滞品。
6 y- I) H, K" p& u& e 刘经理适应能力很强,不到一周就将基本的情况摸熟了,在月底将生产计划做好,虽然缺少很多数据支持,这个计划还比较粗略,但总算开始走向规范。5月初章冬梅加入,她适应能力也强,不到一周就摸熟了情况,可以接手PMC部门的工作,刘经理慢慢可以腾出手来整顿仓库了。; a9 \1 J5 c% K
财务方面,李卫要求叶胜萍清理现有账目,两个月内必须清理完,并且培训成本会计。李卫希望能从7月份开始完善材料、半成品、成品、固定资产、低值易耗品等账目,9月份能以月为单位进行成本核算和财务预算,到明年能以每个制造命令单(MO)为单位进行精确成本核算,之后再将成本归属到岗位。+ r# Q' Y8 S9 G
管理理念方面,对主管以上管理人员进行培训,让他们接收一些新的管理理念,培训教程为台湾管理专家余世维博士的《管理者常犯的11个毛病》以及《赢在执行》,每周一和周四晚上培训,培训时间为两个小时,除董事长外,都得参加。本来李卫也想叫林总来参加,但林总每天晚上要去俱乐部打羽毛球,所以让他白天看VCD碟。5月份开始,李卫要求参加培训的人员都必须写《培训心得》。
6 ~( D+ W* p! t- c 员工沟通方面,设立总经理信箱,员工可以直接将意见和建议投入到总经理信箱,总经理每周开启一次,为使信箱有效利用,李卫要求陈经理打出通告,对于员工建议实行“小建议大奖励,大建议不鼓励”的政策,李卫这点是向华为任正非学来的,华为就规定“小建议大奖励,大建议不鼓励”的政策,避免一些员工写些空洞无物夸夸其谈的“战略”性“方向”性建议,中国人本来就喜欢赵括式的夸夸其谈、坐而论道。
8 i' b- l k0 [ 纪律方面,李卫严厉监管,没有纪律的部队是打不好仗的。从5月开始,李卫让陈经理打出通告,对一些纪律进行着重强调,不打卡、代人打卡、不穿工衣、聚众聊天、吸烟等严令禁止,一经发现予以重罚。之后公司又发生员工赌博没钱而偷窃之事,又规定赌博者,不管在厂内厂外,第一次重罚,第二次开除,治乱世用重典,李卫就不相信不能建立一支纪律性强有战斗力的部队。一段时间,公司的公告栏中罚款单非常多,但一个多月后,明显地好转了。8月份,李卫看到报纸,珠三角某市发生了一校巴撞死19人的恶性交通事故,恰好利风也是在公路旁边,员工横穿马路的情形较多,不怕一万就怕万一,抱着对员工负责的态度,李卫和行政人资部商量后规定必须走斑马线,违者重罚,第三次开除,在处罚了几个人后,再也看不到横穿马路的情形了。李卫自己也以身作则,穿工衣,戴厂牌,准时上下班,上行下效,员工的纪律性在短时间就加强了。
+ K a* V, u' ~6 S: ]+ k- j 各部门递交上来的加薪申请全部停止,李卫查过工资表,公司工资没有统一标准,既不是职能制工资,也没有考核,从工资表中明显可以看出人情关系。李卫将加薪一律停止,通知大家等产值做上去了,制订好职能工资制度再加。$ R- b, b" F2 R( O' n4 O9 V
第四章 启动改革
/ o' K- e/ e# E- h) y8 F. I5 b五、 改革乱扯的会议
0 c/ H3 c8 ^$ } 会议是上下沟通上传下达的重要信息渠道,如果会议一天到晚都在扯皮,那执行力就是空话,很多公司开会简直就像在菜市场,没有一点规则,谈到哪算哪,议而不决,决而不行,行而无果是很多公司的弊病。1 g' M4 ~. N/ p
李卫规定每周一召开周行政例会,对一周各部门的工作进行资源协调。1 C: z, n% V- n0 a& Y4 n2 i: S+ H
周二至周五每天早上召开日生产例会,对前一天的生产异常进行协调,对当天的生产进行资源调配,每天的会议进行记录,对前一天的决议进行跟进。
- a) l. H2 |' P$ `7 L+ `1 L 周六下午召开周生产总结会,要求PMC部门做出交单率周报表,对一周的生产计划达成率进行总结分析,责令责任部门解决,并对下一周的重点订单进行资源协调。6 p+ X+ c! a( I8 }) r) \
周行政例会和日生产例会由部门经理参加,周生产总结会各部门主管也必须参加。每次会议限定在一个小时左右,最长不超过一个半小时。
2 [- h: I* |* ^+ O 试行了两个月,大家抱怨会议太多,生产异常大家认为应该在现场解决,在会议上大家弄不清楚,于是将会议缩为三个,周一行政例会不变,日生产例会取消,周三召开周生产例会,周六下午的生产总结会继续不变,每个会议李卫都亲自参加并主持。- i' O' `1 F# @) z7 ]: o8 U7 l @
过了一段时间,李卫制订出《会议管理办法》,区分了例行性会议和非例行会议。例行性会议包括:周一行政例会、周三生产例会、周六下午周生产总结会议;每月第一周周一的全体员工会议,月品质检讨会议,月计划检讨会议,月成本检讨会议(后面三个月度会议为12月所加);年度经营计划会议等例行性会议。4 f, z4 I3 I7 S
还有非例行性专题会议包括:新产品导入会议(样品总结会/试产前会议、试产总结会议等)、品质分析会议(客户投诉、退货、重大品质问题发生)、出现生产或消防安全、职业卫生、员工生命出现重大危险等方面的重要事故专题会议、与客户、供应商或其他客人的沟通会议等。
' ^! ?& R. a/ \$ L) }6 c! { 会议规定了基本原则:遵循公开公平公正;平等、自由激辩、民主讨论集中决策的原则,决策者最后发言,尽量不参与争辩,反对一言堂式的会议。" B+ x7 ?2 O0 O0 j/ I3 I
议题原则:只有涉及三个部门以上之议题、部门之间在现有制度流程中找不到依据无法达成一致的议题、投诉的或通告的议题才能提交到会议上来。而且,例会不解决具体个案,专题会议不解决制度和程序的问题,类似个案出现三次才可以考虑到体制问题等。1 W" q! g! D {/ X4 L3 w
会议还对会议的讨论方式、提出议题的原则、解决问题的原则、争议裁决的原则进行了非常细致的规定。可以摘录几段参考:
5 S5 N& C- ~/ @0 y8 H" M- M 提出议题的原则:! l0 r) {, c! W; C! s
提出有关制度和流程方面的问题时,提问者应事先查看有关的文件资料,不看程序文件和制度,不去了解调查,信口开河提出并改变处理方法,是公司制度和流程朝令夕改的重要原因之一,对公司的规范化及长远发展损害是非常大的。
3 I8 w( U, T: r: c. V7 `8 c1 U 提出制度或程序上的问题并要求改变者,必须提交与之相关的文件,指出其不足之处,方可加以讨论,让大家养成了解和调查的习惯,防止信口开河的工作作风。
; ^9 I! u7 a3 D: t; I# J( x' p9 l3 R! S8 ^ 议题提出人提出问题时,必须按“议题、所遇到的困难和瓶颈、自己的意见和建议”三个步骤进行,让与会者感觉有条理性,以节省时间及使与会者更容易理解。
( X: a& h7 }8 G% a4 P 解决问题的原则:
( @9 X; Y* l' ~9 f, w$ w, V 问题的系统解决和预防,要从人为因素和流程体制因素两方面加以考虑,并平衡近期问题(治标)与远期系统(治本)之间的矛盾,因此意见和建议必须有“当前临时的解决方案”和“将来从制度流程上系统的解决方案”。, ^) y5 `6 ]& y- n$ X! U9 s
讨论出来的决定(流程或制度),尽量保持相对的稳定性,制度流程变化太快,朝令夕改,制度流程无法沉淀,例行性管理的事务也会变成例外管理,部属无法适从,从上到下忙于救火,无法形成优良的企业文化;制度流程长期不改,不能根据外部变化进行变革升级,会导致体制逐步僵化保守,最终失去竞争力。. m. B3 Y; M7 r3 L' u2 }
《会议管理办法》对各种会议的时间、地点、参加人员、主持人、决策人、记录员、参加部门该准备哪些资料进行了非常细致的说明。
, M$ o/ h1 w, v3 r5 c$ G& v 办法还对会议程序、主持人如何控制会议进程、会议纪律、会议记录、决议追踪做了细致的规定。
+ M- H) z, N: n( s) |: A 《会议记录表》有议题、内容和决议,有责任人和协助人以及完成时限和结案签名等项目。保证会议在有序、尽量理性的范围内进行,并使之议题的提出到结案形成一个闭环。
3 H1 \0 _* S8 X" p. I1 I 《会议管理办法》出台后,很多人非常不适应,李卫有一次迟到一分钟,于是就从自己开始处罚,贴出处罚通告,经过几个月的强令执行和严厉罚款,会议风气有了较好的转变,一些会议即使李卫不参加,主持人也基本上能控制会议进程。不过,只要林总来参加会议,就立刻打断别人的话,会议就难以控制了。- l* o- h& V: p) Z6 p# u
李卫看过永远是一团和气的会议,也看过天天拍着桌子吵架的会议,两种极端的会议导致两种极端的企业文化,很多公司总经理为开会伤透脑筋。0 F9 |) Z* a& `7 i- s% C- }
开会非常能体现中庸之道,如果决策者过度高压搞一言堂,大家就一团和气捂盖子不吭声;如果过度自由,大家就胡吹乱扯偏离主题;如果没有原则和程序,大家就会一味指责拍桌子骂架,甚至极度情绪化导致人身攻击,人身攻击一多,心里就开始记仇了,国人最喜欢讲冠冕堂皇的大话,经常讲什么对事不对人,而最难做到的恰恰是这一点;所以会议的掌控特别能体现一个人的管理艺术,讨论的过程既要民主自由,又要控制与会者不能乱扯下去,既要让大家激辩又不能导致人身攻击。判断一个管理者的综合素质,从主持一个会议就可以辨别一半以上,会议开好了,管理就成功一半了。
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