公文管理办法

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为规范公文管理，统一行文处理办法，提高工作效率和质量，保持内部沟通顺畅及时，特制定本办法。

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一、原则

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（一）、公文处理工作的主管部门是公司物业管理部。物业管理部负责统一制定公司公文管理办法，并有责任指导检查各物业管理处及部门的公文处理工作执行情况。

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（二）、各部门应指定专人负责公文的收发、分办、传递、用印、立卷和归档工作。

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（三）、公文处理必须做到准确、及时、安全。

（四）、公文处理工作严格执行公司保密制度。

二、公文的主要种类

（一）、通知：发布规章、制度、办法；转发上级、同级和其它单位的公文；批转下级单位（部门）的公文；要求下级单位（部门）办理和需要共知或共同执行的事项，采用通知行文。

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（二）、通报：表彰先进、批评错误、传达重要情况，采用通报行文。

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（三）、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出建议，采用报告行文。

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（四）、决定：对重大事项的结论，采用决定行文。

（五）、公告、通告：对内、外公开宣布重要事项用公告行文。在一定范围内公布应当遵守或共知的事项用通告行文。

（六）、签报：向上级请示、批准某一事项用签报行文。

（七）、会议纪要：记录会议主要事项和精神，要求与会单位（部门）共同遵守、执行、落实的事项，用会议纪要行文。

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（八）、总结、计划：做综合性、阶段性的全面工作汇报，用总结行文。对工作提前做出全面安排，用计划行文。

（九）、传真：根据双方需要提供书面文件时，采用传真行文。

（十）、备忘录：需对方明悉并有待共同跟进、落实的事项，采用备忘录行文。

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三、公文格式

（一）、公文主要由标题、发文编号、密级、紧急程度、呈办单位（部门）、抄送单位（部门）、正文、附件、印章、手签名、收文具体时间等组成。

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1.公文标题应言简意赅的概括公文主题，一般应标明发文单位（部门）和公文种类；标题中除法规、规定名称加书名号外，一般不使用标点符号。

2.发文编号根据行文类别按年度排序，依次编号，由001开始排序。

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3.公文除内部会议纪要外一律加盖公司印章，特殊情况不便使用印章的应由当事双方手签字确认。

4.公文应分别标明密级，如文件中未给予标示，执行《档案管理制度》。

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5.附件：公文如有附件，应在正文中注明附件名称和顺序。

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6.发文单位（部门）应署全称，联合其他部门发文时，应将主办部门排列在前。

7.成文时间，以领导签发日期为准；联合发文时，以最后签发部门领导的签发日期为准；会议形式通过的文件以通过日期为准。

8.公文纸用A4白纸打印，左侧装订，外部单位有其他要求的按要求行文、打印、装订。

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9.公文应在纸张的下端中间位置设置打印页次。

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10、公文一般不设置页眉和页脚。

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11、公文字体为宋体；内容为小四号字，标题为小二号字，均不加黑；行距1.5倍行。特殊情况可根据需要调整，保持公文页面美观、大方、协调。

四、公文办理

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（一）、公文（包括收文、发文）办理主要包括：登记、呈批、传递、承办、催办、拟稿、审核、签发、用印、归档、销毁等程序。

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（二）、已批复的公文各有关部门应在公文要求的时限内办理完毕，不得延误、推诿。对不适宜在本部门办理的应及时说明情况，迅速退回发文部门。

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（三）、涉及多个部门的会签公文，如意见不一致应及时、如实反映。

（四）、公文办理过程中发文部门应指定专人负责公文的催办、查办，防止漏办和延误并及时了解、反馈执行办理情况。

（五）、公司对外、对内发文可由各职能部门拟制，报总经理审核批准，加盖公司印章；项目对外、对公司发文由行政人事部统一负责，报项目经理审核批准，加盖管理处印章；公司各职能部门、项目下属各部门原则不允许以部门名义对外发文，特殊情况需请示总经理和项目经理同意，对内发文由部门经理审核批准，加盖部门印章。

（六）、公文审批要明确签署意见，署姓名和具体日期，不得省略。

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（七）、公文审批、会签，只准使用黑、蓝钢笔或签字笔。

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（八）、公文中注明分发、打印份数。

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五、内容要求

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（一）、公文主题应确保公正、严明，符合国家法律、法规、规章和公司制度。

（二）、情况真实、见解观点明确、条理清楚、文字精准、标点准确、篇幅简短。

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（三）、涉及某人、某地域、某部位、数字、日期时应具体详细，不使用简化称谓。

（四）、结构层次序号：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，第五层为

（五）、引用其他文件或法规、制度时，应说明引用文的发文时间、单位（部门）、标题、编号和条款号，以便检索、考证。

（六）、如需使用简称时，应先使用全称并加以说明。

（七）、公文首页应使用公司统一的格式，附件可使用不带页眉的A4白纸。

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六、公文的收、发管理

（一）、收文：公司接收内部和外来文件由公司文员统一办理收文登记；项目管理处接收公司内部和外来文件由行政人事部指定人员统一办理收文登记；其他部门接收内部和外来文件由本部门指定人员统一办理收文登记。接到文件的部门应根据文件要求，及时分发和传达文件精神，不得积压。部门接收到外来文件时应及时呈报直接上级。

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（二）、发文：公司对外、对内发文，由公司文员负责；项目由行政人事部负责；各部门由指定人员负责。发文时应要求收文单位（部门）负责人签收。传真、邮件等不能当面签收的应在发文登记中注明，并电话确认对方收悉。

七、公文的立卷、归档、销毁管理

（一）、公文立卷应根据其类别、编号、相关联性整理，保证齐全、完整，便于保管、检索。

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（二）、联名发文原件由主办部门立卷存档，相关部门保存复印件。

（三）、按照《档案管理制度》以季度、半年、年终定期向档案管理部门移交公文档案，公文档案管理部门应建立借阅登记制度。

（四）、到达保管时限，失去价值的公文，项目管理处报项目经理批准销毁，公司报物业管理部审核批准销毁，所有销毁公文要进行登记。

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