档案室管理制度

娟娟季节

请各位帮忙，因为我们公司的档案室，除了各部门人员的资料，但是目前也成了一个小仓库，经常有人进进出出的，现在求助一份档案室管理制度的大纲的，谢谢

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人事档案管理制度 一、 人事档案保管制度 目 的 4 y: D# z7 z7 }0 e& l第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企 业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。 , w/ R. Y! {/ u. ^! p p第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档 案材料 * \! |- k9 j9 q9 [6 i( D7 b/ O8 ^的前提和保证。 + y& {, U9 r1 c人事档案保管制度的基本内容 建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材 料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 ! C( c$ h m8 ?3 v, E6 M(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料 6 x: Q; i* [$ B进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体 3 |. |8 Y# c c: Q位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 (2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 ) y m9 g% G0 M, G! H, p w检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误 等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： ——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后： % B9 A" j$ N$ Y1 @4 O——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 ——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 (3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等 3 v# |* K1 q" f* i, A0 f原因 + K# v4 U1 S" O* ^0 w% h, Y- ~, w引起的，转递的大致程序如下： ①取出应转走的档案； ②在档案底账上注销； ③填写《转递人事档案材料的通知单》； 5 V9 D1 C2 k$ e④按发文要求包装、密封。 在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位 在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 (4)保卫保密制度。具体要求如下： ①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。 $ E5 e2 |& H8 t/ A! u+ E②库房备有必要的防火、防潮器材。 6 l, W! u- \ f0 Z" U③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。 ④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 6 U! ]' y8 H7 @! Y( c1 I3 D⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。 7 @& v5 v; t P) {9 C6 f* E: i+ R⑥离开时关灯关窗，锁门。 (5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项： ①人事档案的数量。 ②人事档案材料收集补充情况。 ③档案整理情况。 ④档案保管情况。 ' s/ H- u y' h" b& F# {8 Z4 V⑤利用情况。 2 e5 z7 O5 F% `+ D( l' Q⑥库房设备情况。 6 M" m5 J" C5 C" l3 U⑦人事档案工作人员情况。 二、人事档案利用制度 目 的 4 ]* W" Q0 z) _第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中， 应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。 第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按 & \9 H- r C; g9 g; s' V4 G, E照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。 6 ~ K8 G: z' C) }7 O8 c7 l# e/ k5 g人事档案利用的方式 1 I+ [$ Y' V" N0 ^人事档案的利用有多种方式： Q8 z C X3 h6 b3 U6 q) }8 ~(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢 2 [9 ]/ K, r7 ?+ v; w失等。这是人事档案利用的主要方式。 (2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案； 3 P Q2 o: |$ T* ~公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时 ' o/ Y" f0 d% d$ h催还。 S1 p4 N& [5 k+ r& I' b8 I(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档 案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求 出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。 ! u7 c/ D! X8 N+ G" T# Z3.人事档案利用的手续 0 {. ^/ H' |, Y+ X& B7 T4 B在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的 & e! m& t/ P6 F1 e$ ]& X重要保证。 (1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在 报告 中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责 1 x& y/ |0 k% n) ?0 J, y9 Z7 q人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分 8 J: h1 }# D- ?/ U+ s3 W，手续齐全，则给予批准。 . U3 {. { ]* @+ S ~; @(2)外借手续。 $ @3 ^2 ^& u, z首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。 其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。 0 _, F% I. l0 S1 u再次，人事档案部门对其进行审核、批准。 然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人 员签字。 最后，归还时，及时在外借登记上注销。 1 T5 {* [# ^) B& z. }* m8 P(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时 ，需履行以下 + @4 X/ v9 ~# u手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章 ' I; y$ i% }. v) m/ E. z；其次，人事 ) f' y# @) w. U9 q档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部 , {4 P) T' T9 d! X! H门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。 $ [% M! U9 \$ z! y6 h. Y' V

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