档案室管理制度

娟娟季节

请各位帮忙，因为我们公司的档案室，除了各部门人员的资料，但是目前也成了一个小仓库，经常有人进进出出的，现在求助一份档案室管理制度的大纲的，谢谢

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人事档案管理制度 . w$ w3 H1 ~6 I7 ~- o& b一、 人事档案保管制度 . _! C: E# A& s x0 [* b目 的 5 v6 M' u+ ^$ v% g# L1 \# P第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企 业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。 第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档 5 G; h, j. b3 B5 p- k7 C& P& E( x& h案材料 * K b @, b: p' U的前提和保证。 $ {% X% T' H# m# q B/ ]. M7 b L人事档案保管制度的基本内容 建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材 料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 0 V/ B) N1 c s. ~(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料 进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体 位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 1 C/ P* C) e% m3 Q) \* \; b(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误 等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： $ n1 {( ^& b7 f6 @" d) s) S: i8 |' R——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后： ——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 " N8 y; A! b- F c——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 9 D% \* l8 _9 V) A" K, `(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等 0 ]# p( h! O6 l. Y. y. Y原因 2 K% ?' O7 k# F. k! V引起的，转递的大致程序如下： ①取出应转走的档案； ②在档案底账上注销； ③填写《转递人事档案材料的通知单》； & v8 m$ k% u% W( a! [8 D4 |④按发文要求包装、密封。 r- |& t8 R9 N7 ^9 D( t在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位 在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 $ b; s' ~' q9 F) [) \. y(4)保卫保密制度。具体要求如下： " M/ |+ ^2 \2 E+ r①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。 ②库房备有必要的防火、防潮器材。 2 {2 m' y- x. L W$ P3 l2 Z③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。 ④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 ⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。 ! B0 U3 y, c: }; l& g⑥离开时关灯关窗，锁门。 - ^4 T1 W" K1 o3 ?" [(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项： ①人事档案的数量。 3 ]+ i* |$ z+ g G& R②人事档案材料收集补充情况。 ③档案整理情况。 B4 ?3 A4 p, L2 Q④档案保管情况。 ⑤利用情况。 ⑥库房设备情况。 ⑦人事档案工作人员情况。 # n) D0 T1 ], K- g 3 x4 [' H! B* m' \二、人事档案利用制度 目 的 第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中， 3 R' V3 J! B3 k) ^应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。 第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按 照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。 ( K$ o A) {$ }0 p) c人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式： (1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢 失等。这是人事档案利用的主要方式。 # d7 ^( {+ N( {. |! |7 h) ~1 i(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案； 公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时 催还。 , R0 V c) S9 \/ u9 i(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档 案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求 出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。 ' A$ ^/ x% r" |. }+ f% J# d5 h3.人事档案利用的手续 在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的 重要保证。 (1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在 ( Z' i2 E- Z+ c0 M# Z7 m: b报告 中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责 人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分 ，手续齐全，则给予批准。 ) h7 M: Y+ V# B, P! @(2)外借手续。 ' R% @2 }" Q. _6 q4 i/ s. v# e首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。 其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。 再次，人事档案部门对其进行审核、批准。 然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人 , h) F! k! f; {3 s员签字。 1 I+ f4 J2 W) ]0 j w最后，归还时，及时在外借登记上注销。 ! G2 S3 f# i% Q (3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时 6 f( h& Q/ i: e，需履行以下 / K# X ?' o8 H' ]手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章 ；其次，人事 . O! P- R9 Z" |$ \' z% L, P档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部 & X, s- _( ~! }' G- Q8 D. w9 I门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

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