档案室管理制度

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人事档案管理制度 一、 人事档案保管制度 目 的 a b$ l1 }3 P* m# ?2 d第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企 业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。 第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 " A& ^4 V( ~( S& |7 W2 d- h7 E第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档 案材料 的前提和保证。 0 U" n8 ]1 u: S2 U1 Y- l: r/ V7 A: o人事档案保管制度的基本内容 建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材 料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 (1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料 进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体 ) M& K" r* K1 j ]/ L' {位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 (2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 9 f3 l5 I* o$ {! B ` A* k8 X [检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 , q: G) |1 S, R* @: m6 Q! L8 o等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误 / J. _2 C- `' |等。 # V( W3 w0 D7 p; Q! V& r( m6 C检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： ——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后： # `: M# O$ R) a, r5 z& Y2 r+ o——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 " J: _& @" x- h——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 3 O0 Y$ J1 l ~/ C) k/ Y7 [" y(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等 原因 引起的，转递的大致程序如下： ) C M7 a' O& \. a: l( x U①取出应转走的档案； ②在档案底账上注销； 1 O4 b: z! I9 ]& c8 |) p. B& Z. J: Q③填写《转递人事档案材料的通知单》； ④按发文要求包装、密封。 3 r$ H9 @6 I: D* [6 s在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位 7 r+ n+ @' U* J1 X& T5 E$ E Q在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 7 A [0 j P) f0 R1 p4 O# M(4)保卫保密制度。具体要求如下： ' c0 u; ~9 Y: I- W' {, n①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。 ②库房备有必要的防火、防潮器材。 2 u! i1 h0 ]- j" L" s% r2 g③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。 ④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 7 R6 ]: @. w2 R- a8 V# |, L⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。 % U8 A- a! Q( g⑥离开时关灯关窗，锁门。 . h" T% H. { n5 Z& O6 v(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项： a+ _( N/ K3 J0 K①人事档案的数量。 ②人事档案材料收集补充情况。 ③档案整理情况。 ④档案保管情况。 ⑤利用情况。 ) _3 u" ~* Z! B⑥库房设备情况。 ⑦人事档案工作人员情况。 / h; g' X7 W6 H 6 ]* l( ?1 R8 u+ M2 v) m( t/ X二、人事档案利用制度 目 的 第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中， / e% {5 ?! T* r6 h ~5 A应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。 第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按 3 ~; H( s* u& \照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。 人事档案利用的方式 - B. e) H6 X- r; c/ y9 W人事档案的利用有多种方式： (1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢 失等。这是人事档案利用的主要方式。 1 ~, E) J6 X p- x8 W: {(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案； 公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时 催还。 , o8 {% k, I3 M$ Q$ f+ o) `(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档 6 k8 p. p& ^4 S) O: U案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求 ( S4 j1 t+ q: ^出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。 3.人事档案利用的手续 在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的 4 S! o& h8 e7 P' a重要保证。 # t" o( l; G* y* _# V' f; W(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在 . b5 X8 m% c$ O* B$ \报告 中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责 ; U F+ L4 `% }9 W! H$ B0 n: d+ h* Z人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分 ，手续齐全，则给予批准。 0 ?% n, U( H+ U$ r' z(2)外借手续。 + O( h, i7 [" ~% Y2 V首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。 9 ?% Z( k( L4 Z其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。 ! y" Y& ?% C8 c% |+ w' U再次，人事档案部门对其进行审核、批准。 然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人 员签字。 4 @( I0 U9 J+ s' G8 i最后，归还时，及时在外借登记上注销。 (3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时 : u2 ]7 H4 N" g+ u，需履行以下 . x" J" f h0 \0 p/ F1 z- S手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章 ；其次，人事 9 T9 b( h6 t& @ G" v9 x档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部 门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。 : o6 T" g; [, {& i0 A7 R9 ]% r

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