档案室管理制度

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人事档案管理制度 $ D0 u1 ?- W& Y6 i4 ]一、 人事档案保管制度 目 的 ; _! [. k, ?8 O" z; u" W% s第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企 业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。 第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档 案材料 的前提和保证。 人事档案保管制度的基本内容 建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材 , c% i1 d8 G7 T8 P P6 ?料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 (1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料 进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体 & f0 P& e; t! N$ }3 D- }" W位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 (2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误 6 T4 b* W1 w1 I4 a0 I等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： - U7 U' J4 |; Z( I2 Z——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后： ) }( b$ e, r% i& A+ b- L——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 3 k2 ^. {3 [0 N, R' b* m2 z Q——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 (3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等 原因 引起的，转递的大致程序如下： ①取出应转走的档案； ②在档案底账上注销； ( B$ |. _. C; o9 i% y! r2 H③填写《转递人事档案材料的通知单》； ④按发文要求包装、密封。 1 i% }* N8 D( B2 d/ h% y! i在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位 在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 (4)保卫保密制度。具体要求如下： ①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。 1 r1 i7 H* w' u0 h0 O' j- c②库房备有必要的防火、防潮器材。 / v* [; |) v7 y" k# R③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。 + J6 j% x. Q% d, }④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 ; r5 O% L; m' T' g; r& |8 o1 w⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。 ⑥离开时关灯关窗，锁门。 $ E9 d" w6 g4 G& ?6 U7 b6 ^(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项： ' G7 ^+ M9 Q1 d①人事档案的数量。 1 n5 z) u& W' x②人事档案材料收集补充情况。 ③档案整理情况。 ④档案保管情况。 ⑤利用情况。 ⑥库房设备情况。 ⑦人事档案工作人员情况。 5 h6 J+ X/ c9 ~8 x1 b1 a, K$ V- s ; z. @8 D' c$ E7 {1 [" \/ m二、人事档案利用制度 目 的 1 u, C+ N! d, d8 o0 t0 J, a第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中， 应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。 b( d& Y3 _2 N1 ?) S1 v3 }第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按 照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。 , l- e0 M) x; o0 r人事档案利用的方式 0 Y( D, y2 `4 C# o/ o人事档案的利用有多种方式： (1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢 . I9 f g3 W2 F7 A失等。这是人事档案利用的主要方式。 (2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案； 公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时 @! `; @+ n1 `$ _% c2 l催还。 6 M% h( r9 } y1 c(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档 / D, [ S. V- k9 y8 ^案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求 ( j! U" j3 C9 G v g& e& f出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。 3.人事档案利用的手续 5 F5 o& y% I! _! V" @% N在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的 / X1 l; v$ e* l% q ?重要保证。 (1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在 报告 中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责 * n' B( p' g# f6 J& w人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分 ，手续齐全，则给予批准。 (2)外借手续。 ! X- J) A" b6 y9 X. U9 W, ^1 l首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。 其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。 5 r( m& ^: M' @7 Q2 A7 ]; V再次，人事档案部门对其进行审核、批准。 然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人 员签字。 ) P7 ~6 D/ z7 L5 j2 A最后，归还时，及时在外借登记上注销。 7 q1 r( p( v2 F2 D R: H- l (3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时 ，需履行以下 手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章 ! z/ ` ?0 e$ o! c0 T# ?0 r；其次，人事 档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部 , c. K, ` T* L8 F! v w门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

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