档案室管理制度

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人事档案管理制度 $ y1 v% G7 f+ q( A1 \1 O \/ k; ^ f一、 人事档案保管制度 * S5 i% g8 H3 B& r2 O2 |目 的 , L5 P( Y! u2 G* W$ q5 f第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企 # y( }1 e: z9 K5 {业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。 5 {6 k& J- N4 ]6 _; K, x第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档 . ]0 i, y& Z0 @/ y案材料 的前提和保证。 人事档案保管制度的基本内容 , }' U/ n( O3 f- I3 y建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材 料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 (1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料 进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体 , d6 b; x# Z9 T位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 (2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 % S. n4 N! m R+ B" T2 E- e等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误 ! Z+ ]9 A/ I: L% S6 j x# {等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： % K) n' [, r2 v: U5 m——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后： 5 z* m# |* `5 ]: l( V# S" e——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 ——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 (3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等 8 Y. S* h( \ J# y" h原因 ( J+ n% a1 m7 [) }; g引起的，转递的大致程序如下： ①取出应转走的档案； ②在档案底账上注销； ③填写《转递人事档案材料的通知单》； ; J# u2 n% C1 \9 U; J7 k④按发文要求包装、密封。 4 G& ]9 I* O2 O; s8 v$ c+ ^在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位 在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 $ q8 S s# Y6 f; n% L6 d(4)保卫保密制度。具体要求如下： ①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。 ②库房备有必要的防火、防潮器材。 ?7 R; z5 S1 a0 Y: a③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。 ④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 ⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。 $ `4 R ~& R) k2 a2 W- i0 n( G⑥离开时关灯关窗，锁门。 + h, o' z7 [, s5 M0 Q4 {: H(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项： ①人事档案的数量。 * k0 Y0 H2 S0 L/ T6 j②人事档案材料收集补充情况。 ③档案整理情况。 ④档案保管情况。 8 Z( K t( H4 l8 N* q* C. N3 z6 G⑤利用情况。 ⑥库房设备情况。 ⑦人事档案工作人员情况。 : y/ e3 z/ a$ F# G8 y3 \1 @ 二、人事档案利用制度 ( i6 x# e2 c. _( P 目 的 第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中， 应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。 ' n* g: v- M! M) R7 A$ o! t3 ]第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按 4 n# K) a- b- j$ V. a0 P% a照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。 3 \. ~- J/ {9 @人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式： (1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢 失等。这是人事档案利用的主要方式。 $ A$ k8 p1 I9 S1 ~(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案； 公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时 催还。 0 K: B$ _& U* n7 w% {(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档 * V8 t( ]2 j6 t+ A; g* B% B案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求 ! P3 F6 F V9 E出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。 ( J J/ H7 L+ }( I) i+ u% N3.人事档案利用的手续 ; c$ S! B o0 Z8 s, v6 u在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的 2 F! e! _1 G) U! Y7 |# c重要保证。 (1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在 报告 % D }1 ?5 b$ p# W% \5 ~0 D2 F中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责 # ~. I+ R+ O* G) C" y$ z: K( ~人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分 ，手续齐全，则给予批准。 5 _8 \1 G% s" C' I) w(2)外借手续。 首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。 7 } s6 D& l1 }, X2 z/ }1 z其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。 , F( V' ?; F- n5 ^再次，人事档案部门对其进行审核、批准。 ! d$ {( D3 ?! W# U然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人 员签字。 ) Z6 E4 u. U7 }+ b3 D0 M最后，归还时，及时在外借登记上注销。 (3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时 ，需履行以下 手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章 ；其次，人事 档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部 门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

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