如何处理日常办公事务

安安的爸爸

先插播条广告，安爸的新博文：年休假常见问题解答，请前往捧场，灰常谢谢！
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% ?3 w) P! x* h1 k/ V上海防忽悠公司的一枝花：秘书花花正在打印文件，电脑上显示的正是《给**局的请求报告》。
桌上电话铃声响起，花花立即接起电话：“你好，这里是防忽悠公司。”
( |6 g' a) y+ W对方：“我是财务部的乖巧猫猫。”
. e+ c$ M0 f# Z$ P; y  \" Y8 x$ Y花花：“哦，是猫总啊。”
! J3 C$ \9 j  S, F8 z乖巧猫猫：“我想知道公司的组织机构代码证号。”
7 b" ]& T: c* v! K花花：“你稍等，我马上就查。”她挂了电话转身在文件柜中翻找。
由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，花花找了几个文件夹都没有找到。
这时，传来了敲门声，花花头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。
客人进来，站在门口等待。
花花没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”
对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，相关公文仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访哈欠猪副总。”
, a3 L" r1 }6 N+ W9 T花花双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是东南亚骗子集团公司人力资源总监字母先生。你与猪总有预约吗？”
+ L2 X0 _' E2 z5 v! T* G6 k% e字母：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
花花：“很抱歉，猪总出去办事了。”
! n- N4 F; i6 z# W7 g# J0 Q, v7 ?字母：“那人力资源部大尾巴鱼总监在吗？”
" I( z0 g7 z5 w/ {) S, r- Z; K9 b0 s3 \花花：“我给你打个电话问问。”
花花提起电话正要打，人力资源部专员hrlizhigang敲门。
花花便将话筒搁在桌上，说：“请进。”
花花问：“hrlizhigang，你们鱼总在吗？”
8 U& V# e) d' }' S# E& mhrlizhigang：“鱼总外出了。”
- b/ P1 O: Q7 ?! p, d8 A+ b（字母心想：我难道来动物园吗？怎么不是猪总就是鱼总，还有别的正常一点的总吗，哈哈）
( {8 j" Y3 Y. t* J) p（乖巧猫猫：有啊，还有俺娇羞的猫总）
! x' [! x3 E" r. v1 b2 m0 m4 p字母 ）
花花对字母说：“要不你和hrlizhigang谈谈？这是我们人力资源的专员hrlizhigang。”
字母沉吟片刻说：“你还是把哈欠猪副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。”
花花立即说：“猪总的手机号码是13808888888。”
4 n; p  f; A- Q. V0 K; c! v5 K字母记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”
  d) I9 e! S  g& |  E! o花花说：“我送送你。”
花花送客去了。hrlizhigang发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。

亲爱的各位筒子索子，请问花花在工作中犯了哪些错误，应该怎样处理日常办公事务呢？
0 S1 n( a* _. y! b6 D: Y; P积极解答者沉沦筒子和小雪筒子将积极加积分奖励，围观奖5分起，视解答精彩程度另有重奖！
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9 R- j. T- k# G/ m. F(PS：花花和hrlizhigang强烈要求在案例中出现，即使是作为反面人物或跑龙套人物。满足上述筒子的愿望，呵呵，感谢上述筒子的盛情表演）
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' ^9 `, q9 `3 _2 l  u$ c: ?3 G你有没有见过这样的水，
: e* q, v2 L  Y4 n从遥远的地方来到这里，
她流淌过的地方发出些静谧隐喻的声音，
+ f' ^* g; b; q: d8 m$ ^就在你的耳边，
她的声音就在你的耳边。
虽然她走了，
. Y3 ^) N9 M5 N  A0 N: u" J% O: l落满花瓣飘于水中。
, S* h7 Z: D6 i: W她只是一条河流，
她流过你的面前，
2 @6 w* Q; h/ C/ z她永不回头。

你有时候会想她是否真的存在过，
# B9 m4 y: {( G. x! E; N7 y7 H她还在不在，
你问自己，
她真的在过吗？
2 l1 {  J9 ^$ I4 H+ k她爱过你吗？
现在她还在爱吗？
或是她已经忘怀？
或是从不曾存在想念与依赖？

( P2 O. u0 ?& r# t! t你是永远坐在岸上的人，
. b. H- N7 K2 o4 p你点燃的烟火明明暗暗闪烁像夜空中的萤火虫，
你一直坐在岸边，
天完全黑了夜风拂过，
8 ~3 j; t# Y- O4 J- Y- l* x$ K你看不见她的脸
她的眼睛
美丽的眼睛
  `0 ]0 ]" y: Z4 f- M( [嘴唇和话语
9 p1 n" \+ |- \0 B) T4 @她已经消失不见
- |* \$ d, a$ v) Z. S& h( T. O她是夜晚黯蓝色的眼泪，
4 K& v; A1 Z+ |$ t' L一直流淌过你的心。
9 \1 r# l5 w5 }1 \
& L& `7 F) G5 k! \( e% r$ ]9 r5 p: l3 ]

冷漠新作《我还爱着你》

- t* x4 N: z+ E' \* M好久没有你的电话和消息
亲爱的你现在到底在哪里
: [+ N4 Y& J. H) B" b寂寞的夜里 心痛无法呼吸
, w$ y! O3 W# f$ C& L我还深深爱着你

& \- Z" ?# _% \& P所有一切都已经变成回忆
让我最后一次说声我爱你
是我不够认真 伤了你的心
还是你已爱上别人
/ A4 m( G$ }* _) K* |% L4 t
我还在爱着你 深深的爱着你
8 E* }) E+ E; R( U你却冷言冷语轻描淡写的逃避
你说我并不是你的唯一
2 A" n. D' u. }要我放弃 收下这结局
7 j/ e4 H+ V0 W# g) x! b: ?
我还在爱着你 深深的爱着你
: ]! i4 B$ F! a  K却只能换来一句请你原谅对不起
难道爱情注定就是这样的结局
' E& t$ \2 c8 K9 H. |8 c为何还要去留恋 去珍惜
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陌上雪

沙发终于是我的了

7 ?/ x8 m( ^/ d5 R2 R, p2 Y上海防忽悠公司的一枝花：秘书花花正在打印文件，电脑上显示的正是《给**局的请求报告》。
这样的文件要注意保密，打印完毕立即关掉。
9 t. U4 w- Y' A. C& s
6 C8 s% J" g" b* d6 I+ b桌上电话铃声响起，花花立即接起电话：“你好，这里是防忽悠公司。”

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对方：“我是财务部的乖巧猫猫。”
花花：“哦，是猫总啊。”
乖巧猫猫：“我想知道公司的组织机构代码证号。”
花花：“你稍等，我马上就查。”她挂了电话转身在文件柜中翻找。
4 A, a  ~- k+ ~2 ~2 A! s7 q1 J) ]首先批评猫猫，组织机构代码证这样的复印件财务部一定要有最新版存档；
. s( R) [, d( ?4 R6 y4 H* z2 ^再次批评花花，这样的请求肯定被问及多次，建议在笔记本首页记下来，下次回答就可以很迅速。
0 a6 I; _4 o4 F5 g  K一时找不到，应该告诉对方一会回电再挂电话。
由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，花花找了几个文件夹都没有找到。
档案管理问题很多，文件怎么可能没有索引标签呢？
这时，传来了敲门声，花花头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。
, `" N* B1 i6 v/ ]客人进来，站在门口等待。
+ f# b- w! J! S- |5 J. _花花没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”
# O! g) `) W% J0 D参见之前发得接待礼仪，来人应礼貌接待，头都不抬，这很失礼。应先放下手头工作予以接待先。
% `, }' ]" r2 a- _; @对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，相关公文仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访哈欠猪副总。”
电脑文件还没有关掉，此乃大忌。
花花双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是东南亚骗子集团公司人力资源总监字母先生。你与猪总有预约吗？” ;
. S% @2 Z! c; r- X6 v我认为这样回应也没有问题，不过可以直接称呼为字母先生，哈哈，是不是吹毛求疵呢？~:
: x) D/ l0 w8 ]( r% c2 T7 d: {字母：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
% E8 F% y1 c. o+ L+ y3 g  P+ H; o花花：“很抱歉，猪总出去办事了。”
字母：“那人力资源部大尾巴鱼总监在吗？”
花花：“我给你打个电话问问。”
- x7 I3 k; a' ^, \. p/ M花花提起电话正要打，人力资源部专员hrlizhigang敲门。
7 L# s5 L7 X8 l+ c. [3 I0 m花花便将话筒搁在桌上，说：“请进。”
0 x9 ~) O& J8 h' V  y" ^花花问：“hrlizhigang，你们鱼总在吗？”
2 d4 L# N  |9 L/ b4 Z# }1 O/ e! nZhrlizhigang：“鱼总外出了。”
首先没有预约的客人，要先私下询问被访者是否愿意接待客人。
电话不能搁在桌上，总机不能一直被占线。

（字母心想：我难道来动物园吗？怎么不是猪总就是鱼总，还有别的正常一点的总吗，哈哈）
+ k! K+ y' w6 H8 I! R) H（乖巧猫猫：有啊，还有俺娇羞的猫总）
: }; n4 c0 }6 e; }' E( d* ar字母 ）
花花对字母说：“要不你和hrlizhigang谈谈？这是我们人力资源的专员hrlizhigang。” *
这样的建议不要主动提出。最好等客人提出。
0 @, K: v  m: J5 g( X
字母沉吟片刻说：“你还是把哈欠猪副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。” .
花花立即说：“猪总的手机号码是13808888888。”
转述别人电话，首先要取得本人的同意。我本人最讨厌这个。
6 p9 I5 c- i0 p0 M# |0 K字母记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”
' h8 E! ?2 H$ Z9 z% T1 \% r花花说：“我送送你。”
5 j* q& g* a9 E' ]; j# v花花送客去了。hrlizhigang发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。
猫猫的电话呢？难道花花桌上2部？哈哈，不过也有可能。
* o; O* T0 a0 g! ^# |即使是未播出的电话，也不太好，至少占用了一条线路。
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lmc0726

这种秘书性质事务性工作一般比较难预计和规划，因此要平时做好自己的文件及时间管理，可以把重要需要集中精力做的事情放在下班时闭关做，以便提高效率。

风雨竹

回复 2楼 陌上雪 的帖子


    我想回答的你都回答了！我就不罗嗦了

yolanda_lu

回复 2楼 陌上雪 的帖子


    你说的比我还全面，我就不说了。

skyforever

秘书临时性工作特别多，这时应该划分紧急而重要、紧急不重要、重要不紧急、不重要不紧急先后处理，还有就是基本的礼仪一定要掌握，毕竟秘书是一个形象窗口！

危机宝宝

感谢安爸的辛勤导演！支持一下
哎呀，要说的都被陌上雪筒子说完了
总结一下一枝花犯得错误主要有以下几大方面：
1.做事条理性差；
2.保密意识差；
1 c9 e$ b+ Z4 u6 N; f3.日常接待礼仪需要恶补。
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Mark.Yao

作为行政工作的担当人员，日常在处理事务过程中最重要的一个原则就是：
, C5 u3 J6 j! N; X必须分清重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急的处理方式。
& O2 T$ j. x3 Y: M很忌一件事情处理过程中分心去处理另一件事情。

忘羽

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