时间管理

章鱼哥

高 绩 效 的 会 议 会议应有议程，每项议程有主持人和限定时间 会议应将议程分发给与会者，让他们事先阅读、思考 ! j. M: l8 F' e6 C. O对离题的话题、会议主席应技巧性的制止，但不可封杀不同意见 3 S" m3 R* O$ C; a& M+ X% N6 b寻求共识，若有强烈反对意见，可将意见列入待议事项，稍后讨论 S2 K5 k( f8 h2 k! B' n# M2 e5 A会议必须每项议题有决议，决议应有执行人和督导人，并在会后执行 9 K4 i' I5 H' g* \. nEX1.某台资企业无效的会议 某美资企业有效的会议 , u3 p: L8 J3 C/ x4 r7 C; v% U+ R- H电 话 的 管 理 通话时间过长浪费的不光是话费，更主要的是时间和效率 8 a( [& h6 n' k5 e* a2 p某企业设定电话3分钟自动断（客户投诉电话例外）大大提高工作效率 5 z. L: B# _ S( T3分钟讲不清楚的事情，可用传真或E-mail先进行沟通，然后再通电话 4 j3 A( [% i0 q4 ?: X9 B3 g通话前拟提纲，通话时先讲重要事项。 3 f0 T. x- `% n+ Y不要拖拉 今日事，今日毕，日清日高 ' D& p" ~& Y# O# m0 q. O$ l/ G拖拉：把（不愉快或成为负担）的事情推迟到将来做，特别是习惯性这样做。 5 D' W7 l5 @/ m% e# z不要让别人浪费你的时间 学会避开干扰，学会说“不”，学会如何结束。 4 V$ f9 @6 W" m# I. {" ] a找出隐藏的时间 利用空挡时间，创造时间区，逆势操作，想法偷懒。 问题五： 你有什么节约时间、提高效率的方法？ 五 时间的运筹方法 学员心得一： 1、计划一天的主要工作，压缩在二个小时内完成。 # x4 X j) F$ a# Y: i6 z: |- I2、晚上十一点至十二点考虑综合性的问题。 3、把一天的工作分类：A类（今天自己要做的工作）；B类（授权他人安排工作）；C类（把今天计划没有完成的工作放到明天的A—B类完成）。 8 h1 ?# s; J- f X6 Z! Q. R/ [0 n4、早晨8—9点分配任务，余下的时间与领导汇报工作，下午走访各科室，沟通、协调工作。 5、把自己的钟表调快十分钟，充分利用琐碎时间，如：上厕所、乘公车等。 6、为了节约时间，吃快餐。 , U; W# A- H' ]7 y8 @7、周一开办公会议，周四在分公司，如：处理业务等。（按工作内容的不同，安排时间） 8、根据事务的轻重缓急，在时间上做安排。 学员心得二： ; k. `' i" J) w+ v8 \2 ~" q c9 ^1、设定工作目标： + T( t2 M# Z2 s3 [执行上对总体目标进行量化、细化，做到明确工作内容，确定工作职责，了解工作进度。 2、对工作要分清主次、先后。 # s7 O. H3 F8 k3 T T3、对工作的执行上要抓好落实；解决工作中出现的疑 难问题；培养下属独立解决和处理问题的能力。 4、对工作呀有强而有力的监督、考核机制，确保各项工作的准确落实。 5、对工作结果要善于总结。 ) M, B1 C: O1 z- p学员心得三： 1、制定短期、长期计划，目标明确。 , m$ H4 o2 f2 i0 Q) z: p2、事情分清重要性，因事制宜；分主次，制定相关表格或台历。 ' }6 E, L9 z% r! w( v: Y8 `$ Y* ^3、用商务通或电脑（手提）。 4、对下属的管理要求有计划性、可行性，安排好指定时间。 8 |& k( h8 f% q5、宏观管理，多思考，灵活运用私人时间。 " k: x# P0 k+ i6、减小琐事，先完成共同完成的任务。 7、对下属的绩效培训，对人要用人得宜。 8、用专业人士，用钱买时间。 9、培训技巧灵活、灵巧，减少成本。 10、懂得授权，让职责人员完成本职工作。 + S$ |0 T$ c0 G: Z11、通过会议解决各种问题。 12、用书面等各种进行沟通和合作，明确方向。 13、利用高科技，即网络等方式。 ( x* s9 v0 \' N U( |; z14、系统化、标准化的管理。 15、轻松、快乐地开展工作。

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学员心得四： 1、做事有目标及计划，并严格按计划执行。 2、要善于将工作分配给下属。 - B. I/ F- s" x( M; J" C+ \9 N3、做事要分优先顺序。 4、把每天当做生命的最后一天来度过。 5、不要把时间浪费在琐事上。 6、良好的沟通和合作可以提高效率。 7、标准化、程序化、制度化、自动化。 6 M' ?1 \4 b- C; `, \& V' i8、制定每天工作进度表。 9、培养下属的工作能力、授权。 10、不打无准备的战争。 ……待续 学员心得五： 1、琐碎的事委派别人去做，自己每天只专注地做1—3件重要的事。 2、将重要的事务写在具体日程的台历或日历上。 ! z1 s& F9 W1 S4 f" Q; Z1 U$ n6 w3、节省时间与提高工作效率，涉及个人的习惯和工作环境的氛围问题。一般均是有明确的周、日计划，沟通、协助尽可能采用书面方式，并且各司其职，专人跟踪。 4、厕所寻找灵感，开车遇红灯时看书，看电视带有目的与方向性寻找自己需要的东西。 5、节省时间与提高效率关乎价值观的问题，把时间渗透到价值观里面才有意义。 5 m9 _8 W R5 z0 ]6、每星期一开一个会，其余时间自我控制，设立完善的监控机制，并定期汇报。 5 p( b q1 j$ I- I: T' \7、每天的工作写成提纲要点，分类成重要紧要的类型，规定完成的时间段，时间安排上预留一定的机动时间，每天如此持之以恒。 学员心得六： , e2 S" [) W4 P% w6 Y6 ]' B' b1、开会时，发言人准备议题，在规定时间内发言人须提出自己对议题的相应看法。 2、每天下午半小时总结当天工作，安排第二天计划。 ; j! n ]3 S, d3 `) H# t! |' `3、按计划依据员工能力安排各项资源。 4、排出工作完成进度跟踪表。 5、充分利用科技设备。 6、设立科学合理的组织架构。 7、善用员工智慧，提高效率。 d, p9 \7 T2 _2 N% @8、减少中间环节。 : x- X! o0 ?* h% J! U- P9、完善岗位责任制，实行标准化管理。 10、避免不必要的应酬。 11、运用时间的“二八”定律，将事情的轻重缓急逐一排列（见图）。 3 }. a o3 {# e- ~1 {0 o每日时间分析表

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找出自己的黄金工作时段，在该时段做最费脑的工作，非黄金时段处理日常事物； 经常分析、检查自己的时间效率，并不断找出问题修正方法； 巧干而非苦干（work smarter not harder )。 # I- `3 F; I8 m1 I: ?各阶层经理人时间分配表 0 {9 C! r. I5 v4 t% [# B读书学习要点： ! P; u, C0 N( }' Q' r9 D预习，专心学习、复习； 交换不同科目学习、读书； . p: C0 ^" n2 r7 `学会速读，“读得快、懂得多、记得牢”； 读书30～50分钟，休息5 ～10分钟； % o2 B5 F% I2 {% u' V# H利用零碎时间作笔记。 % r8 Y r0 s; x) v# V问题六： 你觉得时间管理的决窍是什么？ / K9 |" }8 K1 ~" ?4 q$ N六 时间管理的真谛 二·八原则 20%的人拥有80%的财富 80%的人拥有20%的财富； # |: e* z& b6 L5 A" [20%的大客户占有销售额的80% ) a, l1 k+ \7 s% c6 S3 l2 I80%的小客户占有销售额的20%； 8 g6 V9 ~' m4 `; n- N, J: N20%的重要事情决定了80%的结果 80%的不重要事情决定了20%的结果。 急迫 不急迫 6 y6 }% e" W# ?8 ^% k* _8 q7 ^第一象限： 应付难缠的客户，准时完成重要工作、危机的处理、上司临时交办的急事。完成不了会造成较大影响的工作等。 ; c* \* q4 x: r第二象限组织法： + `( ^" G9 P) z; r# Q' G3 Y列出你认为“最重要”的三、四件事； % ?, O+ @0 d% q; }想想你的追求、理想和长期目标是什么？ {( w+ B) n' y: p! y' x* h+ g想想你在人生中最重要的人或事是谁或是什么？ + X- Z- y6 s+ Q q& `/ w$ ~, A假设你只剩下一个月的寿命，你准备干什么？ " L6 H7 `3 O1 b3 p5 x5 D) k 每一周应扮演1-2个重要角色，做3-4件重要事情； % W" o9 W, u7 t9 d必须找出每周自己的主要角色和重要的事情； 7 ` N( u- s" a+ ]5 a! ~5 w* G角色的变换应准确、及时； 正确的角色选择和变换决定你办事的效率。 / d% G/ ]3 k7 |; p( i. f一周计划表的思考： / P1 b4 V8 Z1 t7 d8 J完成全部或部分目标，会有什么结果？ 0 b2 c& m1 X! a' y' L+ A( ~这些目标对我个人和我的将来有什么好处？ 若我每周持续这样做，会有什么结果？ 7 g0 m( B1 t1 q9 {; O( D! T《高效能人士的七个习惯》 ——史蒂芬·柯维著 , o7 M% D- @/ W1 E主动积极——你将接受新的挑战，承担更多的责任 0 ` N+ v3 F- i' x5 D, ]以终为始——在开始一项工作之前，先预想最终结果 9 w0 f' e4 h8 {( _7 `要事第一——对工作进行优化排序，分清主次，拒绝琐事 4 y3 [) j, Z# V' e; Q' P2 b) i双赢思维——寻求对双方都有利的方案，改善人际关系 知彼解己——先要学会理解他人，而后再寻找被他人理解 - I6 V+ Q% K& H A' T4 i统合综效——不拘泥于“你的”或“我的” ，善于利用他人智慧 2 ^6 l5 F d7 r5 H/ i: c不断更新——在情感、心智、生理和心灵四方面提高自己