怎么改善绩效？怎么与部门主管沟通？

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本公司主营模具，下有项目部，此部门的负责人是一副总。对绩效考核积极配合，但就是绩效上不去，反而有所下滑。老总对其意见很大。找该部门的人员进行了沟通，普遍反应需要建立的文档N多（如模具档案，模具进程登记表一系列），根本没有充足的时间下到车间去控制现场。于是找了该部的负责人把情况反应了一下，希望能够得到有效的沟通。他的观点是，没有建立文档怎么查他们的工作效率，也就是通过文档汇总得出员工的工作效率。当然这是一个好方法，问题是现在已经影响了正常工作的开展，我的意见是，该主管应该多到车间走走，了解整个项目的开展情况及手下们的工作难点，可直接口头汇报的就口头汇报，一切从简，提高部门人员的工作效率。但有点担心的是，提了这个意见没准他会觉得我们怀疑他的管理能力，感觉有点开不了口，怎么办呢？