档案室管理制度

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人事档案管理制度 一、 人事档案保管制度 * s; |0 [* ]! T$ Z% v' e% r目 的 第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企 5 E) y1 C& s6 m" w; _$ [业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。 第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档 案材料 $ ^9 z% h" r2 p. y- K% l& S ~. j的前提和保证。 人事档案保管制度的基本内容 建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材 ! f; M& Z: ?) @& d( K: x料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 / F6 h7 F0 {1 G8 a* K9 m9 n u0 o(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料 进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体 位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 (2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 , v6 i9 y, G6 N等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误 0 @; [9 m6 R6 _" g等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： . |4 z' B; e5 [! M, S——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后： ——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 ——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 7 x- p# |$ n1 O4 P( c(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等 {! m0 b) O" `% f原因 ( B8 P2 ]1 }' {) m5 T/ m引起的，转递的大致程序如下： 0 ~# y! ?& r2 t+ K, s& k; u& r- L* ?9 K①取出应转走的档案； # B5 c. G; @" ?- t* L. S②在档案底账上注销； ③填写《转递人事档案材料的通知单》； ④按发文要求包装、密封。 1 v8 }8 L. Z7 k: ?& R在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位 # m0 A2 G' w4 [, R. U在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 (4)保卫保密制度。具体要求如下： 7 }9 q) Y' D5 ^: R1 v7 a: O6 |①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。 ②库房备有必要的防火、防潮器材。 & o- M" \3 N. q③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。 5 M' N- ]3 c; m6 A④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 ⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。 ⑥离开时关灯关窗，锁门。 ' l0 e; o$ ~) W- M1 M+ F(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项： ①人事档案的数量。 2 U) W' I( x# j m$ T( x②人事档案材料收集补充情况。 2 W8 x5 P. } |( W- E4 E" v% ]( U6 A③档案整理情况。 ④档案保管情况。 ' u5 a* p6 c% {( o0 _⑤利用情况。 ⑥库房设备情况。 3 C3 y, ^# A3 V9 \$ g7 d0 ^⑦人事档案工作人员情况。 ) S; F& t2 O7 L/ S& x8 p; q 二、人事档案利用制度 目 的 9 G& V, [8 B9 ], X第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中， 7 W# M+ I b5 _0 L应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。 第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按 9 g1 f2 f5 E6 ^# _- |+ z$ T照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。 人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式： (1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， ) u- G! _( P0 [( m# ?) K以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢 失等。这是人事档案利用的主要方式。 7 h+ H+ l0 g# g% A! K% n& g(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案； ' w( k+ M- `* K! [: @( Q& q3 }公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时 9 B3 u& f+ G& x催还。 (3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档 ) S5 c% q% C) d' N" B( ~# `, W7 K案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求 " t1 w3 X' t8 A/ v. M3 G出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。 2 ^ \) ~+ c# T" h1 X+ e3.人事档案利用的手续 , G5 o; R. a1 I在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的 重要保证。 (1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在 报告 中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责 人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分 $ x# y% i/ {0 T) d，手续齐全，则给予批准。 (2)外借手续。 首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。 其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。 再次，人事档案部门对其进行审核、批准。 然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人 员签字。 - x1 }% Q# n+ P* b) {最后，归还时，及时在外借登记上注销。 / P- R& W. \5 ?* v (3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时 , D2 [7 g" q6 U$ D9 v: D，需履行以下 " x. F/ C! _8 C( a% y4 h手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章 ；其次，人事 档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部 门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。 . f5 q/ |. ?" A9 y3 L

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