档案室管理制度

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人事档案管理制度 9 j8 c0 d% q$ _9 V2 I' y5 T- r/ M一、 人事档案保管制度 目 的 第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企 业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。 第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 ) D# w W( E9 t/ J- r+ S- r8 s第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档 9 _6 a& z- Q4 n4 B5 l0 t' Z案材料 的前提和保证。 5 U% b8 q4 ]8 O人事档案保管制度的基本内容 , b( u0 [/ b; b6 _0 Z8 g) o建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材 料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 . b6 F& Z& V$ n" Z+ ]( i(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料 . X4 p- M3 D$ R7 P进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体 - F: R9 d# x1 w3 q' @8 R) t# V) Y. K位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 7 \ f }- Z6 d(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误 等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： ——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后： . }* T- r1 w2 A( m7 }/ c——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 ——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 (3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等 原因 引起的，转递的大致程序如下： ①取出应转走的档案； ②在档案底账上注销； ③填写《转递人事档案材料的通知单》； 4 y% c4 L/ _2 z! M④按发文要求包装、密封。 6 f: e2 X! b3 {& Z+ K5 k# \在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位 # |4 U3 y& Z1 Y4 V: H: e+ @- A: N在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 . R2 \) z k, _" k(4)保卫保密制度。具体要求如下： : L- [. Q, L* K E$ v$ c①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。 ②库房备有必要的防火、防潮器材。 ③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。 " e2 X! ~; D8 V④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 ⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。 9 P1 y$ e1 z* Q9 D⑥离开时关灯关窗，锁门。 % S# I Z6 X9 G; D' ]7 ^/ Z(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项： - r( v3 R7 M+ u! x; k7 N0 r①人事档案的数量。 ②人事档案材料收集补充情况。 / ?/ h+ |/ P4 R! B③档案整理情况。 # V2 S: J% o2 U0 P$ g+ y: |! s④档案保管情况。 ⑤利用情况。 + M- D1 n' E: m; ~- w+ p! V⑥库房设备情况。 # n; Z* A; W) B" ]3 v⑦人事档案工作人员情况。 8 ~ l7 g5 l# A7 b7 D$ Y 二、人事档案利用制度 $ V! h I# R0 @. q Z& o. @ 目 的 第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中， [0 Y/ H Q0 Z# A; P! e+ i应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。 " x5 `2 ?# ?: P# S4 j8 Q$ V5 p第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按 照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。 人事档案利用的方式 4 q" s. P" O- T/ x人事档案的利用有多种方式： : ^) E Y) e* u {# |(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢 失等。这是人事档案利用的主要方式。 (2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案； 公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时 催还。 (3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档 , L4 Y& d7 Q' {3 s6 T9 i3 y案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求 出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。 $ d, r$ E! B) v. m" |. d$ ~3.人事档案利用的手续 2 l1 @6 X4 T3 K在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的 重要保证。 (1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在 报告 % v5 r7 T, A. e. F$ d" Y中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责 人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分 + ]7 v% W7 e: [1 x2 A' |: ? w" D，手续齐全，则给予批准。 (2)外借手续。 首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。 1 g, B. ~# f1 }+ ^9 H) c3 b其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。 $ {5 b* }( ]* B$ w再次，人事档案部门对其进行审核、批准。 ! h: ~) ~* N9 T, n5 {然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人 # i* a0 m: z9 _员签字。 9 g1 Z, F7 E$ _5 w最后，归还时，及时在外借登记上注销。 & k. { F) _# T X3 D! x " F& K% ]& L" F k(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时 ，需履行以下 手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章 ；其次，人事 档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部 门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。 ' d E4 B+ u& V3 R0 ^

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