档案室管理制度

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人事档案管理制度 ) d& @8 `4 R0 K7 X一、 人事档案保管制度 ( e8 f: t9 b I I2 u目 的 第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企 业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。 第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 9 b2 s! f0 C" ~# [第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档 案材料 的前提和保证。 0 B. I. m6 L* O4 k; c人事档案保管制度的基本内容 # J& ?$ R: J3 k) C, p- A8 `建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材 ! h! S5 r7 H% C* V, j1 N2 b# z1 _# E4 w料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 / H9 a' r% A. R* \5 ^; x(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料 进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体 + w& p) r, [: i( G, T位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 . W" o1 ^% l3 L(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 3 q! x- R/ u( ?3 F: a/ O' r/ h$ ?# C检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误 + @. @% n" g6 @5 }等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： ——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后： ! N, S; Q+ p, z; m——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 ——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 (3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等 原因 引起的，转递的大致程序如下： X2 r4 ]8 r$ E! [①取出应转走的档案； ②在档案底账上注销； 0 F) B/ r7 q$ V③填写《转递人事档案材料的通知单》； ' Q1 E T6 z2 w! R5 _3 g1 B④按发文要求包装、密封。 # G$ Z- D# T! Q$ s( G9 Q! q9 l6 D1 l在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位 在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 (4)保卫保密制度。具体要求如下： ①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。 ②库房备有必要的防火、防潮器材。 8 K6 \/ d1 K! A0 H, g+ ^③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。 4 N d% o1 J- g' k+ C④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 ⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。 ⑥离开时关灯关窗，锁门。 7 C1 ]. x8 o! f, b7 B0 w(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项： 7 L' A. N# U, ~①人事档案的数量。 ; U6 l2 i5 [+ T9 @②人事档案材料收集补充情况。 ) {7 @; y8 O& @. Z# i6 j; Z E③档案整理情况。 ! y8 W, O" V5 S. V' r1 E9 ^④档案保管情况。 2 r$ j* z- m3 E# y' S⑤利用情况。 ⑥库房设备情况。 $ z9 l; v1 w8 R3 [) ]+ a6 t⑦人事档案工作人员情况。 ) |/ z$ @# i6 \- c/ W1 K; \ % p! I# ?2 {9 j二、人事档案利用制度 目 的 第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中， 应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。 1 p, A7 F' [ N* e第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按 ! P5 M0 n) x( A' p照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。 人事档案利用的方式 - @3 W0 Z0 U* x! \. v人事档案的利用有多种方式： (1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢 . p* ?; z# p2 R0 [6 \9 m失等。这是人事档案利用的主要方式。 (2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案； 2 p O. @5 @, _8 b% j) w( N; C公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时 z! T$ m; U2 n& g催还。 + s9 d( d7 v' C* {' D(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档 1 f. i* F& @6 x5 ^/ v4 W案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求 出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。 ' q& P1 j0 Y; v6 _3.人事档案利用的手续 在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的 ' @: Z! x1 P5 |9 A重要保证。 2 z8 d/ b( \7 s7 C* M: C(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在 报告 中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责 人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分 4 w9 F) g5 o J1 z, p，手续齐全，则给予批准。 (2)外借手续。 " b, t4 J% z& w! N, R" Z首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。 * A( ]* c* l/ f* W5 ^其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。 1 m- I- i0 U+ C, \4 L% F再次，人事档案部门对其进行审核、批准。 / D! x9 Z; m4 P7 ]然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人 # p2 U: ]# u; |* |4 S7 }/ A: C8 Q员签字。 " _0 N. P0 K4 B# }) Z7 J最后，归还时，及时在外借登记上注销。 7 S- @1 H( q0 w% E+ C" R4 c 4 u3 h5 E; L. l% i8 P' m(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时 : `0 v: X9 ^" H，需履行以下 手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章 ；其次，人事 ; P6 `1 u4 S D$ K档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部 门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。 0 R2 v, e9 ?& M a" D" @

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