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两个提高工作效率的工具

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[LV.1]初来乍到

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电梯直达

楼主

发表于 2010-7-17 23:20:33 |只看该作者 |倒序浏览

                                         两个提高工作效率的工具

作为HR，在忙于应付复杂的人际关系、疲于完成冗杂的事务、坚持追求专业学习的同时，还要做报表、出报告，可谓是身心疲惫。如何将工作效率提得更高、减少不必要的麻烦？本文仅从工具使用上提供2个参考。

一、数据同步
   我相信任何一个忙碌的HR都会有将工作带回家里做的经历。如果这样的事情频繁，经常就会遇到一个问题，数据同步的烦劳。比如：
   我在办公室的电脑上有个“招聘工作文件夹”，里面有10个word文档和5个表格，同样我家里的电脑上也有这个文件夹和这15个文件。今天我在办公室改动了其中的7个word文档和2个表格，下班了。回家后我想继续做，但是回到家里，我的文件时旧的，怎么办？通常办法是用U盘拷贝公司电脑上文件覆盖家里电脑的文件。但是，假如我昨天晚上我还做了2个表格也放在“招聘工作文件夹”下了，如果覆盖就会造成昨天的工作白费。通常的办法是自己去一个文件一个文件的比对，有没有更好的办法呢？
   数据同步正是这样一个工具，你指定需要同步的电脑的文件后，它自己去比对，自己去更新。其所谓同步，就是2台（或更多）电脑上的指定文件夹下的数据保持一样，如果不一样，会用新的数据覆盖旧的数据。
   主流的同步工具有windws live sync和数据银行，后者使用起来更方便一些。具体使用自己去尝试吧。

二、协同办公
   请看这样一个情景：近期公司急招营销专员一名，招聘组准备全力以赴先解决这个岗位。招聘组成员A、B、C决定今天全力搜索一番，于是分工：A负责前程无忧网搜索、B负责智联搜索、C负责南方人才网搜索。问题出现了：怎样确保ABC互相知道对方已经约了谁而不导致自己重复预约别人？用QQ传递？用文件共享？
   协同办公正是这样一个工具，可以多个人同时编辑同一个表格，互相能够看到对方打出的每一个字，信息同步更新。并且在线EXCEL可以导入导出本地EXCEL格式，实现网络与本地无缝接驳。
   主流的协同办公平台有google doc、office live，但目前google doc更易操作、更强大。
   希望以上两个工具能够帮助HR减轻工作的负担。限于时间有限，本文暂时只介绍这2个工具，以后再介绍其他工具。也希望本文能够抛砖引玉，引起更多同行来分享新工具和新方法。

                                                                                       作者：shawn95
                                                                                          2010.07.16

本帖最后由 shawn95 于 2010-7-17 23:22 编辑