办公区第十期论题——文件签批流程管理

柳絮轻舞

背景说明：

某公司内部文件有两种形式：一是报告请示，各下属单位或部门提交请示报告，请董事长批示相关部门阅办。二是正式文件。各单位或部门拟写文稿，交集团领导审批后下发实施。（部分文件是根据请示阅办后产生的）。

领导管理权限（人力资源）：董事长主管，副总协助负责人力资源部的各项管理。

导线：

某日新上任的人力部门副职领导拿着活动安排的文件找集团分管人事的副总签发，出文后，按惯例报送一份给董事长，董事长阅后提出了若干修改意见，要求打回重新签发。

结果：

文件重新按董事长意见修改后，下发。

事件影响：

此事后，负责文件管理的办公室重新规范文件签发流程：该部门的文件今后必须由董事长签发。并就此事与副总进行了沟通。未及时告知人力部。

是日，某下属单位人员辞职，先经报告请示进入审批流程（人力部，副总，董事长审批）。之后，人力部依此行文，副总直接签发。办公室文员接到行文单，要求人力部重新签批，并指出今后文件副总只能审核，必须由董事长签发。人力部要求办公室出具相关流程审批规定，回复无。后经与办公室主任沟通，理由如下：员工离职通常先经报告请示，董事长最终审批。人力部依董事长最终审批的报告行文。为避免繁长的签批流程，建议直接由副总签发。办公室主任听取意见，同意今后凡涉及人员离职的文件可直接副总签发，其他文件一律由董事长签发。

——————————分割线归柳絮所有——————————————————————

问题：

1、根据案例内容，如何才能实现高效的管理流程。

2、该公司在案例中所涉及的管理，有哪些不规范的地方？

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——————————————本文字版权归中人网所有————————————————

yolanda_lu

1)我们公司实施明确的签字权限，内容细分到各类别文件，由哪个部门提案，通知到哪些部门，由谁审核，由哪些部门评审都有明确的矩阵表。
  f/ d' {; S. M2）该公司内部沟通不畅，事情发生后只做到针对该类文件明确处理。如果出现另外一种文件，有可能仍出现类似问题。
) @1 r* ^: q( T& _8 x3 q' a; @8 D
8 C2 [* S* P  ^# N个人意见。。

醉蝶舞

1、副总虽然只是配合董事长来负责人力资源管理工作的，但是他应该有一定的人事权，比如：非董事长直管部门的中层或中层以下的职位入职、离职、辞退、调岗、调薪、警告、行政处罚等由副总签署意见即可；
; V! i  \* N, `& J2、案例中，该公司要么是在分权系统上出了问题，要么就是各部门的沟通不够，而且办公室对于领导意见的领会及上传下达上出现了偏差。
; H. H8 M# }6 B  A1 f& y5 q3、案例背景中的内部文件的两种形式，大致的框架是比较合理的。但楼主所述的第一种形式，蝶舞有不同看法。个人认为，报告与请示应先由办公室主任出示拟办意见，根据文件内容列明处理程序。如：销售部上报要求增加广告费用的请示，在请示中列明了增加费用的理由、金额、用途的前提下，办公室主任应出示的意见如下：1）（说明自己对此事的意见）；2）请财务部出示意见；3）报请副总审核、批示；4）报请董事长审核、批示。
以上，个人浅见，欢迎大虾们拍砖~~
注：这几天因身在外地，今天才看见柳絮斑竹的论题，支持得晚了，请多原谅！

柳絮轻舞

回复 3# 醉蝶舞 的帖子
. j  J* A( k% Q; _; B; H& P
1 u: {3 q- j$ n* g
+ C" j. y. o2 t    1、确实如此
7 U3 \9 w2 y4 z& ~7 H    2、分权系统就是一个无物，以前怎样就怎样，发现问题了即时解决，却没有相应的规定来固定，很是郁闷（如果有人离开了，又将限入一团乱麻）
   3、报告直接由董事长出示拟办意见，最终回到董事长批示。
% o! u  U8 E) D; y( d# _) P' ^) I   这么一比较，该公司的办公职能过于单薄~

lanbao1号

问题：
) M; t! J- i4 b+ l1 x
1、根据案例内容，如何才能实现高效的管理流程。
9 L, B' W! a, L6 X高效的流程来源于科学的管理、合理的标准化流程的制定。事务要轻重急缓，做好分工工作是个前提。如果什么事情都要董事长来做，那其他人都干嘛去了？董事长累啊。
* `$ M9 O- [" C8 V7 t8 i( [2、该公司在案例中所涉及的管理，有哪些不规范的地方
轻重急缓不清，标准化与流程呆板缺少灵活性。要从源头做好规划。

伊人独儛

我觉得谁签发并不是最重要的，因为有另外两个要素：一、文件审批表；二、公章。
3 k% I/ L7 Q" c% N- O作为董事长不应该事必躬亲，起码一些低层的人员异动以及一些日常事务性公文是不需要从他那里过的，最多是一个审批签字。
而一些高层人事异动，以及公司重大决定议案等，都会通过红头文件的形式下发，那么公司的公章以及董事长在文件审批表上的签字必不可少。
5 z( C9 b& \9 W办公室作为一个职能部门，应该是动手的主力军，草拟，审批走流程，到最后的定稿，发送全部应该由办公室统一执行。
. ?; `' y: N, X- s: m. O* f而副总可以作为在其管辖范围内事物的最终审批者，有一定的权利审批及下发相关文件。

东篱先生

根据不同的事情的权限设置，设定最终审批人

yyour

这是大部分企业的通病，多希望把权力抓在手里，所以什么普通人员的离职都要上报董事长，这就是一个效率的问题。要成制度化，这样才有利于后续工作的开展。

江口荣芥

我是菜鸟，啥都帮不上忙

江口荣芥

私营企业的老总就更加累了，什么事都要插手管
" _) j+ ~, P0 y" F# f某日新上任的人力部门副职领导拿着活动安排的文件找集团分管人事的副总签发，出文后，按惯例报送一份给董事长，董事长阅后提出了若干修改意见，要求打回重新签发。

+ q3 `* U4 Q9 P2 o结果：

) b' A' q2 t6 \& L# m. y文件重新按董事长意见修改后，下发。
, V" K" Y8 I5 }, P) C以前我刚出道时候遇到过类似情况，之后就....拍屁股走人