会议管理制度

women（我们）

1 总则

1.1为使公司的会议管理规范化和有序化，提高会议形式的行政决策效率，特制定本规定。

1.2公司会议规定本着精减、有效、节俭的原则运行。

2 会议管理体制

2.1公司管理部统一管理会议规定，所有会议均须在管理部审批或登记备案。

2.2管理部须在年度计划中提出全年会议工作计划和费用预算以及压缩会议开支的指标，在上级批准后遵照执行。

2.2公司严格控制未预见的临时性会议，对此类会议须按一会一报原则审批。

2.4会务工作主要由管理部承办；其他部门主办的会议，管理部应予协助。

2.5公司财务部门应加强对会议开支预算方案的审核，减少不合理费用，并确保合理经费及时到位。

2.6除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由管理部整理、立卷、存档。

3 会议准备

3.1已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由部门按计

划表直接通知与会人。

3.2属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知。

3.2.1未列入月度会议计划而临时提拟的会议。

3.2.2虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明。

3.2.3其它提拟人认为应另行通知的情况。

3.3应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门。会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。

3.4会议的其它准备工作遵照以下规定：

3.4.1会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作。

3.4.2会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。

3.4.3公司级会议会务服务统一归口管理部负责。

3.4.4部门召开的会议需用公共会场的，应向会议室管理部门书面提出，由会议室管理部门统筹安排。

4 会议组织

4.1 会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。

4.2 会议主持人须遵守以下规定:

4.2.1主持人应不迟于会前 5 分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

4.2.2主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。

4.2.2会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

4.2.3属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

4.2.5主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。

4.3与会人须遵守以下规定:

4.3.1应准时到会，并在《会议签到表》上签到。

4.3.2会议发言应言简意赅，紧扣议题。

4.3.3遵循会议主持人对议程控制的要求。

4.3.4属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。

4.3.5遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。

4.3.6做好本人的会议纪录。

5 会议记录

5.1公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。

5.2公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：

5.2.1各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的内务文员，名单报管理部备案），负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。

5.2.2会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。

5.3会议记录员应遵守以下规定:

5.3.1以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。

5.3.2会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。

5.3.3对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。

5.3.4会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。

5.3.5做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。

5.4下列情况下，应整理会议纪要：

5.4.1公司各类临时行政会议。

5.4.2
须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议。

5.4.3
其它主持人要求整理会议纪要的会议。

5.4.4
会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类临时行政会议的会议纪要须报管理部一份存档备查。

5.5 会议原始记录的备档按以下规定：

5.5.1本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，但用完后的记录本应作为机要档案及时转管理部统一归档备查。

5.5.2本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。

5.5.3会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

6 会议跟进

6.1 会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。

6.2会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。

7 奖惩

7.1 奖励。按有关奖惩管理规定执行。

7.2 迟到、早退、缺席

7.2.1迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后 5 分钟内未到的，计为迟到。

7.2.2早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前 5 分钟提前离开会场的，计为早退。

7.2.3缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。

7.3 处罚

7.3.1无正当理由迟到、早退每次处 10 元的罚款。

7.3.2无正当理由缺席每次处以 20 元的罚款。

7.3.3凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。

8 附则

8.1 本制度由管理部办负责解释。

8.2本制度由总经理批准后生效，自颁布之日起执行。

fpg

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