设为首页 登录 注册
首页 中人社区 中人博客
查看: 2425|回复: 1
打印 上一主题 下一主题

[分享] 自我管理:别让Email偷走你的时间

[复制链接]

8

主题

5

听众

127

积分

书生

Rank: 3Rank: 3Rank: 3

该用户从未签到

注册时间
2012-2-8
最后登录
2012-10-22
积分
127
精华
0
主题
8
帖子
8
跳转到指定楼层
楼主
发表于 2012-10-22 12:01:46 |只看该作者 |倒序浏览
如果想尝试令人不快的体验,可以读一下著名儿童图书《亚历山大和糟糕透顶的一天》(Alexander and the Terrible, Horrible, No Good, Very Bad Day)。亚历山大和家人去爸爸办公室接他,结果在那里制造了一大堆麻烦。但今天的读者感到最奇怪的应该是爸爸办公桌的插图。上面有电话、文件、书籍,但就是没有电脑,因为朱迪思•维奥斯特的这本书首次出版是在1972年。
+ T; ?& N) A; o) [+ P! X" S* @, L* c0 n. v( ~
所以,我们知道,在1972年,上班族在电子邮件上不会花一丁点时间。然而,四十年过去了,如今,查看电子邮件已经成了工作的代名词,甚至似乎要成为我们工作生活的全部。4 V' W) a' q* X' r5 s' c4 ?  `
" m# X; {: i: J+ @; \4 m
2012年7月,麦肯锡全球研究所(McKinsey Global Institute)公布的“社交经济”报告中指出,普通知识型员工28%的上班时间都在处理电子邮件。如果你每周工作50个小时,则代表有14个小时花在了处理邮件上。麦肯锡的报告显示,通过充分利用社交协作平台,员工可以将处理电子邮件的效率提高25% - 30%,进而节省约7% - 8.5%的时间用于其他工作。但如果你所在的公司不打算在这类平台上花钱,本文将为提供一些可操作的方法,让你不至于在电子邮件上面花费那么多时间:) z* O1 ^2 C; O

: _3 P9 @, ~: U/ b2 N. d1. 取消邮件订阅。
4 }& @& M% L* |# Q2 R: f
" D! U; [- b! ?1 M电子邮件管理服务提供商Baydin分析了500万封电子邮件后发现,普通电子邮件用户平均每天收到147条信息,其中会删除71条(48%)。每删除一条平均需要3.2秒。听起来并不算多,也就是每天4分钟而已,但如果你每周工作时间删除350封邮件,则需要花费20分钟,全年累加起来超过16个小时。
$ V% Z8 l9 J  O- ~2 E5 D
4 D1 U. z' w9 r# a或许,我们可以换个角度来看:据“美国人时间使用情况调查”(American Time Use Survey)显示,孩子不满六岁的已婚在职父亲每天给孩子读书的时间平均仅有2.4分钟,还不到普通电子邮件用户用于删除电子邮件的时间。要想摆脱收件箱带给你的麻烦,就得取消你不会阅读的列表,停止订阅任何商业信息。
7 X0 S4 p4 h# c7 U8 Z& r* l/ z- v, K2 l( @% Z7 |6 V
2. 停止使用文件夹。& k! U5 R! m4 Y
! y( n2 |$ C1 ]; [
卡耐基梅隆大学(Carnegie Mellon University)的一篇论文指出,32%的电子邮件用户同意一种说法:“只要读完的信息,我就会立即把它归类到文件夹中。”归类似乎很有效率,但 Baydin公司CEO亚历克斯•摩尔认为,未来需要再次查找邮件时,你会发现,根据不同项目或联系人创建文件夹是效率最低的一种方式,即便是凭借自己对收件时间的模糊记忆,在收件箱中滚动查找的效率,也比之高出不少。如果你想清空收件箱,可以创建一个“归档”文件夹,但如果需要查找信息,则可以使用邮箱的搜索功能。
- @; J  c$ H8 F1 x4 h0 W+ |9 t) M! d$ ?5 _! L3 }+ |
3. 在正确的时间发送电子邮件。: i9 C, |: D8 C/ x) B. ^9 y0 ~. B& D

  K$ g( g$ Y$ d根据Baydin的分析,普通电子邮件用户每天会写40条信息,但如果没人读这些信息,它们就没有任何作用。比如,摩尔发现,早上六点钟发送的信息与之后任何时间发送的信息相比,被打开的几率更高。另外,午饭后也是阅读信息的一个小**期。他说:“如果你想请求某人做某事,在对方血糖升高之后,你便越有可能实现自己的目的。”. V0 B( V) Q3 G, g

1 D) u& {- I$ l. e# Q) f4. 不要过于频繁查看电子邮件。/ e9 _% G6 k' f  `/ ]' s
7 q2 W! D+ x5 n
《18分钟法则:心无旁骛,做正确的事》( 18 Minutes: Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done)一书的作者彼得•布雷格曼认为,仅仅经过一代人,处理电子邮件的时间便从零增长到占个人时间的28%,其中是有原因的。他说:“因为电子邮件造成一种有效工作的假象,所以特别容易让人分心。”比如,你本应该专心做提案,但你不想这么做。于是,你跑去查看自己的收件箱。他说:“如果看电视不被惩罚,你或许也会去看电视,而不是写提案。可是你看不了电视,于是你就跑去查看电子邮件了。”$ W! _- I+ k. {+ @  b8 g: ~

% v0 l  \2 e, Y' [有更好的解决方法吗?有,那就是分批处理法。布雷格曼每天查看三次电子邮件,并且发现这种方式可以每周节省多个小时。他说:“从没人抱怨没有及时收到回信。”如果每天查看三次不适合,可以尝试每一个小时查看一次,集中精力工作40分钟,然后用20分钟处理收件箱。如此一来,你会发现自己的工作效率将会大大提高。
3 |2 ?( n# g( g+ N5 c& _* G" ~) n' H, r" Q: W- l: R( S/ j

16

主题

26

听众

5万

积分

状元

Rank: 32Rank: 32

签到天数: 3006 天

[LV.Master]伴坛终老

注册时间
2002-9-9
最后登录
2021-7-17
积分
57236
精华
2
主题
16
帖子
3874

7月社区全勤勋章 6月社区全勤勋章 2月社区全勤勋章 1月社区全勤 2012中人社区群英谱勋章 中人网雪山杯(2002-2009) 中人守护者

沙发
发表于 2012-11-1 21:57:13 |只看该作者
有道理,电子邮件确实很占用时间。
回复

使用道具 举报

您需要登录后才可以回帖 登录 | 注册