怎么做好定岗定编？

华恒智信咨询

定岗定编是一项最为基础的人力资源管理工作，在企业组织结构确定之后，紧接着的问题就是定岗定编。但是很多人力资源经理都头疼的一个问题是，几乎所有的部门都在喊人员不足，部门人员规模不断膨胀，结果仍然是喊声不断——这就是目前很多企业在定岗定编问题上面临的现状，为何这样一项基础性工作却遭此困境呢。科学合理的定岗定编可以有效提升组织和个人绩效，降低运行成本，防范企业经营风险，提升精细化管理水平。那么如何用科学的方法来解决定岗定编的问题呢？本文是人力资源专家——华恒智信为某生产制造企业进行定岗定编的项目纪实。

[客户行业]机械制造业

[客户性质]国有企业

[服务类型]定岗定编

[案例背景]

A公司是中国电力机车主要研制生产基地。公司主要产品为电力机车、城轨车辆，轨道工程车辆、制动系统等。现有员工万余名,资产总额几十亿元，先后通过ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系和OSHMS职业安全健康管理体系认证。

随着国家经济体制和企业管理体制改革的不断深入，企业面临日趋激烈的市场竞争，该公司认为定岗定编是为进一步规范职位及人员配置标准，提升组织和个人工作效率，有效降低运行成本，防范企业经营风险，提升精细化管理水平重要手段之一，是适应新形势下的必要选择。该公司邀请专业的北京华恒智信人力资源顾问公司实施定岗定编项目。

[现状问题及分析]

华恒智信专家组深入现场调研，对组织结构、岗位职责、制度、流程、信息数据、各层级人员访谈、工作量模板设计与验证、工作写实、工作量核定等分析研究。在现场调研时各生产部门需要加人、职能部门需要加人、管理部门需要加人，几乎所有部门都觉得人员紧缺，按原管理模式和人岗量，该公司需要大幅增人，随之可能带来的是增人、增量、不增效益局面。华恒智信专家组经过分析研究认为：

1、现状人均饱和度普遍不高， 经分析人均饱和度平均在70%－80%，是有一个合并减编，调整编制的基础的。

2、我们发现实际生产过程中，忙闲严重不均衡，有的部门极忙，有的部门极闲。

3、影响人员编制的因素中除了饱和度以外，还有就是生产不均衡下一些配套设施不到位，如：管理不配套、技术不配套、供应不配套等。

因此，华恒智信专家组针对公司实际采取分层分类的定岗定编方式，而不是采用单一的方法。有的单位侧重编制调整，有的是定岗的优化，有的是合理的组织合并，有的是工作方式的改变（用人方式），有的是工作频次调整，有的是加强工作力度，有的增加相应职能等等。职能部门重点在定岗，生产部门重点在定编，这是管理特点所在。

[定岗定编方案]

华恒智信专家组在定岗定编过程中将岗位进行分类，第一类：直接生产类、第二类：职能保障类、第三类：经营管理类、第四类：工程技术类、第五类：辅助类等五大类。每类都有突出特点，每类人员的定岗定编的方案如下：

1、直接生产类，我们根据该公司实际分析研究影响生产人员定岗定编主要因素：产量（含返工、更改生产量）、单件工件生产工作量、等待时间、人员技能、工装设备等配套措施。

根据机械制造生产量，分别得出各工序工件、组织合件的生产量，由单个工件生产时间，加准备时间、作业宽放时间、休息宽放时间及等待时间，得出员工工作饱和度而进行人员编制的确定。

某阶段机械设备生产量×单台机械设备各工序工件量×单件工件生产工作量+该工序返工量＝各工序某阶段生产工作量

各工序某阶段生产工作量加准备时间、各类等待时间为该工序某阶段工作时间总和，由此而得出各工序人员编制。

华恒智信专家组还建议该公司：引入定额制模拟考核，人均劳产率，人均劳动定额进行对生产部门约定。生产部门是动态定编，人员编制数量是生产部门的初步约定，不是结果定编，在生产任务变化时可以加编可以减编。通过这次工作量梳理、人员分工方式调整、一专多能使用等有的部门产量已有较大提升，做到人员编制科学合理。

2、职能保障类。通过分析该公司职能保障人员定岗定编因素：领导干部对下级人员的分工不清晰；管理不够精细化，缺少具体关键时间的约定,该检查没检查，该监督没监督；人员技能不能胜任新的发展需要；高效工具方法没有引入，ERP系统没有充分利用，重复打电话，召开会议，用大量电话、会议沟通，浪费时间。

职能保障人员定编影响因素有多方面，但如何进行职能保障人员工作量量化分析，华恒智信专家组自主研发职能保障人员工作量量化评估工具，以时间和频次为要点，将日常工作量和阶段性工作量的分别核算，从而最终确定出该岗位的工作饱和度情况，结合其它因素核定人员编制。量化工具科学合理、公平公正，各部门已在人员使用和调剂上已得到充分利用，得到该公司高度评价。

3、工程技术类。在工程技术类华恒智信专家组根据该公司工程技术部门特点，设计新型的技术人员量化评价方法。研发设计项目分为前期调研及投标前技术交流、投标、合同谈判、方案设计、技术设计、施工设计、生产配合、用户培训、技术支持等，每个段花费的时间约定下来，作为基本工作量，当多个项目并行时，分别处于项目的不同阶段，得出当时那个阶段多少人，量化评价工具的引入，科学对人技术人员进行定编。

华恒智信专家组根据该公司研发部门实际情况建议：

一、实行项目管理制的引入。明确项目权利：项目策划、组织实施、团队协调、资源安排、团队辅导、团队考核、项目控制、成果验收、定期汇报与反馈等；设定指标：项目进度、项目成本控制、项目质量控制、客户满意度、项目技术文件资料、项目知识产权、项目安全管理等。对项目管理的评价和方式进行丰富，评价人和事，两个结合。二、引入优秀的任职资格制度，将技术人员的能力等级进行合理划分，让“能人”干“能人”的事情，“辅助”干“辅助”的事,提高工作效率，建立分享平台。

4、辅助生产类。华恒智信专家组根据现场调研，该公司辅助生产类人员定编因素主要为：生产任务量；排班方式和工作分工；工作地理位置、特殊工作时间；设备、工装、工具的使用；员工技能和一专多能的实现等等。辅助生产类不同的岗位采用不同定编方法。

华恒智信专家组建议该公司辅助生产类人员：（1）加强一专多能培养，一方面辅助岗位一专多能，岗位职能合并、兼并相应提高工作饱和度，另一方面一专多能实现由辅助服务的对象***，减少等待时间，提高工作效率，减少用工成本。如：天车工在高空操作时时间利用效率较低，但又必须配置相应人员，如由天车起吊改地面起吊，对生产一线人员天车操作培训，取得天车操作证，这样可大幅减少天车工，同时提高生产一线人员工作效率。

（2）尽量采用外包制，对非技术性岗位、值守类岗位、纯体力岗位等实行外包制。

（3）采用辅助设备、工具、工装取代人工方式，大幅减少用工。

5、经营管理类。影响经营管理人员定岗定编主要因素：企业战略、组织结构、管理幅度、信息化程度、信息传递速度、决策速度、各类人员数量等等。华恒智信家组针对现场情况提出了一系列建议：

1）丰富管理者职能，明确上下级各种责任关系。在我们调查研究中，特别是生产、相关单位职能人员中，部门的壁垒较严重，有很多工作在重复做，在资源整合、信息共享方面亟待提高的。

2）经营管理人员定岗定编过程中不是简单的工作饱和度，而是用工作组织结构调节，在组织结构上完善，专家愿意帮助经营管理人员在工作规范和工作标准上进行梳理及绩效的提升。

3）整体讲管理责任不够清晰，日常、月度责任不够清晰，责权利不对等，对管理人员考核和约束不足

4）管理人员缺少的职能中，检查、督查、抽查职能欠缺，平常做的更多是应急性工作，前置性分析和决策工作较少，工作推脱事情较多，是事后等待救火性的居多，不是预案型解决问题干部，要建立真正职业化管理平台，管理人员通过业绩考核、管理考核、能力考核，三个方面考核提高管理岗位整体素质，为管理产生绩效奠定良好管理基础。

5）精细化、标准化不够，组织分工精细化、岗位规范精细化、制度流程精细化需要进一步加强。如监督检查工作:在我们有的部门有规定职能人员监督检查，但哪项工作由谁查、检查什么、检查方法标准、什么时间查、在什么地方查、检查频次、检查出的问题纠正预防措施是什么，谁整改等等不够精细。有待于下一步进一步提升。

【华恒智信总结】

华恒智信顾问专家团队经过几个月深入现场访谈、培训、写实、考察、分析等基础上，非常系统对各类岗位进行梳理，科学的进行定岗定编工作。根据公司发展战略、公司发展现状、组织结构、部门职能与岗位、人员素质状况、人员编制现状、编制调整目标、部门管理规范等及各岗位、部门、单位特点进行分层分类定岗定编，为该公司进一步规范职位及人员配置标准，提升组织和个人工作效率，降低人工成本，防范企业经营风险，提升企业竞争力，实施基础管理提升奠定了坚实基础，定岗定编方案在企业实现了顺利有效的落地，得到了该公司管理者高度认同和肯定。由此可见，科学合理的定岗定编是企业实现基业长青的必要环节。