人事档案快捷维护操作思路

shawn95

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        上一篇文章写了人力结构分析之模板化操作思路，有坛友说像是介绍EXCEL应用。对，其实就是EXCEL在人力资源事务中的应用。本篇是介绍在如何将人事档案维护工作变得快捷简单。
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) I& L4 d* A* x% R) M* N         在很多中小企业，没有上人事管理软件前，都是用EXCEL进行人事档案管理，而维护工作则相当的耗时。本文以一家企业的人事档案工作标准来作说明如何让维护变得快捷简单。

( j! Y- X9 |0 k9 a         先介绍人事专员维护人事档案的工作流程：
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         一、在表格中录入入职者信息，包姓名、毕业院校、专业、联系电话、紧急联系电话、常住地址、部门、岗位、入职日期、岗位性质、职级、性别、民族、身高、婚姻、生育、籍贯、身份证号、身份证地址、毕业时间、文化程度、户口性质、银行卡号、个人简历、应聘登记表、身份证、学历证、相片、健康证或体检报告、前单位的离职证明、流动人口婚育证明、户口本、居住证、担保、无犯罪记录/证明，共36项，也即是说一个人的信息需要占用1行的36个单元格。录用1个人需要10分钟。
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3 C+ J6 b: V7 D. H3 Y% E) N8 S' a         二、录入完36格以后在第37个单元格对该员工编制员工编号，该编号遵循原则为：部门拼音首字母+职务级别+入职月日+当日入职序号。该编码1个人需要3分钟。
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9 `" e4 X: S/ r         三、在完成以上两部后，将员工信息中的员工编号、姓名、部门、职务、性别抄录到牛皮纸档案正面，以做建档准备。此步骤抄写1个人的信息需要3分钟。

6 j) v) B, U3 _* ~1 H8 _         四、将员工信息中的部门、职务、性别、员工编号复制填入另外一个word模板，打印进员工工牌纸模板。此步骤制作1个人需要5分钟。
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! ^6 Q7 y; g* ?4 H$ {% f         五、对于每周入职而新录入的员工的银行卡信息、身份证信息每周进行重新核对一次，平均分摊到每个人有2分钟。
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/ p+ ~* M. l' H2 j         以上五步骤加总，对于新录入1个人的信息而言，需要的时间是23分钟。如果被打岔，则是30分钟。按平均每周入职20个人计算，则23分钟×20=460分钟 ≈ 8小时。
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& D  D" M2 @4 M6 D! P  ^6 S        有毅力看到这里的人都是很有忍耐力的，具体去做这些工作则更需要忍耐力。我相信做过的都知道。
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( P* c. _2 o7 ?8 m: m        本文的思路就是，怎么将这8小时缩短为4小时，并且不牺牲工作质量或说更提高。
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# O  o2 {, ~/ u" s. H         先写到这里，未完待续

shawn95

接着写，

3 H5 u2 a6 F/ z& \5 Q% @/ M       首先分析第一步录入中36个个人信息是在同一行32列，需要反复移动滚动条进行录入，非常不方便。因此在这里做一个处理将表格格式先设置为同一列36行来输入同一个人的信息。那全部输入完以后通过转置可以转变为原先1行32列的格式。此步骤将原来10分钟缩短为8分钟。


  

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4 K; R5 _/ O4 n; j$ k! ]        第二步，编制员工编号部分浪费时间太多，我们需要先设置好两个表：职级表、部门名称缩写表，然后用引用函数引用出该人的职级代码和部门代码，在用&链接入职月日，以及当天录入的序号。则员工编号可以自动生成。此部分直接将3分钟省掉。
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       第三步，将员工牛皮档案所需信息设置成自动生成形式，每一夜a4纸可生成8个员工信息，打印裁剪粘贴牛皮纸即可。人事档案自动生成该部分内容需要用到adress定位函数，具体可百度。则此步骤将原来3分钟缩短为1分钟。
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       第四步，与第三步一样，设置自动生成，同样用到adress函数，此步骤将原来5分钟缩短为30秒。



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       第五步，身份证与银行卡都有编码规则，利用其编码规则进行自动校验。此处有两个难点，第一是要想办法找到身份证和银行卡的编码规则，第二是实现校验函数编写。编码规则自行百度，费点劲是可找到的。函数编写身份证部分是先用字符串函数把身份证号分离成单独数字，然后将前17位经校验规则得到数字与第18位进行比对，相同则是正确的。银行卡部分类似。如果进一步，找到银行卡信息表，还可以根据银行卡号引用出属于哪家银行以及信用卡或借贷卡的属性，则更增加核对的准确性。此步骤运用的函数仅仅是字符串和引用函数，关键在于找到两个校验规则以及银行卡信息表。此部分将原来2分钟直接省掉。
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$ g+ A/ M% Y7 Q: e; ?+ o$ }  [* f       加总以上，原先23分钟已经变为9分钟30秒，也即是从周来看的8小时缩减为4小时都不到。效率是不是大大提高了呢？
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spcchenyue

好贴，对如果发挥EXCEL强大的功能很感兴趣。

水丰寸

技术贴！！！

平安幸福

学习了,感谢分享!

木牧童

好帖子，果断收藏学习

烟雨听雨轩

EXCELHOME的高人现身中人网了么

蒲公英的说说

用也不足以表达对楼主的膜拜啊