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[系统转发] 宏景e-HR案例：信息化改变人力资源管理角色

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发表于 2014-7-4 17:14:01 |只看该作者 |倒序浏览

宏景e-HR案例：中信泰富（中国）投资有限公司：信息化改变人力资源管理角色 □ 宏景软件应用顾问中信泰富在香港上市，是恒生指数成份股公司，拥有多元化业务，以特钢制造、铁矿开采和在中国大陆开发房地产为主营业务。中信泰富（中国）投资有限公司系中信泰富有限公司全资子公司，是商务部和上海市政府认定的跨国公司地区总部，主要从事在中国大陆的房地产业务。中信泰富在中国内地的房地产投资主要集中在上海、长三角地区及海南省。发展中的困惑房地产业是我国国民经济的重要产业，在现代社会经济生活中有着举足轻重的地位。国民经济的持续增长和居民消费结构的提升，为房地产业提供了高速发展的机会，但同时也给房地产业带来了更加激烈的竞争。经过十几年的发展，中国房地产业正处于向规模化、品牌化、规范运作的转型时期，增长方式正在由偏重速度和规模向注重效益和市场细分的方向转变，从主要靠政府政策调控向依靠市场和企业自身调节的方式转变。在激烈的市场竞争中，中信泰富通过自身规模化扩张以及适应市场的自我调节，始终保持着企业的高速发展。快速的规模化扩张以及企业增长方式的转变都对中信泰富的管理能力提出了更高的要求。作为企业的核心资源，专业化的人才队伍以及高效率的人力资源管理也成为企业发展中不可忽视的重点，因此如何提高人力资源管理能力成为中信泰富亟待解决的问题，而当前基础性工作严重制约了中信泰富人力资源管理能力的提升：一是员工信息的准确性难以保证。人员变动需经过多重审批、维护及上报，跨越不同地域，最终还要提交到中信泰富上海总部，流程繁琐耗时，耗费了大量的人力，也降低了工作的时效性，使得总部不能实时掌握的人员信息。二是工作量大且工作效率难以提高。由于组织机构和岗位职称的繁多，人员变动频繁，人力资源业务的流程复杂，都加大了工作量，人力资源部经常需要加班，同时工作的准确性也难以保证，导致没有精力进行管理体系优化的工作。三是管理规范性程度提升受到制约。人事信息的繁多，人员经常出差，导致内部员工的考勤、人员变动等基础人力资源管理流程的规范性难以保证。人力资源信息化建设目标在深入分析了当前面临的问题之后，中信泰富决定通过人力资源管理信息化建设提高工作效率、优化管理，将人力资源工作角色从事务型提升到战略型，并提出了明确的建设目标：在全集团范围内建立一个先进、实用的集中管控式的人力资源管理基础资源数据库，以此数据库为平台，实现部分人力资源管理事务的规范化、流程化，提高人力资源管理效率，同时便于进行人力资源管理相关工作的统计分析，为领导决策提供支撑和服务。经过反复的沟通比较，中信泰富最终在众多厂商中选择了产品吻合度、专业性、实施经验都明显领先的宏景软件，在充分的沟通后，最后将信息化建设目标具体落实为以下几个方面：提高人力资源部门的管理效能，由事务性工作向管理性工作转型从目前集团公司发展情况来看，随着集团管控体制的形成，集团总部主要承担管理、规划等战略分析工作，分子公司更多的是承担着经营主体的职能，随着人力资源管理系统各阶段建设目标的完成，人力资源管理中的各项具体事务性工作将由系统辅助各下属单位、各部门来完成，集团总部的工作将聚焦于集团管控和战略规划这些重点工作上去。集中的人力资源信息处理平台建立一个统一、集中的信息处理平台，即建立一个覆盖全集团的数据平台，使得集团能够实时、动态、全面、真实地了解各单位人力资源状况。这个平台中的信息将为集团战略规划和经营决策提供基础信息依据。高效的流程管理工具传统的工作流程处理中，大量的时间和精力耗费在了反复沟通、数据相互传递等工作上，无形之中降低了工作效率，其实人力资源部门完全能够从这些繁重的事务性工作中解脱出来，不单是规划统一的处理流程，一个实用可靠的软件更是能够为流程管控带来质的飞跃。全面的信息系统集成应用，满足信息化的整体规划人力资源管理系统是组织、岗位、人员等基础人力资源信息的标准制定者，在信息化的整体规划中，将为各个信息系统提供基础的人力资源信息，所以人力资源系统将实现与这些业务系统的集成应用，实现基础数据的传递、业务数据的交互、流程的互通，为集团公司建立统一的信息化应用服务，进而为管理提升提供有效保障和支撑。提升专业职能工作的信息化应用，提高工作效率正如前文所述，由于缺乏基础的信息处理平台，使得各项工作成果不能快速地反应到基础人力资源信息中去，导致大量的手工工作量。所以，一套整体设计、科学规划的人力资源管理系统能够更进一步地提高工作效率，带来管理上的提升。提升人力资源优化配置能力将各项基础管理工作流程化、系统化是有效提高人力资源基础管理水平的手段之一。不再困惑于具体工作的操作和执行，利用系统的流程化处理、数据自动传递、信息实时共享来提高各级人力资源部门的基础管理水平，从而为合理进行内部人力资源优化配置奠定基础。系统实现价值在整个项目的实施运行过程中，也曾遇到一些问题，但是宏景软件不回避问题，也不拒绝问题，依靠优秀的实施服务团队与中信泰富项目组共同分析问题、寻求解决方案，中信泰富也始终保持着极高的配合度与参与度，确保项目的顺利进行，按时按质的实现了项目建设目标。 e-HR系统一期已于 2013年9月顺利上线，在近半年的实施运行中，对公司人力资源管理工作起到了非常大的帮助，大幅提高了工作效率，为下一步人力资源管理转型奠定了良好基础。建立规范的组织机构及人员信息库基于信息化系统，中信泰富规范了整个公司的组织机构信息及岗位信息，全面涵盖了总部、项目公司、分公司三类单位，建立了完善的人员信息库，比如在职、离休、退休等各类型人员。这一转变，首先解决了信息分散和不准确的问题，加强了总部对分公司及项目公司的管理。由于组织机构、人员基础信息和各类人员信息变动的自动关联，一旦组织机构或者人员信息发生变动，通过审批后则相关信息自动更新，并且实现了在线审批，这样分布在各地的分公司、项目部与总部之间的协同不再受地域距离的限制，避免了人员变动导致信息更新滞后的问题。同时利用各类方便快捷的查询统计功能，使得各类统计报表快速生成，也大幅提高了工作效率，降低了管理成本。
图：员工年龄统计图高效的工资、社保管理工资、社保管理信息化的应用，大大提升了管理的精确度，提高了工作效率。其一，日常工资发放业务的效率大大提高了。人力资源部只需要将社保的基础数据及薪酬发放需要的参数维护到 e-HR系统内，并及时维护员工的薪级信息，每月再将考勤信息导入到系统内，系统就可以自动计算出员工的社保缴纳信息及每月工资，并生成规定格式的银行报盘数据和各类报表文件。其二，各类社保及薪酬变动业务准确无误。根据公司的管理制度，每年都会有职务、职称的晋升等相关的工资调整业务。而在此之前的工作中，这块业务的流程都需要纸质文件来逐一审核，而纸质信息则可能存在一定的不准确性。在 e-HR系统下，各项基础信息的准确性得以保证，再加上灵活的审核流程，保证了各类工资相关业务的准确无误。其三，中信泰富以房地产为主要业务，因此人员在各项目部之间流动频繁，大量员工工资在 A地发放，社保在 B地缴纳，既增加薪酬专员的计算难度，又导致各分支机构之间成本核算复杂。通过信息化的建设，区分员工的工作地点与社保缴纳地，每月根据公式自动计算员工的薪酬与社保，并自动生成各公司之间的福利对账单，人工成本分摊问题不再困扰薪酬专员。
图：自动检索薪酬变化员工并计算薪酬另外就是薪酬社保的分析能力增强。为了加强薪酬的合理性、科学性，经常需要对薪酬进行统计分析，比如员工薪酬的年度统计等等。以往的统计分析耗时耗力，而现在则可以将各类分析模型预置到e-HR系统内，这样就可以随时完成各类分析工作，把复杂的问题简单化，大大降低了人力成本，并提高了薪酬统计分析的准确性。规范的人力资源管理流程规范性是对任何一家单位人力资源管理的基本要求，而对于中信泰富这样一个拥有庞大组织架构的企业来说，保证其规范性确实具有一定难度。如何规范公司的管理及工作流程，信息化则是一个非常有效的方式。在上 e-HR系统前，中信泰富已经上了一套 OA系统。但是此系统与人力资源数据没有做到很好的整合，并且内部的人力资源业务流程不够明确，有的甚至还是在线下进行。宏景 e-HR系统提供了丰富的接口与现在正在使用的 OA进行了对接，不仅规范了 OA系统上的组织架构，也帮中信泰富梳理规范了各类人力资源管理业务流程，如人员入职、离职、劳动合同签订、续签等等，而这些流程的审批则可以通过节点自动推送到任务相关人员系统桌面。并且通过系统内置的一些接口和 OA实现了单点登录，无需领导登录多个系统进行工作，只需通过OA系统就可以直接进入 e-HR平台，同时将人力资源的待办事项和预警信息直接显示在现有的 OA系统上，大大增强了工作的便利性。这种流程化、信息化的操作方式促使了人力资源管理流程的规范执行，为中信泰富的信息化建设打下了牢固的基础。宏景 e-HR系统充分满足了中信泰富人力资源管理信息化需要，提升了人力资源管理的满意度，有效缩短了业务处理时间，提高了工作效率和准确度，同时减少了管理成本。然而，这还只是项目的一期成果，今后会将绩效管理、能力素质模型等逐步纳入到系统中，进一步优化人力资源管理体系，实现人力资源管理的转型升级，帮助人力资源部门更好地承担起业务合作伙伴的角色，推动企业战略的推行与落地，将中信泰富的人力资源管理水平不断推向新的阶段。