时间管理

章鱼哥

高 绩 效 的 会 议 - r+ l8 ]) \+ m; q! h9 n+ A/ |会议应有议程，每项议程有主持人和限定时间 6 h0 Y* Q) d! D, ?8 [% E! a" _8 e# I+ e' W+ ]会议应将议程分发给与会者，让他们事先阅读、思考 对离题的话题、会议主席应技巧性的制止，但不可封杀不同意见 寻求共识，若有强烈反对意见，可将意见列入待议事项，稍后讨论 会议必须每项议题有决议，决议应有执行人和督导人，并在会后执行 ; W; Z( `$ g/ Q& ?EX1.某台资企业无效的会议 某美资企业有效的会议 $ P1 M6 E3 g5 c+ o1 V电 话 的 管 理 / G8 a5 J" b# D$ U通话时间过长浪费的不光是话费，更主要的是时间和效率 " z6 h, x6 }" X/ w" @5 m& \某企业设定电话3分钟自动断（客户投诉电话例外）大大提高工作效率 3分钟讲不清楚的事情，可用传真或E-mail先进行沟通，然后再通电话 + m( `( C1 y. X, k通话前拟提纲，通话时先讲重要事项。 不要拖拉 今日事，今日毕，日清日高 2 X7 B8 D1 P1 @8 G% I拖拉：把（不愉快或成为负担）的事情推迟到将来做，特别是习惯性这样做。 : y) L" m; o4 M/ g, K9 A0 c不要让别人浪费你的时间 $ T4 W& p. S2 x5 ?: I) H# o8 t, b学会避开干扰，学会说“不”，学会如何结束。 1 L( h) }+ k# e找出隐藏的时间 利用空挡时间，创造时间区，逆势操作，想法偷懒。 问题五： 你有什么节约时间、提高效率的方法？ 五 时间的运筹方法 学员心得一： 1、计划一天的主要工作，压缩在二个小时内完成。 2、晚上十一点至十二点考虑综合性的问题。 3、把一天的工作分类：A类（今天自己要做的工作）；B类（授权他人安排工作）；C类（把今天计划没有完成的工作放到明天的A—B类完成）。 ! d8 J0 X+ f' E# ], i: W+ n5 P. i4、早晨8—9点分配任务，余下的时间与领导汇报工作，下午走访各科室，沟通、协调工作。 % {$ a. W5 h+ b4 m5、把自己的钟表调快十分钟，充分利用琐碎时间，如：上厕所、乘公车等。 $ j J4 Q- J3 W6、为了节约时间，吃快餐。 5 Z1 \4 `* Y: e9 k' x6 D+ d7、周一开办公会议，周四在分公司，如：处理业务等。（按工作内容的不同，安排时间） 8、根据事务的轻重缓急，在时间上做安排。 学员心得二： 6 c8 Z8 _9 S5 @- X1、设定工作目标： ^" h0 G8 [! M9 T( `5 s执行上对总体目标进行量化、细化，做到明确工作内容，确定工作职责，了解工作进度。 ( Y: g# K s0 D, D9 j5 _7 ]2、对工作要分清主次、先后。 3、对工作的执行上要抓好落实；解决工作中出现的疑 难问题；培养下属独立解决和处理问题的能力。 7 J1 M5 T0 p! \+ q# k4、对工作呀有强而有力的监督、考核机制，确保各项工作的准确落实。 5、对工作结果要善于总结。 学员心得三： ; m8 \' F1 Z4 B* t, J3 A; }, R1、制定短期、长期计划，目标明确。 3 r' G7 d6 E1 h+ B/ A7 ~5 D2、事情分清重要性，因事制宜；分主次，制定相关表格或台历。 " Q$ U5 Y$ r' {" u& ?3、用商务通或电脑（手提）。 4、对下属的管理要求有计划性、可行性，安排好指定时间。 - ^( e2 N7 }% P0 J+ |. V! h0 W5、宏观管理，多思考，灵活运用私人时间。 . H3 P0 `0 p) V6、减小琐事，先完成共同完成的任务。 & }0 r8 T' [( o7 f% g$ m; e" p# ^7、对下属的绩效培训，对人要用人得宜。 8、用专业人士，用钱买时间。 9、培训技巧灵活、灵巧，减少成本。 10、懂得授权，让职责人员完成本职工作。 4 a3 ]% `# W0 i( W& k11、通过会议解决各种问题。 12、用书面等各种进行沟通和合作，明确方向。 / j$ q! D4 k! f7 A! p& v13、利用高科技，即网络等方式。 14、系统化、标准化的管理。 15、轻松、快乐地开展工作。

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学员心得四： 6 n* g& c) N6 ~1 @ Y: V1、做事有目标及计划，并严格按计划执行。 ( N; ]9 C3 q. {4 a2、要善于将工作分配给下属。 & d1 B* |. A9 P r7 W+ n3、做事要分优先顺序。 3 ?: p' S1 p" ~6 h4、把每天当做生命的最后一天来度过。 5、不要把时间浪费在琐事上。 6、良好的沟通和合作可以提高效率。 / e5 R. o+ W- L/ I) ~% k7、标准化、程序化、制度化、自动化。 ! K6 c9 H# s- O" S; D" }$ H w8、制定每天工作进度表。 9、培养下属的工作能力、授权。 10、不打无准备的战争。 ……待续 学员心得五： 1、琐碎的事委派别人去做，自己每天只专注地做1—3件重要的事。 2、将重要的事务写在具体日程的台历或日历上。 ) R4 D. H y4 K0 r3、节省时间与提高工作效率，涉及个人的习惯和工作环境的氛围问题。一般均是有明确的周、日计划，沟通、协助尽可能采用书面方式，并且各司其职，专人跟踪。 4、厕所寻找灵感，开车遇红灯时看书，看电视带有目的与方向性寻找自己需要的东西。 5、节省时间与提高效率关乎价值观的问题，把时间渗透到价值观里面才有意义。 6、每星期一开一个会，其余时间自我控制，设立完善的监控机制，并定期汇报。 7、每天的工作写成提纲要点，分类成重要紧要的类型，规定完成的时间段，时间安排上预留一定的机动时间，每天如此持之以恒。 学员心得六： ) x x" M6 \( k5 U, N1、开会时，发言人准备议题，在规定时间内发言人须提出自己对议题的相应看法。 . P6 m! p. v; d: J% i! T; E2、每天下午半小时总结当天工作，安排第二天计划。 9 E+ c! V3 ?; N3 f. V3、按计划依据员工能力安排各项资源。 4、排出工作完成进度跟踪表。 5、充分利用科技设备。 & w7 l1 D) O6 t) ~& s( R* @, [6、设立科学合理的组织架构。 / \) ?. i) }( v V! B. I$ i7、善用员工智慧，提高效率。 8、减少中间环节。 9、完善岗位责任制，实行标准化管理。 % R- \2 q6 v& E10、避免不必要的应酬。 11、运用时间的“二八”定律，将事情的轻重缓急逐一排列（见图）。 " l' n4 A0 _& v: K7 D每日时间分析表 3 {) R+ m. z) U2 _6 L' a

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找出自己的黄金工作时段，在该时段做最费脑的工作，非黄金时段处理日常事物； 经常分析、检查自己的时间效率，并不断找出问题修正方法； 3 w" a( \* @6 H8 {# J) \: }巧干而非苦干（work smarter not harder )。 各阶层经理人时间分配表 读书学习要点： 预习，专心学习、复习； 交换不同科目学习、读书； 学会速读，“读得快、懂得多、记得牢”； " b! H' j% J1 W% H读书30～50分钟，休息5 ～10分钟； 利用零碎时间作笔记。 问题六： 你觉得时间管理的决窍是什么？ ! o2 q8 Y! s0 a9 w2 V0 d( z1 U六 时间管理的真谛 , V6 A: D. _ S二·八原则 20%的人拥有80%的财富 / u5 J4 a# t3 b) E1 _) \' e80%的人拥有20%的财富； 20%的大客户占有销售额的80% + O" S$ X5 X2 e- @80%的小客户占有销售额的20%； 20%的重要事情决定了80%的结果 1 M; f6 @& p6 i80%的不重要事情决定了20%的结果。 急迫 不急迫 ; m1 O" w+ ]$ C* m. H* [3 w0 T第一象限： , n; \( u b( S. A' ?1 Y" }5 C应付难缠的客户，准时完成重要工作、危机的处理、上司临时交办的急事。完成不了会造成较大影响的工作等。 1 l' C+ J, S# m H' [3 F! |5 q第二象限组织法： 4 ?5 X+ i8 ?1 r, C/ b4 Q, @列出你认为“最重要”的三、四件事； 1 H1 k Y- V5 U9 m3 l$ u想想你的追求、理想和长期目标是什么？ 想想你在人生中最重要的人或事是谁或是什么？ 假设你只剩下一个月的寿命，你准备干什么？ S, @: q f/ O0 N" K8 R2 g" r' V每一周应扮演1-2个重要角色，做3-4件重要事情； # H( P5 d' ]$ h7 L2 A9 L7 t必须找出每周自己的主要角色和重要的事情； 角色的变换应准确、及时； : n0 s& G0 d/ _ Q4 d正确的角色选择和变换决定你办事的效率。 一周计划表的思考： 2 \5 Z& M5 s7 P& A2 k8 {完成全部或部分目标，会有什么结果？ . n+ l( N$ q3 k T9 A这些目标对我个人和我的将来有什么好处？ 若我每周持续这样做，会有什么结果？ 2 E3 E: v9 f# [, \( }《高效能人士的七个习惯》 ——史蒂芬·柯维著 * x; v; G+ x0 m主动积极——你将接受新的挑战，承担更多的责任 以终为始——在开始一项工作之前，先预想最终结果 要事第一——对工作进行优化排序，分清主次，拒绝琐事 双赢思维——寻求对双方都有利的方案，改善人际关系 知彼解己——先要学会理解他人，而后再寻找被他人理解 统合综效——不拘泥于“你的”或“我的” ，善于利用他人智慧 不断更新——在情感、心智、生理和心灵四方面提高自己