人力结构分析之模板化操作思路

shawn95

本文版权属shawn95所有
转载请注明:
中人网论坛-shawn95-(链接地址:http://community.chinahrd.net/forum.php?mod=viewthread&tid=769377)

* K+ w, M3 ?- y1 V* W* `       大企业通常有人事管理软件，如果软件足够科学的化，出报表就是件很容易的事。但如果人事软件达不到所期望的报表功能功能，那么就必须对导出的数据进行处理才能实现自己想要的结果。这个数据处理的过程，与EXCEL版人事档案经过数据处理实现报表的过程相比，谁更麻烦谁更便捷？取决于使用人的数据处理能力和人事软件导出数据的格式。

       那没有人事软件的人，该怎么做呢？通常是是通过筛选，填数，然后绘制图标。这是最基础的办法也是最笨最无效率的做法，耗时1小时-8小时不等，并且每次都要这么多时间。一劳永逸的做法应该是怎样呢？

( P# g- {& d, H% p/ X6 C% {       人事档案作为数据源，基本格式是已经固定的。报表作为结果呈现，基本框架也是固定的。两者之间的桥梁，正是操作者能力的核心---数据处理，更准确地说，是模板化的数据处理。具体实例如下：

       要求：做出学历结构、籍贯地域分布、年龄结构、性别比例、职级结构、司龄构成，总共六个表。

       首先看第一个表怎样做，学历结构。人事档案中学历无非 就是小学、初中、高中、职高、中专、中技、大专、本科、硕士、博士十种类别。而做成报表时候多半不需要分那么多，可能的分类是初中以下、高中/中专、大专、本科、硕士及以上五个类别。那么在报表部分首先做好两个部分：数据表格和图表，如下图：
4 p% z9 W8 X4 z9 O- F& z! r$ Z
) e% \8 L: X3 M- c2 k8 g$ ~
& X/ M  x+ X6 h9 k+ U9 q* B; H/ _& q
+ \5 K( c1 `# \+ B4 O/ A       图表是根据表格中的数据源自动生成，也即是说表格数字变化图表会自动变化。而表格中人数行中的数字则是关键。
利用函数countif将人事档案中对应学历栏的数据自动写入人数行，则实现了报表与人事档案数据源的动态关联。关于countif函数的使用方法不在本文讨论范围，有兴趣的可自行百度。这需需要做一个说明，细心的朋友会问到，countif只能数出十类某一类的数据，而我们已经把十类分为五类，怎么办？

       答案是：一类+二类不就解决了吗？countif（小学）+countif（初中）= 初中以下。

       至此，第一个表学历分布已经完成模板化，其他五个表籍贯地域分布、年龄结构、性别比例、职级结构、司龄构成也是用同样的方法，只不过需要用到一些其他的函数和处理技巧。先写到此，未完待续。
0 n" b1 J& p9 C# m

helenrr

很实用，仅仅看这一篇，像是介绍EXCEl的功能

shawn95

模板化本身是一种思路，但落实到具体确实是EXCEL应用

阅繁华

execl要认真的学习啊

shawn95

地域分布：
! u9 C* q) B$ S地域分布说得更通俗些就是籍贯构成，这是稍微更复杂点的内容。要解决一个非常关键的问题：

5 b) |* ~0 D4 F) A       全国30多个省份，但图表分类时候仅需要西北        华北        东北        西南        华中        华东        华南以及广东、广州9个分类，为什么把广东独立出来，因为企业在广东啊，又为什么把广州独立出来，因为企业在广州。这里涉及到30多省份转换9个分类的问题。
2 ]4 h. ?9 C1 K) ~
3 f5 f; i* {$ f% E( G+ R0 P       怎样做呢？分几步：
3 q1 u  m8 @2 j* R  x  y
       一、在身份证号上做文章。如果用身份证地址，其实有2个问题，一些人资料不齐。另外一些人籍贯和身份证地址是不匹配的。身份证号前2位就是籍贯代码，终身不变。所以先找到身份证首2位匹配省份的索引表，然后用字符串函数截取身份证前2位引用出索引表中的籍贯，即可获得30多省份的籍贯数据。

3 x* y5 y: d- \2 E1 ?1 r6 @* u) j, o       二、在上面的引用函数中增加if函数判断，如果是4401的直接写“广州”，如果是44的直接写广东，其他的才继续上面的引用。
% M5 y3 P: \& K6 L( K! r9 K
这样，9个分类的问题就解决 大半了。

       三、再将一中引用函数稍作修改，将索引表中增加西北        华北        东北        西南        华中        华东        华南的划分，使得引用数据不需要出现省份而是直接为区域划分。

        四、进行类似学历分布一样的处理，完毕。
9 c: N- L1 F# i6 e% E+ ^

shawn95

年龄构成：
       这部分很好处理，仍然运用countif，只不过把条件定义为<某年龄，然后用减法即可获得年龄区间的人数了，年龄区间的划分可根据你自己的需求来。
1 p& n1 P& ~1 ]; w0 V
% ~6 d% X5 X7 t! a7 c% H


1 V9 v$ e, t$ ~3 w

shawn95

性别比例，同样countif就好，假如人事当然没有性别这一栏怎么办？身份获证号倒数第二位的奇偶可判断性别，增加一个字符串函数和if函数的判断列就可取得性别。

shawn95

职级结构，同样countif 就获得

shawn95

司龄构成：
' q3 d' O! V2 V1 @, p
这个稍微多了一个小处理，就是用现在的日期减去入职时间得出以年为单位的司龄即可。用到时间函数now。剩余的同前面一样分段conntif即可
$ u9 W+ Q9 i5 z6 I/ D. z9 }
6 e/ z2 X+ y9 ~& {

shawn95

1 O7 a. A% M( T1 p4 U
( j$ a. G3 m& N: ~至此模板已经完成，随时随地要取用新的报表，人事档案只要是最新的，该报表就是最新的，无需做任何数据处理。是不是很简单啊。
! r3 A4 P2 Q$ B9 Q! R% J- z, _3 W
( k; `3 |% n" H8 c下一篇续集帖子：人事档案快捷维护操作思路  http://bbs.chinahrd.net/thread-769495-1-1.html
& K) B+ |% [- l6 s