人力结构分析之模板化操作思路

shawn95

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       大企业通常有人事管理软件，如果软件足够科学的化，出报表就是件很容易的事。但如果人事软件达不到所期望的报表功能功能，那么就必须对导出的数据进行处理才能实现自己想要的结果。这个数据处理的过程，与EXCEL版人事档案经过数据处理实现报表的过程相比，谁更麻烦谁更便捷？取决于使用人的数据处理能力和人事软件导出数据的格式。

       那没有人事软件的人，该怎么做呢？通常是是通过筛选，填数，然后绘制图标。这是最基础的办法也是最笨最无效率的做法，耗时1小时-8小时不等，并且每次都要这么多时间。一劳永逸的做法应该是怎样呢？
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! w8 ^* y4 M' T4 k% x) Z, ?4 [& c8 X       人事档案作为数据源，基本格式是已经固定的。报表作为结果呈现，基本框架也是固定的。两者之间的桥梁，正是操作者能力的核心---数据处理，更准确地说，是模板化的数据处理。具体实例如下：

; V4 i$ n; W, N( R2 H) b       要求：做出学历结构、籍贯地域分布、年龄结构、性别比例、职级结构、司龄构成，总共六个表。

5 ~. Y+ U( T: t0 t. J       首先看第一个表怎样做，学历结构。人事档案中学历无非 就是小学、初中、高中、职高、中专、中技、大专、本科、硕士、博士十种类别。而做成报表时候多半不需要分那么多，可能的分类是初中以下、高中/中专、大专、本科、硕士及以上五个类别。那么在报表部分首先做好两个部分：数据表格和图表，如下图：
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/ X% U4 z1 q6 D; G/ d       图表是根据表格中的数据源自动生成，也即是说表格数字变化图表会自动变化。而表格中人数行中的数字则是关键。
利用函数countif将人事档案中对应学历栏的数据自动写入人数行，则实现了报表与人事档案数据源的动态关联。关于countif函数的使用方法不在本文讨论范围，有兴趣的可自行百度。这需需要做一个说明，细心的朋友会问到，countif只能数出十类某一类的数据，而我们已经把十类分为五类，怎么办？

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1 r( i) |& |$ i% Y. n       至此，第一个表学历分布已经完成模板化，其他五个表籍贯地域分布、年龄结构、性别比例、职级结构、司龄构成也是用同样的方法，只不过需要用到一些其他的函数和处理技巧。先写到此，未完待续。

helenrr

很实用，仅仅看这一篇，像是介绍EXCEl的功能

shawn95

模板化本身是一种思路，但落实到具体确实是EXCEL应用

阅繁华

execl要认真的学习啊

shawn95

地域分布：
! }6 M, Z$ X* i- D" a8 e4 ?( d; x地域分布说得更通俗些就是籍贯构成，这是稍微更复杂点的内容。要解决一个非常关键的问题：
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( }1 S! c, t/ c4 R8 K* }7 u! Q! @       全国30多个省份，但图表分类时候仅需要西北        华北        东北        西南        华中        华东        华南以及广东、广州9个分类，为什么把广东独立出来，因为企业在广东啊，又为什么把广州独立出来，因为企业在广州。这里涉及到30多省份转换9个分类的问题。
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+ R! n0 ]' j, {7 q) c       怎样做呢？分几步：
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- S; P2 ?: U4 ^1 T) k6 d0 {. }       一、在身份证号上做文章。如果用身份证地址，其实有2个问题，一些人资料不齐。另外一些人籍贯和身份证地址是不匹配的。身份证号前2位就是籍贯代码，终身不变。所以先找到身份证首2位匹配省份的索引表，然后用字符串函数截取身份证前2位引用出索引表中的籍贯，即可获得30多省份的籍贯数据。
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       二、在上面的引用函数中增加if函数判断，如果是4401的直接写“广州”，如果是44的直接写广东，其他的才继续上面的引用。
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这样，9个分类的问题就解决 大半了。

       三、再将一中引用函数稍作修改，将索引表中增加西北        华北        东北        西南        华中        华东        华南的划分，使得引用数据不需要出现省份而是直接为区域划分。

+ ?  l) l3 Z5 [9 }( l1 y5 \8 m        四、进行类似学历分布一样的处理，完毕。
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6 d6 u' W7 R8 v. C. R) }

shawn95

年龄构成：
4 G# H1 g( U6 j5 l: ~3 V( P       这部分很好处理，仍然运用countif，只不过把条件定义为<某年龄，然后用减法即可获得年龄区间的人数了，年龄区间的划分可根据你自己的需求来。
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shawn95

性别比例，同样countif就好，假如人事当然没有性别这一栏怎么办？身份获证号倒数第二位的奇偶可判断性别，增加一个字符串函数和if函数的判断列就可取得性别。

shawn95

职级结构，同样countif 就获得

shawn95

司龄构成：

- H9 Z% V) ~4 o  ^5 \9 X这个稍微多了一个小处理，就是用现在的日期减去入职时间得出以年为单位的司龄即可。用到时间函数now。剩余的同前面一样分段conntif即可


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shawn95

至此模板已经完成，随时随地要取用新的报表，人事档案只要是最新的，该报表就是最新的，无需做任何数据处理。是不是很简单啊。

8 s2 S. i" \! {# Y/ B/ |7 T( s下一篇续集帖子：人事档案快捷维护操作思路  http://bbs.chinahrd.net/thread-769495-1-1.html