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[原创] 人力结构分析之模板化操作思路

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发表于 2014-6-17 12:35:03 |只看该作者 |倒序浏览
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中人网论坛-shawn95-(链接地址:http://community.chinahrd.net/forum.php?mod=viewthread&tid=769377)
本帖最后由 spcchenyue 于 2014-7-9 11:39 编辑 1 G& T2 l) s4 ?3 E+ \

+ r' w' i) X; M0 i       大企业通常有人事管理软件,如果软件足够科学的化,出报表就是件很容易的事。但如果人事软件达不到所期望的报表功能功能,那么就必须对导出的数据进行处理才能实现自己想要的结果。这个数据处理的过程,与EXCEL版人事档案经过数据处理实现报表的过程相比,谁更麻烦谁更便捷?取决于使用人的数据处理能力和人事软件导出数据的格式。
2 O! e7 `# I/ u$ H- v; _9 E6 b/ n4 d% S  R* h7 w, l7 `  P
       那没有人事软件的人,该怎么做呢?通常是是通过筛选,填数,然后绘制图标。这是最基础的办法也是最笨最无效率的做法,耗时1小时-8小时不等,并且每次都要这么多时间。一劳永逸的做法应该是怎样呢?# G5 J5 x. S$ K: |3 ~0 d) R
3 s  R9 A6 x3 ^9 l9 B* D
       人事档案作为数据源,基本格式是已经固定的。报表作为结果呈现,基本框架也是固定的。两者之间的桥梁,正是操作者能力的核心---数据处理,更准确地说,是模板化的数据处理。具体实例如下:
: Q$ G* g1 |' C9 |0 @6 g3 F: R: ^& A. H# {3 I2 u- k3 F  j
       要求:做出学历结构、籍贯地域分布、年龄结构、性别比例、职级结构、司龄构成,总共六个表。* i- u- c3 Y2 `1 |4 k0 D7 o

" k. {8 |: v) _0 ]$ e1 w       首先看第一个表怎样做,学历结构。人事档案中学历无非 就是小学、初中、高中、职高、中专、中技、大专、本科、硕士、博士十种类别。而做成报表时候多半不需要分那么多,可能的分类是初中以下、高中/中专、大专、本科、硕士及以上五个类别。那么在报表部分首先做好两个部分:数据表格和图表,如下图:
- K, v9 h+ O' j6 Q
: f  x& I6 p, ^" b$ y
% _- G  Q; p6 x( q' p& @1 y/ Z
7 v: w! K# g4 c" {) O4 @       图表是根据表格中的数据源自动生成,也即是说表格数字变化图表会自动变化。而表格中人数行中的数字则是关键。
* z* u( J. y9 i利用函数countif将人事档案中对应学历栏的数据自动写入人数行,则实现了报表与人事档案数据源的动态关联。关于countif函数的使用方法不在本文讨论范围,有兴趣的可自行百度。这需需要做一个说明,细心的朋友会问到,countif只能数出十类某一类的数据,而我们已经把十类分为五类,怎么办?
7 u: k" f0 K' ?6 C7 \4 p9 }
0 A- x2 D& V( {) _5 L' h8 Z       答案是:一类+二类不就解决了吗?countif(小学)+countif(初中)= 初中以下。
3 Q2 N# X* @7 U1 c- [7 n# `* R1 C# w, D, M4 I+ W1 H
       至此,第一个表学历分布已经完成模板化,其他五个表籍贯地域分布、年龄结构、性别比例、职级结构、司龄构成也是用同样的方法,只不过需要用到一些其他的函数和处理技巧。先写到此,未完待续。
1 M3 O! {* ~3 G! Q5 ?- c; r8 ?

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发表于 2014-6-17 13:18:33 |只看该作者
很实用,仅仅看这一篇,像是介绍EXCEl的功能
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板凳
发表于 2014-6-17 14:51:57 |只看该作者 |楼主
模板化本身是一种思路,但落实到具体确实是EXCEL应用
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发表于 2014-6-17 15:06:52 |只看该作者
execl要认真的学习啊
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发表于 2014-6-17 15:20:28 |只看该作者 |楼主
地域分布:' N5 T; ]1 x& J
地域分布说得更通俗些就是籍贯构成,这是稍微更复杂点的内容。要解决一个非常关键的问题:/ i. u# R) Y& N6 J( i: p

2 Y  V: A+ y" A4 G! B       全国30多个省份,但图表分类时候仅需要西北        华北        东北        西南        华中        华东        华南以及广东、广州9个分类,为什么把广东独立出来,因为企业在广东啊,又为什么把广州独立出来,因为企业在广州。这里涉及到30多省份转换9个分类的问题。
9 Q7 d) b* P; {3 c/ ]* T% M1 W) I% T0 X. Y9 V
       怎样做呢?分几步:+ U  K* x" V1 y7 T9 l5 A0 V  r

, U# }, L6 ^! y       一、在身份证号上做文章。如果用身份证地址,其实有2个问题,一些人资料不齐。另外一些人籍贯和身份证地址是不匹配的。身份证号前2位就是籍贯代码,终身不变。所以先找到身份证首2位匹配省份的索引表,然后用字符串函数截取身份证前2位引用出索引表中的籍贯,即可获得30多省份的籍贯数据。* v9 q- t+ Y* H! |/ x0 k5 h( W

& r4 O; Y9 H  O; H; S0 r0 [       二、在上面的引用函数中增加if函数判断,如果是4401的直接写“广州”,如果是44的直接写广东,其他的才继续上面的引用。
% v8 u0 a$ H" m2 u. R0 H4 [
$ ]  c0 u4 {2 @7 t2 }$ G/ I这样,9个分类的问题就解决 大半了。
4 o% u) w) t5 `
0 ^& t, o- C0 y3 \  t! k/ s       三、再将一中引用函数稍作修改,将索引表中增加西北        华北        东北        西南        华中        华东        华南的划分,使得引用数据不需要出现省份而是直接为区域划分。
8 d, t0 h5 X5 J8 u! P3 H6 U1 y0 a6 R" A! @, O' V6 x  v( I! N+ T
        四、进行类似学历分布一样的处理,完毕。0 s1 D' V" p! e

, ]  n* ?  [4 b# ~6 s  @5 _: w- b0 U% r0 C% L( P6 U- N

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发表于 2014-6-17 15:25:14 |只看该作者 |楼主
年龄构成:
: E. Z& ]. |- g. x$ W       这部分很好处理,仍然运用countif,只不过把条件定义为<某年龄,然后用减法即可获得年龄区间的人数了,年龄区间的划分可根据你自己的需求来。% m* b/ ~! Z6 u+ E, H8 ]
7 a3 J+ |& b, |6 x. W+ b

/ C! C4 p( D+ }+ }; D0 u
( M" `" I9 v, @5 Q/ c# E* \  J8 [2 |& B2 u' [

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发表于 2014-6-17 15:28:09 |只看该作者 |楼主
性别比例,同样countif就好,假如人事当然没有性别这一栏怎么办?身份获证号倒数第二位的奇偶可判断性别,增加一个字符串函数和if函数的判断列就可取得性别。
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发表于 2014-6-17 15:30:28 |只看该作者 |楼主
职级结构,同样countif 就获得
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发表于 2014-6-17 15:34:11 |只看该作者 |楼主
司龄构成:
' P$ [& C- }1 m9 E8 m: j* k6 ?9 [( ~- i( n: z8 A
这个稍微多了一个小处理,就是用现在的日期减去入职时间得出以年为单位的司龄即可。用到时间函数now。剩余的同前面一样分段conntif即可
( x* p. t7 V: l, v6 e2 e9 f& U1 t2 H7 I; u* K: c2 ~, t+ G# r+ q
' ]! [7 U: T; [

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本帖最后由 shawn95 于 2014-6-18 16:40 编辑
5 ]* h* J9 O$ ?$ r+ A
$ f; K% V' i! H: W  U7 g+ C至此模板已经完成,随时随地要取用新的报表,人事档案只要是最新的,该报表就是最新的,无需做任何数据处理。是不是很简单啊。
5 A# T) v9 l0 }% j' ]5 Y9 ^
3 L" l# \6 t" U7 Q下一篇续集帖子:人事档案快捷维护操作思路  http://bbs.chinahrd.net/thread-769495-1-1.html, n" e& W  l5 u* n8 e6 y- d9 g
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