【真实案例】伪造的签名

qxj189810

TOHEY  发表于 2 分钟前 删除

看案例估计是直接跳过了财务会计这个岗，直接奔财务经理去了，要说责任，出纳更大，明知流程规定需会计先审核的，结果没有签名直接过了，应负责。

这点儿TOHEY版主就苛求啦！事实上，出纳收到的单据是完整的，在纸质流程的前提下，他并不知道B是先将单据让老板签字——我们这里假定B不是伪造而是先让董事长A签字——而后让财务经理D、董事长办公室主任C签字的，出纳收到的单据是完整的。事实上，流程的最后一个环节是很难发现流程是否被“正确地执行”的，除非有签字时的时间注明——但这个是很容易被出纳忽视而过的，而且这个责任也不应该有出纳来承担，事实上，他是看到有董事长签字的。

luohou

这帖子真热闹，好久没看见这样的帖子了。
不知道经历该事件后，董事长A本人会不会有所反省。

hjde

对于第一个问题，大家都谈得很深入了，想来说说第二个问题，就是企业该如何防止此IT类事件的发生？
除了大家谈到的加强责任心，明确权责之外，个人觉得，可以从财务工具上来控制。因为这是一家集团公司，规模应该不小，应该上一套正规的财务软件，或者在IT办公系统中，集成财务电子流，设定好财务审批流程和权限，这样，相关的报销流程，都会发到相关人的电脑中，只有相关人员登录并确认之后，电子流才会走到下一步；即使相关人员授权给其他人来登录确认，也会收到抄送的邮件，这样可以避免很多手签的问题。

我爱书

    看完案例还有一个感觉，这董事长办公室主任当得也真有点儿“窝囊”，他应该是跟董事长接触最密切的人之一，董事长的行程安排、日常行为他应该是最为清楚的人之一；但最后居然还签了好几次“假”单子。如果把票据审核流程中他的环节放在财务经理的前面，应该可以在一定程度上避免类似的事情发生。

进军专业

我也参加一下，造次之处还请指教．
一　针对这件事，我认真读了两边楼主的案例，案例有两点说的很明确：
１　Ａ在财务方面的管理不能干涉Ｂ，
２　报帐流程是Ｂ－Ｄ－Ｃ－Ａ－出纳，涉及这件事的应该是５个人．
二　分析问题产生原因
１　流程健全，没问题
２　授权明确，没问题
３　那么依我愚见，就是麻痹大意，造成此次问题发生的直接导火索就是第一次Ｂ拿着单子违反流程去报帐，Ｄ　Ｃ以及出纳的妥协，违反财务制度在绩效考核中的应用就是发生一次处罚一次，这是不能打折扣的，处理力度要强，要让所有人知道，这个制度不能违反，那么下次就不会有人试图去违反了．
三　解决办法：
这个案例得出三条结论：Ｂ的职业素养有问题，流程执行效果不到位，监督预测不够
　　但是现实工作中，老板肯定会有各种各样的应酬及临时事件发生，一件紧急重要的事发生，你总不能和老板说，这个按流程怎么怎么样，你要等一下．
　　所以解决办法，我比较赞同
　　林帆的观点：关于A的私人采购不纳入公司采购范围，由A自行向B支付。
以及：六月雨的观点：
　　A、建立预算管理制度，董事长的月度预算须经本人批准；
　　B、将类似B所在岗位人员的费用报销情况，以月度通报的形式呈报给董事长，以防止B弄虚作假；
　　　同时可以考虑建立董事长费用保障金，及每月月初批准一定数额的现金，交由办公室主任保管，小额现金费用可先发生后报销，大额费用按流程，每月将明细作好，交由Ａ签字确认，整个过程Ｂ只负责费用单据的传递，不直接接触现金．

我爱书

huifu:qxj189810  那“董事长办公室主任”会不会变成第二个“董事长秘书”呢?
    这个就要看制度和流程设计了。

hjde

回复 33楼 hjde 的帖子


回复几位斑竹的问题，如果集团没有引入财务电子流，怎么办呢？其实，这是一个在公司里面，如何实现报销的正确性和真实性的技术性问题。

个人建议，没有财务电子流，仍然可以借用IT办公系统，制定出一套流程，模拟出类似财务电子流的环境来。

比如，对于有邮件办公系统的公司而言，可以请申请人发邮件给审核人，抄送给相关人员，审核人如确认无误，就回复邮件确认，也抄送给相关财务人员；申请人将该邮件打印出来，与发票一起交上去报销。


如果，该公司没有邮件系统，那么任何签字都有被仿冒的可能。建议规定两条：
1）所有报销，需要有两级主管审批（在该案例中，需要得到C和A的分别签字同意）
2）财务经理在处理报销时，除了看两级签字外，需要和费用的实际使用人，做当面确认或电话录音确认

小黏黏

1、在此案例中，A、C、D分别要承担什么责任？
A是负主要责任的（但是不能怪他），在一个企业中董事长的想法和策略意识是起着决定性的作用，而他对于BCD的把控只是守着他自己把控是比较欠妥当的，至少在他们三者的关系上必须要起到一个牵制的作用，比如财务牵制BC的用款情况，最后A审批，BC相互牵制，否则相对来说会比较片面，并且这样不成文的管理规则特殊化也不合理有效。
C是附有次要责任的，在这个事情上同D一样没有做好把控，其实C是比较失败的做人也好做事业好，一点实际权力都没有，并且畏首畏尾的，这件事情发生之后A肯定对她非常失望，个人觉得估计A本来就不看好他吧。而且发生了那么多笔费用之后才发现，虽然是发现了，但是责任是不可避免的。
D也是附重要责任的，在出费用的时候其实他是最直接的了，虽然管不了但是至少需要把控一下费用，我们财务一般借款费用上了5K就会打电话给总经理了，不管签不签字，也许在字体上财务看不出点啥，但是费用上肯定是要询问一下更靠谱的，这个可是原则问题，所以D也有不可磨灭的责任。个人认为除了A之外D是算责任比C大的了，费用的把控财务是主要的出账关口，财务经理都不严格把控是不是啥费用就随便走了？就算是出纳给钱了那你财务就签字了？财务经理干嘛的？不就是把控财务部的么？出纳就是归你管的，糊里糊涂给钱没弄明白就不行的，也就买衣服至于一定要走公司费用么？就算老板实在是生活工作分不开，那问下也没关系的吧，至少证明你对资金流动很重视，就算你没当时处理那你每月给个报表啊，明细报表啊，特别是借款的情况，难道一直没有发票冲账的么？冲账不显示的么？囧。。。

企业该如何防止此类事件的发生？
制度相对虽然是死的根据不同事件的紧急程度可以特别处理，但是不建议大部分的都特别处理，财务是极为重要的管卡，在特殊的处理情况下，至少要起到把控的作用，特殊情况没有总经理签字但是有mail有电话的回馈至少也是可以的，事后回来马上补好，至少是得到首肯了，但是切忌不可以单纯的看签字给钱，A在整个事情上的管理方式，给了B钻空子的机会，至少也证明了管理的存在漏洞了，难道你每个月财务凭证不看的么？虽然杂七杂八的凭证很多，但是还是需要查阅一下的，毕竟是公司资金流量总体体现啊，你真在当月发现了怎么可能第二个月还有这种事情发生？当然A是老板，老板的意识是没办法一朝一夕改变的，所以，财务要起到现金流的整体把控作用，至少你每个月要把财务情况以表格形式上报吧？这样算下来财务是有根本最大的责任了，财务财务不就是管账的么？现金支出不问问清楚，就稀里糊涂的了？那是不行的啊，要是有每个月的报表给老板看看当月指出次月就不会再发生了。哎。。。责任意识都不够，出了问题老板难道会告诉你。。我错了。。我改么？至少面子里子尊严来的更重要。
个人浅见！

远古遗风

1. 责任问题。
A的责任最大，应该承担50%的责任，擅自破环财务报销流程，给予B特权，使得B有机可乘；D承担40%的责任，自己负责整个财务工作，财务上损失，财务经理应该承担起责任，不管是制度不完善还是因为监管不力；对于财务报销流程，对A应该有一个起码的维护和提醒，阐明风险；C承担10%的责任，核对审批，及时发现问题，报告给A。
2. 如何防止。我主要参照我公司的做法，提出几点看法：
a. 坚持财务报销流程化，不管是谁都不能有特例；特别是要让A明晓此中风险；
b. 财务支付月度报表。每月财务部需要作出本月财务支付报表，分别支付多少，原因是什么，支付给谁等等让A过目；让账目公开。
c. 让第三方审计公司来审计。比如安永等。也可以让内部的审计员对财务进行定期审计。
不过想听听对于此事情该公司该如何处理？

我自翩跹

回复 15楼 qxj189810 的帖子

对！纠结于人性或者道德是不能解决问题，也的确只能依靠制度与流程，但制度与流程也是人来制定与执行的啊，在执行的时候，不就是又躲不开要面临人性与道德的种种问题？