总结之二:
/ |! G0 m, ^1 J% R) K$ J) Q3 c三.组织变革 该案例中,其实也属于组织变革。组织变革,是有严谨的实施程序的,可是案例中的老板明显地拍脑袋,且采取的方式也不恰当,在年会的酒桌上和员工讨论这事。年会酒桌是把酒言欢共庆丰收的,在这样的场合“热议”变革,肯定是不合时宜的,在这么草率的前提下进行组织变革,肯定后果就不会很好。要知道,组织变革是一个过程,科学、有步骤地进行变革,才能达到改革的目的,否则就会造成管理工作的混乱和损失,案例中成本增加、员工有意见就是很明显的实证。科学完整的组织变革程序,应该是三个阶段: 第一、诊断阶段:确定问题,进行诊断; 第二、计划并执行阶段:提出变革方案、制定变革方针、选择变革方案、制定变革计划、实施变革计划; 第三、效果评估阶段:进行信息反馈,评估变革后的效果如何。案例中没有对变革后的结果进行评估,仅仅是综合管理部经理将发现的2个问题反馈给了老板,被老板找理由“被解释”了,没有引起高度重视,从而导致变革遇到发生重大变化时的彻底失败。 这三个阶段是实施组织变革的通用程序步骤。 在组织诊断阶段,
7 B" V) J" g9 k8 F* R7 {需要进行组织调查和组织分析。
1、组织调查上的方法有三种: + K( _, u( K7 F3 J; `& W8 E" n, _
一是系统收集现成资料,比如岗位说明书、公司原有的架构图、组织手册、管理业务流程图、管理工作标准、公司管理工作的定员和人员配备情况、绩效考核及奖惩情况等等;二是组织问卷调查,注意这时候的调查对象主要是管理人员,进行抽样,比例一般是总人数的5%-20%;三是个别面谈和小型座谈会,内容是本部门的组织架构设置人员配备以及发展演变等情况、本部门在组织设计和实际运行上的问题及原因、要解决这些问题应该采取的措施等。案例中的公司属于创业生存期,那么,这时候要想组织变革,则应该采取问卷调查和个别面谈、座谈会的形式举行。 - `5 }# M- A/ d( G
2、组织分析:
) F3 K2 w5 I9 Q# ?" l9 X2 C* a' w在调查的基础上进行分析,打下基础。组织分析内容包括:
一是职能分析: & R4 L" U. r" \7 d
公司需要增加哪些职能?公司需要减少哪些职能?公司需要合并哪些职能?并且确定公司的关键职能。 二是组织结构分析,主要为三点: (1)效能, 2 ~& v% M/ g/ |; c
也就是实际产出和预期产出的比例,组织结构是不是对组织规划起到切实的支撑作用?对公司发展战略是不是起到推动作用?是不是对公司满足客户需要起到了保证作用?也就是说: 首先,公司发展战略制定的情况和实施情况:现有的组织结构是不是适应组织的特点和规模?是不是与公司的发展阶段相适应?战略制定得是不是合理合适?公司是不是按照既定战略方向和规划不断发挥?组织架构是不是发挥了其战略导向作用?如果调整战略,那么新战略对组织结构功能的要求和组织结构相应功能的历史表现之间保持一致? 其次、公司目标知道的是不是合理,近几年是否能按期实现;若是没有实现,造成的原因是什么?是不是由于不可抗拒的政策、市场、环境导致?如果是,那么今后将如何进行危机处理和进行发展预测分析等等。 最后,客户满意度的情况是怎样的?是高了还是降低了?高或者低的原因是什么? ! y1 O, [0 L p1 p
; N/ P( d+ g3 l. K; s0 [" M
(2)效率,
9 g3 L$ p3 |) K也就是实际产出和实际投入的比例。主要表现在:一是公司内部业务运作的效率如何;二是对公司外部技术进步、客户需求变化以及市场变化的反应速度如何。也就是说:
首先,公司工作的周计划月计划季度计划完成如何,需要进行分析,对公司各部门各岗位的计划完成情况加以比较分析,同时和外面的标杆公司进行对比。 其次,各部门的定位是不是合理明确,是不是能够满足公司生产经营需要,是不是有与生产经营相抵触或者多余的部门,是不是把部门之间的职责划分合理清晰,是不是有相互矛盾的职责设置,是不是有职责重复交叉推诿扯皮现象,是不是需要加强或者增加哪些职能,是不是需要弱化或者取消哪些职能。 最好,就是员工工作满意度与工作成就感。 (3)安全,也就是现在对未来的投资。案例中,新增人员的工资就是每月很大的一笔开支,属于刚性需求,减不了的,若是业务不增加,这就会形成财务安全隐患。从哪些方面来判断组织结构的安全? 第一、公司资金损失率、呆坏账、应收帐款、预付账款、债务、信用担保、股票市场表现等; 第二、产品或服务的质量标准执行情况、质量标准的改进情况; 第三、资产与人员安全情况、治安状况、资产利用率、人员流失率、无形资产使用情况; 第四、统计分析生产安全事故、采购行为、销售行为等等。 # p) Q0 g% ?6 [
0 y' ] j# B( f
三是关系分析,
. C; Y$ c" I+ \* k4 A也就是管理层次之间、各项管理职能之间的相互关系进行分析,比如:分析某一个部门应该包括哪些职能;有哪些部门之间的职能重复过多或衔接不够;这些部门应当担负直接指挥还是参谋服务的职能;这部门的业务工作应当同什么部门和什么人员发生联系;要求什么人为部门提供配合和服务;本部门又该为其他部门提供哪些配合和服务;各部门之间的协调配合和综合工作组织得如何。
/ F- r, z" O2 V* e, P
, u1 G* z! J6 ~
在计划并执行组织变革阶段, 4 C: x* W- C# {* p) @" s3 b
首先要把上层领导改变,其次改变中层和下层,宣传教育工作很重要,可以采取各种活动来解决,比如过去的整风运动,可以从这里面汲取经验,嘿嘿。下面说点在执行阶段实施变革的技巧: 1、用危机、紧迫感来消融各类抵制。 : C) q" g! @2 }3 e$ d
当出现危机的时候,有助于员工把精力、时间揉入到解决危机中去,而不是采取各种态度来抵触变革,所以,作为一个HR,要善于制造危机、制造紧迫,嘿嘿。 2、建立引导变革的同盟。
3 S& B/ t( \! J同盟中的这些人员,主要是抓住,紧紧抓住那些拥有足够的领导变革过程的权力和影响力的人,比如高管就必须纳入到同盟中来。很多公司的变革失败的原因之一就是没有搞定高管。要搞定高管,必须让其随时加深对变革的迫切需要和对变革的共性认识。
3、画饼,
3 V$ T! N8 x6 h也就是现在流行的愿景和实现愿景的战略要明确。看得清摸得着实现的了。因为发现实施变革成功的领导者有一个共同的特点就是:集中精力规划并明确表达一个势不可挡的愿景和实现其的战略,这个愿景和战略将引导变革过程。哪怕是一次小手术,未来会更好的愿景以及实现该愿景的战略都是非常重要的动力。
4、找到适合变革需要的构想。 # l7 {) M4 l% ^; `
也就是与其他人讨论,组建变革任务小组调查问题,向各个层面征询意见,或者请有创造性员工提出解决办法,鼓励员工参与,有他们的投入,就有尊重他们的感觉,让其有思考的自由,便于探讨新方法。
0 r( F: P- H% D- F$ n
5、提出克服变革阻力的计划。
# t2 c+ e; s5 ^. V不打没有准备的仗,知己知彼百战不殆。变革总是会与一些利益团体发生冲突,或者对某些利益同盟产生威胁。那就需要采取以下策略:
一是与使用者的需要和目标保持一致。什么意思呢?就是保证变革满足有关方面的真正需要。 二是沟通和培训。这点就不说了。 三是提供心理安全的环境。也就是说找到退路,安置好某些人。 四是参与和介入。及早、广泛的参与,是实施变革的有机组成部分,让参与者产生一种自己能控制变革活动的意识,这样就会导致他们会对变革产生更好的理解,理解的同时全身心投入。 五是强迫和压制。这是最后的手段,不到万不得已不要这样做。比如取消岗位取消职务取消晋升机会,直到调岗、解雇。采取这种方法只有在公司面临危机又需要马上改变的时候,比如金融危机导致的裁员。 6、创建变革团队。 6 U4 \- \* b1 u+ F. t
单独设立的创造性部门、创业团队、特别团队或者临时性的任务小组,将精力集中在提出和实施变革的方式上,独立的部门能充分、自由地开发真正符合需要的新技术。 7、培育创新带头人。
. U' j7 X2 Z k1 C这个武器很有效。用那个谁的话说:“最合格的创新带头人是自觉自愿地全身心投入实现某个新构想的志愿者”,那么这时候这人就会确保所有活动都是正确完善的。 在组织变革的效果评估阶段," u8 [' c% z3 s$ O1 i9 P; g
. w$ L' h7 e. F3 z1 V4 d3 w0 w& R
简而言之,要随时对变革效果反馈的结构进行分析,不断地整理在变革中出现的问题,对内进行态度、士气和满意度调查、工作绩效评价;对外进行定期市场调查、社会心理调查等等。 |4 X; H5 k- R" b! A
|