与大家分享<一分钟利用术>

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第一章 从醒来到午餐为止的时间使用法 第一节 起床时间的使用法 ○用你喜欢的音乐“叫醒你”，这样就可以提高一天的工作效率 “一日之计在于晨”。 早晨是否能在愉快中醒过来，对这一天的工作效率有决定性的影响。为了能够在愉快的气氛中起床，我也下了一番功夫。那就是，用录音机录一首自己喜欢的音乐。只要在床头放上录音机，按下定时开关，到了起床时间，音乐就会自动响起来。经过这洋的处置后，你就会在朦胧的梦境中听到音乐，自然地清醒过来，起床后的心情也非常畅快。 对闹钟声音反感的人，不妨试一试上述的音乐催醒法。如果你是古典音乐迷的话，不妨录一首贝多芬的“命运交响曲”，当激昂的乐声响起来的时候，你的睡意会立刻飞到九霄云外。 这种方法，也可当成睡眠学习法使用。例如，学法津的人可录一段法律的资料，学语言的人，则可录一段语言教学的课程等等。我在参加资格考试之际，曾经使用这种方式，获得了良好的效果。 ○在早晨的被窝中考虑“今日要做的事” 从醒来到漱洗吃早点，到走出家门的这一段时间，可说是一天中最慌乱的时段。除非特别早起，否则很难从容地度过这一段时间。 以我个人来说，一直把早晨的这一段时间分割成两段使用。也就是说，从睡醒到掀开棉被下床为第一个阶段，漱洗吃早点到走出家门为第二个阶段。我为什么要这样划分呢？无非是想把它们用于不同的目的罢了。 第一段是从睡醒到下床的时间。醒来后我并非立刻就下床，而是躺在床上考虑当天要做的工作，甚至思索以及处理悬案，等待有了头绪时再下床。换句话说，我每一天的行动，几乎都是在床上决定的。这种作法，有几种好处。 第一，寝室里没有妨碍思考的声音，可以使人宁静而沉着的思考，不会受到干扰。 第二，在躺卧时，由于姿势不受到拘束，以至很容易产生构想。碰到工作方面触礁而一筹莫展时，不妨在早晨想想，往往能够找到解决的办法。 或许有些人会认为，“与其赖在被窝里，不如干脆下床。如此不但能使头脑清醒，思路也会比较敏捷。”如果你是属于这一类型的话，那就干脆爬起来！ ○在早晨的“杂用时间”里，跟孩子联络感情 从起床到走出家门的这一段时间，我称它为“杂用时间”。在这段时问里，必须尽快的漱洗吃早餐，否则可能连早点也来不及吃。 在这一段时间之内，我不仅尽快地做完杂事，同时，还得跟孩子联络感情。 像漱洗、换衣服等的动作要尽量的快，这样可以节省时间。如此，就可以把多出来的时间，挪用于有意义的工作方面。 第二节 身边物品的管理法 ○身边物品放在一起，这样就不必东找西寻 为了合理地使用时间，平常随身携带的东西，也得整理好。 很多人老是带着皮包或者纸袋，不但“运”起来不方便，更有忘记带东西的危险。如果东西很多，而又必须取出使用时，亦会感觉甚为不便。 我时常一边走路，一边对着录音机录下腹稿，即使搭车时也在写东西。反正，不管何时何地，我都在工作。正因为如此，日常必须携带的道具很多。主要有：工作中需用的书籍、稿纸、纸夹、文具、钱包、地图、预备用的眼镜、雨伞、笔记本、小型录音机、时间表等等。 为了“收容”这些东西，我一直使用大型的旅行袋。 这个袋子被分隔成6个空间，可以根据不同的用途，分别放置各种物品。同时，我老早就决定了放置不常用物品的空间。因此，即使在黑暗里，我也可以轻而易举地取出必要的物品。 这样，只要把日常用的必要物品放入这个“乾坤袋”中，不管在何时何地，我都不至于感到慌张。就算临时有急事，需马上出差或旅行，我也不必再回到自己的住宅或办公室，就可以直接外出了。 我的这个皮袋子，因为使用多年，其外侧巳被磨损得一塌糊涂。不过，我仍然非常的珍惜它。 ○制造能够自动地检查“忘怀之物”的体系 对于外出时必须携带的东西，我都会在前一天完全的准备好。虽然如此的小心翼翼，但有时仍然免不了忘记东西，为了防止忘记携带的东西，我想出了一种检查“忘记”的体系。 例如，汽车月票夹就是我喜欢用的东西。出门穿鞋子时，我都使用票夹替代鞋拔子，如此做的话，就不至于忘记携带汽车月票。 一般人都喜欢把月票、手帕、钱包等放置于上衣的几个口袋里，这样一旦换洗衣物就很容易忘记携带，而且，每天早晨检查起来也很费事。因此，我口袋里几乎不放任何东西，一切必要之物，悉数放置于袋子里面。

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第三节 报纸的阅读法 ○凭标题找出你想阅读的那一页，其余的扔掉 对企业界的人士来说，报纸乃是重要的情报来源。话虽如此，相信没有人能在早上就把好几张报纸完全都看完的吧？其实，只要阅读那些对你有用的情报就行了。以我来说，就一直采用如下的阅读方式。 上班以前，大略地翻看家里所订的报纸，不必阅读内容，只看标题就行，然后选择对你有用的新闻，连同日期把该部分撕下来，其余的可以扔掉。经过这样的处理，厚厚的一叠报纸，最后只剩下一点点要读的而已。 在上面，我说过“扔下”报纸之举，这是指真正的用手把报纸的一部分撕下来。我一向不使用剪刀或刀片，理由是要节省时间。这种方法有点“不文明”，对于循规蹈矩的人来说，这种做法或许会感到不习惯。不过，只要每天都重复去做这种“撕”的动作，你就会感到那并非野蛮的做法，而且“撕”的手法也会转为上乘。 如此撕下来的报纸，可以放入皮包里面，待搭车时再慢慢的阅读。有时，我也在车站购买报纸，进入车厢时，再把自己需要的部分“撕下来”。如果在乎别人的服光，打算到公司后再撕下来的话，很可能会忘怀。为了避免这一点，最好当场就撕下来。 对于那些“撕下来”的报纸，只要是你认为可以作为参考资料的，即可归“档”。 ○看报纸的书籍广告，购买自己需要的书 假如你的工作利用书本的机会比一般的企业人员多，那么你就要注意书籍的广告，在这方面来说，我还是以活用报纸的机会为最多。 有关书籍的情报来源很多，不过，以报纸上有关书籍的广告最容易利用。 一般的商品广告以形象为主体，而书籍的广告则都是介绍具体的内容。正因为如此，就算没有时间到书店，凭广告亦可以做某种程度的判断。如碰到我需要的书籍时，就立刻把广告撕下来以备尽快到书店购买。 如非立刻需要的书籍，则可以把广告归档。档案要分门别类保存，需要时，则可以很快地找出来。 对于广告的剪报，必须记载广告的见报日期，这样做的目的，无非是在购买书籍时，不必浪费时间。 如今出版品相当多，非畅销书在书店往往很快就会被淘汰出局(或者售完之后，不再添补)。以至想购买时，根本就没有那种书籍，甚至连何时发行也浑然不知。在这种情形之下，如能保存广告，纵然书店一问三不知，也可以询问出版社，自然就可以节省很多时间。

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四节 上班时间的使用法 ○如果走到车站或上班地点只需10分钟，那就每天徒步吧！因为那是很好的运动 我家离车站约有10分钟的路程，于是，我养成了徒步到车站的习惯。以我的情形来说，提着塞满了东西的大袋子，光是徒步走就有相当大的运动量。由于职业的关系，我每天只有借助这种方法，稍微运动一下。 我们可以看到不少人，早晨一心一意地做体操甚至慢跑。如果是基于兴趣的话，那就没有话说，假如是勉强地做，那就太不合理了。虽然那是很不错的运动，可是在那一段时间内，只能“从事运动而已”，并不能同时做些其他工作。如果像我的情形，在上班途中兼运动的话，不是可以节约许多时间吗? 以上班的人来说，为了健康着想，与其两周做一次或者两个月做两次激烈运动，还不如每天早晨步行10分钟。 想做一件跟平常不同的事情，必须具备坚定的意志，而我所利用的运动方式，只要持续的走下去就行了。 ○早1小时出门，可有效地使用乘车的那段时间 由于住宅紧张，上班的人离工作地点越来越远，以致上班时间无形中加长了很多。以现在的情况来说，单程需要耗费1~2小时已是司空见惯了。既然耗费于上下班的时间如此漫长，那就应该好好利用这一段时间才是，如果在胡思乱想中渡过，那实在是太浪费了。1小时的时间可以阅读很多报纸和书籍，日积月累下来，情报的积累将是非常可观的。 为了利用上、下班这段时间，只要能够坐下来，阅读报刊杂志以及写写稿子，都可以任君发挥。同样是1小时时间，却能够收到很好的效果。 大城市交通的高峰时间，大致是从早晨7点到8点之间，但6点钟时的车子空位还是相当多的。所以，只要提早1小时出门，就不难利用搭车的这段时间。 ○宁愿多费些时间，选择不必换车的路线 无论是想到什么地方，如果有很多条路线选择的话，一般人都会选择距离最短的路线。不过对上、下班的人来说，最短的距离并不是最好的路线。有时虽然有些绕道，但是，却能使你积极地利用搭车这段时间。 举一个例子来说。如果总站离你搭车的站牌不远，那么，你最好走到总站搭车，乍看之下，似乎浪费了几分钟，但是，你却找到了座位，并很有意义地度过这一段时间。结果呢?好处远比坏处多。向样，在途中如必须换车的话，最好能够避免乘客比较多的换车站，可以在前一个小站就换车。最好是选择不必换车的路线，如果必须换车的话，阅读就非得中断不可，从而影响阅读效果。

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最好能自制一张专用上、下班电车或汽车的时刻表。即使是早晨搭乘同一班车上班的人，下班后，由于加班、交际等份外事，回家的时间往往不一样。这时，如果有自己专用的时刻表(记载着方便于搭乘或换车的车次表)，那就不必苦苦地等上几十分钟了。 ○报告、写稿的构想，可在上、下班时间完成 我除了担负法律、会计，以及口译的工作之外，还时常被邀请上合演讲，并且还要撰写杂志以及单行本的稿件。因为我抽不出专门从事写作的时间，故只好退而求其次，采用如下的方式。 第一，如果能够在车厢里“抢”到座位的话，立刻取出书写用具，展开书写的准备工作。在车厢内，不会有人跟我说话，更不可能有人打电话来。所以，最适合于思考以及书写整体性的东西。 第二，在车厢内写东西，我会想到哪儿，写到哪儿。以后，再把多余的部分删掉，这样就可以成为很通顺的文章了。因为一开始就想写出通顺的文章的话，将使人难于下笔。 第三，走路时，我也是在作文章。不过，走路的时侯不便于提笔，我只能采用录音的方式。例如：早晨从家里走到车站途中，我左手总是提着皮包，右手则拿首小型录音机，把浮现于脑海的文章录进去。 录好音以后，到了办公室，就把录音带取出。等到下班后，再把录音带用文字记录下来，我才一面修改、一面润色。 此种方法，不限于在车厢里面做，即使乘坐火车或者飞机，照样也可以做。 ○在车厢内阅读时，莫忘了时间 在车厢里面，一旦看书入了神，往往会过站而浑然不知。反过来说，如果一直想着下车的时间，那就没有办法集中精神阅读。这两种情形都对我们不利，所以，当我在车厢内阅读书籍，或者撰写稿件时，都把手表的“闹声”拔到下车的几秒钟以前。经过如此安排以后，就算乘车时间只有10分或者20分钟，亦可以集中精神读书。如果疲倦时还可以小睡片刻。 除了上述的目的以外，手表还有多种功能。我戴的手表就具有多种功能。它不但会“叫醒人”，同时还能够做简单的计算。 对于一个企业界人士来说，与其戴用价格昂贵的手表，不如戴实用且有多功能的手表。戴用手表时，把字盘朝向手腕内例，这样只要稍为移动视线，即可获知时间，在治谈生意时，亦可以在对方察觉不到的情况下来确定时间。 ○厚重不方便携带的书籍，不妨拆开分成几册 我时常以自己的目的及用途，把书本拆开来以便携带。对于把书本神圣化的人来说，或许会皱起眉头，不过如此做以后，反而会提高书本的利用价值。例如，十年前，我到欧洲旅行时，曾经按不同的国家、不同的城市，把好几册的观光指南书籍拆开来使用，结果给了我莫大的方便。 对于专业性厚重的书籍，我也把它分成好几部分，再用订书机装订。经过处理之后，就可以把它放入皮包里随身携带，必要时，也可以把它编成章、节。 如果有一本书，必须精读的话，那就不妨在住宅与工作的地方各放一本，另外一本放在皮包里随身携带。这样的话，只要有空闲时间，随时随地都可以阅读这本书，利用价值也能够在无形中提高。 我的职业必须经常地使用书籍，而这个方式则使用起来最方便。 ○凭车厢广告，判断什么杂志有阅读的必要 杂志也是重要的情报来源之一。通常我所阅读的杂志，都是以法律为主的专业性杂志。除了这些以外，每月我所阅读的杂志数量也相当可观。 不过话又说回来了，不管阅读速度如何高，在一段时间内所能阅读的杂志数量也有限，因此，必须决定哪一种杂志应该阅读。为了作为判断的准绳，我都利用车厢的广告。车厢里的杂志广告，都具体的表示该月份杂志的内容。所以，是否有我需要阅读的内容，瞬间就可以一目了然。 除车厢之外，书报摊也有助于情报的选择。通常，书报摊都把新出版的杂志放在最前一排，只要注意该杂志的减少程度，就不难知道它的畅销程度。畅销表示它内容有很多世人所关心的情报。 在我所阅读的杂志里，如果刊登着对我有用的情报时，我就把它撕下来，并把它归档。

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五节 决定工作程序的方法 ○早晨上班时决定工作的程序，能提高工作效率 古人说：“早起的鸟儿有虫吃。”这种说法也可以作为现代人的座右铭。 例如，比一般人早1小时起床，早1小时上班的话，在上班铃声响起来以前，至少可以阅读五六张报纸。如此一来，就能够比别人抢先获得情报，对于工作将会有很大的帮助。除此以外，早上班的人，还能够充分地利用早晨这一段时间，来决定当天的工作程序。 不管是哪一种工作，如果程序的决定不佳，将不能获得良好的结果。如果你早一点上班的话，就有充分的时间来决定工作程序，工作当然也进行得很顺利。 ○先把必须做的事清列举出来，再决定顺序 决定工作顺序时，不宜连细节也定得死死的，必须具有某种程度的弹性，这样才能顺利进行。 有不少人喜欢仔细的规定，从几点到几点做哪些工作，然后才着手于工作。乍看起来，这种做法似乎很合理，实际上，这并不是很有效率的做法。 因为一旦决定了时间，难免会受到它的束缚。例如：工作进行得很顺利时，时间一到就得中断；若工作不顾利时，仍然得枯坐到一定的时间为止。与其采用这种方式，不如趁着干颈十足时，一口气把工作解决掉；提不起精神时，干脆做其他的工作，如此效果将更为良好。 我就是以如下的方式来决定工作程序的。首先把一天要做的事情全部列出来，如果前一天有未做完的工作，就必须把它也加进去。写完以后，全部看一遍，再决定从何处着手，以何种顺序进行。对于能够同时进行的事情，最好一次就解决掉。 例如，中午必须会客的话，不要吃完饭再会客，而应采取与对方—起进餐并交谈的方式。这样做的话，一次就可以解决两件事，腾出来的时间，则可用于其他方面的工作。 ○工作的优先顺序以“80对20的法则”决定 把一天的工作安排写出来以后，接下来就得决定优先顺序。我在决定工作的优先顺序时，都应用“80对20的法则”(别名／巴雷多法则)。这个法则也就是“某群体的重要项目，将构成全体中比较小的比率”。乃是意大利经济学者巴雷多发现的。而且，在多数的场合之下，往往是80对20的比率。 例如，某保险公司有100名外务员，他们总共拉了100亿元的寿险。在这种场合之下，并非每一个人都拉了l亿元的人寿保险，而是比较能干的20名外务员，总共拉了80亿元的保险。 比如说，有一个人每星期能够接到100个电话，估计可能打电话的对象有100个人。以这种情形来说，并非每一个人打一次电话，想打电话的人会打好几次，不想打电话的人根本就不会打。以这种情形来说，也可以认为约20％的人打了80％的电话。这就是“80对20的法则”。 这种法则也可以运用到工作方面。其间真正重要的工作并不多，差不多只占全部工作的20％左右。只要想想评估这20％的重要工作是什么，即可以很快决定工作的优先顾序，自然的就可以决定效率高的工作程序。 对于重要的工作以及次要的工作，有不少人采用一视同仁的方式，这种工作方式，不但效率低，而且精神方面的负担将使人不胜负荷。如果根据这个法则进行的话，只需完成工作的20％，即可完成80％的工作，因此，在精神方面会显得很轻松，而且效果也比较好。 ○工作最好分为“亲自动手”以及“委托他人” 一般的工作可分为“只有自己会做”以及“他人也能够做”两种。考虑到工作的程序，应该把这两种情况区别清楚。一旦把只有自己会做的工作委托他人做，或者把应该委托他人做的事，由自己动手来做的话，都将招致很多无谓的损失。

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以我的情形来说，办公室里面有几位秘书，帮我做种种工作。正因为有了他们，我才能够把时间用于只有自己才能够做的事情。例如，出版社约我写稿，能够写稿者只有我一个人。不过，我会一面走路，一面录下文章，再交给秘书把它文字化。其实我也能够做这种工作，只是秘书做起来会更有效率罢了。 此外，外人打到我办公室的电话，大半是指名找我的。不过，在事后经过分析，我才恍然大悟，即使我不接电话，秘书也可以圆满地替我答复。像这种电话，如果每次都由我亲自答复的话，势必浪费很多的时间。于是，我叮咛秘书们，类似这种电话，可由他们直接答复。 一般上班的人，不可能每一个人都拥有秘书，然而，只要把工作分为两大类，即可交给部属、同事甚至家属，由他们为你效力。像剪报、剪杂志等工作，只要你告诉委托者重点，连孩子们也能够做得很好。因此，不妨请别人帮忙，自己则专门负责重要的工作。 ○工作前的准备工作，最好与工作本身有关联 为了使一天的工作顺利开始，事情的准备工作是不可缺少的。 有一些人在着手工作以前，必须抽一支烟，或者看看报纸。或许，这也算是一种准备工作吧！不过我认为，就算是准备工作，与其做一些跟工作无关的准备工作，不如做一些与工作本身息息相关的事。 为了在有限的时间内，顺利地进行工作，最好能制造很快溶入于工作的气氛。例如：在会议上必须作一大堆报告的话，那就先看看那些会议大纲以及内容。虽然只是匆匆地看一遍，但是，比起开会时才照本朗读的做法，其效率方面却有天壤之别。 有时，由于要做的事情实在太多，叫人感到眼花缭乱，不知从何处着手才好。遇到这种情形，不妨把每一项工作都写在纸条上面，这样就能够胸有成竹，知道从何处着手了。 ○需要对方答复的文件，必须最先解决 每天早晨上班时，我都先做以下的一些事。 第一件事情，就是察看是否有等待对方答复的文件，如果有的话，必须尽快与对方联络。 以企业界来说，时间一向是分秒必争。例如，只有在早晨与对方联络，当天之内才可获得答复的文件。若稍为延误，到中午才跟对方联络的话，往往必须等到翌日方能得到答复。仅仅延误了两三个小时，将使整件事情慢了一天才能获得解决。 ’ 另外一种做法是指示部属替你完成某件工作。如果忘记了这方面的指示，而着手于你自己的事的话，当你察觉到时，部属可能在进行一些次要的或不必要的工作。这也是一项很大的失误。所以，一上班就得仔细的指示部属，对他们耳提面命一番。 如此一来，先决定好委托他人做的事，然后再着手于自己的工作的话，就可以达到活用时间的目的。 为了妥善而巧妙地活用时间，必须建立起一种健全的制度，这样即使你不在现场，工作也能够很顺利地进行。 ○拜托他人做事时，必须说明做法及意图 以目前的各种公司来说，年老一辈的主管往往会突然的对部属说：“你给我做耨某事吧！”就只有这一句话，没有前后的说明，以致叫人摸不着头脑。因为，上司没有对部属说明意图，难怪错误丛生，并导致令人不满意的后果。 每逢我拜托他人做事时，我都不厌其烦的告诉对方的做法以及我的意图。例如，拜托秘书去订机票时，我绝对不会说：‘请你订一某月某日几点几分飞到某处的机票。”而是这样说：“我想在某月某日的几点几分抵达某地的饭店，请你帮我订—张机票。” 如果我采用前面的那种说法，碰到没有座位的话，秘书就不会为我订机票，他的理由是“那班客机已经没有座位了。”如果采用后面的说法，秘书知道了我的意图，就算没有最合适的班机，他也会为我订前一班客机的票。换句话说，他能够采取弹性的处置方法。 所以，在委托他人做事时，必须把你的意图及目的都说出来，才能得到满意的效果。 ○想很快就听到工作报告的话，须事先言明 最近，不仅“等待指示的人”很多，甚至“等待催促的人”也不在少数。 当你苦等获知委托别人做的事情的结果时，对方迟迟不提出报告，等到催促他的时候，他才悻悻地回答：“啊！我忘记了……”或者“我以为那—件事并不急呢……”真是叫人哭笑不得。 关于这件事情，忽略了报告的人固然不对。但是，下达这个指示的人，也有交代不清之嫌。为了防止这种“交错”，欲尽早获知结果的话，必须一开始就说得一清二楚。只要做到这一点，每逢工作完成的时候，部属就会及时地提出报告，这样一来，你也不至于感到坐立不安了。 这虽然是微不足道的小事，但是，只要向对方再三的叮咛及强调，就可避免时间的损失，从而也就提高了工作效率。

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○必须集中精神做的事，安排在上午进行，下午用于会客 一般说来，充足睡眠后的早晨，头脑的运转总是比较快的。正因为如此，凡是非依靠脑力不可的工作，我都是在上午进行。就连那些必须凭对方反应(即需他方配合的)而下决定的工作，我也尽量在上午做完。 到了下午脑力运转较迟钝，往往想不出最上乘的策略。所以，我都把会客的时间安排在下午进行。 以我个人来说，会客不同于办公室的工作。经过上午耗费脑力的工作之后，头脑会感到疲劳，这时改为会客的话，反而能够使绷紧的神经获得松弛，可说是一种很理想的调剂。 第六节 办公桌的整理法 ○桌上的整理法可凭自己的喜好决定 对于桌子上面以及抽屉里的整理法，每个人的喜好都不同。有些人的办公桌上，书籍及资料堆积如山，有些入则收拾得一干二净。以美观方面来说，当然是收拾得一干二净最好，然而，以工作效率来说的话，并不见得如此。 我认为只要不妨碍他人，任何自己喜欢的整理方式，皆无伤大雅，其效果甚至远胜于整理得一干二净的人！ 我的办公桌上面堆放着好多的书籍，书本更是横竖不分的乱放，乍看之下，真是杂乱无章。如果旁人看到这种杂乱的桌子，一定会皱着眉头说：“这根本就不像是律师的办公室呀！真是窝囊透顶！”不过以我自己来说，这倒是最容易进行的工作状态，如果一切井然有序的话，效率反而会降低。在别人的眼睛里，可能是杂乱无章的，可是对于我自己来说，却是最能产生高效率的状态。我这么做的目的，无非是想把书籍放置于自己双手可及的范围之内。在这种状况之下，工作的进行将更为有效率。如果把书籍放置于别处，届时又得站起来去找，这不是太浪费时间了吗？ 书写用具亦是如此。等到需要书写时，才从抽屉里取出来，那实在是大麻烦了，集中力也将无形中被削弱。所以，经常使用的书写用具，最好不要放入抽屉或柜子里，最好放置于桌子上面。桌子上面可以杂乱无章，但是抽屉里最好整理一下。 我认为桌子抽屉越多越好，唯有如此，才能够把东西分门别类的放置、容易取出。因此，不管是在办公室还是在家里，我都使用抽屉比较多的桌子。

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七节 邮件的整理法 ○邮件在登记以后，再保存一段时间 我的办公室，每天都会收到相当多的邮件。为此，在收到后不立刻处理的话，将变成混乱不堪的状态，终至无法收拾。为了处理大量的邮件，我一向采取如下的方法。 首先，把收到的邮件、明信片等，都写上当天的日期。 对于收到的邮件，我会找时间尽早地过目。不过，有时候碰到急事，或者非到外地出差不可的时候，我就无法在当天把邮件过目。这样一搁置既要好几天，很难于判断邮件寄达的日期，甚至迟迟不回信。为了避免这一点，邮件一到，我就写上当天的日期。写日期的位置，我都选择寄信人姓名及住址的左上端。 经过这样的处理之后，不管寄邮件人的姓名、住址书写于信纸的表面或者是背面，反正，年月日都写在旁边，可以一目了然，对以后的分类也很有帮助。 然后就是看过的邮件处理方法。 我的办公室有一个“人事录”的档案，里面记载着有关人事方面的情报材料。例如：搬家的通知、婚礼的通知、生日或死亡的讯息等等资科。反正，收到类似这些有“变化”的邮件，我都一律把情报转记子“人事录”里面。 吸收了必要的情报之后，这些邮件就如同废物。不过，我并不立刻把它们扔掉，仍旧保管一段时间。因为，一旦扔掉了原来的资料以后，逢到转记上的错误，或者误认事实时，就无法证实了。 在处理邮件时，不管是在家里或者在办公室，我都在脚旁放置一个垃圾筒，把不必要之物扔进去。

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第八节 电话的使用法 ○预先与接电话的人，讲好回电的信号 以我的办公室来说，每天都会接到好几十个找我的电话。 打电话来的人，其目的不一。有重要的急事，也有售货店打来的推销电话，更有无关痛养的“打哈哈”电话。如果说每一个打给我的电话，都要—一接听的话，那大半天用于听电话可能还嫌不够呢！ 同时，对方来电话找某指定的人物时，碰到该人物正在接听其他电话或者会客时，只要接电话的人回答“他正在讲话中”或者“他正在开会”，打电话的人肯定会说：“那么，我过一会再打来……”而且，一旦挂断电话，谁也不敢保证他是否会再打电话来。如此的话，将无法跟有急事待办的对方联络上，甚至错失机会。 所以，在我的办公室里面，不管是“谁”打来的电话，秘书都会答以“请你稍等”，然后，再把留言条递给我。事先，我已跟秘书决定好处置电话的记号。例如，我在秘书递过来的留言条上写“W”的话，那就意味着“请对方稍等一下”，写“T5”的话，则表示“5分钟后，我会打电话给对方”。这样，虽然正在接待客人，或者正通电话，仍然可以迅速的应付各种电话。 ○备忘字条必须写下基本要素 以企业界来说，电话是最为重要的通讯手段。不过话又说回来，如果使用方法不当的话，不管是在时间或者效率方面，却反而会受到损失。 所以，我自制了“电话应对窍门”，以便能够迅速地处理电话业务。例如，接到电话时的备忘字条，禁止各人喜好的书写方式，而一律采取统一的书写方式。 新闻用语有所谓的“5W1H”，我规定办公室人员也使用“5W1H”的书写方式。即是“何时”、“何人”、“何事”、“何地”、“如何处理”五个部分。备忘字条如果包含这些要素，只要看过备忘字条就可以处理，自然可以节省很多时间。 ○内容比较杂乱的电话，可依不同的目的书写在不同的备忘纸上 如果对方打来的电话包含很多目的的话，那就必须一面听电话，一面把目的分别书写于不同的备忘纸上。 即使是接打给自己的电话时，也最好把内容记载于备忘纸上，这样就不至于弄错，看起来就能够一清二楚。 例如，我身兼律师、会计师及口译等职，凡是我担任顾问的公司，一打电话来，往往会涉及法律、税务以及国际等问题。碰到这种情形，如果全写在同一张备忘纸上的话，隔不久之后再看，可能就会感到费力，以致不得不重新写在别的字条上，耗费许多时间。所以，碰到这种情形，我都是一面听取对方的话，一面依照不同的目的，分别书写在不同的纸上。这样整理起来就很容易，而且还能避免错误。 ○打电话时纵然接电话者不在，最好也把目的说出来 打电话给某人时，逢到对方不在的时候，一般人总是会说：“那么，我以后再打来吧。”或者“请他回电活给我好吗？”接着把电话挂断。 但是，我却一向不采取这种方式。纵然接电话的人不在，我也会把我打电话的目的告诉接电话的人，因为等着跟对方通电话实在是效率很差的一件事。就算是旁人替你接的电话，对他说：“请再打电话来……”。如果他打电话来的时候，碰巧你又不在的话，那岂不是又浪费很多时间吗?如果对接电话者说出目的要点，他就会把“话”带给对方。甚至接电话者就能直接解决你的问题。 以企业界来说，除非必要保密的范围，否则，不一定要等到某人来接电话才说出目的。为了减少不必要的麻烦及节省时间，不妨把“目的”告诉接电话的人。 ○重要电话，请对方在指定时间内打来 为了有效的利用电话，不妨请对方在指定的时间内回电话。 有些人在电话里，没有把目的完全表达时，往往会这样说：“以后，我再打电话给你。”逢到这种场合的时候，我一定会毫不放松地追问他：“我什么时候能接到你的电话呢？”。因为，有很多人口口声声说：“以后再打电话给你……”。然而，却是一去如黄鹤，再也不打来了。 另外，有些人虽然不会食言，仍然会打电话来，但是，往往得等上一两个星期，实在叫人干着急。如果，一开始就请对方决定打电话的时间，他就不好意思食言，一定会按时打来，你当然也不必心急，更不必为了等对方的电话而待在家里不敢出门。 为了有效率的发展企业，不妨活用这种“指定时间”。

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○从出差地打电话回公司的话，必须先说好时间 在指定时间内打电话或者接电话的方法，对于出差等情况也十分有效。对于一个上班的人来说，从出差地打电话跟公司联络，乃是一件非常重要的工作。反过来说，公司打电话跟出差人员联络，也是一件不可缺少的工作。 然而，好不容易打来电话，却碰到对方不在，或者正在讲话，使得很简单的目的无法传达。为了防止这一类事件发生，我在出差以前，一定会说好打电话回来的时间，以及指定接电话的人。这样一来，逢到我从出差地打电话回来时，我就能够指示部属，以及提出我的报告，同时，部属也会完整的告诉我，在我不在的期间里，有谁打电话来以及发生了什么事。这样有助于我了解情况及做出较正确的指示。 第九节 中午休息时间的使用法 ○把午饭的时间延迟1小时，就能够更有效地利用时间 我个人身兼三职，而且，又能在那些不同职务中，干得有声有色，以致有不少人认为“一定是废寝忘食的在工作”。其实，这是一种误解。除非碰到特别的事情，否则的话，我一日三餐照吃不误，一夜我也能睡眠将近8个小时。 忍着饥饿和困倦，顶对工作，绝对不会做出好成绩，集中力只有减退，结果呢？整体的工作量并不会增加。此外，劳累过度使健康受损的话，将使人后悔其及。 因此，不管工作如何忙碌，我都不会不吃饭。不过，对于中午1个小时的休息时间，我却想尽办法把它有效地利用。现在，我就把其中的几种方法介绍出来。 对于利用中午1个小时的原则，我只是把中午的休息时间延迟1个小时罢了。也就是说，把午后1点到2点，划定为休息时间。只要是上班的人就可以明白，中午12点以后，每一家饮食店都是人满为患。想坐下来吃饭的话还得等待呢！同时人潮的出入很大，谈不上享受饮食的乐趣。 关于这个问题，只要把中午的休息时间延迟1个小时，就可以圆满地获得解决。到了下午l点以后，饮食店再也看不到人满为患的现象，更不必在慌张的气氛中进食。也不必找有空位的饮食店，或者等着占座位。正因为如此，进食后将有一段时间可自行分配。 此种“时差”的活用，对于规定中午12点为休息时间的公司来说，或许是很难照办。不过，根据各人的情形，可以稍为提早一些休息，或者利用中午的休息时间会客，以达到活用时间的目的。 时常跟不同职业的人接触，或者跟老朋友保持联系，不仅可以获得新的情报，还可以从其他角度来衡量自己，以及自己从事的行业的状况。而且可以使气氛转为轻松，实在是一件很有意义的事情。 以我个人来说，一向都利用中午的吃饭时间会客，或者跟朋友见面。如果欲安排一个日子见面的话，彼此之间的时间，也许会感到很难以配合，结果呢？只好一拖再拖。如果选中午时间会客的话，彼此的时间比较容易配合，而且，又不必如夜间的交际一般，多喝几杯。所以，在不破坏自己生活步调的情况下，可以跟多数人沟通。