与大家分享<一分钟利用术>

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第二章 从中饭后到下班为止的时间使用法 第一节 开会的方法 ○为了防止参加会议时迟到，不妨活用“零数效果” 由于职业上的关系，我不仅要主持自己办公室的会议，有时还得参加外面各种团体的会议。 外面的会议一向很冗长，1小时能够结束的会议已经算很短，有些会议甚至长达两三个小时。如果耗费了这么冗长的时间，内容能达到充实的境地，那也没有话说。不好的是，跟主旨无关的废话连篇，以致延长了时间。 此外，会议开始时间的不确定，也叫人头疼。有些人一贯就缺乏时间观念，分明说好下午两点钟开会，这些人往往会延迟10分或者15分钟才到达。使得其他准时赴会的多数人，白白浪费时间。如果以10个出席者计算，总共得浪费两小时左右，这个数目未免大了一些。 为了减少这种时间的浪费，每逢我主持会议时，总是实行几种“防止迟到的对策”。其一，就是把开会的时间设定于“2点15分”等有零数的时间。正因为大家都习惯于“×点钟左右”的暧昧表现，以致把1点50分、2点10分都看成“2点左右”。于是，我就加上了“15分”的零数，如此一来， 开会时刻并非“几点左右”，而是被特定于某一个焦点。经过这么一决定，老是迟到的人开始变得很积极，顶多只延误两三分钟。我称此举为“零数效果”，乍看之下，并没有什么特别，然而，效果却是相当惊人。 另外一个对策，也就是预先通知出席者“一旦到了开会时刻，虽然没有到齐，仍然准时召开会议。” 一旦创下等待迟到者的“前例”，那么，在全体尚未到齐就召开会议的话，势必有不少人会抱怨说：“为什么不等我一下呢？”可是，一旦大家都养成这种习惯，时间的浪费，将有增而无减。 所以，事前就应该采取上述的方式。既然一开始就说清楚，就算在全体尚未到齐之下召开会议，后来的迟到者也不至于抱怨。同时，按时开会的出席者也不至于浪费时间。只要彻底地实施这个原则，就不会有人动辄迟到。 ○为了消除“冗长的会议”，准备工作很重要 会议以什么方式进行有时也会构成很大的问题。一般人都有一种固定观念，认为所谓的会议乃是坐着喝茶而进行的那种“玩意儿”。而且，又一致认为越是重要的问题越需要耗费时间讨论。 但是，世界八大会计事务所之一(我以前曾经在此地上班)的某机构，不管是多么重要的会议，参与会议者往往站在走廊谈论几句就把问题解决了。我本身也积极的活用迅速的谈论方式，同时也学会了一件事，那就是所谓的会议，并不一定要浪费时间，不管是多么重大的决定，只要有心的话，在短时间内就可以处理妥当。 不过，为了达到这个目的，在开会以前，必须做好淮备工作，以便提高出席者的意识。因此在开会以前，我会叫几个人(出席会议的人)提出“必须讨论的内容”、“其问题重点”、“解决的方案”、“每一个解决方案的利弊分析”、“本人所下的结论”等问题，把它们列举出来以后，再复印几份，在会议以前分发给每一个参与者。经过这样的处理以后，在召开会议以前，已经提高了出席者对问题的意识。会议上只要针对重点，展开若干的质疑讨论，即可获得决议。 如果不经过这种步骤而集合的话，全体必须从“无”的状态展开讨论。在这种状况之下，往往必须经过1个小时以后，方能够使问题重点明朗化。有时候经过很长的一段时间，仍然不能获得结论，甚至必须“悬”到下一次会议上。 在没有必要的资料之下，搬出几个“假设”谈论，只有浪费时间罢了。不如在该资料到手以后再讨论，这样才会产生立竿见影的效果。 为了使会议能够“迅速”地进行，除了上述的准备工作必须充实之外，最好事先能设定会议的结束时间。人类的心理很微妙，一旦知道时间很充足，紧张感就会消失，效率也会跟着降低。所以，只要设定“结束的时间”，就可以使人产生集中力。逢到这种场合，如果跟开始时刻一样，利用“零数效果”的话，效率将会提高。

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第二节 洽谈时间使用法 ○面谈时，不妨事先详问对方“有何贵干？”这样才能有效他使用时间 通常，我尽量把面谈挪到午后进行。如果在上午抽时间做这件事的话，我必行的日课——对秘书指示工作以及必须尽早办完的电话联络等差事，就非得挪后不可，这样一来，一天的工作就不能圆满地进行。这正是上午我不进行会客的原因之一。另外，一上午的案头工作，脑部已感到劳累，利用下午时间会客，往往可因此恢复清新。 不过，话又说回来了，下午的时间并非是无限的。以我个人来说，除了会客以外，还有一大堆的工作。除非在短时间内，从事有效率的交谈，否则的话，再多的时间也不够用。因此，对方表示要跟我面谈时，我就会叮咛秘书尽量详细问对方的“差事”。如果在没有任何准备之下，就与对方交谈，除非手中握有对方的资料，或者对方当场告之是我急于想知道的事情，否则的话，只是浪费彼此的时间。 又如，虽然通过电话已经知道对方有什么“差事”，但我还是叫秘书把重点记录下来。唯有如此，才能够有效地使用会客时间。有时，自己认为脑海里已经有了答案，但在实际交谈中，往往还会漏掉重要的部分，或甚至变成语气不肯定。因此，还是记录下来比较好。例如，谈及法律方面的事，必须写出“何月何日在何处发生了何事”，碰到继承问题，则必须把家族构成写出来。经过了“书写”的作业后，就能够明显地整理出事实的关系，而且，一面看记载的事项，一面听对方说话，理解的速度也会快。 这样很容易进入某种程度的理解状态，再与一两个人面谈，便会在短时间之内进入话题的核心。 ○跟喜欢摆龙门阵的人面谈时，不妨决定结束的时间 我的办公室兼所谓的“会客室”。办公室内只摆着会议用的桌椅，我接见客人时，一向都用这些东西。其理由是，一般会客用的桌子很低矮，不适合于一面交谈一面书写。而且，那种坐起来挺舒服的沙发，一旦坐下就有迟迟不想起来之感。根据我的经验，使用会议用的桌椅，更能够迅速的办好事情。 然而，这个世界到处有喜欢饶舌的人。这种人跟你碰面时，久久不进入正题，尽是在不重要的话题中打转，就是事情已经办完，还是“依依不舍”的说一些无关痛痒的话。或许他的话中会带来重要的情报，然而，在预计要做的事情太多时，这样的耽误时间实在叫人吃不消。所以，我在会见客人时，不仅规定面谈的时间，在听到对方的来访目的之后，还要迅速判断所需时间，再决定面谈到“几点几分”为止。事前就这样规定的话，就不至于拖拖拉拉的谈上一大堆。而且，有时间限制，能产生一种紧张状态，使得交谈紧凑，言之有物，内容精简而有力。 ’ 不过，所谓限制面谈的时间，对某些人仍然不能发生效果。逢到这种场合，最后的一张王牌，乃是告诉他，你必须跟另外的人面谈。如果他仍然不知趣的话，那就索性对他说：“几点几分开始，我又得去赴约……”，以此来提醒对方。 最叫我感到百思莫解的局 “我又得去做—件重要的工作”，对喜欢饶舌的家伙往往不太有效，但是，说出了“我还得去赴一个约会”，他们就会很知趣的告辞。想不到这一句话如此具有说服力。 此外，对于迟迟不肯说出来意的对象，我总是想尽办法，叫他尽快的说出来意。唯有如此，才能够大幅度的减少时间的浪费。 ○等人时，最好在书店等，那是能够有效使用时间的地方 为了出席会议或者洽商某件事，几乎每个人都有过在外面等待对方的经验。碰到这种情形，第一个考虑的条件，不外乎“容易找到”的地方，至于其他的条件则很少被人考虑。 通常，一般人最喜欢的等待场所为某个广场或火车站的检票口。如果由我来指定等待场所的话，我绝对不会选择这两种地方。我这样做的理由是——那两种地方很难以展开联络。选择这种场所的话，一旦碰到不测的事故，或者临时有急事，无法在约定时间到达现场的话，由于无法联络，对方只有“枯”等一途。 为了防止彼此浪费时问，在决定等待的场所时，首先必须考虑到的是：“容易联络的场所”。我在决定等待的场所时，同时还考虑到是否能够有效地使用等待的时间。 如果对方都能够准时到达，那就没有话说了。最怕的就是对方迟迟不来，或者是由于我顺路而提早到达，逢到这种情形，如果只能站着等的话，那就不能有效的利用这一段时间了。 我最喜欢用于等待人的地方，就是书店。如果是大型书店，预先就告诉对方我在书店的哪一层哪一角落。这样对方就不必在店里到处找寻。在对方到达以前，我喜欢翻翻新出版的书籍，或者刚出版的杂志，借此找寻自已所必要的情报。这样做，等人时间就不会感到焦躁不安，还可以活用那一段时间呢！

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第三节 名片——人事情报的管理法 ○对方给我名片后，我立刻在背面书写有关他的情报，再分别存档 不管多么重要的情报，逢到必要时，如果非得翻来翻去不可的话，那么它的情报价值等于减半。 关于“人事情报”方面，亦是如此。逢到你想跟某人联络时，如果不能立刻知道对方的电话号码，那么，工作势必将不能顺利进行。又如，碰到自己专长之外的难题时，是否有适当的资料提供者，将大幅度的影响到你的工作效率。碰到这种情形，纵然认识这方面的专门人才，但如果不能及时获得有关他的情报，那就等于糟蹋了这个人才。为了使工作高效率化，必须在平时就把人事情报整理好，以便缩短寻找的时间。 以我个人来说，有关重要人物的情报，我都根据其用途，分成“名片档案”、“住址录”、“人事录”三种档案管理。绝大多数的资料来自对方送给我的名片。我现在就要介绍名片的整理工作。 所谓人类的记忆往往不太可靠，有时隔了一段时间之后，抓起一张名片瞧瞧，虽然印着人名、头衔等，然而，脑海里却是想不出“他”是怎样的一个人？为了什么事情跟他碰过面？有鉴于此，每次对方递给我名片时，我都会尽快的在名片背后添上对方的资料。其中必须添入者有——“碰面的日期”、“场所”、“何事”以及“介绍者”，除此之外，有时也添加上对方在交谈中泄漏出来的一些情报。例如，他的专长、兴趣、出身地、他秘书的姓名等等。 经过如此的处理，纵然是数年不见的人，只要瞧瞧那些记载，就可以想起他的一切，交谈起来也能够很顺利地进行。记下备忘录的作业，亦能够使对方的一切长久地留存在你的脑海里。 这种作业，必须在你对他的印象还鲜明时进行。我都是跟对方分手后，或者搭电车回家时进行。 这种写满了情报的名片，在转记到“住址录”、“人事录”以后，再归入透明的名片档案里。这种档案夹的正面以及背面都是透明的。如此处理以后，不必抽出名片，就能够看到名片背面的记录。如果，必须一张一张地抽出名片的话，那就不合乎节省时间的原则了。 我处理名片的另外一个特征是，并不根据姓氏的英文字母排列，而是根据不同的职业、公司等分类。或许有人会认为，根据姓氏的英文字母分类，不是更便于寻找吗？话虽然不错，可是我认为能够使我们“倒着检查的体系”很重要。例如，以前曾经碰过面的人，如今都想不出他的名字。不过，你仍然记得他是某公司的主管，或者是在办某件事时认识了他。既然有了这个线索，你就可以从他所用的分类中找出他 的资料。否则，必须从好几册的档案中，一页一页地寻找，很浪费时间。 我认为住址录可根据英文字母分类，名片则根据不同的公司与专长来分类。这样寻找起来比较迅速，更合乎节省时间之道。 ○住址录则以方便更换，容易寻找的卡片最为方便 住址录在人事情报中，可说是使用频率最高者。正因为如此，容易找寻亦最为重要。以一般社会大众所使用的住址录来说，机能方面实在很差。最为明显的缺点是，情报的更换很难进行。 最初填写时，虽然完全跟据英文26个字母的顺序排列，但是有新情报需要填写时，只能编写在最后的几行，同时，不用的情报也不能清除。而且，寻找起来也烦杂，又会形成多余的空白。 最大的缺点莫过于能够填写的情报量一开始就受到限制。因为不能增加页数，一旦超过了一定的人数，就得再准备新的住址录。就以个人情报的记入栏来说，只有一行或者两行，由于空间太狭窄，很难把一些必要的资料填写进去。 我办公室所使用的住址录，几乎克服了所有住址录的缺点。这种住址录是活页的，个人的情报呈现为一人一张名片的插入式卡片，每一页都能自由的插换，卡片也可以取出来，自然就可以在按姓氏或者英文字母的顺序完完整整地排列，不必要的情报也可以删除掉，因此，不会浪费空间。 由于每一张卡片与名片防大小一样。因此，可以填写住宅、上班地点的电话号码，以及其他重要的情报。在一般情况下，只能看到最下面的性名。所以，在寻找时，别的情报不会进入眼帘，寻找起来就容易多了。 如果把它们抄录起来的话，就会变成姓名录，也可以作为寄出贺年片的核对单。 “所谓的住址录。本来就是如此……”如果属于这种传统观念的话，不仅会感到不方便，而且还会造成时间的浪费。不过，只要你有心寻找，总是能够找到适合于你使用的“道具”的。 ○使用“人事录”，以拓宽人际的情报网 我在上面所介绍的名片档案、住址录、联络地点，以及第一次见面的时间等等。从情报方面来说，都是属于片断性的，并没有足够的情报量，只是借以了解对方的整个形象。 如果想有效地活用你的人际情报网的话，那就得拥有对方的情报体系(包括私生活方面)，并且要好好整理，以便随时都能够提出来，作参考用。基于这个理由，除了上述的名片档案、住址录之外，我还自制了所谓的“人事录”档案，时时加以活用。这也可以说是我人事情报的‘上上之卷”。它不只记载对方上班处的资料，还囊括了对方的经历、家庭构成、近况等等的私人情报，使人一目了然。 关于这一点，我要更具体地说明。 首先在用纸方面，必须使用比较厚的卡片纸。每一个人使用一张。表面记载“姓名”、“出生年月日”、“性别”、“第一次见面的日子”、“学历”、“职业”、“本籍”、“工作地点”、“现在的住处”以及“家庭情况”等等，尽量的把已知的情报都填上去。 所谓的“本籍”，并不一定指户籍所记载的居住处，而是指对方现住地址以外更能够确实地联络到的地方。如本人被派往国外时，这一项记载则最有帮助。 又如，变更比较多的“上班地点”、“现在居住处”、以及“家庭”栏，一开始就应留下很大的空白，一旦有了变更，立刻就可以更正。 卡片的背面作为备考栏，用于记载对方的近况。例如，对方在贺年卡上写着“今年2月起预定到美国留学”，或者“今秋将结婚”的话，那就把日期一起记下来。仔细地把近况报告都记录的话，最有助于人际情报的拓宽，也能使人际情报更加深入。 以我来说，每年都要寄出2000张以上的贺年卡，而且，每张贺年卡都要写上一两行字。碰到这种情形，我只要看看备考栏，就能够胸有成竹地写下去。 即使是好几年不曾见面的朋友，只要有近几年的情报被做成记录保留下来的话，见面时，就不愁没有话题。

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○人事录分别使用英文字母索引，以及职业类别索引，以加快找寻的速度 填写这种情报的人事录，我现在保存约3千张，并成了我最得力的助手。不过，由于数目很多，取出情报时要求快速。我的做法如下。 首先，在卡片的右上方设置“英文字母索引栏”，不仅是头一个字母。原则上，在一个人的姓氏上，利用英文字母记下3个字母。例如对于“林天中”这个人则记下“L、T、Z”3个字。至于“陈”、“刘”等，同姓者有好多人，则除了记下姓以外，连名字的头两个字母也应记下。然后，并采取“A”行“A~1”行等的大致分法。如此一处理，只要瞧瞧索引栏，就可以很快找到必要的情报。 除此之外，为了更有效地活用这种人事录，亦可从职业等其他方面开始寻找。 人事录的上端印有“A”到“Z”的英文字母。每一个字母上都开一个小洞，每一个字母也表示对方的职业、经历或者跟我的关系。 例如，对方是律师的话，使用英文LAWYER的“L”表示，合格会计师则是以CPA的“P”表示；大学的友人则以UNIVERS1TY的“U”表示。 在这些字母中，把表示本人的字母洞上部分剪掉归档。例如你需要金融关系的情报，而且已经把银行职员列入名单的话，你可以使用一根细棒，插入银行的“B”洞，再把它挑起来的话，那么，只有“B”，也就是银行职员的卡片会存留于下面。 或许有人认为这种情报，应该由电脑来管理比较有效率。然而，想起软件等问题以及要同时能够处理3000人的情报，还是采用卡片的方式比较容易管理，同时也比较实用。 (编者按：中式的人事录亦可考虑以姓氏排列索引，较少见的姓氏可3、5个合并，以方便于中国人利用为原则)。 ○利用贺年卡上面的“最新情报”，更换人事情报 不管是住址录、人事录、人事情报都是越新越好。但是，欲使对方的近况丝毫不漏反映在你的资料上，实在是非常困难的一件事。 逢到对方搬家或者转职时，如果对方通知了你，你就应该立刻修正住址录和人事录。如果不能获得这种情报的话，你所持有的情报，将跟现实之间有出入。我为了修正这种情报的不吻合处，只好活用贺年卡。 我每年都会收到2000张以上的贺年卡，这个数目占我人事录所登记的三分之二。由贺年卡取得对方的最新情报后，旧有的情报就可更换一新。 贺年卡上面，除了不少有住宅的地址以外，还添写家庭的私事。所以，它所包含的情报量比一股问候式的信件还要多。由此看来，贺年卡可称之为“人事情报的宝库”，我们岂能不活用它呢？不过，由于张数太多，除非采取某程度的系统作业，否则的话，将耗费庞大的时间。 以我的办公室来说，并非把当日收到的贺年卡，在当日内就处理完毕。而是等到差不多都收齐时，也就是过了阳历年以后，再把它们依据26个英文字母的顺序排列。 如果贺年卡上写着新居落成、结婚、子女诞生或者对新年的展望，那就把这些情报添写于人事录的备考栏上。 有不少人认为，既然想要拥有大量的情报，那就得到处收集。其实，我们身边就有不少情报材料可以挖取。虽然只是一张贺年卡，只要好好利用，仍然能收集到不少的情报。

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第四节 自我管理的方法 ○积极的利用情绪良好的时段，以提高工作效率 当我们想做某一件事情，但又懒得动手。这种所谓“缺乏干劲”的状态，相信每一个人都曾经有过这种经历。 有一些人说，逢到这种“没有劲”的场合，只要勉强自己去干上30分钟到1个小时，集中力就会慢慢的产生，效率也就会逐渐的提高。不过采取这种做法，在到达“干劲十足”以前的30分钟乃至l小时之间，工作效率很差。因为勉强自己，驱策着自己工作，精神方面免不了会感觉到痛苦。基于这个理由，绝对不能谓之良策。 以我个人来说，逢到“不起劲”时，就会立刻把手边的工作置于一旁，再从“非做不可的工作”之中，找出自己最喜欢的工作，立刻着手去做。因为是自己喜欢的工作，自然就会产生集中力，效率自然也会转好。 总而言之，一开始就制造“有劲”的状态，然后再着手于你感到“讨厌不想做的事情”。如此一来，你就不会感到痛苦。一旦培养出“干劲”，想要有效率地进行工作并不难。 又如好不容易萌生出干劲，却必须为会客或者参加会议而离开。逢到这时，我会保持原状，将使用的资料以及书本仍然打开着，原子笔也随便搁下来，然后离开。 假如离开座位的时候，把桌子整理干净的话，当你再回来时，又得耗费一些时间准备，否则，根本就不能进行工作。更坏的是，在工作中断前，好不容易才产生的干劲，如今又销形匿迹了。 如果桌子上面仍然维持原状的话，在短时间内就可以恢复“干劲十足”的状态。为了提高效率，你不妨试试看！ ○为了提高效率，不妨在接近期限时，仍然做别的工作 很多人都认为，只要花费一定的时间工作最后总能完成，实际上不一定如此。若时间太充足的话，势必在无关痛痒之处多耗费时间，做起事来施拖拉拉，缺乏紧张感。 以我个人来说，除非接近限期，否则都是先做别的工作。必须到了“不做将会来不及”时，才着手做本份工作。 处于这种状况时，由于限期将至，精力能集中，效率也提高了。而且，由于不能为其他事情分心，完成的工作不但能够紧紧地抓住要点，同时还显得简洁有力。我称之为“限期届满的效果”。 约在十年前，我参加会计师的第三次考试时，方才深切感到“限期将届”的效果。那一次的考试及格率有百分之几，这合格率看起来并不太困难。不过，到了第三次考试时，只有前两次考试合格者方能参加。所以，两次考试总算起来，及格率还不到1％。那时，我真正准备应考的时间，出别人晚了一年以上。想不到，在这种“时间不足”的情况下，我集中精力，只经过短时间的准备，就通过了第三次考试。从此以后，在日常生活里面，我也时常活用“限期将届”的效果。 人类是很奇怪的动物。一旦脑海里有了惦念的东西时，就能够很敏感的引起反应。不管你是为别的事情找资料，或者是观看车厢里的广告，只要是碰到有关的记载，就会感到眼前一亮。 关于构思方面，亦复如此。只要脑海里有问题意识，碰到有关的事情，立刻就会产生很好的构想。 如果很早就开始工作的话，为了寻找资料以及构思，必须耗费很多的时间，东找找、西看看，很难拿主意。等到实际地展开作业时，才又发现了新的资料，甚至再产生更好构想的话，反而令人内心感到混乱，不知何去何从。 开始工作以后，虽然已经产生了问题意识，但是，仍然没有真正着手进行，反而去处理其他工作，这也正是所谓的“发酵时间”，能够提高工作效率。 欲有效率地进行构思还没有确定的工作，这种方法最能发挥效用。

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○感到效率一落千丈时，应该“积极的休息” 上午的时间，脑力都不差，但是到了下午，由于疲劳的累积，工作效率将逐渐下降。遇到这种情况，适度的休息是必要的。 然而，逢到休息时，大多数人都面对桌子，一副茫然若失的样子，好象有一种念头——休息就等于浪费时间。 在我的观念里，工作效率一落千丈时，勉强打起精神工作，乃是一种浪费。与其驱使昏头昏脑的“长期作战”，不如以适当的间隔休息，振作精神，这样才能提高工作效率。 一旦我感觉到效率显著降低时，就会立刻休息。逢到这种状态，通常休息3分钟也就足够了。或许有人会认为3分钟未免太短了吧？其实，这已经足够了。如果休息的时间比3分钟更长的话，欲把头脑恢复到原来的状态，那就得耗费一大段时间，效率反而会降低。 多数人认为“休息”乃是指身体的静止状态。不过，我并不这样的认为，“疲劳”乃是长时间保持同样姿势所致。逢到这种情形，只要使僵硬的肌肉恢复轻松，血液的循环就会转好，头脑也就会感到清醒。我称此为“积极的休息”。 因为疲倦而呆然不动的话，身体固然可以达到休息之目的，但是头部并没有得到休息，这对于提高工作效率是毫无帮助的。 ○发生麻烦时，先使精神轻松一下，然后再开始工作 在前面，我已经叙述了疲劳时的轻松方法。其实，使精神转为轻松，不仅仅是对疲劳有效，例如，在工作方面发生了麻烦，精神上受了打击，使用精神轻松法也是非常有效的。就像做错事，被上司骂得个狗血淋头时，将有一大段时间会让你感到苦恼。当人们感到苦恼时，即使勉强地工作，效率总是很差的。因此必须使自己经松一下。 不过，碰到麻烦时的轻松法，不宜和消除疲劳的方法一样，只使身体休息，应听听音乐，做一些轻松的运动，使自己的精神“焕然一新”。 逢到这种状态，我最常使用的方式，就是跟人见面。一旦跟人见面时，不管你是否愿意，都得“改换一下头面”。如此一打开话匣子，不知不觉的就会被对方的说词卷了进去，以致在交谈完毕的时候，先前的焦虑以及不安已消失于无形了。 另外一种方法是投入单纯的工作。 总而言之，碰到心境不平静时，最好的办法是以10分或20分钟的时间，投入单纯的作业。这样内心就会逐渐的趋向平静，新的干劲也就会跟着产生。如整理资科以及整理杂记本都是很不错的一种单纯工作。 以上我介绍了几种使自己轻松的方法，不过在某些状况下，这种程度的作为，实在也无法使自己保持轻松。为了应付这种情形，我常常要针对各种程度的麻烦，想出使自己保持轻松的方法。 例如，你不妨把麻烦分成人、B、C三级，逢到A级麻烦的话，让你自己保持半天的轻松，无牵无挂；B级的话，保持两个小时的轻松；C级则保持30分钟的宁静。经过如此决定以后，逢到有麻烦时，立刻就会萌生出使自己轻松的念头。 ○利用6分钟为1单位的行动记录表，就可以发现“看不到的时间” 我们常常听到周围的人们，老是把“没有时间……”这一句话挂在嘴边上。有一些人为了争取更多的时间，甚至削减了自己睡眠的时间。从长远的眼光来看，削短睡眠时间，将在效率方面带来反面的作用。与其如此做，不如重估一下自己使用时间的方法，再仔细思考，如何才能够把时间更为有效地使用。虽然说重估一下时间的使用方法，然而，缺乏具体资料的话，实在很难以做出客观的判断。 我奉劝你，不妨书写一下自己的行动记录。也就是说记下几点几分到几点几分做了些什么？ 以我的办公室来说，全体职员都使用所谓“时间分析单”（以每6分钟为1单位)，记录各人的工作。 我所以提议以6分钟为单位，乃是因为它为1小时的十分之一，也就是等于0.1小时，合计起来比较方便。 实际地做这种记录的话，就可以获得种种的资料，，对于提高工作效率、有效地使用时间以及体息的计算方面，都非常有帮助。最大的收获是能发现时间是怎样损失掉的。 或许，你自己以为寸暇都不肯浪费，很快就能投入到工作中去。实际上，你却是拖拖拉拉的人。例如：有人必须耗费很长时间方能投入实际工作里面；或者对于集中一次就能做完的工作，却分成好多次。诸如这般“眼睛看不到的时间耗损”，看了这种时间分析单，就可以一目了然。 同时，把这种记录累积以后，就可以从过去的资料中，推测出某种工作需耗费多少时间才能够完成。即使有很多种的方法，凭显示的数字，仍然可以找出最有效率的方法。 书写行动记录表的好处，可说不胜枚举，至少它可以把你日常不重视的“东西”，改变成为具体的数值，使它能够视觉化。 平常我们习惯于赁主观或漠然的记忆来考虑进行工作的方法。然而，一旦把它变成客观的资料，就会发现我们实在太独断独行了。不过，一察觉到这件事以后，即可发现有效使用时间的方法，实在多得不胜枚举。所以，并不一定需耗费很长的时间书写所谓的行动记录表。其实，只要尝试一个星期，即可发现提高效率的各种启示。 ○对于感到厌恶的工作，可准备“成功报酬”给自己或家人，以便引发干劲 人类对自己喜欢的工作，可以长久的集中精神。反过来说，如果是自己厌恶的工作，仅仅数分钟就会感到疲倦异常。有时候实在是提不起劲来，真想半途放弃呢！ 但是，工作岂能说不做就不做？大多数人在义务感以及强迫观念驱策之下，勉强做下去。然而，在强迫之下做事，效率一定不高，只能应付下去而已。 于是，我就挖空心思，想“如何能够使苦差事在比较快乐的气氛下进行呢……”的问题，但是，工作的内容却往往很少能够改变，至于所谓的“快乐”，也只好由自己来制造了。想来想去，我认为单纯而最有效的方法，奠过于准备一份“成功报酬”，告诉自己做完工作，就能够立刻去“做某某事”。这里所谓的“某某事”，是任何对你有吸引力的都行。 例如，写完了这份报告书，就可以跟女朋友去逛街、上馆子，或者去看那部一直想看的电影……。 如果是短时间内就能够完成的事，就告诉自己，做完这个工作，立刻就可以去喝—杯香醇的咖啡。

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相信很多人都有过这种经验，那就是在小学的时代，逢到考试前，父母总是对你说：“这一次考试的成绩很好的话，我就买那件你想要的东西送给你。”为了能够得到梦寐以求的东西，对于自己厌恶的科目，也只好狠狠下工夫。我所说的“成功报酬”，道理就跟这一件事相同。 唯—不同之点，就是必须“自己奖励自己”。或许有人会认为那是用来哄骗孩子的，不过，在你这样想以前，先试一试。 虽然是叫你感到厌烦的的工作，一旦做完了就可以享乐，想到这儿，工作的干劲以及效率会截然不同。 如果想更进一步使效果更好的话，那就把“成功报酬”扩充到家人身上，跟他们来一个良好的预约。我有时会对家人说：“待我完成了这份工作，我就带你们到海外去度假。”甚至也决定了出发的日期，准备好车票以及住宿的饭店。把一切都具体化之后，就很难改变预定目标，亦能够增强妻儿的信心，到了这种地步，自然就会萌生出无比的干劲，一心一意想把工作做完。 这样对家人准备成功报酬的话，不仅能够提高你自己的干劲，甚至能使家人在旁协助。尤其是工作可能会施长时，更具有神奇的效果。 不过，对于这种“成功报酬”，有一点必须特别注意，那就是到达“报酬”之路不能太长，纵然有很多乐趣可享，中途也很可能受到挫折。最好把“成功报酬”放置于伸手可及之处。 所以，在从事困难的工作时，不仅要准备一份“最后的成功报酬”，最好在达到中间目标时，亦给自己准备一些少许的报酬。 ○只要把日常的工作“格式化”，就可以防止工作的错误与疏忽 为了使工作有效率地进行，最好把各种作业“格式化”，也就是说，把得自经验的诀窍“格式化”。这样不管在何时何地，任何人都可以采取最好的方法，在尽量减少错误的情况下进行工作。 对于这种工作的格式化，有些公司已经开始实施。不过对成为格式化对象者，几乎都是从事非常复杂工作的作业者。 在日常生活里，我认为可以大幅度地活用“格式化”。例如你在办公室时，委托别人替你听电话，并且抄录电话的内容。如果抄录的内容，还是不能使你弄清楚对方之意的话，你就得去请教抄录者。诸如此类，如果在一天里发生几次，时间的损失就很惊人了。逢到这种情形，就算责备抄录者也不能解决问题。如果事前就规定抄录电话的格式，那就不可能发声错误。 基于此，我的办公室里从专门性的审判用书类的写法、电话的应对、邮件的处理等日常业务，都规定处理的格式。而且，全体工作人员都懂得其中诀窍。每次有新人进入公司，都必须弄懂所谓的“格式”。 在决定“格式”之际，有一件事必须特别注意。那就是不可能一开始就期待“完整”。不管期待如何地完整，仍然会发生意外的事情。所以，必须在这种心理之下规定“格式”，再经过实际运用之后，不断增添内容和更正。经过这样的过程，方才能够完成“活的格式”。 ○对于千篇一律的工作，只要怀疑以前的做法，就可以提高效率 很多人以抱怨的口吻说：“到公司上班，每天都做千篇一律的工作，实在叫人感到厌倦……”的确，每天都依照上司的命令做事，很难以叫人萌生干劲。 不过，对于这种千篇一律的工作，只要不盲从以往的做法，自己想出一些点子的话，就能够使你感到趣味盎然。 在日常生活里，对于那些已经变成习惯的方法，我往往会产生怀疑的念头。例如，扣衣服钮扣的时候，大家都习惯从上面扣起。事实上，从最下面看得情楚的地方往上扣，不是更方便、更快速吗？又例如，绝大多数的人放下原于笔的时候，都是把笔尖朝上，其实将笔尖朝下，不是更能够快速的拿起笔吗？ 只要不断地想，对于这以前若无其事的动作，你会感觉到非常新鲜。 在工作方面亦是如此。碰到你书写的报告书不能顺利进行时，不妨稍微改变一下想法，先从你能够写出的地方着手。由于受到前后段关系的启示，本来写不出的项目，突然一泻千里的发挥出来。 如果拘泥于文章必须从第一段开始写的话，也就是囿于传统的观念之中，则必须浪费很长时间，等到首段出现了，方能继续的写下去。在这种情形之下，我们能不感觉到厌倦才怪呢！ 对于日常工作方面，不妨对“常规”表示怀疑。这对于你认为千篇一律的工作可能会有新的发现。 ○了解自己能够集中精力的限度，把它用于提高效率 不管人的干劲有多足，能够集中精力干一件事的时间总是有限度的。 如果忽视这一点，只一心一意的面对桌子坐着，不仅不能提高工作效率，反而会不断的降低。你最好弄清楚自己能够集中精力的时间，再配合工作，把工作分成几节进行，这样做的效果则比较好。 一艇说来，一个人能集中精力于一件事的时间，大约为90分钟。正因为如此，大学的教课时间，电影的放映时间都被定于90分钟左右。 不过，这并非铁定，仍然有所谓的个人差异。同时，根据作业的内容，能够集中精力的时间也不一样。不管是什么人，只要是自己感到兴趣的事情，集中精神两三小时是不成问题的。 如果窗外有噪音，则能够集中精神的时间就会缩短。集中精神这一件事，往往会受到环境的影响。把这些现象联想起来，就可以判断，能集中精力的时间的确是有个限度。 因此，最重要的一件事情，乃是从经验中找出来最能够适合于自己的集中精力的时间。一旦获知并把握自己能集中精力的时间，那就能够找出提高工作效率的方法。 如果你认为自己集中精力的限度为60分钟，那就全力投入于60分钟的工作。做满了60分钟的工作，休息一会儿，使自已轻松一下，再去做其他60分钟的工作。这样效率会在无形中提高。 另一种是改变工作的内容，比如做好一段校对工作之后，改成会客，即可使精神为之一振。 一提起工作，有些人以为必须整天面对着桌子进行。事实上并非如此，不时的管理自己，使效率提高，这才是真正的工作。

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○使用“进度表”把必须做的事“视觉化”，就能用眼睛体会到成就感 工作必须较长期地延续下去，那就必须知道目前已完成了多少？还剩下多少？如果没有确实的把握，将陷入不安之境，工作的效率也就无法提高。 因此，欲达到的目标越大，越需要客观地确认其进行状况。为了达到这一点，必须把它“视觉化”。 以我个人来说，逢到报考大学、参加政府举办的考试时，都以自制“进度表”的方式，使目标“视觉化”。 我在一张纸上画出细小的格子，格子的横向写着达成目标所必须做的事情，每当达成一件事情，就用红笔把这个格子涂掉。这样就可以直观地看出，自己正处于起点与目标之间的哪一点？对于下一步应该做什么？使自己不至于感到茫然。而且，每完成一件事情涂掉的一个格子所产生的成就感，也能够增强对下一步挑战的信心。 除此之外，使用“进度表”还有一个好处，那就是能够看出目标与实际成绩之间的差距。 每天早晨在决定工作程序时，虽然确立了今日工作的范围，但是，有时却无法达到。逢到这时，如果有工作“进度表”，就能够一眼看出己完成了目标的百分之几。如果不曾达到最后目标的话，又可以当成发现问题点的反省资料。 我个人认为，目标只能是驱使工作更有效率进行的一种手段，并不一定非要完全完成不可。最重要的是，自己分析目标与实际成绩之间的差距，能获得下一次“大作为”的材料。如果没有这个过程的话，无论到什么时候都不可能有进步。 ○完成一件工作之后，尽早的写下问题及诀窍 不管怎样辛苦，一旦任务完成了，绝大多数的人都会只满足于其结果，而很少去注意其过程。其实，这种态度是不对的，也可以说非常可惜。 越是重复过错误的工作，越能得到新的窍门，以及反省问题。如果把这种贵重的“副产品”忽略掉，它就会被赶到意识的角落。逢到下次做同样的工作时，还得重头再来。 所以，我在做完一件事以后，必定会以备忘录的方式，把与下—次工作有关的新发现以及反省的事项记录下来，下次就不至于犯同样的错误，也不会在同一个地方浪费时间。 “使用枪的人，拔起枪来很迅速。”枪上的刺刀一旦刺入，不立刻拔起的话，将很难拔出来。所以，刺倒了眼前的敌人以后，必须很快的进入下一个情况，因为一支枪，不能同时对付两个敌人。 工作方面亦是如此。完成一件工作的“结果”，等于刺倒一个敌人，如果只满足于这一点而忘掉“拨出”刺刀的话，将不可能使其余的工作继续有效地进行。 有道是“打铁要趁热”，重做刚完成的工作，应该趁着记忆鲜明时马上进行，才会更有效。

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第三章 从下班到就寝为止的时间使用法 第一节 交际的方法 ○夜晚的交际最好决定退席的时间 “蛮以为今天可以早点回家，谁知傍晚时，意外的来了一个朋友请吃宵夜，以致不得不搭最后一班车回家！”具有这种经验的人，相信为数不少。对于这种夜宵，我尽量避免参加。但有时总是难免遇到推不掉的情况。 一般说来，酒过三巡，稍感酣醉时，就会拖拖拉拉的说一些毫无意义的话，无谓的浪费时间，根本就鲜少效果可言。 逢到这种场合，只好事先言明“收局”的时间，待时间一到，不妨在不伤及对方的情况下，说出理由，退出酒席。例如你可以说明，“明天，我必须一早就出差……”或者预先告诉家人饭馆的电话号码，届时叮咛家人打个电话，声称“有急事……”也可以。 这样早早的把夜宵结束，并不是上策，那么，什么才是上策呢？如果能把夜宵挪转到中午休息时间最好。以白天来说，一般的会谈一个小时的时间就足够了。而且，由于中午饭，一般不喝酒，谈起话来比较中肯与简洁。 我时常利用中午的休息时间会客。在这个放大家所忽略的时段里，我一面进餐，一面与友人重温故交，与朋友们交换新情报，不但效果好，也其乐融融。 ○集会后，如果想拥有自己的时间，那就不要多喝而改为多吃！ 有人邀请我参加集会时，只要时间上允许，我都会出席。因为，参加集会乃是结交朋友的最好机会。 想结交朋友，那就得腾出时间才行。如果一天会见一个人的话，一年里也只能会见365个人。如果是参加集会的话，在两三小时之内，就可以会见好几十个人。白白的坐失认识朋友的机会以及跟旧知交换情报的机会，实在是很可惜的一件事情。 一股说来，集会离不开酒。有一些人从集会开始到结束，手中始终离不开酒杯。然而，欲把集会当成社交时间，酒应该放弃。好不容易碰到平时难得一见的人，如果把他当成灌黄汤的对象，那实在是太可惜了。 有时在集会以后，必须回到办公室做一些工作，回到家以后，还要读书与看报，所以，酒不宜喝太多。 我在集会会场时，很少喝酒，以吃东西为主。在集会会场填饱肚子，至少可以节省吃晚餐的时间。不喝酒，享受吃的滋味以及交谈的乐趣，这就是我活用集会的方式。 ○出席集会时，以单身最理想，如此方能扩大人际关系 对我来说，参加集会的目的乃是与不认识的人交谈，以便获得新情报，并且扩大人际关系。但是，很多人参加集会时，喜欢带着伴侣，一旦到了会场，就迫不急待的找寻旧知，一味的跟旧知交谈。 所谓的集会，乃是主办者根据自己的想法，邀请很多人参加的欢乐宴会。这里不可能像混杂的街市，有一些暴徒，或者精神异常者，以及来路不明者混杂其内。所以，纵然有很多你不认识的人，也不必产生害怕的念头。既然来参加集会，那就应该把自己放松一些，积极与参加的人打招呼及交谈。到集会会场碰到朋友时，我除了寒喧儿句以外，也请他介绍他的朋友，这样又可以顺利地结交新朋友。而且，又有旧知夹在中间，交谈自然能够进行得很融洽。 或者，你不妨事先请教主办者，了解有关出席者的名单，再由主办者介绍与与会者认识。只要采取这种方式，你就可以在毫不费力之下，跟你感兴趣的人或者你想接近的人认识，你甚至可以主动的与参加的人打招呼，或者分发你的名片，如此都可以收到一定的效果。 由我主办集会时，我都会请全部出席者佩带名牌，经过这样的安排，可以使交谈充满欢乐的气氛，亦可获得好评。

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第二节 回家时间的使用法 ○回家途中，应把工作丢开，换成学习脑筋 利用回家途中这段时间，可以把工作丢开，换成学习脑筋。 最理想的态度是，一旦踏出了公司的大门，就把公司的事情抛在脑后。不过，越是担任负责阶层的工作，越是难以做到这一点。正因为如此，欲把公司的“工作脑筋”，回到家后就改变为“学习脑筋”，必须重视从公司到回家的这段时间。 搭车回家时，不妨拿出回家后必须进行的时间表看看，就会对昨天残余的疑问以及回家后将收听的节目产生兴越，自然就会萌生学习的欲望。 如果再翻开跟今天学习有关的书本或者听听语言教学磁带的话，回到家时，就可以很自然的融入学习气氛中。或者，到书店翻翻书本、杂志，以培养学习的气氛。 总之，以适合自己的方式，在回到家以前，能够把脑筋改变过来就行了。 ┤本图片及文字资料版权归 51manhua 和 《最伟大的激励》 共同所有。未经同意，请勿转载├ ○英文报纸最好在归途中的车内阅读 关于学习英语的方法有很多种，阅读英文报纸也是手段之一。我在学习英语的阶段时，利用回家的途中时间来阅读英文报纸为日课。 英文报纸的好处在于每天都能接触到活的英文。学外文的训练方法必须每天不懈地学习才有效果。英文报纸跟厚重的教科书不同，轻且便易携带，读起来不受环境的影响。 英文报纸的另外一个好处，乃是其内容对上班的人来说是一种贵重的情报。而且内容有趣，每天都刊载新鲜的消息，真是叫人百看不厌。 一般说来，在学校学习的英文无论是针对质与量方面来说，皆有过重之嫌。有人在评论上甚至说，那种程度的英文，就算是对英、美两国的学生来说，还嫌深奥呢！基于这种意义，英文报纸可以说是最理想的教科书。而且，它又包括了猜谜、漫画等具有娱乐性的内容，即使是英文程度并不怎么好的人，亦可以挑取自己喜欢的部分阅读。 即使不阅读全部的报纸，只要阅读一个专栏，亦是良好的训练。 第三节 回家后的时间使用法 ○最好别把工作带回家，这样效率比较高 我们时常听到一些作家到饭店或旅馆就变成“罐头”。以那种姿态撰写稿子的话，效率就会节节地高升，或许，这是受了“限期将到”的影响，要不然就是集中力量使劲吧？ 这些人待在家里时，可能不是电话，就是访客，又是家里的一些琐碎之事等等，使他们无法集中精力吧？纵然由家人把这些琐碎之事处理好，然而，单是家人在他的身旁，也有可能会受到一些心理影响。 在这种情形之下，为了能够埋头于工作起见，他们才选择饭店、旅馆为工作场所！一提起饭店工作，一般人总认为跟他风马牛不相及，但是把它改成“在能够集中精力的地方工作”时，那就不是完全无关的事情了。 原则上，我不把工作带回家做。理由除了跟前述的作家相同之外，还有一个原因，那就是资料、书籍、事务机器以及事物用品的问题。 以作家来说，只要有稿纸以及书写用的笔就能够进行工作(关于收集资料以及考据等，可能已经在事前完成)。可是，每当我要做事的时候，就必须使用上述的工具。因此为了埋头进行有效率地工作，我必须待在自己的办公室里。 不过话又说回来了，不管在办公室工作的效率有多高，如果一直待在办公室里势必会感到厌倦，甚至想回家呢！逢到这种情形，我都会打电话回家，以便提提精神。例如，通过电话跟孩于说：“你洗澡了没有？”、“吃过晚饭了吗？”虽然是一些无关紧要的家常话，但是可以使你提提精神，也可以萌生出快点完成工作，早点回家跟家人团聚的念头。 我虽然不在家里工作，但是，我时常把最低限度的“工作道具”放入皮包里带回家，这是准备应付万一的情况。例如，预定计划突然改变，为了某种原因，明日早晨必须出差等等。逢到这种情形，只要道具带齐就可以放心。在途中只要看看资料，就可以立刻跟某一个人洽谈，亦可以在回家的车上完成还没有做完的事情。 ○有噪音的话，就使用“声音的远近法”处理 回到家里稍为休息，当想读书的时候，突然会响起电钻的声音或汽车的声音。逢到这时，翻书页的手往往会突然的停下来。这种躁音将使精力分散，往往会干扰读书以及学习的情绪。 虽然不是很大的噪音，附近的谈话声，以及间歇地响起的钢琴声、音响等，有时也会叫人感到心烦。 每当我对周围的噪音感到心烦时，就会使用“声音的远近法”，以保持自己的精力集中。也就是说，使用身旁的小声音，来盖过远处大声音的方式，以对抗噪音。 所谓使用身旁的小声音，并非指打开音响，而是通过耳机听取自己感到愉快的声音。经过这样的处理，差不多可以完全隔绝噪音。 以这种情形来说，最主要的乃是选择哪一种声音。针对这个问题，我做过很多次的实验。首先，我使用一般的“音乐”，但是效果不佳。尤其是流行歌曲，因为往往会使人倾听歌词，反而会干扰读书。接着，我又使用古典音乐试试，但是，由于声量的起伏很激烈，也使人分心。对我而言，最有效果的方法，乃是选择所谓的“环境音乐”。当听到在高原收录的小鸟啼叫声，以及风吹草动的声音，更能使我的情绪保持安静，自然能够很从容的读书及学习。 逢到周围有噪音时，就戴耳机听这种“环境音乐”读书。这样神经再也不会绷得紧紧的，可以在很安静的气氛下读书、学习。一直被嗓音所恼的人，你不妨试一试。