第6讲 第二象限工作法
【本讲重点】四象限的工作分类
第二象限工作法
四象限的工作分类
工作的两种划分
1.按工作的紧急程度划分
有些工作特别紧急，需要马上处理，按照优先顺序的原则，紧急的事排在前。有些事不太紧急或不紧急，可以往后推一推，根据优先顺序原则把不太紧急或不紧急的事排在后面。
【案例】
某销售经理某天工作紧急程度划分：
紧急 不紧急
紧急处理客户投诉意外事故的紧急排除客户拜访确定明天的广告接待质检人员 工作总结修改工作流程处理同事的一些误解辅导下属工作安排下一步工作与同级部门间的协调销售政策的修改
2.按照重要程度来划分
重要的工作需要花费较多的时间和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花费较少时间去做。显然，优先顺序原则就是重要的排在前，不重要的排在后。
【举例】
销售部经理的某一天工作的重要程度划分：
重要工作 不重要工作
销售费用预算计划制定部门招聘计划拜访重要客户工作报告总结下达指示 一些文件和资料的查询文件归档应付无关人员领用物品报销差旅费
“四象限”的工作分类
所有的工作都既有紧急程度的不同，又有重要程度的不同。根据这两个方面，可以将工作分成四类，如下图所示：
图6-1 四象限的工作分类
1.第Ⅰ象限：既紧急又重要的事项
紧急是指必须马上做的事项；重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。例如销售部经理要处理客户投诉。需要职业经理临“急”不乱，能够使顾客对你的解释或处理结果接受和满意。但是，如果顾客投诉增多，每天都要处理类似事件，则要考虑产品是否出了问题？销售人员的销售或服务水平是否降低？
2.第II象限：重要但是不紧急的事项
例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定，新聘的销售人员的培训等虽然非常重要，但可以拖一段时间。然而一旦这些重要的事项没有在限定的时间内完成，等到要上交或实施时才着急去做，就变成第一象限的工作——既重要又紧急。一般情况下，重要的事项都是可以在一定的时间内完成的，一般有较充足的时间安排，但是，由于每天忙于琐碎事务，经常把重要的事搁置起来或认为还有时间，结果做了次要的事反而将重要的事拖到最后一刻，不仅时间仓促，质量和效果也不能令人满意。
3.第III象限：紧急但不重要的事项
销售经理解决客户投诉，上司找你了解工作等等都是紧急的事。下属请示工作、电话、会议、来访等基本上也属于这一象限。由于对时间没有计划性，没有按优先原则排序，所以经常把一些紧急的事当成重要的事来处理，颠倒了主次。
4.第Ⅳ象限：不紧急和不重要的事项
不要为既不紧急也不重要的事而花费宝贵的时间与精力。
【事例】
肖经理一天的工作主要是接电话、辅导下属工作、与财务经理谈销售费用的预算、与行政部门经理闲聊、向营销总监汇报工作、与人事经理谈某下属的奖金问题、撰写招聘计划等。
按照优先顺序原则即四象限原理，这些工作事项应为：
【自检】
运用“四象限”分析法，对你一天时间内的工作进行排序。
【本讲总结】
本讲介绍如何运用“四象限”分析法对各项工作进行排序。工作分类可以按两种标准划分，一是重要性，二是紧急性。依据这两个标准，可以把工作划分为四种类型，职业经理应把重心放在第二象限的工作，也就是优先处理重要但不紧急的事项。
【心得体会】
第7讲 养成好习惯
【本讲重点】不良习惯必须改变
养成好习惯的四个阶段
【忠告】
时间管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意中形成。
不良习惯必须改变
1.职业化的要求
现代经理人必须具备职业化的素质，有效的时间管理是职业化的一项要求。
2.你的习惯会影响部门的工作效率
职业经理要管理一批人，不良习惯不仅影响个人的工作效率，也会对下属产生负面的影响。
养成好习惯的四个阶段
1.不良习惯的无意识阶段
这个阶段还没有意识到已经有某种不良的习惯，也没有意识到这个不良习惯给工作带来的危害。
2.不良习惯的有意识阶段
已经意识到居然有这么不好的习惯，而且这个习惯给工作带来如此大的危害，或者存在极大的隐患。有时候，不良习惯是很难发现的，可以借助一些测试手段来发现。
3.良好习惯的有意识阶段
这一阶段，决心改变不良习惯，开始培养好的习惯。就时间管理而言，可以按照前面讲过的第二象限法来建立高效利用时间的习惯。
在进行面对面沟通时，至少要做到以下三点：◆在约定的时间到达。◆对沟通所需的时间进行预算。◆提出沟通的主题。可以通过其它渠道了解到的情况，沟通时就无需谈起。在与组织之外的人进行沟通时，一般都很注意上述三点。而在与内部的人沟通时，则很少有人注意到。如果你把内部的人当作客户，也就会自然而然按上述三点进行沟通了。
4.良好习惯的无意识阶段
正所谓“无招胜有招”，良好习惯的真正养成是在其不再被意识到的时候。在第三个阶段，对良好习惯的意识，容易受到其它事情的干扰，从而导致对习惯的放弃。
要达到这个境界，可以采用的有效办法是“间隔重复”。即规定每一段时间，坚持一种做法的次数。经过多次重复，就自觉接受了这种做法，习惯成了自然。
【自检】
对照一下，你自己是否有以下的不良习惯：
□工作效率低，办事拖拉。
□时间观念差，工作时磨磨蹭蹭。
□眉毛胡子一把抓，找不到主次。
□经常被电话、不速之客干扰，延误工作，晚上加班干。
□什么事情都愿意管，认为忙才好。
□认为下属多请示汇报才有权威。
□没有目标，没有计划。
□不善于利用零碎时间。
□不会休息，不会娱乐，没有空闲。
如果你有上述一些不良习惯，就要想办法消除，修正自己的习惯、性格以至于某些习以为常的观念，痛下决心加以改正，逐渐养成好的习惯。下面是一些建议：
4每天花30分钟做计划。
4有书面日计划、周计划和月度计划。
4让下属了解你的工作习惯。
4排出每周工作的优先顺序。
4集中精力完成重要工作。
4使授权成为一种工作风格和管理方式。
4学习并运用对付干扰的方法。
4明确生活和工作目标。
4保证一天内有一段时间不受干扰。
4有效利用零星时间。
4招聘得力的秘书或充分利用电脑等现代办公设备。
4文件柜或办公桌整洁、条理清楚。
4在固定的时间里处理往来的函件。
4尽量将无用的文件处理掉。
4使每件工作善始善终，避免头绪多而乱。
4除非万不得已才召开会议。
4养成常年使用工作效率手册的习惯。
【本讲总结】
本讲针对浪费时间的不良习惯展开论述。
养成良好的时间管理习惯是职业化的要求，有助于提高工作效率。养成好习惯一般要经过四个阶段：不良习惯的无意识阶级、发现不良习惯、有意识地改变不良习惯、养成好习惯的无意识阶段。
【心得体会】
第8讲 为什么沟而不通
【本讲重点】沟通障碍
组织沟通与人际沟通
沟通障碍
1.高高在上
这类障碍是由身份、地位不平等造成的。沟通双方身份平等，则沟通障碍最小，因为双方的心态都很自然。例如，与上司交流时，下属往往会产生一种敬畏感，这就是一种心理障碍。另外，上司和下属所掌握的信息是不对等的，这也使沟通的双方发生障碍。
2.自以为是
人们都习惯于坚持自己的想法，而不愿接受别人的观点。这种自以为是的倾向是构成沟通的障碍因素之一。
3.偏见
沟通中的双方有一方对另一方存在偏见，或相互有成见，这会影响沟通的顺畅。
4.不善于倾听
沟通的一个重要环节是倾听，沟通不可能是一个人的事情，当有一方在表达时，另一方必须专注倾听才能达到沟通的效果。而人一般都习惯于表达自己的观点，很少用心听别人的。
5.缺乏反馈
沟通的参与者必须要反馈信息，才能使对方明白你是否理解他的意思。反馈包含了这样的信息：有没有倾听，有没有听懂，有没有全懂，有没有准确理解。如果没有反馈，对方以为他已经向你表达了意思，而你以为你所理解的就是他所要表达的，造成误解。为了消除误解，沟通双方必须要有反馈。
6.缺乏技巧
技巧是指有效沟通的方式，目的是消除因方法不当引起的沟通障碍。关于沟通技巧，主要从下面一些角度去认识：
◆你会正确表达想法吗？
◆你能够按对方希望的时间和方式表达想法吗？
◆你能够与不同职位、不同性格的人进行沟通吗？
◆如果已经造成误解，你能够消除吗？
组织沟通与人际沟通
1.组织沟通和人际沟通
职场中的人经常遇到两类沟通：一是组织沟通，一是人际沟通。
所谓组织沟通指企业按照组织程序进行的沟通。一个企业如果制度完善，有健康的企业文化，它的组织沟通就会运行顺畅。例如，有些企业有很好的会议制度，通过会议进行有效的沟通。有的公司报告制度较为完善，通过这种书面的形式，也可以实现有效的沟通。再如，一些公司有内部意见的沟通机制，像设置内部意见箱，或者举行不定期的员工座谈会等。组织沟通多数通过一定的制度形式加以规定。
人际沟通概念比组织沟通更为宽泛，人际沟通既发生在组织内部，也发生在组织外部。与上司、同事、下属、供应商、经销商、家人、朋友等的沟通，都是人际沟通。
2.人际沟通的常见误区
以自然人状态进入企业，一般容易发生两个方面的问题：
（1）把自然人状态采用的沟通方式和方法带进组织之中
例如，你的下属可能会不顾场合、声泪俱下地向你倾诉委屈，而这时你的客户可能就坐在对面。又如，私下议论公司的规章制度、部门的爱莫能助人和事等等，这些行为都不应该发生在组织内。
（2）归罪于外
前面讲过，如果一个组织有很好的制度和文化，所有成员都能够进行顺畅的沟通。但是现实中，企业大多都存在许多沟通的障碍。沟通不能顺利进行，有些职业经理可能推卸责任，归罪于外。他们会找出各种理由来搪塞。
沟通障碍虽然很多来自于别人，来自于组织，以及其他一些客观原因，但是作为职业经理，一定要善于发现自己存在的问题。
【自检】
分析你在工作中最容易遇到的沟通障碍，并分析沟通不顺畅的原因。
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【本讲总结】
本讲主要分析沟通不畅的原因。
沟通不畅的常见障碍是：身份、地位不平等产生的距离感影响沟通顺利进行；自以为是和偏见是沟通不畅的两种原因；倾听和反馈是沟通中最重要的两个环节，不善于倾听、缺乏反馈使沟通无法进行；沟通需要讲究技巧，缺乏技巧使沟通不能顺利进行。
本讲最后讲到组织沟通和人际沟通两个概念。明确这两种沟通的范围十分重要，避免把人际沟通的态度带进组织沟通中。
【心得体会】
第9讲 沟通的对象和渠道
【本讲重点】沟通对象
沟通渠道
选择沟通对象与沟通渠道的要领
沟通对象
沟通对象的选择
良好沟通的第一步就是选择正确的沟通对象。如下图所示，沟通的对象是多种的：
图9-1 沟通对象
对于职业经理，正确的沟通对象只有两种：
1.当事人
企业成员、部门之间总会发生一些冲突和矛盾，处理这类问题的基本原则是与当事人沟通。假如销售部和市场部之间发生的冲突，就应该由两个部门的经理直接进行沟通。
假设销售部与市场部出现矛盾，按照以上所讲的“与当事人沟通”的原则，应该由肖经理与史经理直接沟通。实际上，有的人不是先与当事人沟通，而是先与其它部门的人谈，这种情况就是选择沟通对象不当。
上下级之间的沟通也往往有类似的情况。如果和下属之间发生矛盾，应该与下属通过沟通来解决问题。假如你认为某个下属工作不力，不要对其它下属说，更切忌把他作为反面的榜样。你应该做的是与这个下属直接沟通。
2.指挥链上的上、下级
员工之间发生冲突，除了相互之间进行直接沟通以外，还可以请上司帮助解决。同样，部门之间的障碍，双方之间既可以直接沟通，也可以找上一级管理者帮助处理。这种按照指挥链的上、下级的关系进行沟通的方式是应当倡导的正确方式。
沟通对象错位
1.应当与上司沟通的，却与同级或下属进行沟通
【事例】
人力资源部的任经理对上面交待的工作感到非常为难：刚刚经过层层筛选招进来的网络部门的员工，却因为公司经营政策调整要被辞退。他感到很不好受。吃午饭时，他和系统集成部的习经理谈起了此事：“公司太不负责了，这让我怎么和新员工交代？”
2.应当与同级沟通的，却与上司或下属进行沟通
【事例】
销售部的肖经理对新近人力资源部招收的一批销售代表感到很不满意。在一次同老总的谈话中谈到了此事：“不知道现在人力资源部的人都在忙什么，最近给我们招来的人根本就不合适。”老总把这件事记在了心上，在一次部门经理会议上点名批评了人力资源部。人力资源部任经理感到非常气愤，认为销售部觉得招的人不合适可以给我说嘛，到老总那里告什么状。从此，和销售部有了芥蒂。
3.应当与下属沟通的，却与上司或其他人员进行沟通
【事例】
销售部经理发现最近部门的小王工作不积极，常常请假，他想先向其他同事了解一下。于是中午休息时，他对部门的另一位下属小张抱怨道：“最近这个小王可成了问题了，是不是这样啊？”很快，小张把这件事传给了小王，其他同事也知道了。弄得大家都挺别扭。
【自检】
你在日常的工作中，是否发生过沟通对象选择不当的情况。例如，下属甲的事情却与下属乙沟通。请分析并提出正确的处理方式。
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沟通渠道
沟通渠道的类型
沟通渠道也就是沟通的方式，常见的有两种：
一对一会议沟通
一对一沟通是双方直接进行沟通，会议沟通是在一个组织内部进行、多方参与的沟通。在实际工作中，常常发生沟通渠道相混淆的现象。
沟通渠道错位
1.应当一对一进行沟通的选择了会议沟通
【事例】
销售部与人力资源部之间，就人员招聘的事项产生矛盾。销售部认为，人力资源部工作不力，没有招收到合适的销售人才；而人力资源部则认为，销售部对于人才的要求太高，或者面试的方法不当。类似于这样的情况，完全可以一对一沟通，没必要在会议上提出，因为双方各执一言，不利于问题的解决，并且浪费与会人员的时间，耽误会议其他议程。
2.应当会议沟通的选择一对一进行沟通
【事例】
公司近期要改变报销办法，这是一件涉及全公司的事情。但是，老总却认为有必要同每一位部门经理谈谈此事，于是一个人一个人谈，以每个人40分钟计算，8位经理共花去老总320分钟的时间。效率太低了！
选择沟通对象与沟通渠道的要领
在进行一对一沟通时，必须按照选择当事人和指挥链的上、下级作为沟通对象的原则来处理问题。
同样，在会议上，也要注意沟通对象的正确选择。会议沟通的内容有两种，一种是具体的事情，第二种是某个具体的人。作为职业经理，应该避免的是第二种情况。在会议上沟通的事情应该具有普遍性，以上述所讲的人力资源部与销售部的矛盾为例，人力资源部一直不能为销售部招收合适的人才，如果其它部门也存在类似的情况，市场部、财务部等各个部门也持有相同的看法，认为人力资源部的工作没有到位，那么原因何在呢？通过会议讨论，或许就能分析出真正的原因，也许是公司的薪酬待遇太低，也许是各个部门对人才的要求太高，也许是招聘方式不当。
沟通对象和沟通渠道的选择在企业的沟通中非常重要。要牢记你是处于一个组织的环境中，不是自然人，一言一行都对组织内的其他人产生影响。如果选择的沟通对象不当，或者沟通渠道不合适，就会给其他人的工作带来很多麻烦。所以在这一点上，应该谨慎，要克服选择沟通对象和沟通渠道的随意态度，最重要的是杜绝私下说三道四。
【本讲总结】
沟通对象和沟通渠道的选择是进行有效沟通的前提。本讲针对在这两个选择中容易犯的错误，分析如何选择正确的沟通对象和沟通渠道。
正确的沟通对象是：当事人或指挥链的上、下级。职业经理可以选择的沟通渠道一般有两种：一对一沟通和会议沟通。在选择沟通对象和沟通渠道时，要根据实际情况，避免发生混淆。
【心得体会】
第10讲 沟通是倾听的艺术（1）
【本讲重点】倾听的重要性
倾听的好处
倾听的障碍
倾听的技巧
倾听的重要性
调查研究发现，沟通中的行为比例最大的是倾听，而不是交谈或说话。如下图所示：
图10-1 沟通行为比例
如上图所示，倾听在沟通过程中占有重要的地位。我们在沟通中，花费在倾听上的时间，要超出其他的沟通行为。
【名言】
首先细心倾听他人的意见。
——松下幸之助
倾听的好处
获得信息
倾听有利于了解和掌握更多的信息。对方说话的过程中，你不时地点点头，表示你非常注意谈话者的讲话内容，使说话者受到鼓舞，觉得自己的话有价值，也就会更为充分、完整地表达他的想法，这不正是沟通所需要的吗？
发现问题
对于下属、同事、上司和客户，通过倾听对方的讲话，推断对方的性格、工作经验、工作的态度，籍此在以后的工作中有针对性地进行接触。
【事例】
销售部的小郭近来工作业绩不理想，常常迟到、请假，销售部的肖经理找小郭谈话：“小郭，最近工作感到怎么样？”小郭避开经理的眼睛，低下头说：“还可以。”“真的吗？”肖经理继续问，“怎么近来总迟到？上个月的销售额也完成的不好啊。”小郭看了一眼经理，“哎，我这个月努力吧。”“有没有什么问题？”肖经理想知道究竟，“没什么……”小郭欲言又止，肖经理鼓励道：“有什么困难就讲出来，千万别放在心里面。”小郭看了一眼经理，又说了起来，“上个月……”，小郭谈了十几分钟，肖经理明白了。
多听对方的意见有助于发现对方不愿意表露的、或者没有意识到的关键问题。从中发现对方的出发点和弱点，找出关键点，这样就为你说服对方提供了契机。
【事例】
一说到“垃圾时段”，市场部史经理就感到非常自豪：“‘垃圾时段’可以少花钱，多办事，取得出人意料的效果，这可是我们的一大发明创造……”。肖经理认真地听完后说：“‘垃圾时段’的开发是一个绝妙的创意，你看，怎样利用‘垃圾时段’或其他形式把销售抬上去，现在的问题是销售额连预计的一半都没有达到，咱们怎么办？”
建立信任
心理研究显示：人们喜欢善听者甚于善说者。
实际上，人们都非常喜欢发表自己的意见。所以，如果你愿意给他们一个机会，让他们尽情地说出自己想说的话，他们会立即觉得你和蔼可亲、值得信赖。许多人不能给人留下良好的印象，不是因为他们表达得不够，而是由于他们不注意听别人讲话。别人讲话的时候，他们可能四处环顾、心不在焉，或是急欲表达自己的见解，这样的人不受欢迎。
防止主观误差
平时对别人的看法往往来自于我们的主观判断，通过某一件事情，就断定这个人怎么样，或者这个人的说法是什么意思，这实际上带有很多的主观色彩。注意倾听别人说话，可以获得更多信息，使判断更为准确。
倾听的障碍
观点不同
观点不同是倾听的第一个障碍。每一个人心里都有自己的观点，很难接受别人的观点。当别人在诉说时，你可能这样想：“你的观点没有什么新意，你不用说，我都知道是怎么回事。”带着这样的想法，你自然难以认真听对方的话。例如，你的下属跟你建议，零售可能比批发的利润更大，你却想你两年前经营的就是零售，效益不佳，这种做法根本不行。在这种心理作用下，你连下属认为零售的好处的陈述都不愿意听。
由于坚持自己的观点，对于对方的解释和结论，如果是“英雄所见略同”，你肯定是心满意足；但如果是出入很大，你可能会产生抵触情绪——反感、不信任，并产生不正确的假设，在这种排斥异议的情况下，你又如何能够静下心来认真地进行倾听呢？
偏见
偏见是倾听的重要障碍。假设你对某个人产生了某种不好的看法：“这个人没什么能耐。”他和你说话时，你也不可能注意倾听。又假设你和某个人之间由于某种原因，产生了隔阂，如果他有什么异议，你就可能认为他所做的一切，都是冲着你来的。无论他做出什么解释，你都认为是借口。
时间不足
时间不足是中层经理们最主要的沟通障碍之一，主要表现为以下两种情况：
■一是安排的时间过短，对方不能在这么短的时间内把事情说清楚。他可能言简意赅，忽略了许多的细节，需要你仔细去把握。对于倾听者的你来说，这么短的时间内既要听清楚对方所要表达的内容，还要明白并要做出回应，非常匆忙，容易产生失误。
■另一种情况是在工作过程中的倾听。你根本就没有时间认真倾听对方所要表达的内容，下属临时有重要的事情找到你寻求帮助，事先并没有约定好时间，你正忙着其他的事务，你只是草草地听着对方的简单叙述。
急于表达自己的观点
人们都有喜欢自己发言的倾向。发言在商场上尤其被视为主动的行为，可以帮助你树立强有力的形象，而倾听则是被动的。在这种思维习惯下，人们容易在他人还未说完的时候，就迫不及待地打断对方，或者心里早已不耐烦了，往往不可能把对方的意思听懂、听全。
【事例】
销售部经理向市场部经理抱怨华南地区的广告没有起到促进销售的作用。
环境的干扰
一般情况下，中层经理没有自己单独的办公室，上司、同事、下属都可以随时随地找到他／她，而且都是急事。所以，虽然中层经理和下属整天在一起，但要进行一对一的沟通却很困难。
倾听的技巧
设身处地
站在对方的角度想问题，可以更好地理解对方的想法，赢得对方的好感，从而找到对双方都有利的解决方法。
第10讲 沟通是倾听的艺术（2）
【事例】行政部经理 销售部经理
“简化费用报销手续根本不可行，这样无法监督费用的使用情况，很多人会借此乱花公家的钱。” “行政部经理讲的也有一定的道理，他负责行政费用，如果日常行政上的报销都象销售部这样的话，钻空子的事就真不好管了……”。
积极回应
如果在倾听过程中，你没有听清楚，没有理解，或是想得到更多的信息，想澄清一些问题，想要对方重复或者使用其他的表述方法，以便于你的理解，或者想告诉对方你已经理解了他所讲的问题，希望他继续其他问题的时候，应当在适当的情况下，通知对方。这样做一方面，会使对方感到你的确在听他的谈话，另一方面有利于你有效地进行倾听。
倾听过程中的回应主要有三种表现形式：
积极地回应应当采用“同情”和“关切”两种形式。
准确理解
理解对方要表达的意思是倾听的主要目的，同时也是使沟通能够进行下去的条件。以下是提高理解效率的几个建议：
1．听清全部的信息，不要听到一半就心不在焉，更不要匆匆忙忙下结论。2．注意整理出一些关键点和细节，并时时加以回顾。3．听出对方的感情色彩。要注意听取讲话的内容、听取语调和重音、注意语速的变化，三者结合才能完整地领会谈话者的真义。4．注意谈话者的一些潜台词。5．克服习惯性思维。人们常常习惯性地用潜在的假设对听到的话进行评价，倾听要取得突破性的效果，必须要打破这些习惯性思维的束缚。
听完再澄清
由于信息传播的不实，造成他人对你的误解，在这种情况下，要等对方表达结束后，再去澄清事实，消除他的误解。有些事情，越急于解释越说不清楚，还容易给人造成“越描越黑”的印象。
排除消极情绪
先不要下定论。在谈话者准备讲话之前，自己尽量不要就已经针对所要谈论的事情本身下定论，否则，会带着“有色眼镜”，不能设身处地，从对方的角度看待问题，出现偏差。
【案例】
可能的情绪 例子
w先入为主，对对方的话根本无法专心倾听。 “这件事根本就行不通，怎么这家伙又……”
w个人好恶。 “他的这个话题我根本就不感兴趣，都什么年头了！”
w由对对方的个人看法引起。 “怎么每次都是这个家伙来诉苦！”
w由利益冲突造成。 “想和我争？别想！”
【自检】
在沟通中，你容易出现的“不愿听对方说话”的原因是什么？你是如何处理的？你认为自己能够在哪些方面做出改进？
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【本讲总结】
本讲主要讲述倾听的好处和倾听的技巧。
倾听在沟通行为中占有最大的比例，倾听的好处很多。现实中，许多人都“不愿听对方说话”。有效的倾听必须注意沟通技巧，排除各种沟通的障碍，客观有效的沟通。
【心得体会】
第11讲 反馈的技巧
【本讲重点】反馈的意义
给予反馈的技巧
接受反馈的技巧
反馈的意义
反馈是沟通过程的一部分
所谓反馈就是在沟通过程中，信息的接收者向信息的发生者做出回应的行为。
一个完整的沟通过程既包括信息发生者的“表达”和信息接收者的“倾听”，也包括信息接收者对信息发生者的反馈，如下图所示：
图11-1 信息反馈示意图
不作反馈的后果
不作反馈是沟通中常见的问题。许多经理人“误”认为沟通就是“我说他听”或“他说我听”，常常忽视沟通中的“反馈”环节。不反馈往往直接导致两种恶果：
一是，信息发生的一方（表达者）不了解接收信息的一方（倾听方）是否准确地接收到了信息。例如，在沟通时，常常遇到一言不发的“闷葫芦”，你表达的信息往往“泥牛入海”，毫无消息。
二是，信息接收方无法澄清和确认是否准确地接收了信息。
给予反馈的技巧
针对对方的需求
反馈要站在对方的立场和角度上，针对对方最为需要的方面，给予反馈。
例如，“试用期考核”是由人力资源部和其它用人部门双重实施的。用人部门给人力资源部反馈新进人员的试用期表现时，仅仅反馈“该员工的表现”是不妥的。因为从人力资源部的角度来看，期望了解两个方面：一是“该员工的表现”，二是“用人部门的意见”。如果没有第二方面，人力资源部难以采取下一步措施。所以，如果仅仅反馈第一方面就是没有很好地了解对方需求，导致反馈低效率或反馈失败。
具体、明确
以下是给予具体、明确反馈的两个例子：
【例一】
销售部肖经理对于人力资源部的工作的反馈：
错误的反馈 评述
“任经理，你们就不能给我们招些合适的人才？” 这种表述不具体，只是表明了不满、抱怨情绪，无助于解决问题，而且，容易伤和气。
正确的反馈 评述
“我们这一周面试了33个人，通过了9个人，其中有4个人嫌薪酬低，3个人认为这份工作对他们的职业发展没有太大益处，另外2个人还要再考虑考虑。” 说明问题的具体情况，大家可以围绕问题发生的原因进行分析讨论。
【例二】
销售部肖经理对于人力资源部的工作的反馈：
错误的反馈 评 述
“小李，你的工作真是很重要啊！” 这种表述方式很空洞，对方也不知道为什么自己的工作就重要了，从而不能给对方留下深刻的印象。
正确的反馈 评 述
“客户非常注重我们报告的外观，外商常常通过报告的装帧来判断我们工作的品质和效率，用我们这份东西，他们要去争取外国公司的巨额投资。小李，你的工作很重要。” 这种对下属的反馈就不是干巴巴的说教，而能起到事半功倍的效果。
正面、具有建设性
全盘否定的批评不仅是向对方泼冷水，而且容易被遗忘，下属很可能对批评的意见不屑一顾，理由是同严厉的上级无法进行有效的沟通。
相反，赞扬下属工作中积极的一面，并对需要改进的地方提出建设性的建议，更容易使下属心悦诚服接受。对于大多数人来讲，赞扬和肯定比批评更有力量。
例如，销售部经理：“小王，你的工作很有成绩。我有个建议，对你是否有帮助？”
对事不对人
反馈是就事实本身提出的，不能针对个人。针对人们所做的事、所说的话进行反馈，通过反馈，不仅使自己，更重要是使对方清楚你的看法，有助于使人们的行为有所改变或者加强。
将问题集中在对方可以改变的方面
把反馈的焦点集中在对方可以改进的地方。例如，有关人才招聘的问题，任经理反馈的信息应该能够使肖经理有改进的余地。既然任经理认为肖经理对人才的要求过高了，那么，他所提的反馈应该就是集中于这一方面：“能不能降低要求？降低要求影响销售部的工作的程度有多大？”
把问题集中在对方可以改变的方面，可以不给对方造成更大的压力，使他感到在自己的能力范围内，能够进行改进。
接受反馈的技巧
1.倾听，不打断
作为反馈的接收者必须培养倾听的习惯，使反馈者能够尽可能地展示他自己的性格、想法，以便于你尽可能多地了解情况。
在这个过程中，如果急于打断对方的话，一是打断了对方的思路；一是由于你的表述，使对方意识到他的一些话可能会冒犯到你，或触及你的利益，所以对方把想说的话隐藏起来，并有足够的时间进行伪装，对方就不会坦诚的、开放的进行交流，你也因此不能知道对方的真实反应是什么。
2.避免自卫
沟通不是在打反击战：“对方只要一说话，肯定就是对我的攻击，作为保护，我必须自卫。”
打断对方的话并试图引导注意力返回到己方的目的或兴趣。这种反应会激起对方这样的反应：“他根本就不想听我说话”，这样对方也就不会认真地对待你。应有意识地接受建设性的批评。
3.提出问题，澄清事实
倾听绝不能是被动的，提出辨明对方评论的问题，沿着对方的思路而不是指导对方思路，传递出礼貌和赞赏的信号。另外，提问也是为了获得某种信息，在倾听总目标的控制之下，把讲话人的讲话引入自己需要的信息范围之内。
4.总结接收到的反馈信息，并确认理解
在对方结束反馈之后，你可以重复一下对方反馈中的主要内容、观点，并且征求对方看你总结的要点是否完整、准确，保证你正确地理解对方要传递的信息。
5.理解对方的目的
当你倾听老板或下属的讲话时，如果不把你的目标暂时放在一边，不把焦点集中到他们所想实现的目标上，就不会完全理解他们。要仔细分析是不是包含着其他微妙的目的。
6.向对方表明你的态度和行动
同上司的沟通结束之后，你有必要谈谈行动方案。同下属的沟通，不必一定要有行动方案，但要表明态度，给下属一个“定心丸”，使对方产生信任感。今后，他们有问题还会找到你进行坦诚的交流。
【自检】
假设在沟通中，对方一言不发，你如何应对？
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【本讲总结】
本讲主要介绍反馈的技巧。
反馈是沟通中一个重要的环节。反馈包括给予反
馈和接受反馈两个方面，只有同时注意这两个方面的技巧，才能保证反馈信息的完整和明确。有效反馈是有效沟通的必要条件之一。
【心得体会】
第13讲 水平沟通（1）
【本讲重点】水平沟通的障碍
水平沟通的方式
如何积极地沟通
水平沟通的障碍
所谓水平沟通，主要是指公司的职业经理之间的沟通，或者是没有上下级关系的部门之间的沟通。
在与上司沟通、与下属沟通、水平沟通三种沟通中，水平沟通是最为困难的。
过于看重本部门，忽视其它部门
下面来看看各个部门是如何看待自己，以及其他部门是如何看待这个部门的：
生产部门心目中的自我
我们从事生产工作，每天很辛苦，工作环境又不好，公司的产品是我们生产出来的。业务部门以及财务部门的人却常常来找我们的麻烦，他们不体谅我们的困难。我们任劳任怨地工作，却没有得到应有的肯定。毕竟因为有了我们，才有了产品；如果没有我们，公司又如何做生意呢？
其他部门的看法
他们喜欢起哄、诉苦，又做不好事情，他们封闭在以自我为中心的世界中洋洋自得，根本不去关心顾客真正的需求。他们非常短视，只重产品，而不了解公司的生存必须依靠全体部门的共同努力。他们一天到晚就知道交货期限、生产日程、原料、品质管理，真不知道他们还懂些什么？
市场部门心目中的自我
公司的前途都靠我们，我们看得准市场的方向，能够制定出明确的决策，并且带领公司走向成功。我们还有很好的眼光来应对变化中的市场，并策划出未来的成长。但即便如此，在公司内部，我们还必须与那些狭隘短视的财务人员、销售人员以及生产人员打交道。幸好有我们在，公司的未来才不会出现问题。
其他部门的看法
他们是一群不切实际的幻想家，只是仰望着天上的星星，却看不见脚下的陷阱；他们与日常作业的实务相脱节，却忙着规划公司的未来；他们不应当好高骛远，而应当脚踏实地，好好地做些正经事才对。
财务部门心目中的自我
们是公司资金的守护神。我们控制成本以确保利润，我们做事小心谨慎，并且防止公司发生重大错误。如果让生产部门的主张得逞，我们会买更多、更昂贵的机器设备而浪费资金，减少利润；至于业务部门，如果放手让他们去干，他们可能会做太多而无益的广告。
其他部门的看法
他们只是一群在例行作业上埋头苦干的人。他们缺乏远见，太过小心，斤斤计较，只会用数字来衡量事情；他们只知道要控制成本，却无法创造利润。
无论你从事的是市场、销售、生产、人事、财务、研究开发，你都会发现自己的自我评价与其他部门对自己的评价相去甚远。但是作为一个整体而言，各个部门、同事之间的合作却是相辅相成，缺一不可。
提示上下级之间直线管理的实现通过：·授权·工作指派·指挥链强制而同级之间只能通过：·建议·辅助·劝告·咨询
失去权力的强制性
其实，并不是上下沟通容易，水平沟通难，而是上下沟通中，运用
权力进行沟通，强制下属执行，从而掩盖了沟通中的许多问题。水平沟通对于双方的沟通能力提出了更高的要求。
在指挥链中，同级的职业经理处于水平位置，相互之间除了平等的沟通之外，不能用命令、强迫、批评等手段达到自己的目的，不能拿着“大棒子”来对待同事。
人性的弱点——尽可能把责任推给别人
以下是一个尽可能把责任推给别人的案例。在这个案例中，大家经常踢皮球，缺乏整体的意识，不能从组织的利益出发，都不愿承担责任，导致工作没效率。
【事例】
人力资源部要招聘一名产品部经理，任经理找到产品部的平经理，希望平经理写一份职位说明书。平经理想：让我写一份，以后人招来了不合适，人力资源部又该把责任到推我身上了。于是他说：“写职位说明书，你们人力资源部是专家，我只能大概说一下我们的要求……”
部门间的利益冲突——惟恐别的部门比自己强
这种现象在存在业务竞争的组织中尤为明显，甚至会导致部门的员工之间相互保密、互相攀比。
【案例】
公司电话机事业部与DVD机事业部经常打架。因为这两种产品的经销商大部分是重复的，经销商多销售电话机就会影响到销售DVD。
水平沟通的方式
退缩
沟通中的退缩方式是指不能挺身维护自己的权益，或是所用的方法不当，无法唤起别人的重视；表达自己的需要、愿望、看法、感受与信念时不自信，而是感到愧疚，显得心虚、压抑；无法坦白表达自己的需要、愿望、意见、感受与信念。
退缩方式就是不敢争取自己的权力、需要与愿望，或是表达不当，因而无法引起他人的重视，而这种方式却是水平沟通中最经常采用的。
【事例】
面对肖经理的要求，财务部的柴经理考虑到自己不答应，势必会影响以后部门间的关系，于是他回答：“按规定这是不能报的，但既然你提出来了，我就想办法给你报了吧！”实际上，柴经理就是采取了退缩的方式，以避免与销售部发生矛盾。
侵略
侵略行为的特征：
（1）懂得维护自己的权利，但所用的方法侵犯了别人的权益。
（2）忽略或否定他人的需要、愿望、意见、感受与信念。
【事例】
财务部柴经理要求销售部填写一些报表，肖经理是这么反应的：“什么？我这里的正经工作还没有忙完呢，哪里有工夫管什么报表这些杂七杂八的事。”这种只顾自己工作顺利的侵略行为对事情的影响：一是柴经理的要求得不到满足，二是促使柴经理也做出侵略性的回答：“那是你的事！你自己看着办吧。”
这样使两个人都觉得对方严重侵犯了自己的权利，故意不支持自己的工作，有意和自己过不去，因此，不仅使两位同事之间关系紧张，更为严重的是可能会影响到今后两个部门之间的合作。
积极沟通
积极沟通是部门之间沟通时最值得倡导的一种方式。
水平沟通的积极方式是指：在不侵害其他人和其他部门权利的前提下，敢于维护自己和本部门的权利；用直接、真诚并且比较适宜的方式，来表达自己的需求、愿望、意见、感受和信念。
积极沟通的典型特征是：尊重对方的权利和职责，同时也坚持己方的权利和职责。积极沟通应该做到：
（1）你必须坚持原则。
（2）你必须捍卫你最重要的权利和利益。
（3）你必须按照职权和公司规定的“游戏规则”行事。
（4）别人的任何行为都是值得尊重的。
（5）双方的沟通都有共同的目的：把工作做好。
（6）一定会有双赢的解决办法。
【事例】
财务部经理为了保证提前统计出老总指示的本月的财务报表，找到销售部的肖经理让他交出一份汇总表。肖经理的答复是：“我希望能够把销售汇总表按时交给你，但我们以前交报表都没有这么急，恐怕各个办事处都没有准备，我们试一下再答复给你，好吗？”
如何积极地沟通
坚持原则
沟通过程中表现积极的人对自己的权利非常清楚。因为如果不明确自己的权利，就无从表明维护自己权利的立场。
第13讲 水平沟通（2）
【事例】网管部王经理找到人力资源部的任经理，要求对网管部小陈工资调整幅度一事重新考虑。王经理拿出小陈一年的工作业绩评估表：“任经理，是否可以重新考虑一下我们部门小陈的加薪问题。她去年工作干得十分出色，可是她加薪的幅度却低于公司的平均加薪幅度。”任经理对王经理解释：“考虑到她的薪水在同级人中已属高薪，所以这次年度加薪才没有同意你们网管部提出的要求，低于公司加薪幅度的平均水平。”王经理：“小陈的工作大家有目共睹，肯定是高于公司的平均水平，就理应加薪幅度加大些。工资的基数问题，这是公司当时同人家讲好的，不能把这个带入加薪幅度的问题中，这不符合公司的薪资制度……”王经理很清楚公司的制度，明白员工的权利，认为人力资源部的决定已经侵犯到了自己员工的权利，而自己有责任和权利为员工争取。
试想一想，如果王经理不清楚自己的责任和权利，小陈找到他抱怨的时候他会“和和稀泥”，进行安抚，而不知道应不应该为自己的员工和人力资源部进行交涉。而这种犹豫，在自己的员工眼中，就会被视为不能为员工做主的软弱表现。
提示通常情况下，不清楚自己的权利，就不会产生积极的行为，取而代之的可能的行为是：①犹豫不决，不知道该不该提出某个问题。②好不容易决定提出问题，又拿不定主意要采取什么态度，坚持到什么程度为好。③怀疑自己的立场不够稳，以至于无法不顾一切地争取到底。
由此可见，了解某种情况下自己与他人拥有哪些权利，有助于我们判断：他人是否侵犯了自己的权利；你是否侵犯了他人的权利；你是否应对某件事情提出疑问；应坚持什么，获得什么样的结果。
开诚布公
良好的沟通是双方能够坦诚相对，明确地表明各自的态度、观点，最忌互相猜疑。
承认他人的观点
例如，“我知道你对此事的看法与我的不同”，“我明白这件事对你有不同的意义”。
可能的误区
如果对他人的观点采用暧昧的态度，而不是采取积极的态度去面对问题，就会给提出建议的对方造成疑虑，他可能的反应是：虽然你在这个问题上有些保留，但总的来说还是肯定的；想来想去，不明白你究竟为什么不同意我的建议，没有最终搞清楚你的态度，那你就是同意我的观点。这样，不利于问题的解决，信息、观点与构想也得不到充分的表达与交流。也就是说，采取回避问题的态度，无法集思广益，无法相互平等地进行协商，找到彼此都能接受的方案。
主动
主动是消除水平沟通障碍必需的态度。水平沟通中70%的障碍是由于双方的退缩引起的，“井水不犯河水”，表面上好像化解了矛盾，实际上却是把矛盾积压下来，只不过各自都保持沉默。要获得积极的沟通，首先就要主动出击。
【自检】
在与其它部门沟通时，你最大的障碍是什么？请举出实例说明你是如何处理，并分析你应该在哪些方面做出改进。
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【本讲总结】
水平沟通是职业经理最难以处理的一种沟通形式。
由于在部门交流中存在着重重障碍，所以在水平沟通时，职业经理应注意选择水平沟通的方式，其中又以积极沟通最为重要。积极沟通的四大要点是：坚持原则、开诚布公、承认他人的观点、主动。
【心得体会】
第14讲 向下属推销建议的方法——F&B（1）
向下属推销建议的方法——F&B推销是销售领域的术语。把推销引入有效沟通的领域，旨在提倡中层管理人员应该具备“内部客户意识”的观念，以使其在与下属沟通时，使下属心服口服地接受建议。
当你向下属推销你的建议时,你的建议就象产品一样包含了两个方面的内容，即特性和利益——F&B。
以下是一个把推销一条建议和推销电视机进行比较的案例。
【事例】
销售部经理向业务员小孙建议道:“我建议你向甲级医院进行推销的时候,从药剂科主任那里入手,可能会比从处方医生那里入手销售得更好。”
把这种建议和推销电视机做一比较：
电视机 建议
特性(Feature) 彩色显像遥控重置低音全频道二十九英寸大屏幕平面直角 从药剂科主任那里入手向甲级医院进行推销的时候先不要接触处方医生
利益(Benefit) 方便音质好能收看所有的频道画面开阔保护视力 提升工作效率销售时不用绕来绕去销售额提升学习和尝试新的销售方法
常见的误区
向下属推销你的建议时，职业经理常见的误区是：
1.特性不明确
例如，肖经理说:“我给你提个建议,你就别从处方医生那里入手了,你从别的地方想想主意。”实际上,下属只知道不能怎样，但并不知道应该怎样做。
2.只注重建议的特性，不注重建议给下属带来的利益
例如，肖经理说：“我建议你向甲级医院推销药品的时候,从药剂科主任那里入手。”
肖经理此处忽视了向下属说明建议给下属带来的好处，所以下属很可能因为对新的建议心里没有底或者从药剂科主任入手又要做很多的工作,以及现在的销售还过得去等等原因而不去接受这个建议。
针对下属的不同态度进行推销
提示当你推销建议时, 下属可能有四种态度: 第一种, 认同。下属马上认同并愉快地接受你的建议。第二种, 不关心。下属对建议持无所谓的态度。第三种, 怀疑。下属怀疑建议的可行性或者有用性。“这行吗？”第四种, 反对。下属对这个建议不认可，并明确表示反对。
处理认同
当你提出建议,下属表示认同,并不表示推销建议的工作做完了,后面还有很多事情需要做。你要注意以下三个要点：
1.激发承诺
可能客户口头上说要购买,但最后还是没有把钱掏出来，而是临时变了卦。你的下属也是一样，他虽然对你的建议表示认同,但并不一定最后采纳你的建议，他可能也变卦。这就需要趁热打铁,激发承诺,促成他下定决心真正采纳你的建议。
2.明确授权
例:“小王,既然你觉得我的这条建议不错,那你就放心大胆地去做,出了问题我负责。”
3.让下属补充和完善
在下属接受了建议以后,还要激发下属的创造性,使建议更加完善。
例:肖经理：“小王,这条建议我就想到了这些,你觉得还有什地方需要完善？比如,是不是通过学术会议来联络药剂科主任……”
处理不关心
下属可能对你的建议不感兴趣，认为可有可无，与自己无关。不关心可能表现为两种情形：
一是真的不关心，下属对你的建议无所谓，“你怎么说都一样。”如此漠不关心可能是下属已经对公司产生了不好的想法。对于这种不关心，就要分析公司的制度方面是否存在问题。
第二种情形，假装不关心，就是下属表面看起来不关心，而原因可能是你没有把其中的利害关系说清楚，他可能认为你的建议很不错，但不可行，难以实现。处理这种情形时，你应该像一个优秀的销售人员，从下属的角度出发考虑他为什么不接受建议，以及如何才能使他接受建议，而不是下属一表现出不关心，你就拂袖而去。