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如何做好邮件管理，提高工作效率

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天涯禅师

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电梯直达

楼主

发表于 2011-11-1 10:14:20 |只看该作者 |倒序浏览

本帖最后由天涯禅师于 2011-11-1 10:15 编辑

背景案例：
   某小型公司，员工不足十人，公司每个人都有邮箱。老板要求每个员工必须随时查收邮件。
   于是出现这样的一幕：
   员工给老板发出的邮件，老板半天没收到，于是责怪员工发邮件没有打电话或者MSN告诉一声。
   当老板给员工发出邮件后，员工没有在1分钟内给予回复，又责怪员工为什么没有及时查收邮件。
   问题出来了，邮件需要做到及时查收吗？及时的标准是什么？是1分钟内就当即收到就快速给予响应呢？还是应该采用其他方法呢？
   请各位畅所欲言，谈谈邮件管理。如何才能让工作更加高效？2 A% u* t7 m0 i5 n9 I" _

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糖糖2003

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沙发

发表于 2011-11-1 10:46:13 |只看该作者

个人习惯一上班一开电脑就会打开公司邮箱，网络时代很多工作都是以邮件来工作的
建议：
1、OUTLOOK有个收到人的回执建议可以设置
2、比较急的事情，邮件了可以再打个电话做个确认工作，毕竟有的人有时不在电脑旁
3、对于经常使用公司邮箱的话，可以一直开着邮箱，这样有邮件可以随时看到
4、至于没有收到员工邮件，公司有服务器可以随时查看的

点评

彼爱无岸支持发表于 2011-11-9 13:47 回复

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我就是我,是颜色不一样的烟火.天空海阔,要做最坚强的泡沫.

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qd991

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板凳

发表于 2011-11-1 10:48:33 |只看该作者

本帖最后由 qd991 于 2011-11-1 10:49 编辑

邮件是看事情的重要程度和紧急程度的。如要邮件发送的且紧急的，必须结合电话联系
紧急    电话          邮件结合电话
不紧急邮件          邮件
         不重要       重要

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做专业的

中人网社区招募“中国好版主”11月话费已送出

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junren0618

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地板

发表于 2011-11-1 11:36:09 |只看该作者

1) 为避免耽误一些紧急邮件的处理，我们公司推行了“NOTES TRAVLERS”功能，即将公司邮箱与个人手机绑定在一起。这样，都可以在第一时间知道有新邮件的，并有针对性的及时回复。
2) 在个人习惯上，我们公司通常回复邮件的惯例是48H内须予以回复，不算Delay（这得视乎于公司的文化而定）。而个人也是在上班最初的半小时和最后半小时内先回复紧急处理的邮件。

点评

stephenzhou 值得借鉴！发表于 2011-11-2 12:42 回复

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yintianxue

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5楼

发表于 2011-11-1 11:42:20 |只看该作者

邮件管理确实挺重要的。
我会看邮件的紧急情况而定，有些邮件的回复我还需要请示老板，不是我立马想回复就回复的。
有些邮件我看到了，我认为还需要时间才知道消息才能回复对方，我当即也不会立即回复。
有时候没及时回复邮件，对方着急就会来电咨询。
而我邮件过去对方好几天没回复，我会重新RESENT!

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泫冰

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6楼

发表于 2011-11-1 15:02:37 |只看该作者

现在在公司一般是一上班就上邮件，以便及时查收。
建议，如果是比较紧急的事情的话，标记为紧急邮件发送，以便收件人能及时查收（特别是领导，平时邮件比较多，不可能做到每封邮件都能查收的。）

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新功能咩~

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大茆

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解元

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7楼

发表于 2011-11-1 15:42:03 |只看该作者

先给Email分分类，给上司、同级、下级、同事。
上司，一般是回报工作、请示类的邮件，需要明确是否需要对方回复，视工作内容紧急重要程度及时电话联系；
同级，一般事务性邮件在一个工作日之内回复即算是及时回复，告知性邮件可以不需要回复；
下级，一般为部署工作或者告知性的邮件，可在正文部分明确提出是否需要回复，回复周期多长时间；
同事之间，一般为协调工作，看工作本身的紧急重要程度，在邮件中注明是否需要回复即回复周期。
一般情况下，一个工作日内回复邮件即可算做及时收发邮件，紧急事件除外。
若要更加有效的管理邮件的收发工作，在员工入职培训中首先明确其工作流程及要求，是个很不错的注意。