本帖最后由 谢小露 于 2013-10-1 16:06 编辑
【夏令营项目】 夏令营项目，工作分为：嘉宾接待、课程设计、会务工作、媒体工作四个大模块，根据YY语音前期的各项准备，最初，我和少龙选择负责会务工作，而我习惯的将此项工作叫做“打杂人员”，每个人根据自己的模块运用甘特图做出了一份自己的计划表，同时会务组是需要有一份预算。 声明：整个项目中会务工作虽然由我负责，但是并不仅仅是我的工作，很多会务工作因为地域限制，发哥作为这次项目负责人已经提前做好。还有会务的场地布置，都是大家一起进行的，所以都有大家的功劳，我文字中的仅仅只是自己日后的一个反思，若是自己写的不足的地方，还请大家指正。 因为整个项目是以团队的形式进行的，所以这个过程中渗透着：沟通、提醒、监督（工作推进）、修改、完善。。。。 A.前期准备 1.信息的收集、信息的确认 对象：各分会参营人员。 时间：7月中旬 文件传输方式：邮件发给各分会直接负责人、短信确认--这点很重要 注意的问题：人员信息本身的确认（身份证号、手机号【提醒：在参营之前常用手机号，若是更换及时提醒】、常用邮箱） 2.日程安排及预算 今年绩效委员统一安排时间是提前15天进京，在预算过程中要充分考虑到各方面的信息。 预算 模块：会务---场地布置、营员住宿、餐饮、绩效委员之前的住宿等相关、场地费用、准备物资（便利贴、白板纸、笔、笔记本、宣传手册）、茶歇 嘉宾接待：差旅费、房间安排、餐饮费、嘉宾礼物 媒体：宣传海报、车马费 日程安排需要根据最终时间的确定范围及时更新 预算（当时是参考了第五届夏令营） 注意事项：1.预算制定的过程当中是要充分参考当地的物价标准 2.及时沟通与修改。 3.充分搜集资料进行相关对比 举例子吧：茶歇：最初是没有茶歇预算的，来北京之后师兄提出茶歇这一项，可是按照之前的标准是没有预算的，那也就意味着之前做的预算过程中是缺少更好地沟通的，同时还得继续做。 通俗说： 几顿的量？多少人？要买什么？每种卖多少？每种价格是多少？这几点确定之后，预算也差不多了。--更通俗的说，就是每人每次平均分到多少。 不足：咖啡买少了一盒，没有料到咖啡消耗量很大。 当时做预算的时候，是在京东商城上，经过挑选，然后和卖家进行聊天，为的就是确定其中的数量，毕竟不能凭自己凭空假设，价格之间的不断比较，最终给出了预算。 总结：本次预算没有考虑全面，其中包括：茶歇、果盘、嘉宾住宿安排（条件），所以也造成了相应的不足。 3.场地的确定、保险的购买、餐饮标准 场地的确定、保险的购买是由发哥负责，虽然我没有接触，但是做的不足的一点：前期信息统计的时候需要设置好EXCEL表格，核对好参营人员的身份证。同时要确保人员的手机是常用手机（联系的时候要能联系上的）。 8月1日，发哥带着我们去看了场地，之前是需要做好提前准备工作：a。参营时，我们要用到的设备，他们是否有？b。布局---海报的张贴以及其他物品的悬挂/摆设。c。场地是否有饮用水等相关物资。d.提前开放的时间 餐饮标准的过程当中是需要考虑到大家的需求，所以在前期信息统计的过程中是可以同时做好这项工作的。 4.参营手册 参营手册的制定是由Partner少龙负责的，但是在沟通的过程中（他、她、他、我们等各方），日后我的总结。 参营手册的制定： 1）包含的模块---筹委会的联系方式、小组队员联系方式、路线图（全面）、房间安排、活动时间安排、绩效委员换届流程、其他事项--依据各年情况而定。 2）要有自己的风格--少龙做到了，很棒！ 3)预留时间差：初版、修改之后版本、也许再修改。。。终版，最后的印刷（终版以及印刷之间是需要多留几天时间的） 5.物资（日用品、教学用品、茶歇等）的统计与确定 根据物资的需求是需要做好提前的准备工作，在准备的过程中是需要做出备选的，比如：营服--是需要将常用号码多拿几件，稍大点的号码也是要有准备的。只能多不能少（合理的多）。 6.营规的制定 营规制定时，最初我是分为5个方面---着装、餐饮、住宿、会场、其他，条条框框出现在了A4纸上，在我心中，这就是营规。 和廖师兄沟通的过程中，印象很深的记得，廖师兄是运用了引导的方式，问我，“你觉得大家最不能接受什么样子的营规？””如果是你呢？””X条，你得告诉大家WHY，这样才能更好地执行。” WHY--HOW--WHAT的运用是可以在这里体现的。 （推荐视频：伟大的领导者如何激励行行为 http://v.youku.com/v_show/id_XMjU1NTQ2OTAw.html） B.活动开始。。。 1.报道当天 报道当天的早晨也是要进行场地的布置，按照之前参营手册：报道时间为中午12:00---18:00，但是充分考虑到火车时间节点的不一，毕竟有人会（当时大概有6人次）提前到，所以还是提前和大家说好，到了会场一楼是可以给我打电话的。 不足： 1.其实是可以将标志放在一楼大厅（和保安或者大厅招呼，写上联系方式）。 2.手机号的公布---最初的会务工作是没有确保到参营人员都知道自己的手机号。 提示【签到表】因为这次住宿是标间，虽然是去大堂自己办理好，但是每个房间只有一把钥匙，所以为了避免一些现象，也为了看的方便，所以我们签到表是以房间号来排列的。 2.会场的布置及管理 按照要求，会场的布置是应该由会务人员做好的，但是这次还是由大家辅助完成。 提前需要和授课相关负责人沟通好场地的布置要求--每天每场 会场内按照最初的要求是要设立：工作区、讲课活动区域、嘉宾区、交流区等区域，尤其是在设立茶歇区是要考虑到授课以及活动区域不会占用的地方。 活动结束：高效率、整洁、整齐 高效率的前提是职责明确，各司其职，而刚开始的第一场做的就不太好（虽然当时是老师在指导，但是大家都不知道如何更好地去做，现场人有些多，有些手足无措）所以提前协调好关于第二天桌椅摆放要求是必要的。 3.关于营规的宣读 在晚上破冰的倒数第二个环节是我上去讲营规，我确实做到了讲解营规，讲到其中的某些我会跟大家讲解WHY，但是缺少了以前很重视的眼神的交流，去和大家互动或者问大家一些问题。这点是作为演讲者或者分享者最不应该犯得错误。眼神的交流以及问题的互动是很必要的，要让大家接受，让大家听懂。 C.后期反馈 1．物资的整理与最后的确认 按照自己最初的计划，是需要按照之前自己做的物资整理格式再去做一份最后的物资整理表格，也算是最后的工作交接，可是16日晚上整理好物资之后那张清单不知道被弄到了哪里？整理好物资之后，一直和小伙伴们在聊天。虽然脑海里还是有印象，但是还是担心自己写错了，也不了了之，交接工作还是必要的。 之前写过关于这次北京纪实，但是总觉得心里空落落的，没有项目总结，没有反思。即将毕业，开启自己的HR之旅，虽然还不知道在何方，但是坚定信念是必要的，因为我深爱。 2．交流 作为工作人员，在保证工作的前期下，其实是有时间和大家进行交流的，只是自己没有很好的抓住机会。比如：活动时候的参与其中；活动间隙的交流。当然内容可以是闲聊中去捕捉大家对授课的反馈。也可以是对我工作的建议，也可以是分享… D．回忆的画面，思考的“语言” 活动结束之后因为要带大家去吃饭，所以常常是从9楼梯上跑下来，电梯只有两部，反应比较慢，再加上活动结束之后人也是比较多的，所以选择跑楼梯，这样能保证在大家还全部到达之前保证自己可以提前到达。所以九楼留下了我的足迹，某层，发现了很好看的灯，是那种用藤条做的。
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发表于 2013-8-27 22:41:01
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