【劳法知识课程-第21期】职工名册相关问题若干

Mark.Yao

一、为什么要求用人单位建立职工名册？

建立职工名册是用人单位的义务，根据《劳动合同法》第七条规定：“用

人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系，用人单位应当建立职工名册备查。“《劳动合同法》的规定，旨在规范用人单位用工的规范性，职工名册是用人单位规范用工的一个重要方面，自用工之日起，用人单位应当将职工载入名册，职工名册是用人单位用工的一个重要证据，法律让用人单位负担起建立职工名册的义务。在很多劳动争议中，职工名册成为用人单位的一个重要的举证基础，而且在用人单位不能证明建立了职工名册，则要承担因此而带来的不利法律后果：

《劳动合同法》第七十五条规定：“县级以上地方人民政府劳动行政部门实施监督检查时，有权查阅与劳动合同、集体合同有关的材料，有权对劳动场所进行实地检查，用人单位和劳动者都应当如实提供有关情况和材料。“职工名册作为与劳动合同和集体合同有关的材料，劳动行政部门应当检查职工名册的建立情况，以确保职工名册建立的规范性，以及劳动合同的有效落实。

二、   职工名册应该包括那些内容？

在《劳动合同法》颁布之前，职工名册的称谓比较复杂，例如职工名单、花名册等等。从用人单位用人管理的角度来看，职工名册有很重要的意义，名册管理是其他管理的基础。法律赋予用人单位有很重要的意义，名册管理是其他管理的基础。法律赋予用人单位建立职工名册的义务，并“备查”，这里的备查应该包括内部备查和外部备查，外部备查主要是指劳动行政部门的检查。这样一来，职工名册的内容就需要明确和统一起来。

《劳动合同法实施条例》第八条规定，《劳动合同法》第七条规定的职工名册，应当包括劳动者姓名、性别、公民身份证号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。其中，姓名、性别、公民身份证号码、户籍地址及现住址和联系方式属于劳动者的个人信息，这些信息属于劳动者的隐私范畴；而用工形式、用工起始时间和劳动合同期限均属于劳动法律关系的重要信息，这些信息对于劳动关系的确认有着很重要的意义。

以下附注某省劳动保障网的职工名册规范格式，并简单处理后如下：

用人单位职工名册（规范格式）

填报单位：                                           单位注册类型：

劳动保障证（卡）号：                 填报时间：   年   月

序号 6 S4 l, t! W* I3 e. h4 q- u4 y	姓名	性别	年龄 5 w  a' c" o& n# z	文化程度 ( J; F0 `% x8 k& ?1 a	职业等级资格 + y4 ]8 s; d$ |9 L2 f0 h. j	身份证号码	社会保险卡号 ' H3 p4 ~0 k  G	用工类型 ( ~3 A0 M) ]- h6 b+ n% O' e	人员类别 & Z: J/ Q+ L1 s- c6 I3 A8 \	用工起始日 # L5 P& Y2 m: x. S( Q% w8 ~/ ~	订立合同时间
: ~. n! l+ _+ o% D* t $ m( y2 E4 Q4 e% U7 H	1 % B, x( T2 ]4 k	2	3 / M& Y4 _- V% b3 m	4	5	6	7 1 j2 B6 d# C+ ]4 n, \	8	9	10   S9 [( g9 c5 M  a% @: K9 N) V+ D	11
1 0 z2 f$ _" X3 f  \2 q' T	3 q$ a( S- I* d7 K  U) T% M; E/ {2 d + d( B. C2 y5 @: Z" }0 B	% l2 o0 u- u' j4 R	* Z% Y6 K6 B0 g	- }$ F( B( B9 e2 H" v, V	3 I6 w* b5 c6 L) N* J2 b. |' E	2 o% y! w% O- l4 ]2 @$ f	; i1 B$ z7 h; x( j0 C, x% c 0 _2 J7 ~5 c* E1 b" g	. f. v2 w$ \& O3 a* d 0 z- y7 \8 c" d  \. h, @: C# ]	$ Y( A$ R# J1 ^9 {$ G7 m	4 |% P, X2 {( [1 H$ S* s 5 z) ~0 h. @% X6 |	% E6 Y4 p% f% V4 `& ?
2	4 n) x2 B, G! S- ]; w) i; I% ^	3 P  S( r  Y& d$ c" y	0 w7 q+ v$ j( j* G* Z, l. r	8 J/ [/ S# r5 c$ W0 v/ D1 G4 [ * U5 u0 M6 p, X' S	`! {* o8 H: X2 e2 z 4 a6 Z7 ?5 E5 U9 r: y3 [+ `* E$ |! a	' c3 m9 @3 h7 X, X	# K; @) h' Y& n5 E	6 [. L1 n) Z, F9 x% Z8 d	( s& k1 D: K6 x1 a- e$ ]/ q' j	6 c" _8 K  @5 ?, \* ^1 ]# } * P) k9 i' H* N2 p7 I4 L: Z	! M9 h1 x( A; }/ J% J' y+ M , w, T6 d( V, |
3 7 k( j9 v9 l2 ~/ \# e	# @7 \- {2 D  ~; E* r	4 Q5 e4 ~" P, Z, `# G) H) Y+ ]# ? ; P+ L7 U* j# ~3 ]% g9 d	1 N; R' c! Q+ ^$ f	# S9 _8 G% f, D: c3 Z& P$ t				7 j! M& f% K  Y  o( i# ~$ w7 B+ ^

# \2 t) d4 p! R1 [, r

劳动合同起止时间 3 @. a" J1 H, g9 q	订立合同情况 5 x# Y- O) i0 o$ c: L( d$ ^	合同类型	离职事件	离职类型 9 U) Y7 X! q* E4 f9 g2 N& a  }" C! z	工资	参加社会保险
						养老保险	医疗保险 0 M2 x$ H/ e9 X; Y	失业保险 " t. u" M6 X# t" f	工伤保险	生育保险
12	13   m5 ?& [0 u# b2 ^  Q) \+ n6 t	14 9 ~2 M% \/ ]0 [! l% E8 K' ^	15	16 $ n5 z9 w1 `$ B	17 ) F1 \- q! F* W2 D	18	19 & ]% A3 T7 K! z8 h. ]+ R	20	21	22
) U  M: l" x! u# D% ?	1 z% U1 s2 a" {) M$ ]	8 l4 b# S- f! P7 y5 P: f	& U2 ]5 x1 a# X; R* P, o, B$ V	) W0 E) W, |) c- J( j6 i6 n% z	2 R& O$ \: {5 g4 v& }7 Q* W	1 P8 ]0 d2 P; R6 E* z( B- k		4 W* G+ C: `! z5 q+ V : `! u, R6 G8 O- v" J. y8 s8 C" s5 F		" y6 K" i9 v0 t$ H 0 f3 t5 t8 i" j. v; Z
# B$ s$ f5 K! Q! B3 a	' ]- S4 z, O2 g" { $ A, {! r4 h9 ?/ r* X2 p  q3 p		# n, L. E6 g5 {: F8 W: X	$ m# e" g- y4 ]! s * V6 D" D- R& P, h, S	' e- n. i% e/ H. \ 4 `2 P/ F9 Q9 ?! s; d3 ~4 e5 A	2 A; O: m3 r6 W; f	V* y+ t4 ~' |% O	/ }3 L' h# [  \6 y" z! W0 `' G2 D % x6 }1 `8 U* p) {" P		4 j* i; [. N' ~. z

以上，是《劳动合同法》实施以来地方劳动行政部门提供的职工名册规范形式，包含了诸多内容，但因此表早于《劳动合同法实施条例》，所以在一些地方有些出入，其中实施条例规定而此规范格式没有涉及的包括户籍地址及现住址、联系方式。

三、如何确定职工名册的真实性？

《劳动合同法》要求用人单位建立职工名册备查，这是赋予用人单位义务，同时也是赋予用人单位权利，即职工名册的建立是由用人单位实施的，但是这能不能理解为用人单位单方面制作职工名册呢？这是从劳动者出发思考的一个重要问题，劳动者把职工名册作为建立劳动关系的重要证据，希望职工名册能够客观真实反映用起始时间，而在用人单位和劳动者之间如何确保职工名册对用工时间记载的客观性，从劳动者来讲，自然希望能够在职工名册中反映自己的真实情况，然而实施条例并没有涉及这个问题。我们认为职工名册有用人单位建立，而其客观性理应受到来自劳动者和劳动行政部门的监督。

职工名册的建立和管理是静态的，还是动态的呢？职工名册的管理是否需要符合客观性和及时性？这涉及到职工名册的定位问题，我们分析了职工名册的管理意义、备查意义和证据意义，而由此三种意义的冲突性，用人单位可能有里外两套职工名册，一套内部管理使用，一套行政检查时所用。职工名册的建立不应该是静态的，而应该按照动态管理的原则去建立，只要职工名册的内容发生了现实的变化，就应该及时给予变化。

根据《劳动合同法实施条例》第八条规定，《劳动合同法》第七条规定的职工名册，应当包括劳动者姓名、性别、公民身份证号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始日期、劳动者合同期限等内容。其中劳动者的户籍地址及现住址和联系方式应当是劳动行政部门监督检查的一个内容，通过与职工取得联系来确认职工名册的真实性。

四、用人单位没有依法建立职工名册，承担什么责任？

《劳动合同法实施条例》第三十三条规定：“用人单位违反劳动合同法有关建立职工名册规定的，有劳动行政部门责令限期改正，逾期不改正的，有劳动行政部门处2000元以上2万元以下的罚款。”

（1）   建立职工名册有利于明确劳动关系

《劳动合同法》第七条明确规定了用人单位建立职工名册的义务。《劳动合

同法实施条例》第八条明确职工名册至少应当载明招用劳动者的姓名、招用时间、劳动合同的期限等内容。用人单位应当保存职工名册，在劳动者和劳动保障部门检查时提供。相对《劳动法》而言，这是对用人单位特殊的一项新义务。这项义务对职工有什么作用呢？

规定用人单位在劳动关系建立之日就应当建立职工名册的义务，不仅能够证明劳动关系在一定时间内存在；从而保存备查职工名册，也可起到证明劳动者工作经历的作用。特别是当用人单位与劳动者发生劳动争议时，依法建立的职工名册可以有效证明劳动关系，省去了劳动关系认定的环节，便于劳动争议的解决。

（2）   建立职工名册有利于加强劳动监察

《劳动合同法》第七条规定用人单位建立职工名册备查，有督促用人单位规范劳动用工的作用，也给有关部门维护劳动者合法权益，加强劳动用工管理提供了书面证据。因此建立职工名册，不仅对于用工管理、解决劳动争议、统计就业率和失业率等都有着很大帮助，同时也便于劳动行政部门行使劳动监察职责。

（3）   用人单位没有依法建立职工名册属于违反劳动合同法的行为

《劳动合同法》第七条明确了用人单位有建立职工名册的义务。《劳动合同法实施条例》在《劳动合同法》所规定的法律责任基础上，进一步明确了用人单位没有依法建立职工名册属于违反劳动合同法的行为，应当承担相应的法律责任。同时也明确了劳动行政部门在对用人单位是否依法建立职工名册纳入检查范围，发现用人单位违反该条规定的，有权责令其改正。用人单位经责令逾期不改正的，劳动行政部门将对其处以2000以上2万元以下罚款。也就是说，用人单位没有依法建立职工名册将承担起相应的行政责任。

欧阳倩

嘿嘿，抢沙发了！
目前很多用人单位都没建立的这么全面，最少我们这边没有。

江南采莲

我们公司基本健全

温州小兵哥

收藏

一叶碧云

偶公司是电子名册：）

芋儿

偶新单位，连名单都不准确

luy007

这个花名册有没有形式的要求，电子版？纸质版？或是软件系统也可呢？

咖啡厅

花名册一般是在人力系统录入，并及时修改维护。随时根据需要项目导出即可。

zwall

确实，好多单位没这么规范~

shi_shuoyun

我们公司是全的，因为要核算发福利。