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中人网>社区 › HR专业工作交流区 › 办公行政 > 如何处理日常办公事务
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[案例讨论] 如何处理日常办公事务

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安安的爸爸    

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发表于 2011-2-14 06:56:12 |只看该作者 |倒序浏览
先插播条广告，安爸的新博文：年休假常见问题解答，请前往捧场，灰常谢谢！
6 N( R5 S5 g6 n/ I4 S( D: n, R9 U6 w9 \
上海防忽悠公司的一枝花：秘书花花正在打印文件，电脑上显示的正是《给**局的请求报告》。 ! i/ w9 u3 b% d" y% F" s9 Z
桌上电话铃声响起，花花立即接起电话：“你好，这里是防忽悠公司。” 7 r; z) C& o0 X2 R& E- Q
对方：“我是财务部的乖巧猫猫。”
5 Q4 _1 S% V% Q7 A) ]花花：“哦，是猫总啊。”
2 O$ t7 Q. i& z' f0 \# r乖巧猫猫：“我想知道公司的组织机构代码证号。” 8 [8 X+ w/ G  q
花花：“你稍等，我马上就查。”她挂了电话转身在文件柜中翻找。
9 t! |% \4 K1 N由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，花花找了几个文件夹都没有找到。 9 v7 w* ?+ z" g) Y6 ^1 i
这时，传来了敲门声，花花头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。   v2 d& a& l% U% D- s
客人进来，站在门口等待。
. q5 Z1 x1 j( q! c) E花花没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”
$ d6 B2 T6 S0 t+ u) E4 U对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，相关公文仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访哈欠猪副总。” - d7 z% r/ C1 k8 e3 I
花花双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是东南亚骗子集团公司人力资源总监字母先生。你与猪总有预约吗？”
% C5 e8 Q! i1 E" D* p, y' T字母：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
+ p8 a& l$ Y! U& p/ y花花：“很抱歉，猪总出去办事了。” 9 z, b3 A" G/ p4 u% M
字母：“那人力资源部大尾巴鱼总监在吗？”
) L9 B4 T% }* z9 _" L& Z  {# `花花：“我给你打个电话问问。” ! n* C7 t5 d& x
花花提起电话正要打，人力资源部专员hrlizhigang敲门。
; x$ ~8 ?2 W$ f; f. a  J& C花花便将话筒搁在桌上，说：“请进。” 9 D. Z- m+ u2 p- u  R3 t: w! q
花花问：“hrlizhigang，你们鱼总在吗？”
" J2 F% N  _8 S; C( T; H% Mhrlizhigang：“鱼总外出了。” $ _  L; T8 o- W5 e  ]
（字母心想：我难道来动物园吗？怎么不是猪总就是鱼总，还有别的正常一点的总吗，哈哈）9 X4 r& X, a9 w; d
（乖巧猫猫：有啊，还有俺娇羞的猫总）7 ], j8 N8 y1 V6 L7 w3 r$ u
字母 ）
9 z( K& g/ x5 D4 y) P花花对字母说：“要不你和hrlizhigang谈谈？这是我们人力资源的专员hrlizhigang。”
7 ?! o/ @. B  p: ?4 K字母沉吟片刻说：“你还是把哈欠猪副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。” # R+ z( }$ Y2 S; p7 P
花花立即说：“猪总的手机号码是13808888888。”
* B; A' N8 v" p! F字母记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”
5 |9 q+ P3 z9 m+ Z( z$ v花花说：“我送送你。” & ?$ O. F% r0 i8 R5 _
花花送客去了。hrlizhigang发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。
; G/ i  K, h* P% Y: z; T
5 n) h1 r1 L* ]1 Y! e亲爱的各位筒子索子，请问花花在工作中犯了哪些错误，应该怎样处理日常办公事务呢？( T" R9 m( G4 c4 t
积极解答者沉沦筒子和小雪筒子将积极加积分奖励，围观奖5分起，视解答精彩程度另有重奖！
# c4 t. h  R; y+ _$ \, t% B& t( Q0 X! Q& m5 q( F* n& C; J: m& E
(PS：花花和hrlizhigang强烈要求在案例中出现，即使是作为反面人物或跑龙套人物。满足上述筒子的愿望，呵呵，感谢上述筒子的盛情表演）
: `' t6 R7 A) Z0 a, v---------------------------------------------------------------
( s; S' B( ?/ R+ A! t  R$ G/ U你有没有见过这样的水，
/ ?9 a6 ^. d3 a3 B) o从遥远的地方来到这里，
+ D6 x: g% ^4 ~+ M/ X她流淌过的地方发出些静谧隐喻的声音，* _( e0 S& q7 H2 P) A5 z
就在你的耳边，& U8 I6 t* G- D5 E" ]6 q; C. F+ d8 J2 V
她的声音就在你的耳边。 ! R+ I) l  B( R
虽然她走了，
! ?& Y' J% f4 C5 g& l" r落满花瓣飘于水中。
. d% L2 H7 p# G& g. _她只是一条河流， 8 \; e/ G6 Z# I! c" |
她流过你的面前，" m+ T# g" L, A0 U8 C/ p
她永不回头。
6 c7 F+ m9 G3 D( z " q& y/ m5 y4 o; Q, z6 V  P& |
你有时候会想她是否真的存在过，4 K6 S/ o$ K4 N: k9 w: ~/ u
她还在不在，- {6 [0 Z0 R  x# o  s% i$ a
你问自己，
6 O! T4 J6 x' Y2 M她真的在过吗？
. g! s7 M7 y* r$ n% z: T1 V& D2 P她爱过你吗？! ]: {6 {1 D' g; J- B
现在她还在爱吗？
: g8 Y/ F8 n5 P" }# D或是她已经忘怀？
1 W8 `+ X" r* p  K' {或是从不曾存在想念与依赖？& n2 n# {+ \( Q6 D7 A7 F" N+ `) f
6 k5 u* ^+ r( T1 |/ ~
你是永远坐在岸上的人，
- ^# @& A; D4 n( F你点燃的烟火明明暗暗闪烁像夜空中的萤火虫，
% n9 r' U! R$ S' J' W/ |你一直坐在岸边，8 z9 y& u2 S4 z4 M" N1 U  A
天完全黑了夜风拂过，8 u# T( n/ P/ P  N. E# F0 F4 d* N
你看不见她的脸
  I9 N4 ^/ |8 w( L! y* ]她的眼睛; y1 n7 z, R" u9 u
美丽的眼睛 $ f  a/ }/ t& {' c
嘴唇和话语
3 `/ m  L. ?: ?) F1 v4 c7 t她已经消失不见 2 O% X2 d# y9 K% {' v, B9 B( ?
她是夜晚黯蓝色的眼泪，
$ p9 c  o+ S3 q9 {, O一直流淌过你的心。
/ @% Q0 Z0 I, ]) D" P' i, M! f
9 l) H$ @; b3 `1 s
2 z# Z- g' N: L
+ z& i& ?, k9 I冷漠新作《我还爱着你》
( T, l& S7 Y4 G5 J' b; M! W* Q. ], k 0 k9 o+ _( Z5 I' r( N
好久没有你的电话和消息 8 M9 Y0 U" c0 W4 g) M6 d8 o" |1 D
亲爱的你现在到底在哪里
& m+ J! |3 M6 `; Q+ g5 l$ c9 |寂寞的夜里 心痛无法呼吸
/ p+ t! r; T6 B我还深深爱着你
: L0 k- X. D( W( w5 K' A9 F, X& V , P* M' m# G. H. w2 |
所有一切都已经变成回忆
# ?5 {3 N$ ?! i. s' t  D  j让我最后一次说声我爱你 / Y$ A3 q, V& }0 t6 b7 Z
是我不够认真 伤了你的心
8 P7 S5 y% [3 Z还是你已爱上别人
! V7 d6 Y, V! y( W1 N% K3 f* }
6 b5 ?3 l4 g- K) ?% _/ k  v- k: m2 v/ u我还在爱着你 深深的爱着你
5 `  o. q# {, f, Q你却冷言冷语轻描淡写的逃避
& e9 a9 _1 ^( f9 \7 M* e0 Z! S你说我并不是你的唯一 ; m4 g- j/ P& W" m. m7 o, R  @' p
要我放弃 收下这结局
: _2 |4 J9 d7 e) q1 x( k
5 \4 _' W* G: o+ s( B& ^2 y我还在爱着你 深深的爱着你
) I9 _3 M/ z" g/ x却只能换来一句请你原谅对不起
6 s+ h7 v+ F! l# Z难道爱情注定就是这样的结局
6 j5 O% P3 k" i+ J; Y" k为何还要去留恋 去珍惜7 c( u* P4 N" t
; N% x1 a% p2 V& L1 L/ Z, V
. Z) t8 W& f- E7 S+ z

点评

陌上雪  深情地安爸，感性的安爸，细腻的安爸，耐心的安爸，哇咔咔，情歌好腻人  发表于 2011-2-14 08:52  回复
已有 4 人评分威望 金钱 贡献 收起 理由
打哈欠的猪 + 1 + 1 + 1 强大的安爸，有才，有才啊
anjingdeying + 10 + 26 哈哈，安爸的点子就是多，大力支持 ...
乖巧猫猫 + 8 + 8 偶拿实际行动支持下~顺祝，安爸情人节快乐 ...
陌上雪 + 30 + 30 哇咔咔，终于占上沙发了。

总评分: 威望 + 49  金钱 + 65  贡献 + 1   查看全部评分

长期闭关修炼！
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陌上雪    

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沙发
发表于 2011-2-14 07:42:12 |只看该作者
沙发终于是我的了& _0 h7 [6 q8 |+ \& M5 G
7 Z2 x$ F, c  T1 g( y/ R' J
上海防忽悠公司的一枝花：秘书花花正在打印文件，电脑上显示的正是《给**局的请求报告》。
! L. |& x' l! Y这样的文件要注意保密，打印完毕立即关掉。! l. h. {2 Q* v
7 h/ F4 X& x1 N! ]
桌上电话铃声响起，花花立即接起电话：“你好，这里是防忽悠公司。”
, j3 l* C- U% ]- t" T# V3 k3 w3 @/ ]7 u! K) T

5 i/ d$ Y5 Y7 g
% T% w( I) i: I! Z* c6 J  U对方：“我是财务部的乖巧猫猫。”* G, O) z7 W* |0 I
花花：“哦，是猫总啊。”
8 r% Q' g! S/ t乖巧猫猫：“我想知道公司的组织机构代码证号。” 2 M' o% x) U4 y+ z. X& f0 r  |
花花：“你稍等，我马上就查。”她挂了电话转身在文件柜中翻找。
  V0 y6 ?# [9 F2 f7 K& B7 t首先批评猫猫，组织机构代码证这样的复印件财务部一定要有最新版存档；, T' h- g0 E! r  j( D; N
再次批评花花，这样的请求肯定被问及多次，建议在笔记本首页记下来，下次回答就可以很迅速。! x: t" T& Y9 X" k1 B* N2 {4 ^
一时找不到，应该告诉对方一会回电再挂电话。  I  L& J( `! G' u0 c! j
由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，花花找了几个文件夹都没有找到。
7 O' _  J. P9 [8 v5 `档案管理问题很多，文件怎么可能没有索引标签呢？4 X8 H, r4 b: J. y3 ~
这时，传来了敲门声，花花头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。
) m2 C& i9 i* {$ Z客人进来，站在门口等待。 6 \9 u' ]" k9 F4 ]1 B/ h8 X0 j
花花没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？” 9 L* ~' j* I  p/ x5 w
参见之前发得接待礼仪，来人应礼貌接待，头都不抬，这很失礼。应先放下手头工作予以接待先。( h& p5 ^* j- c. N$ h
对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，相关公文仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访哈欠猪副总。”
  i5 r9 G' M4 [3 \) D; j9 a5 @0 }电脑文件还没有关掉，此乃大忌。
6 [, d9 r: K. q$ M4 e- T花花双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是东南亚骗子集团公司人力资源总监字母先生。你与猪总有预约吗？” ;
) a: G: y* z: |  Z& X我认为这样回应也没有问题，不过可以直接称呼为字母先生，哈哈，是不是吹毛求疵呢？~:
7 _6 D5 r2 }+ k) G6 ?2 y字母：“没来得及约，我有些事想和他谈。”
# q- P9 @( t2 H+ w2 a' q花花：“很抱歉，猪总出去办事了。” ) z- i) ~1 s6 \* ~$ r9 h4 h7 P1 |
字母：“那人力资源部大尾巴鱼总监在吗？”
% t6 X" U. |8 [4 z, t花花：“我给你打个电话问问。”
  Z2 N# O7 m+ U8 W; `  @% H4 s0 s9 Z花花提起电话正要打，人力资源部专员hrlizhigang敲门。
* f2 l3 [* ?6 F& A花花便将话筒搁在桌上，说：“请进。” 6 T" L* M3 p3 \: v& C
花花问：“hrlizhigang，你们鱼总在吗？” 0 j& H/ o) T! X
Zhrlizhigang：“鱼总外出了。” 1 b  ^! V/ V* j7 H9 G
首先没有预约的客人，要先私下询问被访者是否愿意接待客人。$ n( x9 O: Q2 l: B, `' F6 N
电话不能搁在桌上，总机不能一直被占线。
8 y- P6 b! _, @  h; b- v2 d
4 I' j$ w. X2 N& I. n（字母心想：我难道来动物园吗？怎么不是猪总就是鱼总，还有别的正常一点的总吗，哈哈）- v5 c( t9 r$ y, M
（乖巧猫猫：有啊，还有俺娇羞的猫总）: O' R& E0 E" X& f
r字母 ）( f/ {. {( a" T) v' ~
花花对字母说：“要不你和hrlizhigang谈谈？这是我们人力资源的专员hrlizhigang。” *# X1 i# k7 D/ q, Y) g- P
这样的建议不要主动提出。最好等客人提出。
# y. F" K& }& T' T5 r' C" p. B4 E% r" Q  u) c, Q8 Q
字母沉吟片刻说：“你还是把哈欠猪副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。” ./ ^/ U7 @  ]) r. Y5 H) f
花花立即说：“猪总的手机号码是13808888888。”
% I+ E! ~. ~6 A* B# t8 P转述别人电话，首先要取得本人的同意。我本人最讨厌这个。
! a3 W1 E( n  `7 A% D2 q字母记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。” ( _7 C/ ?" k0 U: v' g
花花说：“我送送你。”
# D' a# x9 _' ]. k; \8 h花花送客去了。hrlizhigang发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。# A7 R4 c# [2 }' c& \8 H2 l* P
猫猫的电话呢？难道花花桌上2部？哈哈，不过也有可能。; S& J2 r$ H( Z1 ?* G
即使是未播出的电话，也不太好，至少占用了一条线路。
9 h5 |' W  J5 m) ~1 Y6 M% Y: X' e1 d1 r8 H
1 m* b- q$ O/ J% y* ~
5 `% h  b. g3 f: y: s% C2 v3 l

4 G3 l/ {+ n+ c) }7 w. ~3 t) o, r3 I+ {1 [
本帖最后由 陌上雪 于 2011-2-14 08:06 编辑 ; f  |6 Q$ J+ U) D- L
/ p( T% ^7 E& Y* k& K9 `

点评

梦慕汐  雪雪,你把我们要回答的,全答出来了,只能让我们看着咧.  发表于 2011-2-14 18:35  回复
spcchenyue  呵呵，是啊，我们认真学习就行了！  发表于 2011-2-14 19:47  回复
已有 4 人评分金钱 收起 理由
打哈欠的猪 + 20 果然是高手啊
安安的爸爸 + 36 太牛叉的解答了,接下来期待木马的 ...
乖巧猫猫 + 1 偶们没得回答了~
风雨竹 + 10 我想回答的你都回答了

总评分: 金钱 + 67   查看全部评分

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发表于 2011-2-14 07:44:30 |只看该作者
这种秘书性质事务性工作一般比较难预计和规划，因此要平时做好自己的文件及时间管理，可以把重要需要集中精力做的事情放在下班时闭关做，以便提高效率。
已有 1 人评分金钱 收起 理由
陌上雪 + 10 嘻嘻，很有道理哦

总评分: 金钱 + 10   查看全部评分

做人力资源工作一定要有原则性，人力资源管理人员更是如此。否则别人会以为你好欺负，让你吃亏不讨好。自己不给自己定位，别人就会给你定位！ ...
中人网社区招募“中国好版主”11月话费已送出
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风雨竹 中人网电话实名  HR9万友 

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发表于 2011-2-14 08:10:29 |只看该作者
回复 2楼 陌上雪 的帖子
0 I  ^3 V* [3 B, f! ]  a" ?, X/ C2 ~7 j( \) j8 v$ A" }3 o; c& h

1 j& A' [% ^9 i# n- [: E    我想回答的你都回答了！我就不罗嗦了

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陌上雪  真的假的？  发表于 2011-2-14 08:13  回复
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发表于 2011-2-14 08:26:40 |只看该作者
回复 2楼 陌上雪 的帖子
, U7 z* z+ l! a4 J/ [5 M
# n! B; t6 W+ i! z& l+ z; S+ L
( _' ?4 R! b! G8 ~: x    你说的比我还全面，我就不说了。

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陌上雪  啊？我和你一样厉害了？  发表于 2011-2-14 08:35  回复
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发表于 2011-2-14 08:28:32 |只看该作者
秘书临时性工作特别多，这时应该划分紧急而重要、紧急不重要、重要不紧急、不重要不紧急先后处理，还有就是基本的礼仪一定要掌握，毕竟秘书是一个形象窗口！
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陌上雪 + 10 这句话一语中的啊

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感谢安爸的辛勤导演！支持一下
1 z9 x; `* n+ x# P6 F  Q3 C5 a哎呀，要说的都被陌上雪筒子说完了
' z% i: _6 e6 A; c总结一下一枝花犯得错误主要有以下几大方面：. R, z( u% d. Y
1.做事条理性差；& E8 [, h& s# \0 r$ E$ I, C* x# \
2.保密意识差；
: O$ `! Y! K0 e( ~  H4 A9 ?3.日常接待礼仪需要恶补。
; @; j% v  a+ ?: x6 N9 N' ^; K
已有 1 人评分金钱 收起 理由
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作为行政工作的担当人员，日常在处理事务过程中最重要的一个原则就是：
& {' Q$ r( V" o: N% S必须分清重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急的处理方式。" s7 y  Q* x4 t2 O3 Y$ Y: k3 M* S
很忌一件事情处理过程中分心去处理另一件事情。
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陌上雪 + 10 嗯，道理被你说中了。

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办公室点名活动小金人

9楼
发表于 2011-2-14 08:39:27 |只看该作者
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办公室点名活动小金人

10楼
发表于 2011-2-14 08:41:47 |只看该作者
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