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关于NOTES
在企业的日常生产经营活动中,每天都产生大量、重要的信
2 [3 e, l, v& e; _息档案资料。这些材料是企业生产经营活动的可靠依据和经营决策的坚实基础,7 W1 Y2 @6 C2 i+ J! g, I
维护档案的完整、正确是企业每个员工应尽的职责。信息档案的利用是整个档案) S7 m! R+ f7 T y) h
管理的最终目的。 为了更好地把企业的信息档案资料充分利用起来,发挥它最5 b; s( s, I) @* F! m3 j
大的潜能,管好、管活,传统的档案管理办法在档案收集、整理上等方面存在较
9 i* e& x. d0 _' Q# k2 e大的缺陷。利用Notes,公司各部门将本部门各项活动中产生的有利用、参考价
5 ?/ l! b3 h! w) P% D值的信息档案资料,从源头产生就开始控制起来,即时地通过计算机将资料输7 T" p: ?2 ?; @0 ^2 N
入档案库,通过计算机网络,使公司内各部门间的信息档案资料连接起来,随时) V9 @* S9 c/ ?8 Y' W' |4 A* [: @
得到共享、利用。具体实现方法:经办人将处理完毕的具有查考、利用价值的资" s5 y. m1 P: z
料收集整理后交部门兼职档案员,兼职档案员将移交上来的资料按企业归档范围1 b1 ^7 m2 j0 O! w6 s
及分类方法进行筛选整理,将一项事件形成的有关资料组成一个案卷,并输入
. h9 G3 U+ c' W) J+ a档案库,计算机将自动给出案卷号,同时兼职档案员手工在该案卷封面上写上
# I1 J1 w- v% b. ~( _! [5 B# ]5 u/ z案卷号,这样,该案卷内容可由公司各部门共享,但案卷实物则可由产生部门
. Y# ^, @5 |/ v继续保管,直到其移交至档案信息科。档案信息科的档案员将实物与档案库中的
$ Y1 q) h, w5 }- T内容进行检查、修改,确认无误后,将其放入箱内,存入库房,并将箱号输入
/ x4 \" A2 g7 z4 R档案库,至此,资料归档完毕。目前档案库已经拥有公司历年来产生的档案的
* I: f' b9 }0 g1 z% |: D% ?) ]7 X案卷目录,至于案卷内容,只有文字类的资料进入了档案库,其他如设计图纸、- B% F0 M% ?4 }7 Q% n/ q
磁带、录像带、奖杯等之类的实物还无法进入档案库,有待于继续研究。档案库
! W* V2 ?! U U S U5 l7 t4 Z$ j, ~, P包括全部档案、部门归档、档案统计分析、编研资料与制度、档案借阅、报表输
" ?7 c8 _) F; G& i0 E ~出等六项内容。全部档案汇集了档案库中所有档案,在其中,既可以通过全部档
$ G$ ?8 Y8 `, q9 T7 U: ^' d案窗口进行查询,又可以在档案管理的十二个类窗口中查询。部门归档中,有各
: q4 C& z; _, I# U: K& N7 J; b归档部门的输入与查询窗口,各归档部门可以把本部门当年产生的档案资料存放
- `) G& ]8 j" T; x5 K0 B4 H: k在各自的归档窗口中,以便于保管与查询。同时,所有部门归档的档案又汇集到1 |, m% X' R/ q& j4 j: V9 y+ W
全部档案窗口中,有利于档案室的集中统一管理。有关档案库中的案卷数,档案
$ [' G% w/ M! j, R) w, p* v利用情况以及借阅情况,可在档案统计分析中查看到。编研资料与制度主要放的9 o% a! {5 \ ~: r; |$ D3 b% a' u# ]
是档案管理方面的资料与制度。档案借阅这一块存放了被借阅的案卷、借阅人、& J/ i; n* v1 ]* M ~( m* v
借阅部门等记录。报表输出这一栏中可打印出所需的案卷目录及卷内目录。
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